Actividad Evaluativa 4 Estructura Organizacional Cambridge Academy PDF

Preview

Summary

Download Actividad Evaluativa 4 Estructura Organizacional Cambridge Academy PDF

Description

Asignatura:

Procesos Administrativos

Actividad Evaluativa 4

Estructura Organizacional Cambridge Academy Of Languages

Presenta

Alicia Arteaga ID: 711130 Janeth Ortega Noguera ID: 711180 Oscar Mercado ID: 707743

Docente Ricardo Andrés Serralde Arrellano

Colombia San Juan de Pasto.

Mayo 3 del 2020

Introducción

Con el presente trabajo se da a conocer la importancia de la estructura organizacional en las empresas, la cual hace referencia a la forma como se agrupa los trabajos y se definen las relaciones de autoridad y responsabilidad, por esta razón los directivos deben diseñar una estructura organizacional que permita a los trabajadores realizar su trabajo de forma eficiente y eficaz, y a la compañía adaptarse a las cambios del entorno interno como externo con el fin de ser más competitivas y lograr los objetivos propuestos. La estructura organizacional es el modelo jerárquico que las empresas utilizan para facilitar la dirección y la administración de sus actividades, a través de ella se fijan roles, funciones y responsabilidades de cada miembro de la organización, se establecen objetivos, se crean procesos y se da orden por medio de la clasificación de las funciones en la organización.

Por lo tanto una buena estructura organizacional debe tener objetivos precisos, reales y medibles, definir claramente la jerarquía deberes y responsabilidades por medio de un organigrama que especifique los cargos, funciones y la línea de comunicación entre las áreas de la empresa, esto va a contribuir a mejorar la operación y la productividad por medio del orden, la coordinación y el control, cabe resaltar que el éxito de la misma va a depender de diferentes factores como el sector, tamaño, tecnología y el entorno de la compañía. Hoy por hoy las organizaciones evalúan y modifican su estructura organizacional con el fin de responder ante las exigencias cambiantes del entorno ser más competitivas y permanecer en el mercado.

Estructura Organizacional de Cambridge Academy Of Languages

1. Descripción y definición de la estructura organizacional

La estructura organizacional con la que cuenta la empresa Cambridge es una estructura lineal porque tiene una sola persona al mando en este caso la directora de la intuición, quien asume la responsabilidad y mando de la misma y no cuenta con subgerentes adicionales para la toma de decisiones.

Organización lineal: es un sistema simple y de conformación piramidal y de nivel jerárquico, se caracteriza porque quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad del mando es una sola persona, el dueño y gerente son uno y es el mismo quien asigna y distribuye el trabajo a los empleados, la autoridad fluye desde el nivel más alto hasta los de menor nivel, llevando el control y asumiendo la dirección de la compañía. Los trabajadores están sujetos a las decisiones de la dirección o gerencia llevando acabo las funciones asignadas para cumplir las metas y objetivos propuestos.

En este tipo de estructura se mezcla el poder y la experiencia para la toma de decisiones más importantes dentro de la organización de manera centralizada, se sigue un protocolo de conducto regular donde la persona que posee el cargo más significativo se considera un alto mando y tiene total autoridad para impartir órdenes.

Organigrama Institución

2. Razones de la elección de la estructura organizacional

Las razones por las cuales la academia Cambridge cuenta con una estructura organizacional de carácter jerárquico (lineal), es debido a su tamaño porque es una pequeña empresa de acuerdo al número de trabajadores, a la cobertura nivel regional Pasto e Ipiales contando con 4 sedes y al sector al cual dirige sus servicios, por lo tanto la estructura organizacional es acorde para el desarrollo de sus actividades, porque permite identificar y clasificar las funciones de cada trabajador, se agrupa en diferentes áreas como: dirección, coordinación académica, auditoria de calidad, docentes, personal administrativo y contabilidad y servicios generales. Cada departamento se relaciona entre sí de manera colaborativa, y cuenta con una persona encargada para supervisar y controlar el buen desarrollo de actividades en función de la institución. Además la jerarquía es totalmente clara los deberes, responsabilidades y actividades se asignan a cada trabajador, las órdenes se imparten de manera personal desde la dirección a cargo de la señora Ruth Montezuma a quien se obedece y se reportan actividades y resultados laborales, de las diferentes áreas que conforman la empresa, siendo la dirección quien dispone de los recursos físicos, humanos y financieros.

Esta estructura es rápida y flexible de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara, además la relación entre la dirección y demás empleados es cercana y la toma de decisiones es ágil para trabajar en función de lograr objetivos propuestos por la alta dirección según la misión, visión, valores y políticas de la empresa.

Los integrantes de cada departamento tienen claro que la dirección es el área que tiene la responsabilidad y total autonomía para la toma de decisiones, se sigue una cadena de mando en donde los docentes están al tanto de que el segundo al departamento con autoridad es la coordinación académica en donde se resuelven los problemas que en algunas ocasiones se presentan con los estudiantes y padres de familia, por otra parte la auditoria de calidad vela porque los procesos misionales y visiónales de la academia se desarrollen de manera ajustada bajo las normas de calidad, el área de contabilidad y finanzas por su parte lleva una información financiera real y concreta de la situación financiera que aporta a la toma de decisiones y a la optimización de recursos que serán gran de utilidad para la dirección, las relaciones laborales con

sus proveedores, clientes, empleados y demás miembros de la organización, por otra parte servicios generales está al tanto de cuidar, asear y velar por las instalaciones para que se mantengan limpias, ordenas y en buen estado y que estas sean de agrado para el público.

