Analisis Dan Desain Pekerjaan - MSDM M Rifqi Banani.pdf PDF

Preview

Summary

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada era perkembangan globalisasi seperti saat ini, peran Sumber Daya Manusia yang berkualitas sangat dibutuhkan oleh dunia kerja. Strategi formulasi kebutuhan dunia kerja yang merupakan suatu hal yang mesti dimiliki oleh setiap kelompok, organisasi, lembaga ata...

Description

1

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada era perkembangan globalisasi seperti saat ini, peran Sumber Daya Manusia yang berkualitas sangat dibutuhkan oleh dunia kerja. Strategi formulasi kebutuhan dunia kerja yang merupakan suatu hal yang mesti dimiliki oleh setiap kelompok, organisasi, lembaga atau perusahaan dan telah menjadi syarat untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal. Setiap pekerjaan dan kegiatan yang akan dilaksanakan perlu memahami konsep manajemen dalam pengelolaan sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia atau Human Resource Managament, mencakup berbagai ranah manajemen yang dibutuhkan di dunia industri atau dunia pendidikan. Manajemen sumber daya manusia yang meliputi manajemen tenaga kerja, personil, karyawan, pegawai atau anggota, sehingga dapat lebih dengan mudah untuk mengidentifikasi sumber dari mana personil itu diperoleh, menentukan atau menghitung berapa karyawan yang dibutuhkan, merencanakan dan menganilisis pemenuhan kebutuhan sampai mengevaluasi hasil kerja. Sebagai contoh perusahaan yang masih fokus bersaing harga, maka akan cenderung pada sentralisasi sehingga banyak pekerja dengan gaji rendah. Sebaliknya perusahaan yang sudah fokus diferensiasi produk, maka akan cenderung pada desentralisasi sehingga banyak pekerja dengan gaji yang tinggi dan kemampuan yang tinggi pula. Satu hal yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan sumber daya manusia terutama yang berkaitan dengan kualitas hasil kerja maka yang pertamatama harus diketahui terlebih dahulu oleh organisasi itu adalah mengenali dan memahami tujuan struktur fungsi, tugas dan pekerjaan yang ada pada organisasi tersebut. Dalam makalah ini akan dibahas tentang analisis dan desain pekerjaan.

2

B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, disusun rumusan masalah sebagai berikut. 1. Apa yang dimaksud analisis dan desain pekerjaan? 2. Bagaimana metode pengumpulan data pada analisis pekerjaan? 3. Apa manfaat dari analisis pekerjaan? 4. Bagaimana tantangan internal dan eksternal terhadap analisis desain pekerjaan? C.Tujuan dan Manfaat Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka dapat diidentifikasikan tujuan dan manfaat penulisan yaitu : a. Tujuan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut : 1) Untuk mengetahui pengertian analisis dan desain pekerjaan. 2) Untuk mengetahui metode pengumpulan data pada analisis pekerjaan. 3) Untuk mengetahui manfaat dari analisis pekerjaan. 4) Untuk mengetahui tantangan internal dan eksternal analisis dan desain pekerjaan. b. Manfaat Adapun manfaat penulisan makalh ini antara lain : 4) Teori Menambah ilmu pengetahuan khususnya materi analisis dan desain pekerjaan, lebih memperdalam dan pemahaman akan pengelolaan Sumber Daya Manusia dalam implementasi didalam perusahaan atau organisasi. 4) Praktik Memberikan pengertian secara umum dan detail beserta contohnya bahwa pengelolaan Sumber Daya Manusia khususnya untuk analisis dan desain pekerjaan merupakan suatu hal sangat penting untuk diketahui karena berkaitan erat dengan proses rekrutmen dan proses pembelajaran karyawan dalam suatu perusahaan atau organisasi.

