Actividad 6 Completa - DDDD PDF

Preview

Summary

DDDD...

Description

ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ELSA SUSANA GOMEZ CARRASCAL. ID.726496. TATIANA JULIETH RIGAUD SUAREZ. ID: 775976 YAJAIRA PRATO GARAVITO ID. 777052

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS CONTADURÍA PÚBLICA A DISTANCIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL CÚCUTA FEBRERO 2021

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………...pág. 3 1.

ORGANIZACIÓN…………………………………………………………………...pág. 4

1.1. DESCRIPCIÓN DE OPERACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN…………………… pág. 4 2.

SISTEMA MUISCA…………………………………………………………………pág. 4

2.1. DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN…………………... …pág. 4 2.1.1.

Tipo de sistema implementado…………………………………………….…pág. 4

2.1.2.

Usuarios………………………………………………………………………pág. 4

2.1.3.

Estado actual del sistema……………………………………………………..pág. 4

2.1.4.

Rendimiento………………………………………………………………… pág. 4

2.1.5.

Desempeño…………………………………………………………………...pág. 4

2.1.6.

Funciones…………………………………………………………………..…pág. 4

2.2. PARTICULARIDADES DEL SISTEMA MUISCA………………….......................pág. 4 2.3. NIVEL DE RELACIONAMIENTO ENTRE AREAS………………………………pág. 4 2.4. VALOR COMO ACTIVO INFORMATICO. SISTEMA MUISCA….......................pág. 5 3.

SISTEMA KACTUS…………………………………………………………………pág. 5

3.1. DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN………………………pág. 5 3.1.1.

Tipo de sistema implementado………………………..……………………...pág. 5

3.1.2.

Usuarios………………………………………………………………………pág. 5

3.1.3.

Estado actual del sistema……………………………………….……………pág. 5

3.1.4.

Rendimiento………………………………………………………..………...pág. 5

3.1.5.

Desempeño………………………………...…………………………………pág. 5

3.1.6.

Funciones…………………………………………………………..………...pág. 5

3.2. PARTICULARIDADES DEL SISTEMA KACTUS………………………….……pág. 5 3.3. NIVEL DE RELACIONAMIENTO ENTRE AREAS……………………………...pág. 5 3.4. VALOR COMO ACTIVO INFORMATICO. SISTEMA KACTUS…………….…pág. 6 2

4.

DEVOLUCION CREATIVA METACOGNICIÓN…………………………………pág. 6

4.1. ¿QUÉ CRITERIOS CONSIDERARON DE MAYOR IMPORTANCIA PARA PODER ELEGIR LA ORGANIZACIÓN?............................................................................................pág. 6 4.2. ¿QUÉ TIPO DE DIFICULTADES SE PRESENTARON AL MOMENTO DE IDENTIFICAR

Y

DESARROLLAR

LOS

DIFERENTES

ASPECTOS

EN

LA

ORGANIZACIÓN SELECCIONADA?................................................................................pag. 6

3

INTRODUCCIÓN

Este trabajo es realizado con el objetivo de analizar el concepto del sistema de información empresarial e identificar cada uno de los atributos que lo conforman. Para esto, tomamos las características de los diferentes tipos de sistemas de información empresarial que maneja la entidad de orden nacional, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en cumplimiento a lo requerido por la asignatura Sistema de información Gerencial. Así mismo, aportar enriquecimiento a nuestros conocimientos mediante las acciones de competencia del curso y el de nuestros compañeros, como el fortalecimiento del trabajo en equipo.

1.

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

1.1. DESCRIPCIÓN BREVE DE OPERACIÓN.

4

Entidad encargada de la administración y control del debido cumplimiento de las obligaciones tributarias.

2.

SISTEMA MUISCA (EXTERNO).

2.1. DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 2.1.1.

Tipos de sistemas implementados: CRM (Customer Relationship Management).

Sistemas que automatizan todas las funciones creativas al contacto con los clientes, en este caso contribuyentes. 2.1.2.

Usuarios. Los contribuyentes

2.1.3.

Estado actual del sistema. En funcionamiento

2.1.4.

Rendimiento. Funciona de manera continua.

2.1.5.

Desempeño. Integra todos los datos, áreas y procesos de la entidad

2.1.6.

Funciones. Conduce al mejoramiento del recaudo, la gestión y el posicionamiento de la entidad.

