Actividad de los programas de informacion de distribución física internacional PDF

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actividad sobre los programas de información breve y precisa...

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ACTIVIDAD: #6 Identificar los sistemas de información en una empresa

PRESENTADO A: Alberto Hernández Luis Rojas Serrano Samuel Leonardo Ruiz Sánchez Jhon Jairo Hernández Prieto Luis Alberto

PRESENTADO POR: Gómez Rodríguez Marcela

Cartagena/Bolívar 2021

Actividad de aprendizaje 6 Gestionar la información obtenida en el entorno de acuerdo con las variables y parámetros requeridos para el desarrollo del flujo de bienes en la organización Identificar los sistemas de información en una empresa La logística en Colombia opera como ciencia a partir de los cambios que se han presentado en el país, con el fin de internacionalizar la variedad de alimentos, artículos y productos que se producen al interior de él. Todas las empresas cuentan con un área de logística para realizar la distribución de sus productos y/o servicios. Sea grande o pequeña esta área, es vital para competir en el mercado que hoy en día es tan exigente, además es importante tener en cuenta que los tiempos de entrega cada vez deben estar más alineados con las necesidades de los clientes, los costos de transporte deben reducirse y los sistemas de información deben brindar una amplia gama de opciones que le permita a la empresa conocer detalladamente todas sus operaciones e igualmente que le facilite a los clientes acceder a toda la información que necesitan acerca de sus transacciones, por ejemplo del estado de cuentas por pagar, ubicación de la mercancía, informes de ventas, programación de recolecciones, entregas, cobertura, servicios especiales, entre otros. De acuerdo a lo anterior, realice un informe teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: 1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de distribución física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener acceso a dicha información, si no puede acceder a ninguna, busque en internet la empresa que va a ser objeto de estudio. La empresa seleccionada para mí informe es la siguiente:

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que conforman los sistemas de información de la empresa seleccionada. Actividades que realiza la empresa TCC Entregas en almacenes de cadena TCC entrega a los almacenes de cadena son un canal de venta muy representativo en el mercado actual. Sus exigencias y prácticas en el recibo de los productos son un factor crítico de éxito y se han convertido en un referente mundial en desarrollos logístico, ellos manejan:      

Manejo de citas de entrega. Control riguroso de órdenes de compra. Administración confidencial de facturas y documentos comerciales. Administración de constancias de recibo emitidas por el destinatario. Disposición y actitud positiva para representar los intereses del cliente. Implementación y acompañamiento en los procesos de Entregas Certificadas.

Logística Inversa Las devoluciones son generadas principalmente por desviaciones entre la calidad del producto ofrecida por el fabricante y la percibida por el cliente final Logística In House Colocan toda su experiencia, tecnología y personal capacitado para realizar Operaciones Logísticas directamente en su empresa. Recibo, alistamiento, empaque, rotulación y despacho, con el fin de disminuir la carga operativa y administrativa del cliente. Dotan de personas en sus instalaciones con recursos de integración tecnológica entre sus sistemas de información y los nuestros para una comunicación más ágil Almacenamiento Temporal La relación entre el nivel de servicio y los costos logísticos han llevado a que las empresas revisen con detenimiento los recursos destinados a la gestión de sus inventarios. Con el objetivo de brindar a sus clientes empresariales agilidad para responder a las variaciones de la demanda del mercado y ser su aliado en la optimización de costos, le ofrecemos nuestro producto de Almacenamiento Temporal, para dar respuesta a la demanda en el menor tiempo posible. Aplica para inventarios de materia prima o inventarios de producto terminado Logística Urbana Este es un elemento clave en la competitividad de las empresas hoy en día, es identificar aquellos procesos que se deben tercerizar, con el objetivo de concentrar todos los recursos en las actividades esenciales y diferenciadoras.

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Diferentes horarios de servicio. Amplio cubrimiento. Promesa de servicio. Vehículos especializados de acuerdo a sus necesidades. Estructuramos un modelo de tarifación (por estiba, día, unidad entregada, etc.) de acuerdo a su operación

TIC que conforman los sistemas de información de la empresa TCC La empresa TCC siempre piensa en sus clientes, por eso crearon herramientas que permiten realizar enlaces tecnológicos entre sus sistemas de información y los de TCC, obteniendo el detalle de sus envíos cuando los requiera, de forma confiable y actualizada. Las herramientas son diseñadas a la medida de sus necesidades y están siempre disponibles en línea para cuando las requiera. Le brindan, además, un seguimiento constante a su mercancía a través de sistemas satelitales de localización geoestacionaria, que le suministran información inmediata y detallada de la evolución de sus envíos para garantizar su tranquilidad. Actualmente ellos cuentan con diferentes alternativas en su página portal web que les permiten a los clientes ahorrar tiempo y estar enterados en tiempo real sobre el estado de los envíos. Con estas herramientas digitales se puede acceder a la información que necesita de su operación logística desde cualquier lugar, ya sea desde la comodidad del hogar o de una oficina. Estos son los servicios que tienen para cumplirle a todos sus clientes 

Cotizar envío: Esta herramienta brinda la posibilidad de conocer de forma sencilla el valor aproximado de los envíos según su tipo. Además, ofrece la posibilidad de visualizar cotizaciones anteriores.