Ventajas: Existe orden y control sobre la empresa y personas a cargo. Las cadenas de mando están claramente establecidas. Hay comunicación directa con los trabajadores. No existen contradicciones en la toma de decisiones. Existe disciplina y orden en las actividades laborales. Hay una mayor sensación de control. Los niveles jerárquicos son claros al igual que las funciones a realizar.

Desventajas:

Existen barreras de comunicación de los empleados con la alta gerencia porque deben seguir el conducto regular para solución de inconvenientes antes de interactuar directamente con la dirección. El sentido de pertenencia que tiene la persona con más autoridad, puede hacer sentir a los demás integrantes menos valorados. No existe confianza, el empleado tiene la sensación de que está muy lejos de su jefe. Si se presenta un problema y el encargado no está suficientemente capacitado, las decisiones pueden ser equivocadas, colocando en riesgo la empresa. Se presenta una alta sensación de rigidez. Se sobre carga al personal de responsabilidades y deberes.

3. Cuál es la articulación de la estructura organizacional y la planeación.

La articulación de la estructura organizacional se puede definir como los patrones de diseño para la organización con el fin de cumplir las metas propuestas, las diferentes formas en

las que se puede dividir el trabajo dentro de la empresa se realizan para alcanzar la coordinación al logro de los objetivos, esto quiere decir que la articulación, la estructura organizacional y la planeación se relacionan y que a mayor estructura organizacional mayor planeación.

Esta relación es de manera directa a mayor número de trabajadores, más organización y rigurosidad para el desarrollo de la actividad, esto permite que su estructura organizacional esté preparada para la toma de decisiones desde el nivel estratégico, nivel administrativo y nivel operativo. Nivel Estratégico: Aquí se determinan los objetivos de la organización para proyectar el desarrollo de la empresa, Cambridge Academy lo hace a través de la calidad la cual es certificada por Bureau Veritas en formación de idiomas, donde se fomenta el desarrollo humano con una visión universal a través de programas académicos bien estructurados que posibilitan ampliar el horizonte del conocimiento, la tecnología, adquisición de becas y exámenes internacionales e intercambios a otros países del mundo.

Nivel Administrativo: En este nivel la dirección trabaja en conjunto con las diferentes áreas como: recepción, secretaria, contabilidad y finanzas, proyectándose hacia el cumplimento de los objetivos propuestos en la planeación para consolidarse como un centro líder, vanguardista, multi-cultural y abierto a un público diverso y con una visión universal; ya sea por su origen, ideas, necesidades e intereses; siendo un espacio para la transformación del conocimiento, el fomento y el respeto por todas las culturas del mundo, cumpliendo con el objetivo que es educación de calidad.

Nivel Operativo: En este nivel los docentes se rigen bajo un nivel de enseñanza optimo guiado por la dirección, en donde día a día la actividad principal es la enseñanza de idiomas que garantice la competitividad en el mercado, por lo cual los estudiantes al terminar su formación académica tendrán la habilidad de dominar estas cuatro destrezas: leer, escribir, escuchar y hablar perfectamente el idioma estudiado.

3.2 ¿Cuáles son los factores que determinan la estructura de la organización?

La estructura organizacional se presenta por medio del organigrama, el cual representa de forma clara y directa la estructura jerárquica de la empresa, los cargos, funciones y líneas de comunicación, por lo tanto los factores que influyen en esta estructura organizacional de Cambridge Academy son:



Grado de autonomía.



Tamaño de la empresa.



Cultura, misión, visión, valores y política empresarial.



Capacidad para adaptarse a los cambios.



Planes de carrera y capacitación

Grado de Autonomía: Los niveles de jerarquía que implica esta infraestructura es de estructura piramidal donde la dirección delega responsabilidad directa a las demás áreas de la organización.

Tamaño de la Empresa: Esta determinada de acuerdo a su tamaño y en este caso es una empresa pequeña por su estructura simple donde las funciones principales se reparten en las áreas que están directamente en función a la dirección.

Cultura, Misión y Visión Empresarial: Cambridge Academy está diseñada para alinearse al reconocimiento de la misión y visión corporativa, cumpliendo sus planes macro a futuro para que puedan ser entendidas y puestas en práctica por todos los que conforman la empresa.

Capacidad Para Adaptarse a los Cambios: Posee una estabilidad laboral con sus empleados la cual fomenta un crecimiento en su parte estructural, garantiza la adaptación a los nuevos cambios del entorno interno y externo porque a lo largo de su existencia ha logrado adaptarse, corregir errores, modificar procesos y estar a la vanguardia para brindar el mejor servicio a sus

clientes, sin dejar de lado la tecnología e innovación porque cuenta diferentes herramientas virtuales para la interacción y la educación de sus estudiantes a través de una plataforma virtual donde interactúan docentes y estudiantes, superando las diversas barreras que se puedan presentar.