2.2. PARTICULARIDADES DEL SISTEMA. Aún no genera ciertos datos de manera inmediata pues en ocasiones necesita de la verificación por área para confirmar certificaciones y esto requiere de por lo mínimo 5 días hábiles. 2.3. NIVEL DE RELACIONAMIENTO ENTRE AREAS. 5

Bajo porque solo está la información en el área de asistencia al cliente. Para corroborar información jurídica, de fiscalización y demás divisiones, se requiere de unos días para obtener información. 2.4. VALOR COMO ACTIVO INFORMATICO. El nivel de importancia de este sistema para la entidad es fundamental e indispensable. Porque integra todos los datos tributarios esenciales de todo contribuyente, además genera la mayor parte de información en todo tiempo a los mismos.

3.

SISTEMA KACTUS (INTERNO).

3.1. DIAGNOSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Tipos de sistemas implementados: ERP (Enterprise Resourcing Planing). Software encargado del planeamiento de los recursos de una empresa; el cual integra diferentes procesos y datos agrupándolos en un sólo lugar.

3.1.1.

Usuarios. Funcionarios

3.1.2.

Estado actual del sistema. En funcionamiento

3.1.3.

Rendimiento. Funciona de manera continua.

3.1.4.

Desempeño.

Integra todos los datos personales, profesionales, de ámbito laboral permanentemente actualizado de los funcionarios. 3.1.5.

Funciones.

6

Permite a los funcionarios acceder a diferentes procesos de carácter personal laboral, como actualización de datos, certificaciones, licencias, permisos, incapacidades, capacitaciones, etc.

3.2. PARTICULARIDADES DEL SISTEMA. El único aplicativo que requirió de dos actualizaciones en diseño, en menos de 6 meses por sugerencia de los funcionarios.

3.3. NIVEL DE RELACIONAMIENTO ENTRE AREAS. Intermedio porque está la información es suministrada por la subdirección de recursos humanos, pero al mismo tiempo está disponible para todo funcionario de cualquier división en cualquiera de las seccionales y está constantemente actualizada para consultas y registros inmediatos.

3.4. VALOR COMO ACTIVO INFORMÁTICO. El nivel de importancia de este sistema para la entidad es fundamental e indispensable. Porque integra todos los datos importantes y veraces de cada funcionario de la entidad.

4.

DEVOLUCION CREATIVA- METACOGNICIÓN.

4.1. ¿Qué criterios consideraron de mayor importancia para poder elegir la organización? En primer lugar, pensamos en que fuera una empresa u organización que manejara más de un aplicativo o sistema desde dos puntos diferentes dentro de la misma y que se conociera del funcionamiento y algunas características para poder trabajar con esa información.

4.2. ¿Qué tipo de dificultades presentaron al momento de identificar y desarrollar los diferentes aspectos en la organización seleccionada?

7

En primer lugar, la dificultad es que solo una de las integrantes conocía el funcionamiento de los sistemas de información de la organización, luego cuando ya se explicó para que funcionaba cada sistema fue más fácil para las tres, identificar el tipo y asemejar las características de este con el sistema seleccionado para la actividad.

CONCLUSIONES

Con la realización del presente trabajo podemos concluir que los Sistemas de Información Gerencial son un conjunto de componentes, que tiene el objetivo de recolectar, procesar y proporcionar información y que deben ajustarse según los niveles, especialidades y trabajadores de una organización. Hoy por hoy, es indispensable el manejo de los sistemas de información en todos los campos, para brindar soporte y nuevos servicios a la gestión a las empresas actuales, con el fin de poder sostenerse en el tiempo. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN- es una entidad que está a la vanguardia en la implementación de sistemas de información empresarial, pues ha venido realizando los cambios necesarios que permiten la modernización, la facilitación y agilización en los diferentes tramites que ejerce.

8

ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION SEGUNDA PARTE

9

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información en las organizaciones son las que estructuran el orden del funcionamiento de cada área. Por lo tanto, son supremamente esenciales en ellas. No podría decirse que es una organización si no está pues como su término lo denota, “organizada”. El desarrollo de la actividad N° 6 nos permite ir a la aplicabilidad de lo comprendido sobre que son en realidad los sistemas de información y que tanto nos facilitan en el funcionamiento de una organización o empresa. A continuación, después del análisis hecho en base a los sistemas de información implementados como ejemplos, KACTUS y MUISCA; luego de observar las debilidades y amenazas en los mismos, hacer un ejercicio de aplicación de dos sistemas que tienden a mejorar una o más de estas debilidades o que simplemente les haga falta.