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Solicitar recogida: Con esta opción, el remitente solo tiene que diligenciar los datos personales y los datos de la recogida y nosotros nos encargamos del resto. Ruta informativa: Permite conocer las novedades en las entregas por día de la semana. Esta herramienta ayuda a observar estadísticas de los envíos en un rango de fechas y cuenta con la opción de poder descargarlas. Pagar facturas: Ingresando a una cuenta empresarial, con el número de la factura digitado en la barra de búsqueda, se puede conocer las facturas pendientes y hacer los respectivos pagos de las mismas. Rastrear envíos: Permite conocer en tiempo real toda la información sobre la ubicación y el estado de los envíos. Consultar solicitudes de recogida: Esta herramienta ayuda a ver todas las solicitudes de recogidas y cotizaciones anteriores

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3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica. RAZON SOCIAL: TCC La actividad económica de la empresa TCC se encarga de Courier diseñar soluciones logísticas innovadoras para Paquetería, Mensajería y Box TCC, que le permiten realizar sus envíos a nivel nacional e internacional 4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los sistemas de información, por ejemplo:  ¿Qué equipos utilizaban cuando empezaron? ¿Qué equipos utilizan actualmente?  ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron? ¿Cómo lo hacen en la actualidad?  ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras, ventas y rotación de inventarios? ¿Qué herramientas utilizan ahora? FORMULACION DE PREGUNTAS 

¿Qué tipo de sistema para realizar el inventario utilizaba la empresa TCC? ¿antes cual utilizaban?

R/ El sistema para realizar inventarios que utiliza la empresa TCC es Microsoft Dymamics, antes lo hacían de manera manual tipo cardes. 

¿Cuál era el tipo de comunicación que manejaban los conductores y la empresa TCC al momento de transportar la paquetería? ¿Cuál utilizan ahora?

R/ El tipo de comunicación que utilizaban los conductores era por medio de radio, ahora en la actualidad manejan un sistema de ruteo como el GPS Para saber el seguimiento de los camiones. 

¿Cómo era la consulta de inventario en la empresa TCC? ¿Cómo son ahora?

R/ La consulta de inventario se realizaba la empresa era por medio de llamada telefónica, ahora el cliente por medio de la página web de la empresa puede ver y analizar su estado. 

¿Qué tipo de vehículos utilizaban en la empresa TCC? ¿Qué tipo de vehículos utilizan ahora?

R/ Los camiones que utilizaba la empresa eran camiones pequeños y desactualizados, ahora con la vanguardia utilizan camiones especializados para cada tipo de cargar como camiones doble troque, mini mula, tractomulas 2 troques, cuatro manos etc. 

¿Qué tipo de software de sistema de información utiliza la empresa?

R/ El tipo de software de sistema de información que utiliza la empresa para llevar sus procesos acabo “Transport Management System (TMS)” 5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información desde su inicio hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos cambios, para ello utilice el siguiente cuadro comparativo: AHORA Ahora la empresa utiliza el sistema de información “Transport Management System (TMS)”

ANTES Antes no lo utilizaban y la manera de comunicarse era de manera manual.

BENEFICIOS Los beneficios que tiene esta implementación es que ahora es más fáciles, todo es en tiempo real con sus vehículos, o cualquier medio logístico que estuviera ejecutando sus procesos de distribución, recolección de mercancía, y traslados nacionales.

6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar entradas de información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los pantallazos de mínimo seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve cada una.  Página web de la empresa https://www.tcc.com.co/ (Aquí se puede realizar cualquier consulta sobre la empresa, y sus procesos de transporte de la carga)

 Facturacion electronica

https://www.tcc.com.co/courier/mensajeria-productos-y-servicios/facturacion-electronica/ (En esta entrada la empresa y los clientes pueden realizar facturas electronicas)

 Consultas tiempos de entregas

(Por medio de esta entrada se puede realizar las consultas de entregas de los productos) https://www.tcc.com.co/courier/courier-internacional-tiempos-de-entrega/

 Solicitar recogida

https://www.tcc.com.co/courier/mensajeria-productos-y-servicios/solicitar-recogida/ (En esta entrada se puede averiguar la solicitud de la recogida de sus envíos desde el portal sin ningún costo, con este servicio online usted puede organizar el despacho de su mercancía según sus necesidades, sin tener que desplazarse)

 Cotizacion de envio

https://www.tcc.com.co/courier/mensajeria-productos-y-servicios/cotizar-envio/

(En esta entrada se puede realizar la cotizacion de los envios )

 Paquetería https://www.tcc.com.co/generacion-de-guia/# (En esta opción de entrada hay varias opciones “Paquetería” en esta entrada hay varias opciones como información del negocio, productos y servicios, forma de pago y tarifas, tiempo de entrega y cobertura.)

