854321 2001 3118540013 Le Vu Binh PDF

Preview

Summary

Download 854321 2001 3118540013 Le Vu Binh PDF

Description

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA VĂN HÓA DU LỊCH – NGÀNH QUỐC TẾ HỌC

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: NGHIỆP VỤ TRUYỀN THÔNG ĐỀ TÀI 8: TRÌNH BÀY NGẮN GỌN CÁC TÌNH HUỐNG VÀ KĨ NĂNG TRUYỀN THÔNG NHÓM. GIỚI THIỆU QUY TRÌNH T Ổ CHỨC HỌP BÁO.

Sinh viên thực hiện: Lê Vũ Bình MSSV: 3118540013 Lớp: DQT1181

1

NHẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN. Họ và tên giảng viên: ................................................................................................................................ Đánh giá thái độ và sự cố gắng của sinh viên trong quá trình làm tiểu luận: ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................

Đánh giá chung về nội dung của tiểu luận :.................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................

2

................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................

Chấm điểm của giảng viên Thành phố Hồ Chí Minh, Ngày ... tháng.. năm ..... Giáo viên hướng dẫn

3

MỤC LỤC NHẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN. ................................................ 1 MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 4 1. Lý do chọn đề tài: .......................................................................................... 4 Đề tài : Trình bày ngắn gọn các tình huống và kỹ năng truyền thông nhóm. Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo .............................................................................. 5 Kỹ năng tuyền thông nhóm:................................................................................ 5 Khái niệm: ........................................................................................................... 5 Tình huống truyền thông nhóm và các kỹ năng cơ bản: ..................................... 5 BƯỚC 1: QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ HỌP BÁO: .............................................. 6 Khi nào cần tổ chức họp báo: ............................................................................. 6 Lập kế hoạch ....................................................................................................... 6 Thông báo và chờ đợi phản hồi từ cơ quan quản lý báo chí bằng văn bản, rà xoát lại địa điểm họp báo .................................................................................... 7 Chuẩn bị tập tài liệu nội dung thông tin .............................................................. 8 Duyệt lại kịch bản và lựa chọn MC: ................................................................... 8 BƯỚC 2: TRONG QUÁ TRÌNH HỌP BÁO..................................................... 9 Đón khách ........................................................................................................... 9 Bảo đảm an ninh và trang thiết bị: ...................................................................... 9 Phát biểu trong họp báo .................................................................................... 10 BƯỚC 3: CÁC CÔNG TÁC HẬU HỌP BÁO ................................................... 11 KẾT LUẬN: ............................................................................................................ 12 TÀI LIỆU THAM KH ẢO: ................................................................................... 13

4

MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Với sự xuất hiện liên tục của các sản phẩm và chương trình truyền hình trên các phương tiện truyền thông. Thật khó để một sản phẩm vừa mới xuất hiện chiếm được sự chú ý và tin tưởng của người tiêu dùng. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp trước tiên phải tìm cách thu hút sự chú ý của báo chí truyền thông, cách nhanh nhất chính là tổ chức một cuộc họp báo. Về cơ bản , họp báo là một hoạt động truyền thông nhóm, được tổ chức để phát tán chính thức thông tin và trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông. Các cuộc họp báo cũng được công bố để trả lời các vấn đề về quan hệ công chúng cụ thể. Đây là một cách nhanh và hiệu quả để được công chúng và báo giới biết đến. Việc nắm rõ quy trình tổ chức họp báo là điều cần thiết với mỗi cá nhân hoặc tập thể nào mong muốn khẳng định hình ảnh của mình trong lòng báo chí và công chúng. Sử dụng những kiến thức được học trong quá trình giảng dạy của giảng viên, kết hợp với các lý thuyết trong giáo trình “Truyền thông – Lý thuyết và kỹ năng cơ bản” của nhà xuất bản thông ting và truyền thông, tiểu luận này sẽ trình bày Trình bày ngắn gọn các tình huống và kĩ năng truyền thông nhóm và Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo.

