B1-B2-35 Páginas CON Modelos DE Carta EN Alemán PARA LAS MÁS Diversas Situaciones Cotidianas PDF

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Brief Kommunikation

Ratgeber

Erfolgreich Briefe schreiben Tipps, Textbeispiele und Formulierungshilfen für 18 offizielle Anlässe von A wie Anfrage bis Z wie Zusage

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Brief Kommunikation

Vorwort

Mit Briefen besser ankommen! Präsentieren Sie sich im besten Licht „Kleider machen Leute“, sagt das Sprichwort. Es könnte aber auch lauten: „Briefe machen Eindruck.“ Denn genau wie Kleidung sind auch Briefe Ausdruck der Persönlichkeit. Egal, ob es sich um eine Absage, Beschwerde oder einen Leserbrief handelt: Mit einem flüssig geschriebenen und individuell gestalteten Brief zeigen Sie Kompetenz, Stil und Selbstbewusstsein. Sie präsentieren sich im besten Licht und verschaffen Ihrem Anliegen die gewünschte Beachtung. Verschaffen Sie sich Ihr Recht Einsprüche, Kündigungen oder Reklamationen zu schreiben, bereitet uns meist ziemliche Bauchschmerzen. Zu Unrecht. Denn wer weiß, wie es geht, kann viel für sich erreichen. Mit einer geschriebenen Beschwerde wird man ohne nervenaufreibende Diskussion Ärger los. Die schriftliche Kündigung – sollte es zu Rechtsstreitigkeiten kommen – gilt vor Gericht als Beweis. Eine Abmahnung hat schwarz auf weiß mehr Gewicht als eine per Telefon. Und die Umzugsmitteilung stellt sicher, dass uns alle Briefe nach wie vor zuverlässig erreichen. Schaffen Sie Klarheit Mit einem Brief hat der Empfänger, ob nun Privatperson oder Institution, alle Daten und Unterlagen vor sich liegen. Missverständnisse durch falsch verstandene Informationen treten nicht so leicht auf. Außerdem haben Sie beim Briefverkehr in der Regel einen festen Ansprechpartner, den Sie mit der Zeit kennen und für den Sie auch kein Unbekannter mehr sind. Briefe schaffen also nicht nur im positiven Sinn klare Verhältnisse, sie helfen auch, Kontakte zu pflegen. Nehmen Sie sich Zeit für andere Anlässe, offizielle Briefe zu schreiben, bietet der Alltag reichlich. Einen Brief zu verfassen heißt, sich für den Empfänger Zeit zu nehmen. Deswegen kommen nette, persönliche Briefe auch im Privatbereich einfach gut an. Ein Dankschreiben bereitet Freude. Und abzusagen ist schlicht eine Frage der Höflichkeit. Für Trauernde oder Kranke kann ein Brief als Geste der Anteilnahme sehr tröstlich sein. Anregungen für den Einstieg Doch wer kennt das nicht: Der Wille ist da. Zeit, Papier und Stift auch, aber das Blatt bleibt schneeweiß – genauso leer wie unser Kopf. Wir möchten Ihnen mit diesem Ratgeber Anregungen geben: Wie steige ich am besten in offizielle Briefe ein? Gibt es Regeln, nach denen ein erfolgreicher Brief aufgebaut sein sollte? Unsere Beispiele und Tipps helfen Ihnen, sich per Brief erfolgreich in Szene zu setzen. Viel Erfolg beim Schreiben wünscht Ihnen Ihre Deutsche Post 3

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Brief Kommunikation

Inhalt

Inhalt im Überblick Gute Vorbereitung macht das Schreiben leicht

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Die Norm für professionelle Briefe – DIN 5008

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Briefbeispiele von A wie Anfrage bis Z wie Zusage

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■ Anfragen – Informiert durchs Leben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ■ Beschwerde – Nicht einfach alles hinnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 ■ Bewerbung – Das Aushängeschild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 ■ Dankschreiben – Einfach nett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 ■ Einladung – Macht Spaß . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 ■ Einspruch/Widerspruch – Bares Geld wert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 ■ Entschuldigung/Krankmeldung/Beurlaubung – Ein Brief wird erwartet . . . . . 24 ■ Genesungswünsche – Tun gut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 ■ Glückwünsche – Aber gern! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 ■ Kondolenzschreiben – Was schreibe ich bloß? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 ■ Kündigung – Verträge fristgerecht beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 ■ Leserbrief – Offen die Meinung äußern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 ■ Mahnung – Wegen Mängeln und Zahlungspflicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 ■ Mietminderung – Bei Schimmel und Zugluft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 ■ Reklamation – Lassen Sie sich nichts gefallen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 ■ Trauerdrucksache/Traueranzeige – Freunde und Bekannte benachrichtigen . . . . 42 ■ Umzugsmitteilung – Damit die Post ankommt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 ■ Zu- oder Absage – Eine Frage der Höflichkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Nützliche Tipps

