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UNIVERSIDAD GALILEOFISICC - IDEACEI CENTRALAUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CASOSEMPRESARIALESLUNES 9HRSTUTOR NELSON ROBERTO, DIAZ ALVARESENTREGABLE 1,2 y 3: (TAREA NO)Tema: DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO.GLADYS ARACELY MONROY DE LEÓN 07170120KATERINE YAMILEX BARILLA...

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UNIVERSIDAD GALILEO – IDEA – CEI CENTRAL – AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CASOS EMPRESARIALES

UNIVERSIDAD GALILEO FISICC - IDEA CEI CENTRAL AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CASOS EMPRESARIALES LUNES 9HRS TUTOR NELSON ROBERTO, DIAZ ALVARES

ENTREGABLE 1,2 y

3: (TAREA NO.1)

Tema: DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO.

GLADYS ARACELY MONROY DE LEÓN 07170120 KATERINE YAMILEX BARILLAS QUEZADA 18005039 JENIFER SÁNCHEZ 20009099 JONATAN GÓMEZ 20009802 GUATEMALA, 19 ABRIL 2021

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Tema: DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO. IDENTIFICAR EL PROBLEMA: Caso de Estudio: Textilera “Textiles H& A”

Problema seleccionado: “Mal Servicio a clientes por entregas incompletas o equivocación en los pedidos”

El cual ayudará a incrementar los índices de ventas, se toman en cuenta todas las actividades necesarias para llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos de envío y recepción de pedidos.

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FORMATO: PASOS PARA IDENTIFICAR EL PROBLEMA. Pasos a seguir para seleccionar un problema.

Descripción

Síntomas del problema.

Se ha detectado mal Servicio al Cliente por entregas incompletas o equivocación en los pedidos. La Falta un departamento de despacho y empaque/ El ingreso de los pedidos de los clientes cuenta con errores, esto se da por mala logística en el traslado de la información.

Explicar qué es el problema.

Explicar por qué es un problema y dar una razón de su importancia.

Es un problema porque actualmente los pedidos tienen error, se administran de manera manual, lo que provoca en ocasiones que no se recuerde o avisen las fechas o momentos en que se deben realizar los envíos.

Explicar que han hecho otros por resolver el problema.

Analizar a qué se debe la equivocación de los pedidos, por qué razón las órdenes de pedidos no son oportunas. Investigar porque hay errores en la información de los pedidos.

Cómo podrían atacarlo. (inicialmente)

Se necesita mejorar el programa de solicitud de pedidos, con órdenes de que sean oportunas y a través de un sistema que genere e indique las fechas en que se deben realizar el envío de los pedidos para que exista una planificación y ejecución de forma precisa, exacta y a tiempo. Así, mismo la apertura del departamento de Despacho y Empaque.

Determinar la importancia del problema.

Si no se resuelve la falta de entregas incompletas o equivocaciones en los pedidos produce, interrupción del

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proceso y no se cumplen los objetivos de entrega de producto, lo que puede impactar la satisfacción del cliente, o la pérdida de clientes. Definir las consecuencias de resolver el problema. Describir que se gana al resolverlo.

Se mantiene control sobre los pedidos y entregas de los productos y se asegura que los envíos y entregas se mantengan sin interrupciones. Evitar altos costos por equivocaciones en los envíos.

Determinar las consecuencias de la no acción. Es decir, de no resolver el problema.

Se produce una baja en las ventas, porque no se lograría cumplir con los objetivos de entrega de pedidos a los clientes.

Determinar de antemano las dificultades que pueden presentarse y cómo sugiere que se resuelvan.

Resistencia al cambio sobre la nueva forma de solicitud de los pedidos. Se sugiere hacer comunicación y manejo del cambio. Venta perdida, por falta de insatisfacción de los clientes, que no se puede recuperar. Proceso de aprendizaje y puesta en marcha del nuevo sistema. Se sugiere realizar capacitación y soporte a los nuevos usuarios.

ENTREGABLE 1: (TAREA NO.2) Tema: ANÁLISIS SITUACIONAL FODA Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. pág. 3

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Fortalezas: 1. 2. 3. 4. 5.

