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Angebotsvergleich

ANGEBOTSVERGLEICH Problem: Herr L. ist Einkäufer einer mittelständischen Industrieunternehmung. Er wird von seinem Vorgesetzten beauftragt, auch das Ausland in die Lieferantenauswahl für einen A-Artikel einzubeziehen. Herr L. erhält wenig später ein Angebot aus dem europäischen Ausland mit einem Einstandspreis, der im direkten Vergleich mit dem Preis des Stammlieferanten um 40 % günstiger ist. Der Einkäufer sucht spontan seinen Chef auf, denn das Angebot hat bei ihm ein freudiges Mitteilungsbedürfnis induziert. Als Herr L. mit den kritischen Fragen seines Chefs konfrontiert wird, schlägt sein Gefühl um, denn er gerät in bedrückende Argumentationsnot.  Faktorenvergleich - Möglichkeiten und Grenzen Dem durchschnittlichen Kunden -jenem der in Bezug auf seine Einkaufstätigkeiten weder Zeit, Lust noch Qualifikationen mitbringt- wird unterstellt, dass erst kognitive Dissonanzen an seinem Verbraucherverhalten etwas ändern können. Einem Profi wird im Rahmen seiner Einkaufstätigkeiten das Interesse und die Qualifikation unterstellt; das bedeutet, es wird seine Fähigkeit bzw. zumindest sein Ziel vorausgesetzt, kognitive Dissonanzen1) von vorne herein zu vermeiden. Der Zeitfaktor stellt dabei ein Problem dar, weil Materialwirtschaft und Einkauf einen sehr komplexen betriebswirtschaftlichen Teilbereich mit vielen Aufgaben bilden. Nicht zuletzt zur Verdeutlichung der hohen Arbeitsintensivität werden nachstehend die allgemeinen Voraussetzungen des Angebotsvergleichs dargestellt: Die Möglichkeit, einen qualitativ hochwertigen Angebotsvergleich durchführen zu können, bedingt eine genaue Produktspezifikation, aus der sich die erforderliche Produktqualität ableiten lässt. Diese exakte Produktspezifikation ist Aufgabe der innerbetrieblichen Bedarfsträger (Produktion, Technik), sollte jedoch in Bezug auf deren Beeinflussung auch den Materialwirtschaftler/Beschaffer betreffen; dies liegt an der Tatsache, dass auf dem Beschaffungsmarkt Änderungen stattfinden, auf die reagiert werden muss ( Praktizieren von Beschaffungsmarketing). Allein aus diesem Faktum ist ersichtlich, dass die Beschaffungsmarktforschung (BMF) unabdingbar ist. Weiterhin stellt die Bedarfsermittlung ein zeit- und arbeitsaufwendiges Problem dar, denn nicht "nur" qualitative Aspekte müssen erkannt und berücksichtigt werden, 1)

Kognitive Dissonanzen sind aus der Erkenntnis resultierende Störungen, z.B. nachträgliche Zweifel an der Richtigkeit eines Einkaufs.

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sondern auch der quantitative Bedarf muss möglichst präzise ermittelt werden. Erst dann stellt sich die Frage nach den Vergleichsfaktoren. A) Einfaktorenvergleich Beim Einfaktorenvergleich wird nur eine Kostenart minimiert (i.d.R. durch Vergleich des Einstandspreises nach Berücksichtigung der Liefer- und Zahlungsbedingungen), um das Ziel des materialwirtschaftlichen Optimums zu erreichen, d.h. andere Kostengesichtspunkte bleiben unberücksichtigt. Außerdem stellt der Einfaktorenvergleich nur eine Argumentationshilfe bei Verhandlungen dar. Der Einfaktorenvergleich kommt daher höchstens bei C-Artikeln (mit geringem Fehlmengenrisiko oder kurzer Lieferzeit), qualitativ gleichwertigen Artikeln, DIN- und Normteilen (falls die Leistungsfähigkeit der Anbieter in etwa gleich ist) und bei Eilbestellungen vor. B) Mehrfaktorenvergleich Der Mehrfaktorenvergleich sollte dagegen einen Bezug zu allen, zumindest jedoch zu mehreren Kostenarten des materialwirtschaftlichen Optimums aufweisen, da ein Kostenoptimum gefunden werden soll. Seine Erstellung beinhaltet daher naturgemäß eine wesentlich größere Problematik. · Spezielle Prämissen für die Durchführung eines guten Mehrfaktorenvergleichs a) Wie kapiteleinführend bereits erläutert, stellt der Zeitfaktor allgemein ein Problem dar; Zeit ist jedoch auch wichtige Prämisse für einen qualitativ hochwertigen Mehrfaktorenvergleich. Die innerbetrieblichen Bedarfsträger sollten daher vermeiden, den Einkauf zu spät einzuschalten, vor allen Dingen dann, wenn für die Unternehmung viele Produkte beschafft werden müssen. Möglichkeiten zur Lösung des Zeitproblems: - Nutzen der Erkenntnisse aus der ABC-Analyse; - Abschluss von Einjahresverträgen mit den Lieferanten nach dem Grundsatz „Besser einmal gründlich, als oftmals oberflächlich“; - Planungssitzungen und - Aktualisierung des Meldebestands mit dem Ziel, den Lagerbestand möglichst minimal zu halten und Fehlmengen zu vermeiden. b) Informationen sind außerdem ein wichtiges Kriterium. Gute Informationsquellen sind: - Dynamische Beobachtung des Marktes;

