Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa PDF

Preview

Summary

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa Licenciatura en: Gestión y administración de pequeñas y medianas empresas Programa de la asignatura Auditoría administrativa Clave 07143525 Universidad Abierta y a Distancia de México UnADM Ciencias sociales y administrativas ...

Description

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Licenciatura en: Gestión y administración de pequeñas y medianas empresas

Programa de la asignatura Auditoría administrativa

Clave 07143525

Universidad Abierta y a Distancia de México UnADM

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

1

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa Unidad 3. Informe de la auditoría administrativa

Presentación de la unidad Para tener un informe de auditoría administrativa es necesario contar con actividades preliminares puesto que en él se incluyen los resultados de los trabajos efectuados de la auditoría y en donde también se establecen las recomendaciones señaladas por el auditor. En el informe se mencionan los hechos encontrados y los resultados determinados, basados en evidencias específicas para la generación de recomendaciones. En esta unidad se darán a conocer las actividades preliminares para obtener el informe, así como el informe final de la auditoría administrativa y su seguimiento sobre las recomendaciones establecidas por los resultados arrojados en dictamen de la auditoría administrativa en la PyME. Como primer punto se presentan las actividades preliminares en la obtención del informe de auditoría administrativa, los lineamientos generales para su preparación, como también los intercambios de experiencias y criterios sobre resultados encontrados en la auditoría, así como el planteamiento y aceptación de observaciones para la elaboración del informe. Todo lo anterior es necesario para que el estudiante desarrolle las actividades preliminares de la auditoría administrativa. En el segundo tema se señalará la elaboración del informe de auditoría administrativa, tomando en cuenta los aspectos relevantes de la auditoría como son: resultados encontrados, observaciones realizadas por el auditor y recomendaciones establecidas por el mismo auditor; por lo que se presentará el informe como prueba de la conclusión del trabajo de la auditoría administrativa, Por último, se establece el seguimiento necesario de la auditoría administrativa al presentar el informe, así como la implementación final de las recomendaciones emitidas por el auditor en el informe de la auditoría administrativa.

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

2

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Propósitos de la unidad Al finalizar la unidad, lograrás:  Determinar las actividades preliminares en la obtención del informe de auditoría Administrativa.  Establecer el informe de la auditoría administrativa.  Señalar el seguimiento de las recomendaciones de la auditoría administrativa.

Competencia especifica Redactar un informe, para presentar los resultados y recomendaciones para el director de la PyME, a partir de la información recabada en metodología de la auditoría administrativa.

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

3

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa

Temario de la unidad

Unidad 3. Informe de la auditoría administrativa ................................................................ 2 Presentación de la unidad .............................................................................................. 2 Propósitos de la unidad .................................................................................................. 3 Competencia especifica ................................................................................................. 3 Temario de la unidad...................................................................................................... 4 3.1. Actividades preliminares en la obtención del informe de auditoría administrativa .... 5 3.2. Informe de auditoría administrativa......................................................................... 8 3.3. Seguimiento de las recomendaciones ................................................................... 11 Para saber más ............................................................................................................ 14 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 14

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

4

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa 3.1. Actividades preliminares en la obtención del informe de auditoría administrativa Como se ha mencionado en las dos unidades anteriores la auditoría administrativa juega un papel importante y decisivo en el mundo actual de las PyME. Uno de los pasos de clausura en la auditoría es el informe final, pero para elaborarlo son necesarios ciertos lineamientos generales. En el informe se registrarán todos aquellos resultados arrojados por la auditoría, las metodologías para operarla y los lineamientos para preparar un informe, generando con ello áreas de oportunidad que se hayan encontrado al aplicarse la revisión del proceso administrativo. Por lo que al concluir con la auditoría administrativa, el auditor elaborará un informe, en el cual se defina el objetivo que buscó la auditoría, su alcance, la metodología aplicada en su proceso, los recursos que se emplearon, los hallazgos encontrados en el proceso, las conclusiones a las que se llegó y las recomendaciones dispuestas por el auditor, como también la propuesta de sus áreas de oportunidad en las PyME. Actualmente el informe preliminar representa una retroalimentación entre el personal directivo y el auditor. Sotomayor (2008:28) propone que el reporte del informe preliminar contenga los siguientes datos: 1. Título 2. Periodo del avance 3. Empresa 4. Área 5. Departamento. 6. Número. 7. Etapa específica 8. Responsable 9. Porcentaje de avance 10. Fechas de inicio y terminación, planeadas y reales 11. Observaciones Por su parte Franklin (2007), hace mención que se identifiquen claramente el área, sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de su duración, su alcance, recursos y los métodos empleados. Y, a su vez, Sotomayor (2008) establece que en relación de la actividad devaluatoria es pertinente como práctica de trabajo informar periódicamente sobre los avances de la misma: esto redundará en beneficio de todo el proceso de la auditoría administrativa, debido a que en ocasiones se tiene varias auditorías en proceso y es necesario integrarlas en un formato especial para realizar el reporte.

