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Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía Curso: E404 Práctica Administrativa Coordinadora: M. Andrea Elvira Granados de Del Valle Asesor (a):Licda. Ana Victoria Rodas MarroquínInforme Final de E404 PRACTICA ADMINISTRATIVAInstitución de la práctica: Dirección Departamental de Educación de Su...

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Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía Curso: E404 Práctica Administrativa Coordinadora: M.A. Andrea Elvira Granados de Del Valle Asesor (a):Licda. Ana Victoria Rodas Marroquín

Informe Final de E404 PRACTICA ADMINISTRATIVA

Institución de la práctica: Dirección Departamental de Educación de Suchitepéquez Dirección: 8ª. Calle 7-24, Zona 1, Bajada del Corinto, Mazatenango, Suchitepéquez. Estudiante: Lurssen Bedoya, Dayrin Michelle Carné: 201221397

DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA CURSO: E404 PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

Guatemala, mayo del 2014

La infrascrita Catedrática del curso E-404 Práctica Administrativa de la Sede Central Plan Fin de Semana, día sábado. “HACE CONSTAR”

Que la Estudiante-Practicante Dayrin Michelle Lurssen Bedoya, quien se identifica con el carné No. 201221397, inscrita en la carrera de Profesorado en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa, ha cumplido satisfactoriamente en las distintas Etapas de la Práctica Administrativa, entregando el informe en el tiempo establecido, por lo que se le consideró APROBADO EL CURSO. Y, para los usos legales que a la interesada convengan, se extiende la presente en una hoja membretada de papel bond tamaño carta, a los 24 días del mes de mayo del 2014. “ID Y ENSEÑAD A TODOS”

________________________________ Licda. Ana Victoria Rodas Marroquín Asesora de Práctica Administrativa

INDICE Constancia de aprobación del curso E404 Práctica Administrativa.

INDICE PÁGINA Introducción Plan General II

I de

la

Práctica

Administrativa

CAPITULO I ETAPA: DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL 1. Información

General

de

la

Institución

1.1 Nombre y dirección 1.2 Croquis de la Institución 1.3 Reseña Histórica: Visión, Misión, propósitos, política Objetivos y metas. 1.4 Sistema educativo, naturaleza, principios, características y funciones del nivel medio. 1.5 Jornada de atención al público 1.6 Personal 1.5.1. Personal Administrativo Presupuestado 1.5.2. Personal Administrativo por Contrato 1.5.3. Profesionales 1.5.4. Técnicos 1.5.5. Administrativos 1.5.6. Operativos 1.7 Organigrama y Flujograma 1.6.1. Definición 1.6.2. Clases 1.6.2.1. Por su forma 1.6.2.2. Por su funcionamiento 1.6.3. Ventajas 2. INFRAESTRUCTURA 2.1 Tipo de Instalaciones 2.2 Local para reuniones de trabajo 2.3 Área de atención al público 2.4 Área de servicio 2.4.1 Para el personal 2.4.2 Para el público 2.5 Archivo 3. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN INSTITUCIONAL 3.1 Principios que la identifican 3.2 Tipos de estructura administrativa