5

Đề tài : Trình bày ngắn gọn các tình huống và kỹ năng truyền thông nhóm. Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo Kỹ năng tuyền thông nhóm: Khái niệm: Là hoạt động truyền thông được thực hiện và tạo ảnh hưởng trong phạm vi từng nhóm và các nhóm xã hội cụ thể . Kỹ năng này được chia làm 2 loại là truyền thông 1-1 nhóm truyền thông trong nhóm Truyền thông 1- 1 nhóm là hoạt động truyền thông mà nhà truyền thông hướng hoạt động của mình vào một nhóm xã hội nhất định. Chẳng hạn, một thầy giáo giảng bài cho một lớp học chứ không phải từng người một trong số 30 sinh viên đó chịu ảnh hưởng riêng lẻ của truyền thông. Trong khi đó, truyền thông trong nhóm được chia ra làm 2 loại: truyền thông giữa các cá nhân trong nhóm hoặc giữa nhóm nhỏ và nhóm lớn. Dựa vào khái niệm này, sẽ có các ví dụ tương ứng. Truyền thông giữa các sinh viên trong một lớp học là truyền thông giữa các cá nhân trong nhóm. Trong khi đó truyền thông giữa một tập thể sinh viên báo chí với các 2 sư đoàn bộ đội thuộc quân khu 7 là truyền thông giữa nhóm nhỏ và nhóm lớn. Tình huống truyền thông nhóm và các kỹ năng cơ bản: • Tổ chức buổi nói chuyện hoặc trình bày: Ưu thế: Ngôn ngữ nói biểu hiện bằng chuỗi âm thanh, tiếp nhận bằng thính giác Mang tính phổ biến và hiệu quả thông tin cao. Có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh, tình huống, điều kiện. Có thể sử dụng thành ngữ, tục ngữ , các câu châm ngôn để biểu đạt thông điệp một cách ngắn gọn dễ hiểu mà không cần phải nhiều lời. Ngôn ngữ nói có tính truyền cảm và có thể sử dụng các yếu tố phi ngôn ngữ. Hạn Chế: Ngôn ngữ nói xuất hiện theo thời gian tuyến tính nên nếu không làm chủ được cảm xúc hay lời nói thì sẽ không rút lại các phát ngôn được. Nó mang tính thức thời và dễ bị gián đoạn, có tác động hẹp và tốc độ truyền tin chậm. Ngoài ra một hạn chế

6

đáng lưu ý nữa là Nếu số lượng người nghe quá đông thì khó lòng thu thông tin và phản hồi và điều chỉnh cho thích hợp. Phụ thuộc nhiều vào chủ đề phát biểu và sức hấp dẫn trong cách trình bày. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP BÁO: BƯỚC 1: QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ HỌP BÁO: Khi nào cần tổ chức họp báo: Người ta cần tổ chức họp báo khi có nhu cầu tuyên bố về một vấn đề, một sự kiện quan trọng hay cần tạo ra một sự quan tâm, chú ý của truyền thông và dư luận xã hội về một vấn đề nào đó. Những cuộc họp báo về các sự kiện, các đề tài mang tính xã hội hấp dẫn nếu được tổ chức tốt sẽ trở thành một nguồn tin quan trọng cho hoạt động truyền thông của nhiều cơ quan truyền thông, từ đó tăng ảnh hưởng của truyền thông tới nhiều nhóm xã hội khác nhau. Quá trình tổ chức họp báo thường theo ba bước. Lập kế hoạch Trước khi tổ chức họp báo cần lập kế hoạch và xác định mục tiêu của buổi họp báo. Việc này sẽ giúp nhà tổ chức dễ dàng lựa chọn chủ đề cũng như thông điệp truyền thông truyền tải đến doanh nghiệp, từ đó mới có thể đi đến việc họp với ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc tổ chức. Sau đó cần xác định thời lượng ,và khách mời của buổi họp báo. Đây là bước rất quan trọng giúp chúng ta nắm bắt những nội dung nào là trọng yếu. Sau đó cần soạn thảo các văn bản gửi lãnh đạo thường bao gồm: Văn bản PR gửi ban lãnh đạo để xét duyệt tổ chức họp báo, Kế hoạch và chi phí tổ chức họp báo bao gồm cả báo đài và các bên liên quan, kịch bản và phân công theo thời gian của họp báo. Cần gửi hồ sơ xin phép tổ chức họp báo để xin cấp phép từ Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch, Cục Nghệ Thuật Biểu Diễn và Sở Văn Hóa Thông Tin. H ồ sơ này thường gồm 3 loại giấy tờ: Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo mẫu; bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; các giấy tờ liên quan đến mục đích tổ chức, nội dung chương trình họp báo, chương trình khuyến mãi, giấy phép biểu diễn. Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo thường thường được viết theo mẫu như sau: Ở phần đầu là “địa danh, ngày, tháng, năm”