Contamos con el 49% de ventas en el mercado textil. Productos de primera calidad, importados. Importación de productos. Amplia cartera de Clientes. Capacidad de producción.

Debilidades: 1. 2. 3. 4. 5.

Procedimientos dentro de la empresa son muy lentos y obsoletos. Errores en el proceso de toma de pedidos. Errores en los envíos de productos. No se posee con un departamento de Despacho y Empaque. Insatisfacción de los clientes por no cubrir los estándares de envío de productos.

Oportunidades: 1. Incrementar las ventas actuales, sobrepasando los niveles de envío. 2. Expandir nuestros productos a lugares que aún no llegan. 3. Implementar nuevos procesos de envío para satisfacción de nuestros clientes. 4. Dar capacitación al personal de Despacho y Empaque. 5. Dar capacitación al personal de ventas sobre los nuevos productos para así poder generar envíos.

Amenazas; 1. 2. 3. 4. 5.

Información exacta y precisa de los pedidos y envíos, de la competencia. Mejor atención la cliente de la competencia. Envíos eficientes y rápidos Robo de información de cartera de clientes. Procedimientos actualizados precisos y exactos a la hora de la entrega y recepción de los envíos.

ÚTILES

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PELIGROSOS

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INTERNOS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

1. Contamos con el 49% de ventas en el mercado textil. 2. Productos de primera calidad, importados. 3. Importación de productos. 4. Amplia cartera de Clientes. 5. Capacidad de producción.

1. Procedimientos dentro de la empresa son muy lentos y obsoletos. 2. Errores en el proceso de toma de pedidos. 3. Errores en los envíos de productos. 4. No se posee con un departamento de Despacho y Empaque. 5. Insatisfacción de los clientes por no cubrir los estándares de envío de productos

EXTERNOS

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

1. Incrementar las ventas actuales, sobrepasando los niveles de envío. 2. Expandir nuestros productos a lugares que aún no llegan. 3. Implementar nuevos procesos de envío para satisfacción de nuestros clientes. 4. Dar capacitación al personal de Despacho y Empaque. 5. Dar capacitación al personal de ventas sobre los nuevos productos para así poder generar envíos.

1. Información exacta y precisa de los pedidos y envíos, de la competencia. 2. Mejor atención la cliente de la competencia. 3. Envíos eficientes y rápidos 4. Robo de información de cartera de clientes. 5. Procedimientos actualizados precisos y exactos a la hora de la entrega y recepción de los envíos.

MATRIZ FODA Fortalezas 1. Contamos con el 49% de ventas en el mercado textil. pág. 5

Debilidades 1. Procedimientos dentro de la empresa son muy

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Factores internos

Factores externos

Oportunidades 1. Incrementar las ventas actuales, sobrepasando los niveles de envío. 2. Expandir nuestros productos a lugares que aún no llegan. 3. Implementar nuevos procesos de envío para satisfacción de nuestros clientes. 4. Dar capacitación al personal de Despacho y Empaque. 5. Dar capacitación al personal de ventas sobre los nuevos productos para así poder generar envíos.

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2. Productos de primera calidad, importados. 3. Importación de productos. 4. Amplia cartera de Clientes. 5. Capacidad de producción.

Estrategias (FO) Maxi – Maxi 1. En base al 49% de la aceptación de los clientes muy por encima de las demás empresas, reforzar el tema del mal servicio al cliente y con esto mejorar el cumplimiento de la empresa para poder entregar correctamente los pedidos y subir las ventas.

lentos y obsoletos. 2. Errores en el proceso de toma de pedidos. 3. Errores en los envíos de productos. 4. No se posee con un departamento de Despacho y Empaque. 5. Insatisfacción de los clientes por no cubrir los estándares de envío de productos Estrategias (DO) Mini – Maxi 1. Mantener la calidad de nuestros trabajadores, asesorarles y capacitándolos para poder mejorar la atención que los clientes necesitan dentro de la empresa. Con las capacitaciones para los trabajadores se ayudara a mejorar e incrementar las ventas y recuperar a nuestros clientes.