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

5

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa Para la comprensión, análisis y su revisión. Lee el Capítulo 9. Actividades preliminares en la obtención del informe, del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre las actividades preliminares en la obtención del informe.

En el desarrollo de sus actividades el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones de lo realizado en la auditoría, sino que también convence al auditado de su certeza y lo incita a colaborar en la solución de las anormalidades generando con ello un intercambio de experiencias y criterios por parte del auditor y el auditado. Esto lleva a que el informe genere un efecto positivo y de credibilidad en el desempeño de una organización; es necesario presentarlo en forma puntual, con criterio y basado en una visión estratégica. Para lo cual, de acuerdo con Franklin, (2007:117) en la preparación del informe deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos: No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad. Explorar diferentes alternativas para trasmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso. Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados. Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y congruente. Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de acciones. Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de resultados. Por lo que es de suma importancia, antes de emitir el informe de la auditoría administrativa, contar con una persona de confianza, que al aplicar la auditoría revise los borradores y papeles de trabajo para verificar que se cumplan todas las normas legales y

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

6

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa éticas del proceso de auditoría administrativa, y así la opinión del auditor esté debidamente justificada y amparada por el trabajo que se realizó en la organización.. Para la comprensión y análisis. Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa del libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio, de Benjamín Franklin de la página 115 a la 117, para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre el informe, aspectos operativos y sus lineamientos generales para su preparación. Tomando en consideración lo expuesto en esta lectura sobre el informe, los aspectos operativos y sus lineamientos generales para su preparación, los cuales son necesarios para establecer las actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa. Finalmente, la importancia de estas actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa es que en algunas ocasiones hay oportunidad de corregir anomalías pequeñas, aunque no repercuten en el resultado final, es factible subsanarlas en el desarrollo de la actividad, siempre y cuando el auditado tenga disposición para hacerlo. El auditor y el auditado no deben de distraerse en cuestiones de poca importancia que los aleje del tema central de interés. En conclusión, los lineamientos generales que se necesitan para la elaboración de un informe de auditoría administrativa están relacionados con las experiencias y criterios que el auditor retoma de los resultados y observaciones que se generaron por la auditoría aplicada en una PyME. Para concluir este tema realizar la siguiente Actividad 1. Lineamientos de la auditoría. Para ell, entra al aula y da clic en Actividades.

En el próximo tema estudiarás el informe de la auditoría administrativa.

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

7

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa 3.2. Informe de auditoría administrativa Una vez que has revisado las actividades preliminares en la obtención del informe de la auditoría administrativa, es necesario elaborar el informe final de auditoría en donde se asienten, de manera fidedigna y confiable, todas las anomalías e irregularidades detectadas en el proceso de la auditoría administrativa, como también aquellos pormenores encontrados en los papeles de trabajo del auditor durante la práctica de la auditoría, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados, las recomendaciones y sugerencias de solución a la problemática que se encontró en la auditoría administrativa. Por lo que en una PyME, el informe expresa a los directivos el profesionalismo de los auditores, reconocido éste por la veracidad y objetividad de la información presentada por dicho documento ante la alta dirección. Para Alfonso A. Sotomayor (2008) el informe de auditoría constituye el medio a través del cual el auditor comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las recomendaciones correspondientes, a la empresa que solicitó los servicios. En la elaboración de este documento existen aspectos a observar, como son la indicación del tema general, redacción, señalamiento de los puntos significativos, forma de indicar los hechos y la presentación de las recomendaciones. Basándose, éstas, en criterio de selectividad, considerando los aspectos de obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el periodo de aplicación de instrumentos en la organización auditada. El informe deberá contener la calidad suficiente en su elaboración, así mismo para responder a las exigencias de la alta dirección o gerencia, cumpliendo con sus estándares de calidad, de los cuales Sotomayor (2008:149) se refiere a dos aspectos: la comunicación escrita (texto directo, persuasivo, contundente y preciso, atractivo) y la finalidad (oportuno, constructivo y de apoyo, orientado a resultados y con recomendaciones e identificado con la evaluación solicitada). De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) las características inherentes al informe para su elaboración son: 1. Objetividad 2. Oportunidad 3. Claridad 4. Señalamiento de hechos relevantes 5. Informar con veracidad los hechos evaluados 6. Convencer al auditado del contenido que se presenta 7. Realizar recomendaciones apropiadas 8. Presentar alternativas de solución

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

8

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa Para profundizar en el tema revisa los siguientes documentos:  Lee el Capítulo10: Informe de auditoría del libro Auditoría administrativa de Alfonso Amador Sotomayor y revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre el informe de aspectos relevantes de auditoría.  Lee un fragmento del Capítulo 3. Metodología de la auditoría administrativa de libro Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio de Benjamín Franklin, de la página118 a la 121, para revisar los argumentos del autor respecto al informe, tipos de informes, propuesto de implementación y presentación del informe.