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■ Die neuen Rechtschreibregeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 ■ Tipps zu Porto und Versand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 ■ Nützliche Produkte und Services, die Ihnen das Briefeschreiben erleichtern . . . . 54 ■ Buch-Tipps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 ■ Der Brief-Assistent im Web: Zu jedem Anlass die richtigen Formulierungen . . . . . 56 5

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Brief Kommunikation

Einleitung

Gute Vorbereitung macht das Schreiben leicht In der Ruhe liegt die Kraft Oft bereitet es einem Kopfzerbrechen, einen Brief zu schreiben, vor allem, wenn der Inhalt eher offizieller Natur ist. Das muss nicht sein. Denn es ist eigentlich gar nicht so schwer, einen offiziellen Brief zu formulieren. Unser Ratgeber gibt Ihnen die wichtigsten Tipps und Formulierungshilfen, mit denen Ihnen bald jedes offizielle Schreiben leicht von der Hand geht. Bevor Sie einen Brief schreiben, überlegen Sie zunächst in Ruhe, was Sie damit erreichen wollen. Versuchen Sie, Ihr Ziel in einem Satz zusammenzufassen. Zum Beispiel: „Ich möchte, dass mein Vermieter die kaputte Heizung so schnell wie möglich repariert.“ Dies erleichtert Ihnen die Suche nach der richtigen Formulierung. Gibt es zu Ihrem Brief eine Vorgeschichte, z.B. andere Briefe oder Telefonate? Wie heißt Ihr Ansprechpartner? Gehen Sie in Ihrem Schreiben gegebenenfalls auf diese Vorgeschichte ein. Wenn Sie sich in Ihrem Brief auf eine Rechnung oder vorhergehende Reklamation beziehen, dann legen Sie Ihrem Brief Kopien dieser Unterlagen bei. Prüfen Sie abschließend, ob Sie Ihr Anliegen klar und verständlich formuliert haben. Und dann ab zum Briefkasten! Die äußere Form des offiziellen Briefs ■ Papier Wählen Sie für offizielle Schreiben

weißes Briefpapier und einen neutralen Briefumschlag, dann wirken Sie professionell und seriös. ■ Briefkarten Bei eher persönlichen

Anlässen wie Danksagung, Glückwunsch oder Kondolenz verwenden Sie am besten Briefkarten. ■ Gewicht In einem Standardumschlag

sollten Sie nicht mehr als zwei Blätter (ca. 20 g) versenden. Reicht Ihnen das nicht aus, verwenden Sie einen C5- oder C4-Umschlag.

■ Schriftart Wählen Sie eine deutliche

Schriftart, wie Arial oder Times, wenn Sie den Brief per Computer schreiben. Die Schriftgröße sollte nicht kleiner als 10 bis 12 Punkt sein. Der Zeilenabstand beträgt eine Zeile und die Seitenränder 2,5 cm. ■ Textgestaltung Einen übersichtlichen

Aufbau erreichen Sie durch Absätze, Aufzählungszeichen und fett gedruckte Wörter. Der Empfänger sollte auf den ersten Blick erkennen, worum es Ihnen geht.

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Briefkopf mit Namen, Anschrift, Telefon-, evtl. Fax-, Mobilnummer, E-Mail 1

evtl. Fensterzeile mit Absenderadresse: Schriftgrad 8/9

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Postalische Vermerke

3 4 5 6 7

Unternehmen GmbH & Co. Herrn/ Frau Ansprechpartner Straße/Postfach PLZ, Ort

8 9 10 11 12

Datum

13 14 15 16

Betreffzeile (ohne das Wort „Betreff“ zu verwenden)

17 18 19

Anrede des Ansprechpartners,

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wer auf die äußere Form achtet, macht schon auf den ersten Blick einen professionellen Eindruck und wird ernst genommen. Durch den einheitlichen Aufbau erkennt der Empfänger außerdem gleich, worum es Ihnen geht, und Ihr Anliegen kann schnell bearbeitet werden.