7. Luego investigue acerca de la herramienta intranet  ¿Para qué sirve? Intranet sirve para gestionar una cantidad ingente de información en las empresas y hace posible compartirla. Las empresas usan las Intranets para que los empleados de los diferentes departamentos accedan la información necesaria para el desarrollo de su actividad 

¿Cómo se utiliza?

La intranet funciona gracias a los servidores en los que se aloja -propios o en la nube-, los usuarios generados y los dispositivos necesarios para conectarse a la misma. 

¿Quién puede acceder?

Una intranet es una red privada a la que tienen acceso únicamente los usuarios a los que se les haya concedido permiso para ello, De esta manera, facilita el acceso a la información por parte de los empleados y mejora el trabajo en equipo y la colaboración entre los integrantes de la empresa 

¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí?

Por algún motivo, uno de los mayores males de las intranets es que contienen información desactualizada. Noticias que no se renuevan, datos de empleados sin actualizar, imágenes de la marca del pasado, informes del negocio muy atrasados, son ejemplos de una intranet que no funciona porque no se le presta la atención suficiente a la información que contiene. Para solucionar este problema y poder disponer de información actualizada que aporte valor al empleado, se necesita establecer un proceso de actualización de la información, con un responsable que pueda perseguir las acciones necesarias para lograrlo. La mejor estrategia es intentar automatizar al máximo las tareas de actualización y hacer que sean lo más ágiles y sencillas posibles Por ejemplo, capturando los datos de contacto de empleados una única base de datos corporativa, en lugar de generar una segunda base de datos en paralelo que requiera su correspondiente mantenimiento (solución más cara, menos fiable y no recomendable).

8. Busque información de la herramienta extranet:  ¿Para qué sirve? Una extranet sirve para como protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización

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¿Cómo se utiliza?

Desde el punto de vista técnico, extranet e Internet comparten configuración: la comunicación tiene lugar en ambas redes gracias a un conjunto de alrededor de 500 protocolos de red que determinan en base a qué reglas y en qué formato se produce la comunicación. El protocolo de Internet, IP, y el de control de la transmisión o TCP constituyen el fundamento del intercambio de datos. Las empresas pueden optar por varias formas de implantar una extranet: podría ser una red totalmente autónoma solo accesible por medio de una línea telefónica separada o estar conectada a Internet por medio de mecanismos de protección 

¿Quién puede acceder?

Una extranet se utiliza para poner ciertos recursos a disposición de un círculo autorizado, pero no al público general. Algunos posibles usuarios externos son los socios comerciales, los proveedores y algunos clientes 

¿Tiene algún costo?

Si, si tiene precio. 

¿Qué información se puede encontrar?

Información sobre el nivel contratado, precio y ubicación en el servidor, posibilidad de subir o bajar de nivel, así como enlace para la sección de renovación en donde podrá indicar si desea o no renovar el alojamiento

9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de información de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:  ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e intranet? INTERNET Ofrece un abanico de posibilidades muy grandes como navegar por las miles de páginas, enviar o recibir correos electrónicos, utilizar plataformas muy diversas. En este caso estamos ante la red de redes. Es infinitamente más grande que cualquier Intranet o Extranet Permite conectar multitud de plataformas y servicios de todo el mundo. Es publico

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EXTRANET

INTRANET

La colaboración en extranet se realiza previo acuerdo entre las partes involucradas

Intranet mantiene un ambiente de colaboración en todo momento.

Extranet los archivos se comparten sólo para algunas actividades que se realicen en conjunto con otras empresas. Extranet la documentación cuenta con protocolos de seguridad que dependen de todos los que participen Es semi-privado

Intranet garantiza la disponibilidad informativa en todo momento; el acceso a la información en el En el ambiente de intranet los archivos están disponibles para ser compartidos Es privado

¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de ellas de acuerdo a la clasificación en la cadena logística y justifique su respuesta.

Las TIC que utiliza la empresa TCC es el sistema de gestión “Transport Management System (TMS)” Ya que esta permite la realización de los procesos que permite integrar los

distintos sistemas de información, posibilitando de esta manera, la gestión e integración de los procesos de transporte, ruta nacional, distribución, y recolección de mercancía, a través de la herramienta llamada ‘Torre de Control Inteligente’ Otra TIC que utiliza la empresa es TCC es Microsoft Dynamics Ya que esta les ayuda en la gestión de inventario y servicios al cliente entre otros. 10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé respuesta a los siguientes interrogantes.  ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa? El método justo a tiempo es de gran importancia para la empresa ya que esta se ha convertido en una ventaja competitiva, reduciendo costos, generando que los materiales lleguen justo a tiempo para su producción así mismo que el producto o servicio llegue al cliente. 

¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus procesos? Justifique su respuesta.

Si creo que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus procesos ya que en cada proceso lo están haciendo más rápido han generado menos costos en sus operaciones y han incrementado los clientes en la empresa....