3.3 Organismos de participación funcional 3.4 Funciones de los Puestos existentes en la Institución 3.5 Uso del Manual de Funciones 3.6 Respeto al orden jerárquico 3.7 Funciones de los Puestos existentes en la Institución 3.8 Lineamientos y Funciones establecidas 3.9 Planeación, Organización, Coordinación y Control 3.10 Actualización en los procedimientos Administrativos 3.11 Conocimiento y aplicación de la Legislación Educativa 3.12 Comunicación de doble vía con el personal y los Usuarios 3.13 Eficiencia en la Administración 4. Material y equipo 4.1. Equipo de Oficina adecuado 4.2. Recursos necesarios 4.3. Mobiliario adecuado. 5. SITUACIÓN EXTERNA 5.1. Demanda de Servicios educativos 5.2. Relación con otras Instituciones 5.3. Aplicación de la Supervisión, control de avance y la evaluación de proceso. 6. APLICACIÓN DE LA MATRIZ TOWS 6.1. Análisis de la matriz Tows 6.2. Problema detectado, su causa y solución 6.3. Lo que perjudica el problema 6.4. Plan de Proyecto en base al Método DO y su Cronograma Pert o Gantt. 6.5 Beneficiarios directos 6.5. Beneficiarios indirectos 6.6. Costo del Proyecto 6.7. Visualización antes y después del proyecto 6.8. Conocimientos y experiencias obtenidas en la etapa 6.9. Cronograma de la etapa de Diagnóstico. CAPITULO II ASISTENCIA TÉCNICA 7. Actividades asignadas por el jefe inmediato. 8. Actividades realizadas por iniciativa propia: presentación del Proyecto de mejoras dentro del PEI y su cronograma, al jefe inmediato. 9. Resultados de la primera reunión con el personal de la institución y su logística de preparación. 10. Implementación de las acciones de mejora, con la intervención de recursos externos. 11. Análisis de resultados en base a las matrices de evaluación de procesos. 12. Logros y riesgos de avance.

13. Funciones asesoras en el entramado (redes) con influencias de Instituciones externas en la solución del problema y en la dinamización de los procesos. 14. Organizaciones de los recursos disponibles. 15. Decisiones finales de implementación acordadas con el jefe inmediato. 16. Ejes cognitivos relacionados con el área de trabajo. 17. Comentario de las actividades realizadas. 18. Descripción de los conocimientos, habilidades y destrezas desarrolladas. 19. Justificación de los conocimientos previos que se debe dominar para fortalecer esta área de trabajo. 20. Evaluación: 20.1 De proceso 20.2 De competencias 20.3 Del jefe inmediato 20.4 Autoevaluación. 21. Cronograma de actividades de la Etapa de Asistencia Técnica. CAPITULO III PRÁCTICA DIRECTA 22.Actividades asignadas por el jefe inmediato. 23. Segunda reunión de avance del proyecto con el personal 24. Matrices de evaluación de proceso para el Desempeño de los Involucrados. 25. Reunión Final: Presentación del informe de logros y actividades correctivas obtenidos. 26.Instrumentos Administrativos aplicados en las actividades realizadas. 27.Principios administrativos aplicados en las actividades realizadas. 28.Conocimientos previos a dominar para el fortalecimiento de esta etapa. 29.Experiencias procedimentales obtenidas en esta Etapa. 30.Comentario general respecto de las 160 horas de Practica Administrativa. 31.Cronograma de actividades de la Etapa. CAPITULO IV FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 1. Constitución Política de la República: Capítulo Educación. 2. Departamentalización del MINEDUC y sus funciones. 3. Sistema educativo Nacional: definición, características, estructura, integración y función del sistema. 4. Leyes, acuerdos y disposiciones recientes. 5. Procesos en la apertura de un establecimiento educativo. (Acuerdo ministerial 1402) 6. Principios de la Administración: comparando tres autores. 7. Descripción de los instrumentos administrativos. 8. Análisis al Reglamento de Extensión del código escolar. 9. Funciones del Director de la Dirección Departamental y su estructura. 10.Experiencias adquiridas en el proyecto realizado en la Práctica Administrativa.