25 26 27 28 29

Der Brieftext ist in eine Einleitung (zwei bis drei verbindliche oder erklärende Zeilen), den Hauptteil (die Beschreibung des eigentlichen Anliegens) und den Schluss (Hinweis auf Vorgehen, Erwartungen und Forderungen) gegliedert. Zur Strukturierung des Textes folgt nach jedem Absatz eine Leerzeile.

30 31 32

Die Grußformel am Textende kann je nach Bekanntheitsgrad auch persönlicher ausfallen als

33 34

mit freundlichen Grüßen

35 36 37 38

Name des Unterschreibenden

39 40

evtl. Postskriptum

41 42 43 44 45 46

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evtl. Anlagen

Brief Kommunikation

Die Norm

Die Norm für professionelle Briefe – DIN 5008 Weshalb die DIN 5008? Ganz einfach: Weil sie die Schreib- und Gestaltungsregeln für offizielle Briefe festlegt. ■ Briefkopf Den Briefkopf können Sie

individuell gestalten. Sie sollten aber daran denken, dass er ins Gesamtbild passt und leserlich ist. ■ Anschriftenfeld Der Abstand der

ersten Absenderzeile vom oberen Blattrand beträgt 17 mm, der Abstand der ersten Anschriftzeile (Postalische Vermerke) 34 mm. Zusätze wie „z. H.“ oder „An die Firma“ fallen weg. ■ Auslandsanschrift Bestimmungsort

und -land werden in Großbuchstaben geschrieben – der Ort, wenn möglich, in der Landessprache und das Land in deutscher Sprache. Benutzen Sie lateinische Schriftzeichen und arabische Zahlen. ■ Datum Für die Schreibweise des Datums

gibt es folgende Möglichkeiten: – 21. Jan. 2003 – 21. Januar 2003 – 2003-01-21 – 21.01.2003 – 21.01.03 ■ Betreff In diesen erklärenden Worten

informieren Sie den Empfänger in Kurzform über Ihr Anliegen. Hier sollten Sie immer – falls vorhanden – Aktenzeichen, Referenz- oder Rechnungsnummer angeben.

■ Anrede Immer noch üblich ist die Formel

„Sehr geehrter Herr X/Sehr geehrte Frau Y“. Zum Namen gehören Titel der Person. Wer den Empfänger kennt, kann ruhig auch persönlicher werden und in den Brief mit einem „Liebe Frau Z“ einsteigen. ■ Brieftext Beschreiben Sie Ihr Anliegen

so genau wie möglich. ■ Grußformel und Unterschrift

– Klassische Abschlüsse sind „Mit freundlichem Gruß“ oder „freundliche Grüße“. – Kennt man sein Gegenüber, sind „Herzliche/Viele Grüße“ persönlicher. – Unter der Unterschrift folgt der Name noch einmal in Druckschrift. ■ Anlage(n) und PS

– Im Postskriptum (Nachsatz) können Sie Anmerkungen machen, die über den Inhalt des Briefes hinausgehen bzw. einen wichtigen Punkt betonen. – Wenn Sie dem Schreiben etwas beilegen, wie Kopien von Rechnungen, weisen Sie mit dem Wort „Anlage“ darauf hin. Sie können – müssen aber nicht – die Anlagen aufzählen. – Achtung Niemals Originale, immer nur Kopien als Anlage mitschicken.

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Beispiele für Anfragen Anforderung von Informationsmaterial

Sehr geehrte Damen und Herren, bitte senden Sie mir Informationsmaterial über Ihr Unternehmen und den bevorstehenden Börsengang. Besonders interessieren mich: • Ihre Imagebroschüre, • die Geschäftsberichte der letzten zwei Jahre, • der Börsenverkaufsprospekt und • die letzten beiden Quartalsmitteilungen. Vielen Dank im Voraus

Anfrage zu Weiterbildungsangeboten

Sehr geehrter Herr Müller, wie ich in einem Artikel im Hamburger Abendblatt gelesen habe, bietet das Arbeitsamt Eimsbüttel viele Umschulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten an. Ich interessiere mich sehr für diese Angebote und bitte um Zusendungen näherer Informationen an die o.g. Adresse. Mit freundlichen Grüßen

