Cap III Tipologia sistemelor informatice piramida organizationala PDF

Preview

Summary

Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos Cristea Capitolul 3 Tipologia sistemelor informatice specifice piramidei organizaţionale 3.1. Implicaţiile sistemelor informatice asupra creşterii performanţelor manageriale ale firmelor 3.2. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul firmelor 3.3 Caracter...

Description

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Capitolul 3 Tipologia sistemelor informatice specifice piramidei organizaţionale

3.1. Implicaţiile sistemelor informatice asupra creşterii performanţelor manageriale ale firmelor 3.2. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul firmelor 3.3 Caracteristicile sistemelor informatice utilizate de managementul firmei 3.3.1 Sistemul informatic executiv – Executive Information System (EIS) 3.3.2. Sistemul informatic de management – Management Information System (MIS) 3.3.3. Sistemul-suport al deciziilor – Decision Suport System (DSS) 3.3.4. Sisteme informatice bazate pe cunoştinţe – Knowledge Based Information Systems (KBIS) 3.3.5 Sisteme de automatizare a activităţilor din birouri- Office Automation Systems (OAS) 3.3.6. Sisteme informatice de procesare a tranzacţiilor – Transaction Processing Systems (TPS)

84

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Capitolul 3 Tipologia sistemelor informatice specifice piramidei organizaţionale

3.1. Implicaţiile sistemelor informatice asupra creşterii performanţelor manageriale ale firmelor Economia globală a pătruns într-o nouă eră, în care noile tehnologii ale informaţiei şi comunicaţiilor accelerează expansiunea firmelor în e-business10, modificând componentele competitivităţii şi generând noi surse pentru creşterea economică. Noua economie implică un alt tip de abordare a modului de structurare a afacerilor şi a relaţiei cu clienţii. Obiectivele strategice ale organizaţiilor precum şi procesele care se desfăşoară în compartimentele firmelor sunt supuse unor schimbări semnificative, care determină necesitatea de adaptare a topmanagementului firmelor la provocările mediului de afaceri. Principalele motivaţii ale aplicării tehnologiilor informaţionale în activităţile firmelor se referă la: stocarea unor cantităţi mari de date, viteza ridicată în procesul de căutare a informaţiilor necesare fundamentării deciziilor, precizia înaltă de prelucrare, structurabilitatea informaţiilor (asigurată de flexibilitatea formelor de organizare a datelor), accesibilitate relativ ridicată (nu mai sunt rezervate exclusiv specialiştilor în informatică). Complexitatea procedurilor de administrare şi prelucrare a datelor din cadrul organizaţiilor, exigenţele ridicate de furnizarea rapidă, de către sistemul informatic, a unor informaţii relevante, sunt caracteristici definitorii în raport cu problematica informatizării firmelor. Eforturile de implementare a noilor tehnologii ale informaţiei în organizaţii au

10

Sleight S. – „Cum să trecem la e-business”, Enciclopedia Rao, Bucureşti, 2002 85

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

evidenţiat anumiţi factori care joacă un rol catalizator sau inhibitor în procesele de adaptare la mediul de afaceri actual11: (tabel 3.1 şi 3.2) Tabelul 3.1 - Factori catalizatori ai implementării noilor tehnologii ale informaţiei în cadrul unei firme Nivel Tehnic

Organizaţional De piaţă

Factori catalizatori ai implementării noilor tehnologii ale informaţiei • Tendinţă cost-performanţă pentru tehnologii favorabilă; • Interconectarea reţelelor informatice şi a tuturor platformelor IT; • Integrarea tehnologiilor informatice cu aplicaţii de birotică. • Au efect structurant şi dinamizator în definirea strategiei unei firme. • Generează avantaj concurenţial; • Minimizează presiunea concurenţei.

