Administracion de proyecto Torneo de Super Smash Flash PDF

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Summary

Cuando se realizan propuestas para integrar a algunos miembros de una comunidad que, en este caso se trata de estudiantes del Instituto Tecnológico de Aguascalientes, se debe contemplar que la visión y metas del proyecto vayan acordes a los lineamientos ideológicos con los que cuente la institución,...

Description

INSTITUTO TECNOLOGICO DE AGUASCALIENTES TECNOLOGICO NACIONAL DE MEXICO

Ingeniería en “Tecnologías de la Información y Comunicaciones.” ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 11:00 – 12:00 AGO-DIC 2020 Docente: Ruth Mayeli Ponce Rosales

PROYECTO

“Torneo Super Smash Flash”. Alumnos: Alférez Gómez Luis Alberto. - 18151705 Ávila Juárez Brenda María. – 18151710 Rivas Martínez Leonel. - 18151673 Rodríguez Martínez Sebastián. - 18151638 Rodríguez Zamarripa Gabriela. - 18151735

Índice SELECCION CASO DE ESTUDIO ............................................................................................................................................................ 3 INTRODUCCION AL CASO ...................................................................................................................................................................... 4 MINUTA DE REUNIÓN 1 .......................................................................................................................................................................... 5 MINUTA DE REUNIÓN 2 ......................................................................................................................................................................... 6 MINUTA DE REUNIÓN 3 ......................................................................................................................................................................... 7 MAPA MENTAL ........................................................................................................................................................................................ 8 CHARTER ................................................................................................................................................................................................. 9 MAPA MENTAL PLANEACION ............................................................................................................................................................. 16 MAPA MENTAL DECLARACION DE ALCANCE .................................................................................................................................. 16 TABLA DE DECLARACION DE ALCANCE........................................................................................................................................... 17 MAPA MENTAL WBS ............................................................................................................................................................................ 18 WBS ........................................................................................................................................................................................................ 19 DIAGRAMA ORGANIZACIONAL ........................................................................................................................................................... 23 MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES. ..................................................................................................................................................... 24 MATRIZ DE COMUNICACIÓN................................................................................................................................................................ 29 CALENDARIO DE EVENTOS. ................................................................................................................................................................ 30 ESTATUS SEMANALES ........................................................................................................................................................................ 31 REPORTE MENSUAL ............................................................................................................................................................................ 39 PROGRAMA TABULAR DEL TIEMPO .................................................................................................................................................. 40 DIAGRAMA DE GANTT .......................................................................................................................................................................... 41 ESTIMADO DE COSTO. .......................................................................................................................................................................... 41 PRESUPUESTO BASE ........................................................................................................................................................................... 41 PROGRAMA DE EROGACIONES. ......................................................................................................................................................... 42 ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD .................................................................................................................................................... 43 DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO ............................................................................................................................................................. 45 LISTA DE VERIFICACIÓN ..................................................................................................................................................................... 45 MAPA MENTAL DE RIESGOS ............................................................................................................................................................... 47 MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. .................................................................................................................................... 48 SOLICITUD DE CAMBIO ........................................................................................................................................................................ 50 LECCIONES APRENDIDAS................................................................................................................................................................... 52 FOTOGRAFIAS ....................................................................................................................................................................................... 53