Einladungskarten zur Hochzeit

Sehr geehrter Herr Hochkamp, vielen Dank für die Übersendung Ihres Katalogs. Wir haben uns entschieden für • eine Karte im DIN-lang-Format zum Aufklappen (Nr. 22455), • das Motiv „Trauringe“ in Goldprägung (Motiv-Nr. 2345) und • das fliederfarbene Papier in einer Stärke von 300 g/m2 (Artikel-Nr. 678-12). Bitte schicken Sie uns bis zum 23.05.20.. drei verschiedene Gestaltungsentwürfe und ein schriftliches Angebot über den Druck von 120 Karten mit dazu passenden Umschlägen. Den Text für die Karte finden Sie als Anlage. Mit freundlichen Grüßen

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Brief Kommunikation

Anfragen

Anfragen – Informiert durchs Leben Marktüberblick und Angebotsanfrage Mit einer Anfrage nach Informationen können Sie sich einen Marktüberblick verschaffen oder eine Firma, z.B. einen Handwerker, auffordern, Ihnen ein konkretes Angebot zu machen. Unternehmen freuen sich in der Regel über Ihr Interesse und senden Ihnen gerne Informationen zu. Je genauer Sie Ihre Wünsche formulieren, desto eher bekommen Sie, was Sie sich vorstellen. In den meisten Fällen ist es Unternehmen lieber, die Anforderung schwarz auf weiß vor sich zu haben. Das Mitschreiben am Telefon entfällt und mögliche Missverständnisse können vermieden werden. Anfragen stellen Sie zum Beispiel nach

Das sollte Ihre Anfrage enthalten

■ Genau definierten Dienstleistungen

■ Betreff: Schreiben Sie hier die genaue

■ Geschäftsberichten ■ Informationsmaterial über Hotels,

Vereine oder Einrichtungen ■ Katalogen, Prospekten, Preislisten ■ Konkreten Produkten ■ Referenzen ■ Speziellen Formularen beispiels-

weise für eine Schadensmeldung, Einkommenssteuererklärung usw. ■ Studien-, Schulungsunterlagen ■ Vorformulierten Anträgen

(Freistellungsantrag, Antrag auf Arbeitslosengeld etc.)

Produktbezeichnung oder Dienstleistung, über die Sie sich informieren wollen ■ Nennen Sie ggf. die geplante Verwendung

oder Ziel der Dienstleistung ■ Was wollen Sie wissen? Listen Sie die

Punkte auf; mit Aufzählungszeichen erreichen Sie Übersichtlichkeit ■ Nennen Sie gewünschte Liefermenge,

Ort und Termin ■ In welcher Form erwarten Sie das

Angebot? Schriftlich oder telefonisch? ■ Stichtag für die Angebotsunterbreitung ■ Geben Sie Ihre vollständige Adresse

mit Telefonnummer und/oder E-MailAdresse an, damit Sie erreichbar sind

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Beispiele für Beschwerden Beschwerde über Kundendienst

Sehr geehrte Frau Lars, drei Mal habe ich nun schon in Ihrem Kundendienst-Center angerufen, um nachzufragen, wo meine Bücher-Bestellung vom 24.11.20.. bleibt. Ankommen sollte sie laut Vertrag schon vor einer Woche. Ich kann ja verstehen, dass aufgrund der hohen Nachfrage momentan ein Engpass besteht. Was mich aber wirklich ärgert, ist, dass ich von drei KundendienstMitarbeitern drei verschiedene Ausreden zu hören bekommen habe: Mal ist Ihr Computersystem zusammengebrochen. Dann ist meine Bestellung nicht auffindbar. Der Gipfel war, als man mir mitteilte, die Lieferung sei bereits vor Tagen erfolgt. Ich würde es sehr begrüßen, wenn Sie diesen kundenunfreundlichen Service ändern könnten und außerdem die Bücher nun wirklich liefern. Hochachtungsvoll

Bitte um Berichtigung der Hotelrechnung

Sehr geehrte Frau Müller, in der Zeit vom 26. bis 29. Juli war ich Gast in Ihrem Haus. Bei meiner Abreise am 29. Juli habe ich es versäumt, die Hotelrechnung vor der Bezahlung genau zu prüfen. Zu Hause stellte ich dann fest, dass Sie mir Getränke aus der Minibar in Rechnung gestellt hatten, die ich nicht konsumiert hatte. Ich habe der Minibar während meines Aufenthalts nichts entnommen. Ich bitte Sie daher, mir den zu viel gezahlten Betrag von 30,– EUR zurückzuerstatten und auf mein Konto Nr. 00 100 200 bei der Burger-Bank zu überweisen. Eine Kopie der Rechnung liegt bei. Mit freundlichen Grüßen