BIBLIOGRAFIAS CONSULTADAS ANEXOS 1. Carta de Presentación 2. Constancia de aceptación 3. Hoja de Reporte 4. Constancia de Etapa de Diagnóstico Institucional 5. Constancia de Etapa de Asistencia Técnica 6. Constancia de Etapa de Práctica Directa 7. Evaluación del Jefe inmediato, Diagnóstico Institucional 8. Evaluación del JEFE inmediato, Asistencia Técnica 9. Evaluación del Jefe Inmediato, Práctica Directa 10.Cronograma General de la Práctica Administrativa 11. Control de asistencia en forma correlativa por semana, desde el inicio hasta el final del período de la Práctica Administrativa. 12.Carta de agradecimiento al Jefe inmediato Superior con Vo. Bo. del asesor (a). 13.Finiquito de la Práctica Administrativa, extendido por el Jefe Inmediato. APÉNDICE 14.Instrumento de Diagnóstico aplicado ya sea: Entrevista al jefe inmediato superior y/o encuesta o guía de observación aplicada a maestros y en su defecto al Jefe inmediato o a los trabajadores administrativos, entre otros. Modelos de Matrices diseñadas para efecto de evaluación del proceso del proyecto, fotografías o material de apoyo

INTRODUCCIÓN

El curso E 404 Práctica Administrativa es un curso orientador para la formación del estudiante practicante en los diversos procesos administrativos dentro del ámbito educativo, por medio del cual se promueve en el futuro Técnico Administrativo una actitud profesional para desenvolverse con facilidad dentro de los procesos administrativos, así también proyectar sus conocimientos, habilidades de observación, iniciativa y toma de decisiones a través de la realización de un proyecto de mejoras dentro de la institución administrativa. La Práctica Administrativa está dividida en varias etapas en donde el estudiantepracticante debe de involucrarse de manera responsable con dedicación y esmero, para fortalecer sus conocimientos y adquirir experiencias. La etapa de diagnóstico es muy importante para llevar a cabo un proceso de observación a través de la cual el estudiante practicante pueda identificar los problemas que posee la institución y así manifestar las posibles soluciones, logrando mantener una comunicación activa y eficaz con su jefe inmediato. La etapa de Asistencia Técnica permite al estudiante practicante auxiliar en las diversas actividades realizadas durante los procesos administrativos, así también llevar a cabo las reuniones correspondientes para la planificación del proyecto de mejoras de la institución. La etapa de Practica Directa, es realizada a través de diversas actividades que el estudiante practicante debe realizar para fortalecer sus conocimientos administrativos y así también la realización del proyecto de mejoras de la institución administrativa.

Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar, Departamento Técnico Pedagógico Dirección Departamental de Educación Suchitepéquez

PLAN GENERAL DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA I.

IDENTIFICACIÓN Nombre del estudiante: Dayrin Michelle Lurssen Bedoya.________ Sede de la Práctica: Dirección Departamental de Educación, Suchitepéquez. Período de Ejecución del 27 de enero al 30 de abril de 2014.

II.

JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA La práctica administrativa se proyecta como un medio para que el estudiante de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa pueda evidenciar los conocimientos teóricos que ha adquirido a través de su formación empleando para ello la metodología de investigación institucional, diseño de proyectos administrativos, la teoría general administrativa, la organización y gestión educativa. Además involucrarse en el proceso administrativo para desarrollar conocimientos de área, haciendo uso de sus habilidades y destrezas.

III.

OBJETIVO GENERAL DE LA PRÁCTICA Aplicar a través de la práctica los conocimientos teóricos ya adquiridos desarrollando habilidades, destrezas y actividades en el ámbito administrativo lo cual es fundamental para la adquisición de conocimientos en el área administrativa y adquirir información de propuestas para solucionar las situaciones de problemas que se presenten.

IV.

ETAPAS DE LA PRÁCTICA

Primera etapa:

Diagnóstico Institucional

Competencias de la etapa Adquiere habilidad para elaborar un diagnóstico institucional, con el fin de conocer la realidad organizativa y funcional de la institución.