SELECCION CASO DE ESTUDIO La implementación de actividades y eventos elaborados en entornos virtuales, hace que exista mayor flexibilidad y manejo usando a favor los Sistemas de Información y las metodologías existentes para llevar a cabo un proyecto de calidad, el cual este respaldado con las bases tecnológicas que cubran con los requerimientos de los clientes. ¿Cómo repercute la puesta en práctica de un proyecto en línea, orientado al entretenimiento con videojuegos en una comunidad educativa? Cuando se realizan propuestas para integrar a algunos miembros de una comunidad que, en este caso se trata de estudiantes del Instituto Tecnológico de Aguascalientes, se debe contemplar que la visión y metas del proyecto vayan acordes a los lineamientos ideológicos con los que cuente la institución, además de alimentar de manera no invasiva el despliegue de la mercadotecnia que se planificaría en el proyecto. Teniendo estos aspectos en consideración, se puede decir que el objetivo principal de este proyecto intenta inducir a algunos miembros de la comunidad educativa a un evento que funga como excusa para el compartimiento de ideas y entretenimiento en un entorno sano, dadas las circunstancias sociales actuales. Este proyecto en cuestión apunta a que el plan de acción a implementar se dirija a que todo el desarrollo del cliente en el evento interactúe completamente en línea, siendo las redes sociales como Facebook o discord las principales vías para la comunicación eficaz entre el equipo de trabajo ( stakeholders) y los usuarios. De esta manera se crea un ecosistema el cual genera familiaridad a los clientes si es que se ejecuta de manera correcta la planificación del proyecto, ya que este, al ser meramente impredecible en la cantidad de captación de usuarios, podría alterar la estructura del torneo (evento) y dejar un escenario incierto de cómo se ejecutara finalmente el proyecto

INTRODUCCION AL CASO Objetivo general Administrar/organizar y lograr con éxito el proyecto tomado por el equipo, usando como bases la información proporcionada durante la materia “Administración de proyectos”.

Misión Buscamos poner en práctica los conocimientos obtenidos durante la materia, con el fin de ofrecer un torneo de videojuegos de alta calidad, donde los usuarios participantes disfruten de un concurso bien organizado y estructurado por parte de los integrantes del equipo u organizadores. Este proyecto centra sus acciones en los participantes, ya que se sabe que no hay satisfacción sin una buena organización donde se lleve todo el proceso de acuerdo con lo establecido.

Visión Ser un equipo organizador de alto nivel que incentiva a participar y apoyar causar que lo necesiten.

Justificación Se tomó la decisión de elaborar este proyecto para fomentar la competición en un ambiente saludable entre compañeros y amigos, y para ayudar a la gente a sobrepasar la situación de pandemia actual brindando entretenimiento y diversión a las personas.

Involucrados claves y sus expectativas Organizadores del evento. Cada integrante del equipo maneja un rol que debe desarrollar al poner en marcha el proyecto, esto definirá la calidad con la cual se va a trabajar durante el proceso de inicio a fin y la satisfacción que se tendrá al dar por concluida la actividad.

Fundación a la cual se apoyará.

Amigos Pro Animal (APA) es una organización protectora de animales que busca la concientización del cuidado y respeto animal, así mismo, da apoyo a animales rescatados. Se pretende entregar una parte de las ganancias que se recolecten de las inscripciones de la actividad.

Jugadores/participantes.

Son las personas que estarán jugando a lo largo del torneo, divirtiéndose, mientras disfrutan de un juego bien organizado y al mismo tiempo ayudan a una fundación.

Patrocinadores.

Mines PC, busca dar un apoyo a la organización a cambio de publicidad a su imagen y sus servicios.

MINUTA DE REUNIÓN 1 Fecha

8 de octubre de 2020

Hora Inicio

11:00

Lugar

Sala de Microsoft Teams

Hora Fin

12:00

OBJETIVO Asignación de puestos

Nombre

ASISTENTES Puesto

Asistencia

Sebastian Rodriguez Martinez

Director General Líder del Proyecto

✓

Leonel Rivas Martinez

Gerente del Proyecto

✓

Brenda María Ávila Juárez

Directora de Adquisiciones

✓

Luis Alberto Alférez Gómez

Director de Marketing

✓

Gabriela Rodríguez Zamarripa

Directora de Calidad

✓

Firma o Motivo

ASUNTOS TRATADOS 1.

Asignación de puestos.