Tabelul 3.2 - Factori inhibitori ai implementării noilor tehnologii ale informaţiei în cadrul unei firme Nivel Tehnic

Organizaţional

De piaţă

11

Factori inhibitori ai implementării noilor tehnologii ale informaţiei • Lipsa unei viziuni asupra evoluţiilor viitoare ale tehnologiilor informatice; • Lipsa de experienţă; • Costul ridicat al informatizării sistemului informaţional. • Nerecunoaşterea rolului strategic al tehnologiei informaţiei în management; • Costuri semnificative generate de transformările la nivelul firmei. • Generează avantaj concurenţial; • Minimizează presiunea concurenţei.

Fotache D. – „Groupware”, Ed. Polirom, Iaşi, 2002 86

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Deciziile luate în domeniul tehnologiei informaţiei sunt structurate pe trei niveluri12: (tabelul 3.3) Tabelul 3.3 - Decizii de management în domeniul tehnologiei informaţiei pe cele trei niveluri ale piramidei organizaţionale Nivel Strategic

Tactic

Operaţional

Decizii manageriale în domeniul IT - crearea unei viziuni manageriale cu privire la informatizarea firmei; - stabilirea perioadei pentru implementarea strategiei de informatizare; - integrarea sistemului informatic în funcţionarea organizaţiei; - investiţiile în tehnologiile informatice; - competenţe şi abilităţi necesare echipei care coordonează informatizarea în cadrul organizaţiei; - instalarea reţelelor de calculatoare şi trecerea la modul de lucru colaborativ. - informatizarea unor componente, funcţii sau activităţi din cadrul organizaţiei; - eşalonarea dotării cu tehnică de calcul a compartimentelor firmei; - stabilirea componenţei echipelor de specialişti care coordonează informatizarea în cadrul firmei; - stabilirea perioadelor de pregătire în domeniul informatic pentru utilizatori; - asamblarea componentelor sistemului informatic. - selecţia şi angajarea personalului specializat în domeniul proiectării şi utilizării sistemelor informatice; - diminuarea rezistenţei la schimbare determinată de informatizare; - elaborarea componentelor informatice de interfaţă, pentru integrarea unor aplicaţii deja existente; - stabilirea sistemelor de parolare şi acces pentru utilizatorii finali; - stabilirea responsabilităţilor concrete privind posibilităţile de îmbunătăţire continuă a informatizării firmei.

Informatizarea unei organizaţii necesită o abordare strategică, deoarece implică luarea unor decizii de un grad de complexitate ridicat, transpuse în acţiuni coerente şi sistematice, orientate pe termen lung. Procesul informatizării este interdisciplinar, presupunând un 12

adaptare după Nicolescu O. (coord.) – „Sistemul decizional al organizaţiei”, Ed. Economică, Bucureşti, 1998 87

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

comportament colaborativ din partea managerilor de la toate nivelurile ierarhice, informaticienilor şi utilizatorilor finali ai sistemului informatic. (figura 3.1)

Figura 3.1 – Formarea lanţului strategic informaţional13 Adoptarea în practica managerială a abordărilor de tip strategic în realizarea sistemelor informatice, a conceptelor din domeniul asistării deciziilor, creşterea interesului faţă de viziunea prospectivă şi colaborativă, constituie ocazii favorabile pentru dezvoltarea unor sisteme informaticeperformante; prin intermediul unor aplicaţii implementate succesiv, dezvoltarea sistemelor informatice a reuşit să asigure automatizarea procedurilor de prelucrare a datelor.

13

adaptare după Pearlson K., Saunders C. – „Managing and Using Information Systems – A Strategic Approach”, Ed. John Willey&Sons, New York, 2003 88