7

và tiêu đề đơn xin phép họp báo. ở phần nội dung, phía công ty cần điền những thông tin cá nhân của người đại diện làm đơn và nêu nguyện vọng muốn đề nghị sở thông tin và truyền thông mở một cuộc họp báo. Kế tiếp, cần nếu ngắn gọn Mục đích, nội dung thời gian họp báo, thành phần tham dự và các chi tiết kèm theo như ( Tài liệu, hiện vật, chiếu phim). Ở cuối đơn, người làm đơn cần cam kế cam kết thực hiện đúng nội quy và các quy định về tổ chức họp báo theo pháp luật hiện hành rồi ký tên. Thông báo và chờ đợi phản hồi từ cơ quan quản lý báo chí bằng văn bản, rà xoát lại địa điểm họp báo Dựa vào bản kế hoạch, liên hệ với các cơ báo/đài nào và khách mời sẽ tham dự. Gửi họ thư mời và chờ họ phản hồi để chốt số khách tham gia với phía địa điểm tổ chức, từ đó có phương án sửa đổi và bổ sung về thời gian và không gian cho thích hợp. Địa điểm tổ chức họp báo góp phần tạo nên sự thành công hay thất bại của buổi họp báo. Nó cần phải đáp ứng được các yêu cầu về không gian, như độ rộng và cách trang trí, các trang thiết bị có đáp ứng được nhu cầu của phía tổ chức. Việc giao thông tới địa điểm có gặp trở ngại gì không, bãi đậu xe có đủ sức chứa phương tiện của khách mời. Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn sang trọng luôn là lựa chọn hàng đầu để đáp ứng những nhu cầu đó. Ngoài ra, có thể lựa chọn phòng họp, hội trường của doanh nghiệp/tổ chức nếu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết. Sau khi đã xác định được địa điểm, cần đề xuất nó cho ban Lãnh Đạo duyệt đồng thời gửi bảng tổng kết các khoản chi cho họp báo như giá thuê địa điểm, danh sách thuê mướn và chi phí cho các phương tiên nghe nhìn như loa, màn hình Led lớn và các đạo cụ trang trí để được quyết định hoặc điều chỉnh sớm. song song với việc lên danh sách khách mời tham dự gồm báo đài , khách VIP và khách bình thường, phía ban tổ chức cũng cần lựa chọn các phương tiện truyền thông đa dạng ( báo chí truyền thống, báo mạng, mạng xã hội …) để có thể truyền tải đúng mục đích và mong muốn của ban tổ chức đến khách mời và công chúng. Cần chuẩn bị tài liệu họp báo như tờ rơi và tờ thông cáo báo chí, trình bày đơn giản, dễ hiểu nhưng đầy đủ thông tin. Trước khi diễn ra họp báo, cần xác nhận lại với các nhà

8

báo, phóng viên, khách mời để xác nhận sự có mặt của họ tại buổi họp báo, từ đó có các phương án dự phòng. Chuẩn bị tập tài liệu nội dung thông tin Chuẩn bị tài liệu để phát cho các nhà báo tham gia họp báo: Tài liệu họp báo tốt nhất nên trình bày theo cách đơn giản, dễ hiểu, nhưng vẫn đầy đủ thông tin. Quan trọng nhất của buổi họp báo là Thông cáo báo chí. Một thông báo báo chí thường bao gồm 3 phần. Phần đầu bao gồm tên công ty, số hiệu, địa danh ngày, tháng năm, với tiêu đề là thông cáo bái chí. Phần kế tiếp là nội dung của thông cáo báo chí sẽ bao gồm bản tóm tắt sự kiện, tối đa 400 chữ, cần đưa những thông tin liên quan đã được xác minh, có kết quả xử lý, nêu những vấn đề còn tồn đọng, đang chờ xác minh, giải quyết, nêu lên quan điểm đánh giá, hướng xứ lý, ý kiến và đề nghị của doanh nghiệp. Phần cuối cùng là thủ tục kết thúc, gồm họ và tên, chữ ký của giám đốc công ty; đóng dấu của công ty. Thông tin liên hệ, liên lạc, nơi nhận và tài liệu đính kèm ( nếu có)