2. Investigar qué es lo que hace el puesto asignado para tener una idea clara de su objetivo en el proyecto.

MINUTA DE REUNIÓN 2 Fecha

13 de octubre de 2020

Hora Inicio

11:00

Lugar

Sala de Microsoft Teams

Hora Fin

12:00

OBJETIVO Elaboración Charter

Nombre Sebastian Rodriguez Martinez

ASISTENTES Puesto

Asistencia

Director General Líder del Proyecto Gerente del Proyecto

✓

Brenda María Ávila Juárez

Directora de Adquisiciones

✓

Luis Alberto Alférez Gómez

Director de Marketing

✓

Gabriela Rodríguez Zamarripa

Directora de Calidad

✓

Leonel Rivas Martinez

Firma o Motivo

✓

ASUNTOS TRATADOS 1.

Asignación de puestos.

2. Investigar qué es lo que hace el puesto asignado para tener una idea clara de su objetivo en el proyecto.

COMPROMISOS ASUMIDOS No. 1 2

RESPONSABLE Sebastian Rodriguez Martinez Leonel Rivas Martinez

FECHA DE ENTREGA 14/10/2020 14/10/2020

3 4

TAREA Descripción del proyecto Métricas de rendimiento y logística Misión, visión y justificación Entregables

Gabriela Rodriguez Zamarripa Luis Alberto Alférez Gómez

14/10/2020 14/10/2020

5

Restricciones y Supuestos

Brenda María Ávila Juárez

14/10/2020

MINUTA DE REUNIÓN 3 Fecha

15 de octubre de 2020

Hora Inicio

11:00

Lugar

Sala de Microsoft Teams

Hora Fin

12:00

OBJETIVO Completar Charter y documentación. ASISTENTES Puesto

Nombre Sebastian Rodriguez Martinez

Asistencia

Director General Líder del Proyecto Gerente del Proyecto

✓

Brenda María Ávila Juárez

Directora de Adquisiciones

✓

Luis Alberto Alférez Gómez

Director de Marketing

✓

Gabriela Rodríguez Zamarripa

Directora de Calidad

✓

Leonel Rivas Martinez

✓

ASUNTOS TRATADOS 1.

Asignación de puestos.

2. Investigar qué es lo que hace el puesto asignado para tener una idea clara de su objetivo en el proyecto.

COMPROMISOS ASUMIDOS No. 1 2 3 4

TAREA Involucrados clave y expectativas Elaboración Organigrama Mapa mental Logística

RESPONSABLE Gabriela Rodríguez Zamarripa Sebastian Rodriguez Martinez Brenda María Ávila Juárez Leonel Rivas Martinez

FECHA DE ENTREGA 16/10/2020 16/10/2020 16/10/2020 16/10/2020

5

Logo de el Proyecto.

Luis Alberto Alférez Gómez

16/10/2020

MAPA MENTAL

Restricciones Que el marketing no llegue a distribuirse de manera extensa para cumplir con el cupo mínimo de participantes. No tener el mínimo de participantes que será parte del torneo para tener parte del presupuesto. No tener el apoyo final del patrocinador. No tener el presupuesto suficiente para cubrir los premios del torneo. Contar con un fallo de red en alguno de los organizadores al momento de llevar a cabo el torneo. Que el torneo no esté preparado para el día previsto.

Supuestos Existe una red estable para el desarrollo del proyecto. El presupuesto dado por los participantes para la donación y la compra de los premios es estable. La publicidad del torneo se encuentra distribuida de manera extensa para tener un amplio alcance el grupo enfocado que participara en el torneo. El sponsor nos da el apoyo para cumplir parte del presupuesto del proyecto.

CHARTER Version: Fecha:

Super Smash Flash 1.

DESCRIPCIÓN

Nombre del Proyecto Sponsor Lider del Proyecto Responsables del proyecto Fechas de inicio y fin Proposito del proyecto Presupuesto Fecha aprobada 2.

1.0 18/10/2020

Torneo de Super Smash Flash Sebastián Rodríguez Martinez Leonel Rivas Martínez Luis Alberto Alferez Gomez Brenda Maria Avila Juarez Gabriela Rodríguez Zamarripa 04/10/2020 al 19/10/2020 Lograr promover una Fuente de diversión para los alumnos del ITA en un ambiente competitivo saludable. $500.00 MXN Pendiente

ENFOQUE

Propósito: Lograr promover una Fuente de entretenimiento entre alumnos del ITA para sobrellevar la situación

actual con un ambiente competitivo saludable a través de los videojuegos.