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- Lieferantenbesuche; - Messen; - Fachzeitschriften/Internet und - Erfahrungsaustausch. Es sollte vermieden werden, Informationen von Verkäufern und aus Angeboten als Quellen zu nutzen, denn hier findet reine Selbstdarstellung statt. Insbesondere aus Angeboten sind quantitative Daten zu ersehen, jedoch keine qualitativen Informationen, d.h., das Angebot sagt beispielsweise nichts über Service, Termintreue etc. aus. Das ist auch der Grund, warum der sog. Angebotsvergleich heute sehr häufig als Lieferantenauswahl bezeichnet wird.

· Schwierigkeiten bei der Durchführung eines Mehrfaktorenvergleichs Beim Mehrfaktorenvergleich können einige Schwierigkeiten auftreten: a) Die Auswahl der Vergleichsfaktoren; sie richtet sich vor allem nach dem Produkt und nach dem Informationsstand bzw. den Informationsmöglichkeiten. Die Anzahl der Vergleichsfaktoren ist i.d.R. gering; es werden selten mehr als 4 unterschiedliche Vergleichsfaktoren ausgewählt. b) Die Bewertung der ausgewählten Vergleichsfaktoren; hier ist zu berücksichtigen, dass es quantitative und qualitative Vergleichsfaktoren gibt. Bei den quantitativen Vergleichsfaktoren (z.B. Lieferzeit, Liefermenge) ist die richtige Bewertung relativ leicht. Bei den qualitativen Vergleichsfaktoren (z.B. Termintreue, Service, Qualitätszuverlässigkeit) ist es sehr schwer, die Objektivität zu bewahren, da man auf Erfahrungen (vergangenheitsorientierte Größen) zurückgreifen muss und folgerichtig emotionsbeladene Bewertungen die Regel sind. c) Die Verknüpfung der Vergleichsfaktoren; die einzelnen bewerteten Vergleichsfaktoren müssen so miteinander verknüpft werden, dass eine möglichst korrekte Schlussfolgerung anhand von Ergebnisvergleichen möglich ist (aus mehreren Lieferantenuntersuchungen nach dem gleichen Schema). Beispiel: Durch Punktung Vergleichsfaktoren additiv verknüpfbar machen. d) Die Gewichtung der Vergleichsfaktoren; in die Bewertung ist eine Gewichtung einzubringen. Das Problem besteht darin, dass es eine objektive Gewichtung nicht gibt, da eine gewisse Subjektivität nicht auszuschließen ist (vgl. b) ). · Maßnahmen zur Abmilderung der negativen Gesichtspunkte Als Maßnahmen zur Abmilderung der auftretenden Schwierigkeiten sind zu nennen: - Beschränkung auf die Auswahl weniger Vergleichsfaktoren, - Einsatz der EDV (z.B. Informationsspeicherung, -planung und -steuerung),