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Brief Kommunikation

Beschwerde

Beschwerde – Nicht einfach alles hinnehmen Beschwerde oder Reklamation? Der Unterschied zwischen Beschwerde und Reklamation ist manchmal fließend. Beschweren können Sie sich, wenn eine vertragliche Vereinbarung nicht eingehalten wurde, Sie sich über unfreundliches Personal bzw. unzuverlässige Handwerker ärgern oder das Geld von der Versicherung immer noch nicht auf dem Konto eingegangen ist. Bei den meisten Beschwerden geht es vorrangig darum, sich „Luft zu machen“ und zukünftigen Mängeln vorzubeugen. Reklamiert werden dagegen unsachgemäße Leistungen oder schadhafte Produkte (siehe Kapitel „Reklamationen“). Richtig beschweren heißt, sich schriftlich beschweren Eine schriftliche Beschwerde hat entscheidende Vorteile: Sie können in Ruhe über die angemessene Formulierung nachdenken und schwarz auf weiß wird Ihre Beschwerde ernster genommen als eine telefonisch vorgebrachte. Außerdem können Sie sich – sollte es zu einem Rechtsstreit kommen – später auf Ihre schriftliche Beschwerde beziehen. Unternehmen nehmen Beschwerden in der Regel sehr ernst. Viele sehen eine Chance darin, ihren Service aufgrund von Kritik zu verbessern. Beschweren sollten Sie sich zum Beispiel ■ Über mangelhafte Qualität ■ Wenn die Leistung nicht den

Erwartungen entspricht ■ Über schlechten Service ■ Über Lärmbelästigung ■ Über unfreundliche Bedienung ■ Über zu lange Wartezeiten

(z.B. in Restaurants) Eine Beschwerde sollte enthalten

Experten-Tipp „Wenn Sie nicht wissen, an wen Sie sich bei Bau- und Straßenlärm

■ Grund der Beschwerde

oder anderen städtischen An-

■ Beschreibung des Vorfalls

gelegenheiten wenden sollen,

■ Datum des Vorfalls

Bürgermeister. Dort wird die Be-

■ Persönliche Meinung

schwerde entweder bearbeitet

■ Evtl. Verbesserungsvorschlag

geleitet“, rät Heinrich Bauer,

■ Ausdruck der Hoffnung, dass es

zuständig für Bürgerservice und

nicht noch einmal vorkommt

schreiben Sie am besten an den

oder an die richtige Stelle weiter-

Sicherheit in Karlsruhe.

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N E L E N A CH T M A N N Neuengammer Hauptdeich 189 21039 Hamburg Telefon [040] 56 78 90

Werbeagentur MIX GmbH Frau Dörte Christiansen Personalabteilung Heidkampsweg 15 20095 Hamburg

13. Mai 20..

Sie suchen eine selbstständige Assistentin der Geschäftsführung

Sehr geehrte Frau Christiansen, Ihre Anzeige im Hamburger Abendblatt vom 12. Mai 20.. hat mich sehr angesprochen. Sie suchen eine Assistentin der Geschäftsführung, die selbstständig arbeitet, Organisationstalent besitzt und gerne reist. Damit beschreiben Sie genau die Position, die ich mir als nächsten Schritt in meiner beruflichen Karriereplanung wünsche. Kurz ein paar Worte zu mir: Meine Ausbildung als Bürokauffrau habe ich vor viereinhalb Jahren erfolgreich abgeschlossen. Seitdem arbeite ich als Teamassistentin in einer PR-Agentur. Für unsere siebenköpfige Mannschaft koordiniere ich Termine, organisiere Geschäftsreisen und erledige die Korrespondenz. Neben der Textverarbeitung am PC und am Mac beherrsche ich auch Tabellenkalkulationsprogramme und erstelle Präsentationen in PowerPoint. Außerdem spreche und schreibe ich fließend Englisch. Obwohl mir meine Arbeit in der Agentur sehr viel Spaß macht, möchte ich mich nun beruflich weiterentwickeln und mich neuen Herausforderungen stellen. Meine Gehaltsvorstellung liegt bei 30.000,– EUR im Jahr. Eine neue Stelle könnte ich frühestens am 1. August 20.. antreten. Wenn Sie sich vorstellen können, dass ich zu Ihrem Unternehmen...