10

1. SISTEMA KACTUS Como su definición lo dice, es el sistema que organiza de manera actualizada toda la información correspondiente a los funcionarios de la entidad (DIAN) a nivel nacional. El sistema a pesar de ser muy completo en cuanto a procedimientos automáticos que pueden hacer los funcionarios en tiempo real tiene una debilidad. Esta consiste en que, al momento de hacer las solicitudes de vacaciones desde el KACTUS, es generada una alerta de solicitud al jefe inmediato el cual debe aprobarlas y dar a conocer su aprobación en el mismo sistema; pero al momento del funcionario consultar no genera estado de la solicitud, pues solo es visible para el jefe inmediato todo el trámite, hasta que este mismo le hace saber por correo que han sido aprobadas y luego de unos días es que se genera en el aplicativo como aprobadas. Se considera que la trayectoria de este trámite debe ser visible para el funcionario ya que es a quien más debe interesarle su solicitud. En cuanto a la problemática, como la debilidad es identificada dentro del HCR, y la adecuación es con respecto a personal, consideramos que sigue siendo un HCR, por lo que se decide mejorar el mismo sistema ya existente y no generar uno nuevo pues, el sistema en su generalidad es muy completo.

PROPUESTA

En base en lo anterior, la propuesta es la mejoría en complementación a una de sus funciones. Esta haría parte del sistema de información Kactus dentro del Ítem “Mis solicitudes”. A continuación, las imágenes capturadas del sistema Kactus y del proceso Programación de vacaciones.

11

12

VISTA ORIGINAL DEL APLICATIVO

13

ITEM PROPUESTO EN EL SISTEMA KACTUS

La idea planteada es en el espacio de observaciones para la solicitud, creo que da más a lugar un ITEM que de información de estado del trámite. También que dé cuenta en tiempo real del proceso.

FUNCIONALIDAD La nueva función del sistema Kactus, se hace, ingresando en el link MIS SOLICITUDES; Mi programación de vacaciones en el despliegue encontramos un recuadro a final que se llamará ESTADO DE MI SOLICITUD, que estará habilitado cuando ya se haya hecho la solicitud.

VENTAJAS La ventaja en general es que evita que el área de personal este saturada de consultas físicas sobre los estados de autorización de vacaciones. El funcionario puede conocer a tiempo lo que sucede con su programación, sin necesidad de llamar a personal, jefe inmediato o incluso a nivel central.

14

2. SISTEMA MUISCA Es un modelo único de ingresos, servicio y control automatizado. Según consideraciones de la DIAN este modelo de gestión permite el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad, y conduce al mejoramiento del recaudo, la gestión y posicionamiento de esta. Sus principales características son: Es centralizado Es seguro Es de consistencia corporativa Es flexible Modular Interconectable Sostenible Colaborativo Disponible Soportable Recuperable Parametrizado Hemos encontrado en el sistema MUISCA una debilidad que lo hace deficiente a la hora de ser utilizado debido a la gran cantidad de información que maneja, por causa de no poseer la velocidad requerida. Motivo por el cual el usuario tiene que permanecer hasta horas a la espera de tener acceso a este y cumplir a tiempo con los requerimientos de la institución. PROPUESTA Teniendo en cuenta nuestro planteamiento exponemos nuestro plan de mejora:

15

a) Una actualización inmediata del mismo, ya que en este momento el muisca es la base de datos a nivel nacional, al mismo tiempo es necesario el estudio de la institucionalidad del pais siendo dependiente el uno del otro. Por lo que se tendría que crear otro alterno que garantizara la confiabilidad del estado. En nuestro medio nos ayudaría un CRM mas veloz y con acceso directo al usuario con capacidad de respuesta en tiempo real.

16

ENLACES BIBLIOGRAFICOS

https://www.dian.gov.co/dian/entidad/Paginas/Presentacion.aspx#:~:text=de%20la%20Entidad %3F-,La%20Unidad%20Administrativa%20Especial%20Direcci%C3%B3n%20de %20Impuestos%20y%20Aduanas%20Nacionales,cumplimiento%20de%20las%20obligaciones %20tributarias%2C

https://actualicese.com/muisca-concepto-principios-estrategicos-y-caracteristicas/#:~:text=El %20MUISCA%20es%20un%20Modelo,y%20posicionamiento%20de%20la%20misma.

17

18...