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- Entlastung durch mehr Personal (z.B. Assistenten), - höhere Qualifizierung durch Aus- und Weiterbildung und - Spezialisierung durch objektorientierte Stellenbildung im Einkauf. · Einige Mehrfaktorenvergleiche - Punktungsverfahren: Die ausgewählten Vergleichsfaktoren werden z.B. mit einer Zahl von 1 (sehr schlecht) bis 10 (sehr gut) bewertet. - Gewichtungsverfahren: In die Bewertung nach dem Punktungsverfahren wird eine Gewichtung mittels Gewichtungskoeffizienten eingebracht (die ungewichtete Punktzahl wird mit dem Gewichtungskoeffizienten multipliziert), so dass sich nach Addition (=Verknüpfungsart) als Summe eine neue, gewichtete Gesamtpunktzahl ergibt (vgl. Abb. 1, Gewichtungsverfahren [separate gleichnamige Exceldatei]). Wissenschaft und Praxis haben einige Verfahren entwickelt. Beispiele: - Lieferantenkennzahlverfahren: Es erfolgt eine Trennung zwischen Einstandspreis einerseits und Lieferantenbewertung auf der Grundlage von Erfahrungen und BMF andererseits. Mit Hilfe der Lieferantenbewertung wird eine Kennzahl ermittelt (Lieferantenkennzahl), die mit dem Einstands-preis multipliziert wird. Hierdurch wird eine Verbindung von Preis und Leistung hergestellt. - Lieferantenprofilverfahren: Für die Entscheidung wesentliche Vergleichsfaktoren werden untereinander aufgelistet; eine Bewertung von sehr schlecht bis sehr gut erfolgt in fünf oder sieben Stufen: Entweder von -2 bis +2 oder von -3 bis +3. Der Folgeschritt ist eine Beurteilung der einzelnen Lieferantenalternativen in diesem Rahmen. Die einzelnen bewerteten Stufen werden nun, jeweils für einen Lieferanten, durch Linien verbunden, sodass sich Kurven ergeben. Die Kurve rechts von einer Alternative ist die Bessere. Bei Überschneidungen ist auch hier eine Gewichtung der einzelnen Faktoren zur Entscheidungsfindung erforderlich (vgl. Abb. 2, Lieferantenprofilverfahren [separate gleichnamige Exceldatei]).

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Angebotsvergleiche helfen dem Einkäufer qualifizierte Entscheidungen treffen zu können, seine Entscheidungen im eigenen Betrieb rechtfertigen zu können und dadurch zu überzeugen. Last but not least dienen sie ihm als wichtiges Hilfsmittel für Vergabeverhandlungen. 2. Beziehungsgeflecht zwischen Angebotsvergleich und materialwirtschaftlichem Optimum Beurteilungskriterien sind die Basis jeden Angebotsvergleichs und da ein Kostenoptimum für die Beschaffung gefunden werden soll, müssen die hierbei verwendeten Vergleichsfaktoren eine Beziehung zu einer oder mehreren Kostenarten des materialwirtschaftlichen Optimums haben. a) Einstandspreis:

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Der Einstandspreis beeinflusst natürlich unmittelbar und zum größten Teil die Anschaffungskosten; desweiteren werden Transportkosten in diesem Vergleichsfaktor berücksichtigt. b) Kapazität: Die Kapazität beeinflusst die Fehlmengen- und Lagerhaltungskosten, denn die Sicherheitsbestände können gering ausfallen, da Lieferanten mit Kapazitätsfreiräumen in der Lage sind, kurzfristigen Kundenbedarf zu decken. c) Standort: Beschaffungskosten können erheblich beeinflusst werden, wenn der Lieferant seinen Standort in der Nähe des Kunden hat, da Material sicher bereitgestellt werden kann und ein schnellerer Service zu erwarten ist; das hat natürlich auch einen positiven Einfluss auf die Lagerhaltungs- und Fehlmengenkosten (z.B. just in time). Ferner sind die Bestellabwicklungskosten geringer, wobei dieser Punkt aufgrund der Entwicklung moderner Kommunikationssysteme abgeschwächt wird. d) Lieferzeit: Fehlmengenkosten bei Verzug bzw. Lagerhaltungskosten bei Lieferzeitüberschreitungen bilden das Beziehungsgeflecht zum materialwirtschaftlichen Optimum bei diesem Vergleichsfaktor. Folgende Vergleichsfaktoren haben keinen quantitativen Bezug zum materialwirtschaftlichen Optimum (mO) bzw. können die Realisierung des mO sogar gefährden: a) Werbewert einer Herstellermarke: Die Beziehung Absatzsteigerung zu zusätzlichen Kosten ist kaum quantifizierbar. b) Gegengeschäfte: Ist der Lieferant beim Gegengeschäft unzuverlässig, entstehen Fehlmengenkosten, die nicht genau quantifizierbar sind. Je größer der Zwang zu Gegengeschäften ist, umso größer ist die Gefahr, dass der Lieferant von den Faktoren des Angebotsvergleichs her nicht der geeignetste ist. Analoges gilt für Präferenzen aufgrund von Konzernverbindungen. Zusätzlich besteht im gehobenen Maße die Gefahr, dass andere Lieferanten den entsprechenden Einkäufern keine Angebote mehr abgeben (==>Isolierung).