Métodos Investigación Analítico Descriptivo Técnicas Observación Cuestionario Entrevista FODA Recursos -

Humanos: Coordinador, Analista y Asistente de la Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar, Practicante. Materiales: Hojas de papel bond, agenda de notas, lapicero, , Equipo de cómputo, archivos, sellos, fotocopiadora, folders y clips. Físicos: Infraestructura Logros Esperados

-Conocer el contexto externo e interno de la institución a través del proceso diagnóstico para adquirir conocimientos relacionados al funcionamiento y procesos administrativos que se realizan en la institución, así mismo observar sus debilidades y fortalezas. -Aplicación del FODA Institucional para adquirir un buen análisis del contexto en que se encuentra la institución. Evaluación Autoevaluación Heteroevaluación Conclusiones de la etapa. -

La etapa de diagnóstico institucional permite al estudiante recabar información con relación a la institución, desde la perspectiva tanto externa e interna de la misma, para llegar a conocer el funcionamiento y organización de los procesos administrativos que se realizan.

-

El diagnostico institucional orienta al estudiante para que este tenga un referente para diseñar su proyecto administrativo, dotándolo de conocimientos de los procesos administrativos que se realizan en la institución.

-

El proceso de observación es muy efectivo en la construcción de conocimientos, mediante la etapa de diagnóstico el estudiante utiliza diversas técnicas y métodos de investigación para recabar información referente a la institución, así mismo permite la interacción entre el estudiante y el personal administrativo.

Segunda Etapa: Asistencia Técnica Competencias de la Etapa -Adquiere el conocimiento y práctica en el área y componentes administrativos que le corresponda ejercitar en función del aprendizaje efectivo y permanente. -Diseña un plan de acción, aplicando los conocimientos y practicas adquiridas durante su carrera. -Establece relaciones institucionales para gestionar apoyos y atender así las necesidades educativas específicas en el contexto de su práctica, con el fin de afianzar el proceso administrativo y beneficiar a la Institución Educativa. Métodos Investigación Descriptivo Observación Científico Técnicas Entrevista Investigación Redacción Recursos -

Humanos: Personal Administrativo de la Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar, Franja de Supervisión y practicante.

-

Materiales: Hojas de papel bond, agenda de notas, lapicero, computadora.

-

Físicos: Infraestructura de la institución.

Logros Esperados -Adquirir conocimientos de los procesos administrativos derivados de la realidad educativa.

-Auxiliar exitosamente al personal administrativo en virtud de la adquisición de conocimientos nuevos y productivos.

- Sustentar en todas las actividades viables en beneficio y mejoramiento de la administración de la institución. Evaluación Autoevaluación Heteroevaluación Conclusiones de la etapa. -

La etapa de asistencia técnica permite al estudiante desarrollar actividades administrativas las cuales son orientadas por el jefe inmediato.

-

En la asistencia técnica el estudiante fundamenta la ejecución de varias actividades o eventos, así mismo permite que el estudiante-practicante identifique los procesos técnicos-administrativos que se desarrollan en la institución.

-

En la etapa de asistencia técnica el estudiante-practicante tiene la oportunidad de involucrarse en los procesos administrativos que se realizan en la institución, adquiriendo conocimientos de la redacción de documentos administrativos y actividades administrativas.

Tercera Etapa: Práctica Directa Competencias de la Etapa -Redacta la documentación pertinente a la tarea administrativa y disposiciones legales que la sustentan. -Interpreta documentos oficiales en cuanto a registros y controles que lleva la Administración Educativa. -Demuestra a través de la presentación del informe final, su capacidad de redacción y evidencia los logros que obtuvo la institución. Métodos Investigación Científico Analítico

Técnicas De redacción Interrogativa Recursos -

Humanos: Personal Administrativo de la Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar, Franja de Supervisión y practicante. Materiales: Hojas de papel bond, agenda de notas, lapicero, computadora. Físicos: Infraestructura de la institución.

Logros Esperados -Ejecutar profesionalmente las actividades técnico-administrativas, elaborar informes y correspondencia en general de manera efectiva. -Ejecutar los principios administrativos durante el proceso de la etapa de Practica Directa en la institución. -Brindar el apoyo total en todas las actividades realizadas por la Institución. Evaluación Autoevaluación Heteroevaluación Conclusiones de la etapa. -Es fundamental en el proceso de formación administrativa realizar una práctica directa para conocer los procesos administrativos que se realizan en el ámbito educativo, la etapa de práctica directa permite adquirir conocimientos con relación a las actividades y procesos administrativos. -La etapa de práctica directa involucra al estudiante en el ámbito administrativo y permite que adquiera conocimientos para realizar el proyecto planificado.