Duyệt lại kịch bản và lựa chọn MC: Kịch bản cần có đầy đủ chi tiết về nội dung, thời gian, nhiệm vụ của từng thành viên được viết và, lập bảng phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận để tiện trong việc kiểm tra, theo dõi, đánh giá tiến độ công việc. Ngoài ra cần phải lựa chọn MC phù hợp với tính chất buổi hop báo. MC phải nhanh nhạy, biết ứng phó với các tình huống xấu có thể xảy ra. 1 tuần trước buổi họp báo, cần cung cấp cho MC kịch bản chương trình. Một đến hai ngày trước buổi họp báo cần trao đổi với MC những thay đổi ( Nếu có) Trong kịch bản như thứ tự đọc tên các đại biểu, lời chào mừng và lý do khi mạc chương trình, lý do kết thúc chương trình… Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi. Những người được giao nhiệm vụ trả lời câu hỏi của nhà báo thì cần được chuẩn bị trước. Cần duyệt chương trình với phía MC để chắc rằng họ đã nắm rõ nội dung chương trình và các lưu ý. Trong quá trình duyệt hương trình, cần kiểm tra chắn chắn các

9

trang thiết bị âm thanh ánh sáng hoạt động bình thường, nếu có hư hỏng cần báo ngay cho ban tổ chức để thay mới kip thời. BƯỚC 2: TRONG QUÁ TRÌNH HỌP BÁO Đón khách Bộ phận đón khách cần lưu ý phải luôn tươi cười và tận tình hướng dẫn khách mời tham gia sự kiện. Bộ phận PG cần hướng dẫn khách làm thủ tục check–in và chia sẻ trên mạng xã hội để đạt hiệu ứng truyền thông. Riêng với khách VIP và báo chí, cần sắp xếp một khu vực riêng và có nhân viên phụ trách. Khi nào họ đến thì nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn họ đến bàn tiếp báo chí và khách vip, hướng dẫn nhà báo điền thông tin và những tài liệu và quà tặng( tiền được đặt trong phong bì, các phần quà lưu niệm, phiếu giảm giá khi mua sản phẩm của nhà tài trợ..). Nếu j Sắp xếp riêng khu vực đón tiếp báo chí, nhân viên phụ trách đón tiếp báo chí cần đứng ở bàn tiếp Báo chí (khu vực đón khách, báo chí, khách VIP…) khi nào nhà báo đến nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn nhà báo đến bàn báo chí, phát tài liệu và lấy thông tin của nhà báo (tên nhà báo, đến từ báo/đài nào, địa chỉ email, số điện thoại…). Nếu vì lý do gì đó mà không thể gửi tặng được quà lưu niệm trước khi diễn ra buổi họp báo thì cần nhắc với họ là quà sẽ được gửi sau khi họp báo kết thúc. Cần đảm bảo với phía lễ tân của nơi tổ chức sự kiện để họ chuẩn bị trước đô ăn nhẹ và nước uống để phục vụ cho khách mời trong quá trình tổ chức sự kiện Bảo đảm an ninh và trang thiết bị: Đảm bảo các thiết bị kỹ thuật hoạt động trơn tru, an ninh được đảm bảo, khả năng trả lời phỏng vấn của các thành viên ban tổ chức. Khi phát hiện sự cố phải có biện pháp khắc phục và kịp thời xử lý để không làm ảnh hưởng đến sự kiện.Các bộ phận cần phối hợp nhuần nhuyễn, đáp ứng đủ yêu cầu về thời gian của sự kiện.