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Aufgaben 1) Welche allgemeinen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um einen professionellen Angebotsvergleich durchführen zu können?

zu 1) Die Möglichkeit, einen qualitativ hochwertigen Angebotsvergleich durchführen zu können, bedingt eine genaue Produktspezifikation, aus der sich die erforderliche Produktqualität ableiten lässt. Diese exakte Produktspezifikation ist Aufgabe der innerbetrieblichen Bedarfsträger (Produktion, Technik), sollte jedoch in bezug auf deren Beeinflussung auch den Materialwirtschaftler/Beschaffer betreffen; dies liegt an der Tatsache, dass auf dem Beschaffungsmarkt Änderungen stattfinden, auf die reagiert werden muss.

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Weiterhin stellt die Bedarfsermittlung ein zeit- und arbeitsaufwendiges Problem dar, denn nicht "nur" qualitative Aspekte müssen erkannt und berücksichtigt werden, sondern auch der quantitative Bedarf muss möglichst präzise ermittelt werden. Erst dann stellt sich die Frage nach den Vergleichsfaktoren.

2) Charakterisieren Sie prägnant den Einfaktorenvergleich und nehmen Sie zu seinem Anwendungsgebiet Stellung.

zu 2) Beim Einfaktorenvergleich wird nur eine Kostenart minimiert (i.d.R. durch Vergleich des Einstandspreises nach Berücksichtigung der Liefer- und Zahlungsbedingungen), um das Ziel des materialwirtschaftlichen Optimums zu erreichen, d.h. andere Kostengesichtspunkte bleiben unberücksichtigt. Außerdem stellt der Einfaktorenvergleich nur eine Argumentationshilfe bei Verhandlungen dar. Der Einfaktorenvergleich kommt daher höchstens bei C-Artikeln (mit geringem Fehlmengenrisiko oder kurzer Lieferzeit), qualitativ gleichwertigen Artikeln, DIN- und Normteilen (falls die Leistungsfähigkeit der Anbieter in etwa gleich ist) und bei Eilbestellungen vor.

3) Im Rahmen der Erstellung eines guten Mehrfaktorenvergleichs sind zwei wesentliche Probleme zu lösen: - Das Zeitproblem und - das Informationsproblem. Stellen Sie die Lösungsmöglichkeiten der Probleme gegenüber.

zu 3)

Lösungsmöglichkeiten des Zeitproblems · ABC-Analyse nutzen · mit Lieferanten Einjahresverträge abschließen (Grundsatz: Besser einmal gründlich, als oftmals oberflächlich) · Planungssitzungen durchführen · Meldebestand mit dem Ziel aktualisie-

des Informationsproblems · den Markt dynamisch beobachten · Lieferanten besuchen · Fachzeitschriften studieren · Erfahrungen austauschen · Messen aufsuchen

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ren, den Lagerbestand möglichst minimal zu halten

4a) Zählen Sie die Schwierigkeiten bei der Erstellung eines Mehrfaktorenvergleichs auf und nehmen Sie kurz zu den einzelnen Problemen Stellung. b) Nennen Sie mögliche Maßnahmen zur Abmilderung auftretender Schwierigkeiten.