F________________________ Dayrin Michelle Lurssen Bedoya Estudiante

F __________________________ Licda. Ana Victoria Rodas Marroquín Catedrática

Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar, Departamento Técnico Pedagógico Dirección Departamental de Educación Suchitepéquez

ETAPA DE DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL CAPÍTULO I 1. Información General de la Institución 1.1 Nombre: Dirección Departamental de Educación, Suchitepéquez. 1.1.1 Dirección: 8ª. Calle 7-24, Zona 1, Bajada del Corinto, Mazatenango, Suchitepéquez. 1.2.

Croquis Dirección Departamental de Educación, Suchitepéquez.

1.3. Reseña Histórica, incluir la Visión y la Misión (propósitos), política, objetivos y Metas. Reseña Histórica Dirección Departamental de Educación Suchitepéquez Las Direcciones Departamentales de Educación tienen su origen en la desconcentración y descentralización del Sistema Educativo Nacional, fueron creadas a partir de 1991, para tratar de viabilizar la adecuada prestación de los servicios Educativos a partir de que los procesos de Planificación, Ejecución y Administración de las Acciones Educativas estén basadas en las necesidades e intereses de la población y que fueran planteadas desde el lugar de donde éstas se implementaran. Al inicio funcionaba una dependencia Regional, porque eran las Direcciones Regionales de Educación las instancias del Despacho Central de donde emanaban todas las disposiciones, lineamientos y estrategias de aplicación en las Direcciones Departamentales de Educación, para ponerlos al servicio de los docentes, niños y niñas y población en general. Los puestos o los nombramientos de los empleados en ésta institución eran el producto de un Proceso de Oposición, como lo siguen siendo hoy en día, salvo casos en que los funcionarios son nombrados por otros procedimientos. . Las acciones anteriores se realizaron sin ningún respaldo legal más que por jerarquía, era la Dirección Regional de Educación quien orientaba la estructura administrativa. Es importante señalar que en esos inicios no se contaba con ningún tipo de apoyo presupuestario al extremo de tener que solicitarle algunos ambientes a otras instituciones educativas para poder realizar las funciones que se exigían del Despacho Superior, como en los Colegios Privados, y Escuelas Oficiales. En el año de 1991, fue nombrado Director Departamental de Educación de Suchitepéquez, el Lic. Norman Boris Juárez Almengor, estando ubicada la institución en el edificio contiguo al Colegio Particular Mixto “La Ilustración”, la que luego se instaló en la casa No. 1 de Cantón “El Porvenir”, camino al rastro, salida a San Gabriel, donde funcionaba CONALFA. Aún en esta situación y con los escasos recursos el trabajo Técnico, Pedagógico y administrativo de la Educación del Departamento de Suchitepéquez se mantenía actualizado y en muy buena coordinación con todos los establecimientos educativos públicos y privados del Departamento, luego, para poder ejecutar todas las tareas inherentes a los puestos, se contó con el apoyo de un grupo de 8 coordinadores administrativos, comisionados de sus escuelas a las distintas sedes municipales de la administración educativa del departamento, quienes tomaron posesión por Resolución Departamental, lo cual consta en el libro No. 3, Acta No. 54-92 folios

149-152, en donde se nombra a los siguientes Coordinadores Administrativos: Profesor Ademar Samayoa López, PEM Francisco Rubén Morales Martínez, Profesor Erasmo Antonio Cervantes Quijada, Profesor Luis Alfredo Gordillo Castillo, Profesor Edwin Rigoberto Ávila, ProfesorJosé Francisco Rivas Barreno, Profesor Mauro I. Montes Molina y el Profesor Víctor Manuel Cifuentes, con quienes se ...