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Amenazas 1. Información exacta y precisa de los pedidos y envíos, de la competencia. 2. Mejor atención la cliente de la competencia. 3. Envíos eficientes y rápidos 4. Robo de información de cartera de clientes. 5. Procedimientos actualizados precisos y exactos a la hora de la entrega y recepción de los envíos.

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Estrategias (FA) Maxi – Mini 1. Fortalecer las ventajas para mejorar la efectividad, que se cuenta con profesionales que pueden atender las nuevas necesidades de los clientes. 2. Contar con sistemas que no poseen. 3. Crecer en el mercado actual.

Estrategias (DA) Mini – Mini 1. Mejorar los ingresos a través de las capacitaciones del personal y brindar un mejor servicio. 2. Atraer a los clientes para mejorar el servicio y ganar el mercado.

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Estrctura organizacional

Dirección general Asesor contable

Dirección de recursos humanos

Dirección de producción

Dirección de ventas

Departamento de compras

Departamento de manufactura

Servicio de producto en proceso

Sección de compras Sección de inventarios

Sección de producto terminados

Departamento de reclutamiento

Sección orientación

Seguridad de la maquinaria y seguridad de los empleados

Dirección General

Sección búsqueda

Sección perfeccionamiento

Sección almacén

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Departamento de vendedores

Departamento de capacitación

Departamento de logística

Sección facturación

Área de despacho Área de capacitación y entrenamiento

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Dirección de ventas

Dirección de ventas

Departamento de ventas

Departamento de capacitación

Problema: Falta departamento de despacho

Sección orientación:

Departamento de ventas

Problema: Mal servicio a los clientes (que es el problema)

Se ha detectado mal servicio al cliente por entregas incompletas o equivocación de los pedidos

Dirección de recursos humanos

Solución: Agregar presupuesto para la implementación del departamento

Problema: procedimiento dentro de la empresa lento y obsoleto

Solución: Capacitar de una manera más específica y estricta sobre las acciones

Cambios realizados al organigrama Según la presentación -Se cambió un agregado a la dirección de ventas en este agregado incluye una sala de despacho. Esta sala cuyo objetivo es solucionar el problema de compra/venta a los clientes y comerciantes. -Dirección de ventas en esta sección también se agregaron una doble seguridad lo cual se ve expuesto en el organigrama. pág. 9

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-Se agregó una sala de capacitación lo cual funcionará de para el entrenamiento del personal con el equipo de cómputo y la maquinaria lo cual se realizará en la propia maquinaria usable con la que se trabaja. -Abajo del organigrama general con los cambios se realizó otro organigrama en el cual se especificaron los cambios para más facilidad y de una manera explicada. - Los cambios fueron de agregar más funciones a la empresa no fue de eliminar ninguno. Cambios realizados a la estructura organizacional CLASIFICACIÓN DEL ORGANIGRAMA El organigrama de la empresa Textiles H&A está compuesta por diferentes departamentos los cuales son el departamento de Compras, Departamento de Logística, Departamentos de Manufactura, Departamento de Despacho y Empaque, Departamento de Capacitación, Departamento de Reclutamiento y Departamento de Vendedores como se puede observar el contenido del organigrama por su presentación es vertical, horizontal mixto y de bloque.

POR SU PRESENTACIÓN El organigrama es vertical porque se presenta de arriba hacia abajo a partir de Dirección General, se Pueden ver los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, se decidió utilizar este tipo de presentación en este organigrama porque es de uso más generalizado en la administración.

POR SU CONTENIDO Es Integral porque son representaciones gráficas de las unidades administrativas de la empresa en las cuales se encuentran en cada departamento del organigrama y su relación jerárquica.

POR SU ALCANCE Es general porque muestra la representación compuesta de la empresa Textiles H & A mostrando las áreas principales en la que está dividida, de igual manera el

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organigrama es departamental porque nos da una visión de la forma en la que está compuesto la gerencia y sus departamentos.

Caso de Estudio

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