10

Phát biểu trong họp báo Khi bắt đầu buổi họp báo, Phía MC cần tuyên bố lý do tổ chức buổi họp báo và giới thiệu các thành phần của ban tổ chức, các nhà tài trợ, các khách VIP và đại diện của báo chí và truyền thông. MC cần đọc đúng tên và trôi chảy, tránh việc đọc sai hay nói lắp. Nếu có thay đổi gì trong kịch bản, Phía ban tổ chức cần thông báo ngay cho MC để tránh những sự cố đáng tiếc. Tiếp sau đó, phía ban tổ chức sẽ phát biểu nội dung chính của buổi họp báo. Nếu họp báo về giới thiệu sản phẩm, phía ban tổ chức sẽ nói về những đặc tính của sản phẩm đó, Nếu đây là họp báo giới thiệu phim, phía ban tổ chức cần tóm tắt về nội dung chính của bộ phim. Cần nêu lên những đóng góp của nhà tài trợ và thể hiện mong muốn nhận được sự giúp đỡ từ phía báo chí và truyền thông. Phía kỹ thuật cần chiếu các đoạn video trên màn hình LCD lớn để minh họa cho bài phát biểu của ban tổ chức. Trong quá trình phát biểu, phía lễ tân cần đảm bảo đồ ăn nhẹ và nước uống cho khách mời. Kế tiếp là phần giải đáp thắc mắc của phóng viên. Khi trả lời phỏng vấn của báo chí, phía ban tổ chức cần chú ý đến thông tin, từ ngữ, tác phong và giọng điệu để tránh gây ra khủng hoảng truyền thông. Ở mảng thông tin, ban tổ chức cần nắm chính xác về nội dung mình cần phát biểu, cần bám sát kịch bản để tránh trường hợp tiết lộ những thông tin chưa được phép đến với báo chí truyền thông. Ví dụ, nếu họp báo giới thiệu nội dung và diễn viên của một bộ phim, thì nên tránh tiết lộ những tình tiết quan trọng và cái kết của bộ phim. N ếu phỏng vấn về một sản phẩm thì không nên đào quá sâu vào điểm yếu của sản phẩm đó. Phía báo chí sẽ luôn tìm cách đặt ra những câu hỏi khó, phía ban tổ chức cần trả lời với phong thái tự tin, sử dụng từ ngữ chuẩn xác và cẩn thận đẻ bảo đảm sự yên tâm cho báo chí và công chúng. Nếu phía báo chí có hỏi về đời tư hay những vấn đề nhạy cảm của một thành viên của ban tổ chức, họ cần bình tĩnh trả lời, tránh trường hợp công kích cá nhân. Ở phần kết của họp báo, phía ban tổ chức và MC cần một lần nữa cảm ơn sự tham gia của các khách mời và báo chí, có thể mời họ ở lại để dùng tiệc nhẹ. Khi khách

11

ra về, bộ phận để tân cần chào hỏi và cảm ơn sự có mặt của họ trong chương trình họp báo.

BƯỚC 3: CÁC CÔNG TÁC HẬU HỌP BÁO Sau khi kết thúc buổi họp báo, phía ban tổ chức cần điều động nhân viên hỗ trợ dọn dẹp bàn ghế và các trang thiết bị, trả lại các hạng mục in ấn ( Backdrop, standee, tranh ảnh) cho công ty, doanh nghiệp. Lưu giữ lại các thông tin liên lạc, tài liệu cần thiết để có thể tiện sử dụng trong các kỳ họp báo sau. Sau đó, cần nhanh chóng viết email cảm ơn nhà báo, phía truyền thông và khách mời đã tham dự buổi họp báo. Theo dõi xem báo đài nào đưa tin, tổng hợp lịch trình phát sóng, thông báo cho các bên liên quan để họ theo dõi. Đánh giá đúc kết kinh nghiệm sau khi kết thúc họp báo: Sau mỗi lần họp báo, ban tổ chức cần ngồi lại để cùng đánh giá, rút kinh nghiệm về công tác tổ chức, đón tiếp tại buổi họp báo. Sử dụng m...