En lo comentado por los autores, el cuerpo del informe contendrá elementos que estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño, estableciendo consideraciones generales, observaciones relevantes y detalladas, así como también las recomendaciones, comentarios y anexos necesarios en la presentación del informe final. De acuerdo con Alfonso A. Sotomayor (2008) la redacción del informe debe de tomar en cuenta los siguientes aspectos: 1. A quién va dirigido (al consejo de administración o directivo, a la dirección general o específicamente a un área determinada de la empresa). 2. Contenido estructural (señalamiento de una guía general de puntos a desarrollar) que contenga : a) Introducción b) Antecedentes c) Finalidad d) Metodología e) Alcance f) Apreciación de hechos relevantes g) Observaciones h) Salvedades i) Limitaciones j) Recomendaciones k) Anexos 3. Amplitud (hacer referencia a la extensión del documento).

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

9

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa Por lo que la estructura del informe de auditoría administrativa, en términos generales, señala la naturaleza y objetivo de la actividad de la auditoría que representa la parte inicial del informe, así como su periodo de ejecución y alcance; en lo que corresponde a la parte del contenido de su documentación, en sus puntos centrales de evaluación, sus recomendaciones, opinión general y anexos que serán colocados bajo el criterio y validación del auditor responsable de la aplicación de la auditoría en la PyME. Al ser validada la información que será generada en la redacción del informe se deberá evitar, según Sotomayor (2008:149), lo siguiente; Ahondar en los procedimientos utilizados Utilizar expresiones ambiguas Emplear palabras rebuscadas Citar reiteradamente un punto Personalizar errores Utilizar lenguaje destructivo o agresivo Usar términos de manera vaga Enfatizar la exposición negativa Redundar en ideas Utilizar palabras poco significativas y complicadas Emplear palabras en un sentido erróneo Repetición de conceptos de manera innecesaria Por lo que el informe de auditoría representa un documento formal que contiene ciertos rasgos que le dan formalidad a la papelería que integra el documento. Como la forma y la madurez profesional con la que se redacta el contenido en fondo. Por lo que la conclusión es emitida por el auditor, basado en los resultados de sus apreciaciones personales y de la observación relevante y detallada que realizó en la aplicación de la auditoría administrativa.

Revisa el Capítulo16: El informe de Auditoría, del libro Manual Práctico de Auditoría de Juan Ma. Madariaga.

De tal manera que el informe rendido por el auditor debe realizarse por escrito, para que quede constancia de su labor en la aplicación de la auditoría administrativa, por lo que es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados al finalizar la auditoría y resultado del trabajo realizado en todo el proceso de la aplicación de la auditoría administrativa en una PyME.

Ciencias sociales y administrativas | Gestión y administración de PyME

10

Auditoría administrativa Unidad 3. Informe de la auditoria administrativa 3.3. Seguimiento de las recomendaciones Al finalizar con el informe de la auditoría administrativa se procede a establecer el seguimiento de la implementación de mejoras, conocidas como recomendaciones, que están basadas en la corrección de las debilidades encontradas en la auditoría, así como evitar que se incurra en ellas o exista incumplimiento. Normalmente en el informe de auditoría se debe presentar al término de la revisión; sin embargo, cuando se determinan hechos importantes que requieren de corrección inmediata, estos deben ser dados a conocer al personal responsable de la alta dirección con el objeto de que se tomen las acciones correctivas que procedan. Y con el objeto de que las recomendaciones del auditor tengan el efecto deseado, es necesario que una vez que se realizó la recomendación y esté aceptada por el director responsable del área en que se aplicó la auditoría administrativa, el auditor realiza el seguimiento, con el objeto de vigilar que se lleven a cabo las recomendaciones en el tiempo y estas a su vez empaten con los resultados arrojados en la auditoría. De acuerdo con Sotomayor (2008), el seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación a la empresa. Esta actividad es realizada indistintamente por el personal que participó en la auditoría o por otro ajeno a ella; este último caso constituye una práctica positiva de rotación de personal. Es pertinente que, después de efectuar actividades de seguimiento, el auditor prepare un reporte o informe para comunicar los resultados obtenidos o alguna aclaración al respecto a los directivos. Las actividades de seguimiento requieren ser programadas por parte del auditor por lo que no existe tiempo establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleven a cabo en corto o mediano plazo, o que se decida omitirlas, dependerá de la naturaleza de la actividad evaluada y la relevancia o gravedad de las recomendaciones señaladas y emitidas en el informe, pero es conveniente que no se deje de hacer, ya que representa una retroal...