Planes de Carrera y Capacitación: Su estructura organizacional esta dinámicamente distribuida, la cual permite a sus empleados estar a la vanguardia de la demanda y por ende son capacitados de manera recreativa e innovadora para trabajar en equipo y prestar un excelente servicio, además sus horarios de trabajos y ambiente laboral son adecuados y aptos para el desempeño.

3.3 ¿Quién define la estructura en la organización?

La estructura de la organización la define la dirección quien toma la decisión de crear su estructura organizacional de acuerdo a las necesidades e intereses de la compañía teniendo en cuenta su objetivo principal y las metas que quiere alcanzar, con el fin de desarrollar el trabajo de forma eficiente y eficaz de tal forma que conduzca a la empresa a ser cada vez más competitiva por ende los directivos deben estar atentos a la vanguardia y a los cambios del entorno para diseñar una estructura flexible adaptable y comprendida por cada miembro en la organización para trabajar en función de cumplir las metas, lograr los objetivos, posicionarse en el mercado superar las diversas barreras a las que se pueda enfrentar y lograr solides y rentabilidad.

Después de haber establecido el proceso de planeación que comprende misión, visión, valores, políticas, objetivos y estrategias, se procede a desarrollar el proceso de organización, que se enfoca en establecer las actividades fundamentales para el logro de los objetivos, se diseñan puestos de trabajo y se especifican las tareas que se deben cumplir, este diseño abarca las relaciones de autoridad y dependencia.

Conclusión

Para concluir es importante que todas las empresas tengan en cuenta los factores que pueden afectar a su estructura organizacional tales como:

Las estrategias: la estructura debe adecuarse a la estrategia que se establece durante la planeación para el logro de los objetivos propuestos, cabe resaltar que una mala estrategia puede conducir al uso ineficiente de los recursos y a desviar los objetivos que se quiere alcanzar.

El tamaño: Debido a que existen diferentes tipos y para cada caso la empresa necesita diferentes modelos de estructuras, en algunas ocasiones este factor puede ser determinante, al diseñar una estructura que no esté acorde a la compañía, esta debe ser planeada de acuerdo al modelo y tamaño de la empresa.

La disponibilidad y el uso de las tecnologías de la información y comunicación: la tecnología es una herramienta muy importante hoy por hoy es vital su utilización para mejorar los procesos, la comunicación y la expansión de la compañía como también para el diseño de su estructura organizativa.

Los cambios que pueden surgir a nivel externo como interno: las empresas deben estar preparadas para los cambios que se puedan presentar con el tiempo adaptándose a ellos con el fin de ser más competitivas y permanecer a la vanguardia en un mundo tan globalizado y con una tecnología que crece a pasos agigantados.

Los mercados a los que atiende la organización y el tipo de actividad que realiza: Es importante contar con una gran estrategia de marketing e innovación constante de acuerdo a la

actividad comercial a la que se dedica una empresa para satisfacer eficientemente a sus clientes y cumplir sus expectativas, manteniendo su ventaja competitiva frente a la competencia.

El grado de calificación de las personas que trabajan para la organización: es fundamental que la empresa cuente con personal capacitado y calificado, para que pueda desarrollar las funciones de la mejor manera logrando a si las metas de la compañía.

Recomendaciones para mitigar estos factores: Es fundamental para una empresa contar con una estructura organizacional acorde a su tamaño y a su actividad económica, porque la estructura define como se organiza la empresa, como se va a establecer su autoridad jerárquica, su cadena de mando a través de un organigrama donde la división del trabajo, la autoridad y la comunicación entre las áreas de la empresa sea clara y eficiente para todos los miembros de la compañía, para trabajar y lograr las metas y planes propuestos, es vital realizar un análisis previo del entorno para estar anticipados a los sucesos que se puedan presentar, adaptarse a los cambios, hacer uso de la tecnología para mejorar los procesos, rendimientos y la optimización de recursos, con el fin de mejorar la productividad y que el trabajo se desarrolle de forma eficiente y eficaz por todos los empleados, la estructura organizacional debe permitir la comunicación entre los departamentos y la dirección para formular los objetivos y metas propuestas, trabaje en equipo en función de trabajar todos hacia un mismo objetivo, reconocer los mercados altamente potenciales para expandir las operaciones, evaluar las fortalezas y debilidades del entorno interno para aprovechar el potencial con el que cuenta la organización y mejorar las falencias frente a la competencia, utilizar las oportunidades e identificar la amenazas del entorno externo, con el fin de ser competitivas y permanecer en el tiempo.

Recursos Bibliográficos

Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso Administrativo para Las Organizaciones del Siglo XXI. México; Pearson. Recuperado de:

https://ebooks7-24.com/minutolti/Stage.aspx

LSBF Global. (2010, 26 de Oct). Introducción Organitasional Structure & Desing. Recuperado de:

https://www.youtube.com/watch?v=NxJvS92uCus&feature=youtu.be...