Trasfondo: Lograr una relación más fuerte entre los alumnos participantes. Inclusión: Todos los alumnos pertenecientes al ITA pueden participar.

3.

METRICAS DE RENDIMIENTO

Indicador

Punto de referencia

Objetivo

Razón y descripción Tiempo promedio entre el momento en que el prospecto fue contactado por primera vez y el momento en que se convierte en cliente. También llamo al tiempo de procesamiento «ciclo de ventas».

Tiempo de tratamiento o ciclo de ventas

Indicador de desempeño comercial

Medir de forma cuantificable el desarrollo del ciclo de vida de cada fase de actividades del proyecto, así como la asignación de tareas a cada integrante

El ciclo de ventas puede ser influenciado, con el objetivo, por supuesto, de acortarlo. Por ejemplo, nosotros podemos:

• • •

Número de nuevos clientes

Indicador de desempeño comercial

Obtención de referencias como resultado de las campañas de publicidad (Medidor para posibles cambios de estrategias comerciales)

Jugar con las promociones para acelerar el proceso de toma de decisiones del cliente (ver negociación comercial) ser más reactivo en cuestiones de «preventa» (preventa) Trabajar en la imagen de la empresa para ganarse la confianza del cliente más rápidamente

El número de nuevos clientes adquiridos en un período de tiempo determinado.

Tareas creadas vs. tareas resueltas

Trafico y número de confirmados

Lealtad y retención del cliente

4.

Indicador de rendimiento para la gestión de proyectos

Control y seguimiento de la secuenciación de actividades en cada fase y entregable, logrando así un consentimiento general de las actividades en el equipo de trabajo.

Indicadores de rendimiento de RRHH

Visualización y estudio del constante movimiento de clientes en las redes sociales, para cuantificar los requerimientos operacionales al día de ejecución del proyecto.

Tasa de lealtad medible en la retención de ventas

Medir el impacto de las estrategias de venta “Inbound” utilizadas en las primeras fases de del proyecto.

Este indicador de rendimiento permite juzgar la adecuación del producto y su precio al mercado, la eficacia del equipo de marketing y ventas y el futuro financiero de la empresa. si el número de tareas creadas excede el número de tareas resueltas, entonces podemos predecir que el equipo de gestión de proyectos se verá abrumado, y viceversa. A diferencia del sistema de medición de puntos de historia, este ejemplo de un indicador de desempeño no se basa en ninguna evaluación subjetiva. Es un ejemplo de un indicador de rendimiento importante porque indica claramente el nivel de satisfacción de los clientes y la capacidad de la empresa para seguir siendo competitiva y satisfacer la demanda del mercado. Además, todo el mundo sabe que cuesta mucho más adquirir un nuevo cliente que mantener uno ya existente. La tasa de fidelidad se calcula como la relación entre una acción (compra o visita, por ejemplo) de un individuo que ya es cliente y el número total de acciones de todos los clientes (nuevos y existentes), en un período definido. Así, si decimos que la tasa de fidelidad de una tienda es del 30%, esto significa que de las últimas ventas del período, el 30% fueron realizadas por clientes existentes.

ENTREGABLES Entregables 1. Premios 2.

Donación

3.

Marketing

4.

Comprobante

5.

Torneo

descripción Se entregarán premios a los tres primeros lugares, ganadores del torneo, los cuales serán adquiridos con el dinero que se logre recaudar. Una parte del dinero recolectado ira dirigida a ayudar a la fundación Amigos Pro Animal A.C, con el propósito de apoyar a el rescate de todos aquellos animales que lo necesitan. Se mostrarán al público, volantes y posters digitales del evento por medio de las redes sociales, en la cual especificaremos el propósito de este mismo, y las reglas e instrucciones a seguir. Se dará justificación del donativo mediante un comprobante que será ...