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

3.2. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul firmelor În ultimele cinci decenii s-au înregistrat schimbări semnificative în configuraţia structurilor informaţionale ale firmelor, care au devenit în timp informatizate într-o foarte mare proporţie. Până în anii 1960, rolul sistemelor informaţionale consta în utilizarea lor pentru înregistrarea operaţiunilor firmelor şi de procesare a tranzacţiilor. La sfârşitul anilor 1960 apare conceptul de sistem informaţional managerial, care se va transforma în sistem informatic managerial. Rolul acestuia era de a furniza rapoarte predefinite managerilor, rapoarte care conţineau informaţiile de care aceştia aveau nevoie pentru fundamentarea deciziilor. În perioada 1970-1980 s-a remarcat faptul că rapoartele predefinite furnizate de sistemele informaţionale (MIS) erau insuficiente managerilor pentru luarea deciziilor, în condiţiile în care au intervenit schimbări semnificative în mediul de afaceri. Astfel a apărut conceptul de sistem informatic - suport pentru luarea deciziilor (DSS), care oferă utilizatorilor finali, în special managerilor, un suport interactiv în procesul de luare a deciziilor. În perioada 1980-1990 s-au evidenţiat noi roluri ale sistemelor informaţionale. În primul rând această perioadă este caracterizată de dezvoltarea microcomputerelor, a pachetelor de aplicaţii software, şi a reţelelor de telecomunicaţii. În urma cercetărilor efectuate de firme de consultanţă, s-a constatat că majoritatea senior managerilor nu utilizau în mod direct nici rapoartele furnizate de sistemele informatice manageriale (MIS), nici modelele analitice de suport a deciziilor furnizate de sistemele informatice - suport pentru luarea deciziilor (DSS) şi în acest mod a apărut conceptul de sistem informatic executiv (EIS). Aceste sisteme informatice furnizează informaţiile critice necesare pentru luarea deciziilor de importanţă strategică la nivelul top-managementului . Tot în această perioadă şi în special la sfârşitul anilor 1980 au apărut şi s-au dezvoltat aplicaţii ale inteligenţei artificiale (AI) în procesele de afaceri şi astfel au apărut sistemele expert pentru afaceri. În prezent, sistemele expert furnizaeză servicii de consultanţă în problemele de afaceri ale firmelor. 89

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Ultimul deceniu al mileniului este caracterizat de dezvoltarea sistemelor informatice strategice. Aceste sisteme joacă un rol direct în obţinerea avantajului competitiv al unei firme. Modelul lui Michael Porter a stat la baza creării a numeroase astfel de sisteme informatice strategice.

3.3 Caracteristicile sistemelor informatice utilizate de managementul firmei Arhitectura piramidei organizaţionale a unei firme pune în evidenţă şase tipuri de sisteme informatice structurate pe patru nivele: strategic, tactic, de cunoştinţe şi operaţional. (figura 3.2)

Figura 3.2 - Tipuri de sisteme informatice aferente piramidei organizaţionale Nivelului strategic îi corespunde sistemul informatic executiv (Executive Information System - EIS), la nivelul tactic întâlnim sistemul informatic - suport pentru luarea deciziilor (Decision Suport 90

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

System – DSS) şi sistemul informatic managerial (Management Informtion System – MIS), la nivelul de cunoştinţe – sistemul bazat pe cunoştinţe (Knowledge Based System - KBS), iar la nivelul operaţional – sistemul de automatizare a activităţilor din birouri (Office Automation System - OAS) şi sistemul de procesare a tranzacţiilor (Transaction Processing System - TPS).

3.3.1 Sistemul informatic executiv – Executive Information System (EIS) Sistemele informatice executive (EIS) sunt sisteme de suport a activităţilor de management care au drept obiectiv furnizarea informaţiilor strategice la nivelul top-managementului unei firme. Sistemele informatice executive (EIS) combină unele trăsături ale sistemelor informatice manageriale (MIS) şi ale sistemelor de suport pentru luarea deciziilor (DSS). În momentul când au fost concepute aceste sisteme s-au focalizat pe nevoile de informaţii strategice ale topmanagementului, în special pe evidenţierea factorilor critici de succes care contribuie la obţinerea unui avantaj strategic. De exemplu, managerul unei firme poate considera optimizarea alocării resurselor destinate promovării vânzărilor sau creşterea ponderii resurselor financiare destinate obiectivelor de investiţii drept factori critici de succes şi poate apela la aplicaţiile software ale unui EIS pentru gestiunea lor eficientă. Cercetările efectuate în domeniul managementul tehnologiilor informatice au relevat faptul că managerii primesc informaţii din numeroase surse: rapoartele furnizate de computere, întâlniri de afaceri, telefoane, reviste de specialitate, etc. În acest context, sistemele informatice executive (EIS) au fost concepute şi dezvoltate pentru a satisface nevoile de informaţii ale managerilor de vârf într-un timp foarte scurt. Implementarea unor EIS opune rezistenţă din partea unor manageri, care nu acceptă uşor schimbările generate de dezvoltarea noilor tehnologii ale informaţiei şi comunicaţiilor şi care le consideră prea 91