3

BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Analisis Dan Desain Pekerjaan Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor.1 Desain

Pekerjaan

merupakan

bagian

dari

manajemen,

terutama

manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktivitas, desain pekerjaan juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan.2 Untuk membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan menurut Wursanto adalah sebagai berikut: ”Jabatan diartikan sebagai kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi.”3 Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk kerja (performance standard). Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti ”menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task). Definisi analisis jabatan menurut Hariandja adalah sebagai berikut: ”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau 1

Afifuddin, Manajemen Sumber Daya Manusia,( Bandung, Pustaka Setia, 2015),hlm.79. Ibid, hlm,74. 3 Wursanto. Manajemen Kepegawaian 1. (Yogyakarta: Kanisius), 1991 hlm.39. 2

4

pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.”4 Sementara itu analisis pekerjaan menurut Sofyandi adalah sebagai berikut: “Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk mengetahui mengenai isi suatu jabatan (job content) yang meliputi tugastugas, pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.”5 Menurut wherther dan Davis analisis pekerjaan adalah “knowledge about job and their requirement must be collected through a process known as job analysis”.

(pengetahuan

mangenai

pekerjaan

dan

persyaratannya

yang

dikumpulkan melalui suatu proses disebut analisis pekerjaan). Menurut Gary Dessler analisis jabatan (job analysis) adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.6 Menurut M.T.E Hariandja analisis jabatan itu job analysis diartikan dengan “syistematically collects , evaluate, organize information about job. These action are usually done by specialist called job analyst, who gather data about job”. Analisis pekeraan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam organisasi, yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut job analyst yang mengumpulkan data mengenai pekerjan.7 Berdaarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Dari pengertian- pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis jabatan 4

Hariandja, M.T.E. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan, Pengembangan, 2007. hlm.48. 5 Sofyandi, Manajemen Sumber Daya Manusia. (Yogyakarta: Graha Ilmu 2008), hlm.90 6 Suparno Eko Widodo, Manajemen Pengembangan Sumber Daya manusia, (Jakarta:Jaya Media 2014), hlm.11. 7 Ibid, hlm.12.

5

merupakan suatu proses yang sangat penting dalam Manajemen Sumber Daya Manusia. Simamora mengatakan desain pekerjaan adalah proses penentuan tugastugas

yang

akan

dilaksanakan,

metode-metode

yang

digunakan

untuk

melaksanakan tugas-tugas tersebut, dan keterkaitan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang, dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan

haruslah

dirancang

dengan

sebaik

mungkin

dengan 8

mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain pekerjaan.

Melalui analisis jabatan akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan. Analisis jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu: 1. Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut 2. Apa wewenang dan tanggung jawabnya 3. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan 4. Bagaimana cara melakukannya 5. Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya 6. Besarnya upah dan lamanya jam bekerja 7. Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

8

Handoko, Hani T. Manajemen Personalia dan sumber Daya Manusia (Yogyakarta: BPFE, 1993) hlm.116.

6

8. Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan analisis pekerjaan : 1. Job description, berisi informasi identifikasi pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. 2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. 3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. 4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. 5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratanpersyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills),

ketangkasan

(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. 6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan

administrasi,

seperti

promosi,

pemberhentian

sementara (lay off), pemindahan (transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masingmasing.

7

7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan. 8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja (carier), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. 9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. 10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. 11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. 12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi B. Metode Analisis Dan Desain Pekerjaan Dalam bentuk organisasi perusahaan apapun tentunya akan membutuhkan orang-orang dalam melaksanakan setiap fungsi kegiatannya yang ada di dalam suatu perusahaan. Bila kita menelusuri lebih lanjut, maka di dalam organisasi perusahaan yang besar, kebutuhan akan orang-orang tersebut sangat vital, karena menyangkut masalah maju-mundurnya perkembangan usahanya. Dalam hal ini kita perlu menentukan macam dan tingkat kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan perinci-an mengenai jumlah pegawai yang seefektif mungkin agar efisiensi usaha akan tercapai dengan hasil yang memuaskan. Salah satu alat yang cukup relevant, yaitu dengan menggunakan Analisis Pekerjaan, di mana berdasarkan hasil dari analisa ini, akan diperoleh data yang menunjukkan macam, jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan

8

Untuk melakukan teknik analisis jabatan dapat digunakan teknik atau metode sebagai berikut 1) Teknik observasi Teknik ini dengan cara mengamati prilaku apa yang dikerjakan oleh karyawan pada jabatan yang bersangkutan baik secara langsung maupun tidak langsung oleh si analisis. Observasi langsung khususnya barmanfaat bila jabatanjabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. Contohnya adalah jabatan-jabatan seperti pegawai pabrik, pekerja lini perakitan, dan pegawai akunting. Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus (daur) kerja lengkap. (siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu, bisa jadi satu menit untuk pekerjaan lini perakitan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang rumit). Disini anda membuat catatan untuk semua kegiatanjabatan yang anda observasi. Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi. Jika observasi tidak langsung dapat diamati dari hasil kerja yang sudah dibuat atau diselesaikan, hasil kerja tersebut dapat dilihat dari kualitas dan sistem pekerjaan yang sudah dilakukan sesuai prosedur kerja. 2) Metode wawancara Jenis teknik wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan tentang jabatan dengan pekerjaan yang dianalisis 3) Metode Angket Dengan menggunakan angket, karyawan diminta untuk memberikan datadata mengenai jabatannya dengan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan yang dapat dikumpulkan secara murah

9

dan dalam waktu yang relatif singkat. Sebaliknya metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuesioner tersebut. 4) Metode Logs Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja merekan sehari-hari dalam sebuah buku harian atau blog. Dalam metode ini, uraian karyawan yang membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat diatasi. 5) Metode Kombinasi Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat. Biasanya analis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara ekskusif. Kombinasi berbagai metode sering lebih tepat. Dalam menganalisis pekerjaan administratif, analisis dapat menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan obsrrvasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang eksttensif, bisa memberikan data yang diperlukan.9 C. Manfaat Dari Analisis Pekerjaan Simamora menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si pemegang jabatan, penyelia dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan pekerjaan apa ang dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang akan dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang akan dibutukan maka akan terjadi efisiensi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi produktivitas. Secara lebih rinci simamora menjelaskan setidaknya terdapat Sembilan manfaat dari analisis pekerjaan, yaitu: 10

9

Afifuddin, Manajemen Sumber Daya Manusia,( Bandung, Pustaka Setia, 2015),hlm.82. Ibid, hlm. 92.

10

10

1) Analisis penyusunan kepegawaian Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manejer akan mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal. 2) Desain organisasi Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan. 3) Redesain pekerjaan Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai

untuk

meningkatkan

metode

pekerjaan,

mengurangi

kesalahan,

mengeliminasi penanganan bahan yang tidak perludan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan, meningkatkan tanggung jawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai. 4) Telaah dan perencanaan kinerja Analisis pekerjaan menciptakan infomasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental. 5) Sukses manajemen Kesuksesan menejemen tidak lepas dari analisis pekeraan/jabatan karena profil pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktivitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerjaan dan pertanggung jawaban dari setiap pekeja/pegawai. Profil posisi menentukan aktivitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari peners untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari oraganisasi itu. 6) Pelatihan dan pengembangan Lewat analisis pekerjaan, program peletihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah diitentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan.

11

7) Jalur karir Jalur karir merupakan penjabaran sevara eksplisit dari urusan alternative pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekeraan, maka kan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik. 8) Kriteria seleksi Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya. 9) Evaluasi pekerjaan Analisis pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi. D. Tantangan Internal dan Eksternal terhadap Analisis Dan Desain Pekerjaan Penilaian ini mencakup perbandingan biaya dan manfaat yang tepat dan relevan. Kriteria manfaat untuk manajemen sumber daya manusia adalah berbagai indikator dengan melakukan pembandingan-pembandingan untuk menunjukkan berbagai peningkatan, perbaikan dan manfaat bagi organisasi. Contohnya adalah produktivitas antara lain peningkatan prestasi kerja, penurunan absensi karyawan, penurunan perputaran tenaga kerja. Kualitas kehidupan kerja antara lain peningkatan keterlibatan kerja, peningkatan kepuasan kerja, penurunan stres, penurunan jumlah kecelakaan kerja dan banyak karyawan yang sakit. Kriteria biaya untuk menajemen sumber daya manusia menjadi sebagai indikator yang digunakan untuk menentukan biaya kegiatan personalia dibandingkan dengan kriteria manfaat dalam penentuan...