zu 4a) a) Die Auswahl der Vergleichsfaktoren; sie richtet sich vor allem nach dem Produkt und nach dem Informationsstand bzw. den Informationsmöglichkeiten. Die Anzahl der Vergleichsfaktoren ist i.d.R. gering; es werden selten mehr als 4 unterschiedliche Vergleichsfaktoren ausgewählt. b) Die Bewertung der ausgewählten Vergleichsfaktoren; hier ist zu berücksichtigen, dass es quantitative und qualitative Vergleichsfaktoren gibt. Bei den quantitativen Vergleichsfaktoren (z.B. Lieferzeit, Liefermenge) ist die richtige Bewertung relativ leicht. Bei den qualitativen Vergleichsfaktoren (z.B. Termintreue, Service, Qualitätszuverlässigkeit) ist es sehr schwer, die Objektivität zu bewahren, da man auf Erfahrungen (vergangenheitsorientierte Größen) zurückgreifen muss und folgerichtig emotionsbeladene Bewertungen die Regel sind. c) Die Verknüpfung der Vergleichsfaktoren; die einzelnen bewerteten Vergleichsfaktoren müssen so miteinander verknüpft werden, dass eine möglichst korrekte Schlussfolgerung anhand von Ergebnisvergleichen möglich ist (aus mehreren Lieferantenuntersuchungen nach dem gleichen Schema). d) Die Gewichtung der Vergleichsfaktoren; in die Bewertung ist eine Gewichtung einzubringen. Das Problem besteht darin, dass es eine objektive Gewichtung nicht gibt, da eine gewisse Subjektivität nicht auszuschließen ist. zu 4b) Als Maßnahmen zur Abmilderung der auftretenden Schwierigkeiten sind zu nennen: - Beschränkung auf die Auswahl weniger Vergleichsfaktoren, - Einsatz der EDV (z.B. Informationsspeicherung), - Entlastung durch mehr Personal (z.B. Assistenten), - höhere Qualifizierung durch Aus- und Weiterbildung und - Spezialisierung durch objektorientierte Stellenbildung im Einkauf.

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5) Nehmen Sie eine verbale Mehrfaktorenvergleichs vor: a) Lieferantenkennzahlverfahren und b) Lieferantenprofilverfahren.

Definition

folgender

Verfahren

des

zu 5a) Lieferantenkennzahlverfahren: Es erfolgt eine Trennung zwischen Einstandspreis einerseits und Lieferantenbewertung auf der Grundlage von Erfahrungen und BMF andererseits. Mit Hilfe der Lieferantenbewertung wird eine Kennzahl ermittelt (Lieferantenkennzahl), die mit dem Einstandspreis multipliziert wird. Hierdurch wird eine Verbindung von Preis und Leistung hergestellt. zu 5b) Lieferantenprofilverfahren: Für die Entscheidung wesentliche Vergleichsfaktoren werden untereinander aufgelistet; eine Bewertung von sehr schlecht bis sehr gut erfolgt in fünf oder sieben Stufen: Entweder von -2 bis +2 oder von -3 bis +3. Der Folgeschritt ist eine Beurteilung der einzelnen Lieferantenalternativen in diesem Rahmen. Die einzelnen bewerteten Stufen werden nun, jeweils für einen Lieferanten, durch Linien verbunden, so dass sich Kurven ergeben. Die Kurve rechts von einer Alternative ist die Bessere. Bei Überschneidungen ist auch hier eine Gewichtung der einzelnen Faktoren zur Entscheidungsfindung erforderlich.

6) Beurteilungskriterien sind die Basis jeden Angebotsvergleichs und da ein Kostenoptimum für die Beschaffung gefunden werden soll, müssen die hierbei verwendeten Vergleichsfaktoren eine Beziehung zu einer oder mehreren Kostenarten des materialwirtschaftlichen Optimums haben. Erläutern Sie kurz aber präzise das Beziehungsgeflecht zwischen Angebotsvergleich und materialwirtschaftlichem Optimum anhand folgender Vergleichsfaktoren. a) Einstandspreis b) Kapazität c) Standort d) Lieferzeit.

zu 6a) Einstandspreis:

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Der Einstandspreis beeinflusst natürlich unmittelbar und zum größten Teil die Anschaffungskosten; desweiteren werden Transportkosten in diesem Vergleichsfaktor berücksichtigt. zu 6b) Kapazität: Die Kapazität beeinflusst die Fehlmengen- und Lagerhaltungskosten, denn die Sicherheitsbestände können gering ausfallen, da ein Lieferant, der noch Kapazitätsfreiräume hat, kurzfristigen Kundenbedarf decken kann. zu 6c) Standort: Beschaffungskosten können erheblich beeinflusst werden, wenn der Lieferant seinen Standort in der Nähe des Kunden hat, da Material sicher bereitgestellt werden kann und ein schnellerer Service zu erwarten ist; das hat natürlich auch einen positiven Einfluss auf die Lagerhaltungs- und Fehlmengenkosten (z.B. jit). Ferner sind die Bestellabwicklungskosten geringer, wobei dieser Punkt aufgrund der Entwicklung moderner Kommunikationssysteme abgeschwächt wird. zu 6d) Lieferzeit: Fehlmengenkosten bei Verzug bzw. Lagerhaltungskosten bei Lieferzeitüberschreitungen....