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

costisitoare în raport cu avantajele implementării lor. Totuşi, utilizarea EIS de către manageri are o creştere rapidă, în urma unor studii recente, sa constatat că aproximativ 20% din managerii companiilor de dimensiuni medii şi mari din întreaga lume utilizează un sistem informatic executiv14. În numeroase cazuri, aceste sisteme sunt dotate cu facilităţi specifice care integrează funcţii de suport pentru luarea deciziilor, aplicaţii bazate pe web, module pentru planificarea şi gestiunea unor proiecte, sisteme de gestiune a bazelor de date destinate scanării mediului de afaceri care preiau datele din sistemele de prelucrare a tranzacţiilor etc., care le fac mult mai atractive pentru conducerea executivă a unei firme deoarece îi furnizează informaţii despre indicatorii cheie utilizaţi în controlul de

performanţă. (figura 3.3) Figura 3.3 – Prezentarea generală a unui sistem informaţional al conducerii executive Sursa: Turban, E. – „Information Technology for Management”, Wiley &Sons, New York, 2002 14

http://www.chris-kimble.com/Research/index.html 92

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

Pentru ca un sistem informatic executiv (EIS) să devină funcţional este necesară instalarea unor programe informatice EIS pe staţiile de lucru ale unei reţele locale (local area network - LAN). Pachetele software EIS se bazează pe programe de gestiune a bazelor de date de management care furnizează un acces rapid atât la bazele de date interne cât şi externe, de multe ori timpul de răspuns fiind de câteva secunde. Sistemele informatice executive furnizează informaţii despre starea curentă şi tendinţele factorilor critici de succes ai unei firme, determinaţi de către manageri. Pentru modelarea analitică a unor alternative decizionale sunt folosite pachete software EIS specializate, care înglobează caracteristici ale sistemelor expert şi oferă posibilităţi de accesare a unei game largi de date externe şi interne. (figura 3.4)

Figura 3.4 – Componentele unui sistem informatic executiv (EIS) Majoritatea EIS au o interfaţă grafică prietenoasă şi necesită un training redus pentru a putea fi utilizate. Ele sunt utilizate direct de către manageri, care nu trebuie să apeleze la specialiştii din domeniul IT. Principalii factori cheie de succes care asigură performanţa unui EIS sunt: • implicarea top-managementului – presupune existenţa unei viziuni strategice a unui manager general asupra sistemelor informatice şi a unor abilităţi ale acestuia în utilizarea strategică a tehnologiei informaţiei; • concentrarea pe aspectele esenţiale ale strategiei de afaceri – implică cunoaşterea procedurilor de selectare a informaţiilor 93

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

strategice prin intermediul facilităţilor oferite de limbajul standardizat de interogare SQL (Structured Querry Language), utilizat în gestiunea bazelor de date - componente ale unui EIS; • disponibilitatea surselor de date – înainte de etapa de proiectare a unui EIS, managerul trebuie să se asigure de existenţa unor baze de date complexe şi complete; • timp de răspuns scăzut la cererile de informaţii ale topmanagementului; • flexibilitate ridicată - nevoile de informaţii ale managerilor evoluează în timp, în consecinţă EIS trebuiesă poată fi adaptate la schimbările provenite în mediul intern şi extern al firmei; • posibilităţi de actualizare continuă - un sistem informatic executiv nu poate fi exploatat eficient fără realizarea unor actualizări permanente, realizate de administratorul său sau managerul responsabil de compartimentul IT al firmei. Cele mai recente sisteme informatice executive exploatează avantajele arhitecturii client-server, care asigură accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de întreprindere prin intermediul sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning). 3.3.2. Sistemul informatic de management – Management Information System (MIS) Sistemele informatice de management (MIS) sunt cele mai des întâlnite sisteme de suport a activităţilor de management, furnizând managerilor informaţii pe baza cărora îşi fundamentează deciziile tactice. Obiectivele sistemelor informatice de management (MIS) sunt evidenţiate în funcţie de scopurile urmărite: • informarea managerilor cu privire la activităţile şi procesele economice din organizaţie, precum şi interacţiunea acesteia cu mediul extern; • accesul rapid la informaţii – o parte din informaţiile furnizate de MIS pot fi obţinute şi prin metode tradiţionale (prelucrarea manuală sau semiautomată), care necesită eforturi mari de resurse şi timp pentru a 94

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

corespunde cerinţelor utilizatorilor; considerăm că aceste limite sunt înlăturate de implementarea şi exploatarea unui MIS. • urmărirea performanţelor organizaţiei prin conectarea sistemului informatic de management (MIS) la un sistem de tip Balanced Scorecard şi evidenţierea oportunităţilor şi ameninţărilor din mediul extern. Sistemele informatice de management (MIS) extrag informaţii din bazele de date interne, care sunt actualizate de sistemele de procesare a tranzacţiilor (TPS) situate la nivelul operaţional al piramidei organizaţionale; aceste informaţii se regăsesc în rapoarte care pot fi livrate la cerere sau periodic, conform unei planificări realizate de managerul firmei. (figura 3.5)

Figura 3.5 – Componentele unui sistem informatic de management(MIS) Aplicaţiile de management a bazelor de date şi procesările analitice on-line (OLAP) reprezintă componentele esenţiale ale unui MIS, deoarece furnizează module de manipulare şi integrare a datelor în sistem, în care tehnologia OLAP poate localiza şi extrage anumite informaţii din bazele de date actualizate permanent de sistemele de procesare a tranzacţiilor (TPS). Rolul sistemelelor OLAP într-o organizaţie este de a oferi un acces interactiv şi uşor la resursele analitice necesare procesului decizional şi de conducere Specialiştii în domeniul sistemelor informatice manageriale sunt de părere că există trei posibilităţi de raportare a informaţiilor către manageri: • rapoarte periodice prestabilite - reprezintă forma tradiţională a furnizării informaţiilor şi folosesc un format predefinit de 95

Rozalia Nistor

Alexandru Capatina

Dragos Cristea

prezentare a informaţiilor. (exemple tipice: rapoarte lunare de analiză a vânzărilor, rapoarte lunare de analiză financiară, etc.); • rapoarte furnizate în condiţii speciale - în unele situaţii, rapoartele sunt furnizate managerilor atunci când apar evenimente excepţionale. Spre exemplu, într-o conjunctură de criză, un manager al departamentului financiar solicită şi primeşte un raport care conţine informaţii doar despre clienţii care depăşesc limitele de creditare. Aceste rapoarte sunt specifice metodei de management prin excepţii; • rapoarte furnizate la cererea managerilor. Spre exemplu, limbajele de interogare a bazelor de date permit managerilor să obţină un răspuns rapid la o anumită cerere de informaţii. Astfel, managerii nu trebuie să aştepte sosirea rapoartelor periodice. Natura competitivă şi dinamică a mediului de afaceri actual determină conceperea şi proiectarea unor sisteme informatice manageriale (MIS) care să ofere răspunsuri în timp real la probleme legate de afaceri complexe. Industria IT&C a răspuns acest...