Casus HGI Adviesrapport 2018 1025 (Final) PDF

Preview

Summary

Casus uitgewerkt conform Strategisch HRM...

Description

High Growth Industries

HR advies rapport Casus

Samenstellers: -

Alibux Azieza

-

Baran Advaita

-

Jokhoe Syfannie

-

Marengo Zoë

-

Saman Angelique

Case 1:

High Growth Industries

Voor deze case moest er een HR-advies rapport worden samengesteld. Voor de opzet van het HR beleid is er gekozen voor een HR transformatieproces van Kluijtmans (2008).

1. Visievorming

2. Globaal ontwerp

3. Gedetailleerd ontwerp

4. Implementatie

5. Realiseer en veranker

1. Profiel van de organisatie (Visievorming) Visie Bij HGI staat het kind centraal. Ons streven is om kinderen zo goed mogelijk te begeleiden bij het ontdekken en ontwikkelen van zelfbewust zijn, zodat ze bewust zijn van hun eigen unieke talenten en mogelijkheden. Uitgangspunt hierbij is om “Een hoge groei voor uw kind te bevorderen”. Missie De marktpositie van onze organisatie als monopolist te behouden. Voor de komende 6 maanden wensen wij 40 managers en supervisors binnen te halen en in te werken in de functies die zij zullen bekleden, zodat die ingezet kunnen worden voor de opening van de startende kinderdag verblijven te leiden. Momenteel zijn er 17 kinderdag verblijven met een personeelsgrootte tussen de 2 tot 19 werknemers, in totaal 163 mensen. 60% (98 medewerkers) zijn meer dan 10 jaren werkzaam, de overige 65 minder dan 10 jaar werkzaam bij de HGI kinderdag verblijf keten. In slechts zes maanden zal HGI hun grootste contract ooit sluiten, welke ervoor zal zorgen dat er ongeveer 40 nieuwe kinderdagverblijven zullen worden opgezet. Waarbij er tussen de 1200 en 1500 nieuwe dagverzorgingswerkers en ondersteunend personeel toegevoegd zal moeten worden.

Huidige situatie Profiel van de Vicepresident human resources van HGI   

20 Jaar HR- werkervaring in verschillende industrieën Vorige functie: HR-directeur in een grote productieorganisatie Altijd succesvol en anticiperend

Doelstellingen (SMART) Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden

 

HR-beleid: Een HR-beleid vaststellen en vervolgens te implementeren. Er is geen HR beleid en de HR functie is een puinhoop. Personeelsbestand: Het personeelsbestand is de beveiligde databank van personeelsgegevens. Een personeelsbestand creëren van de huidige- en nieuwe medewerkers. Een digitale en fysieke archief op na houden. Page | 1

 

Het is verstandig om een personeelsbestand bij te houden omdat deze effecten heeft op de gewenste ontwikkelrichting/strategie van de organisatie. Functioneringsen beoordelingsgesprekken: Functioneringsen beoordelingsgesprekken aangaan met de bestaande medewerkers betreffende het beoogd HR-beleid. Werving en selectie: Middels de nieuwe werving en selectie procedure, nieuwe medewerkers op de juiste plek met de juiste competenties te plaatsen.

Korte- en lange termijn HRM behoeften van de organisatie Onderstaand tabel geeft de korte- en lange termijn behoefte weer van de huidige situatie van HGI. Kort termijn Lang termijn  Instroom:  Instroom: 11. Dat de huidige medewerkers een digitale en 1. Het werven van de nieuwe (1200-1500) een fysieke personeelsdossier moeten medewerkers. hebben (archiveren) 2. Interne vacature/ Externe vacature 3. Sollicitatiegesprekken met de medewerkers die hebben gesolliciteerd  Doorstroom: 12. Functionerings- en beoordelingsgesprekken uitvoeren/ initiëren voor de overige  Personeel administratie: medewerkers aansluitend op het HR-beleid. 4. Die nieuwe (1200-1500) medewerkers te 13. Prestatie van de organisatie plaatsen om die juiste functies uit te voeren. 5. Van de toekomstige medewerkers een  Inrichting taken en functies: digitaal en fysiek personeelsdossier 14. Functie omschrijvingen vaststellen voor alle bijhouden medewerkers 15. Management Informatie Systemen  Doorstroom: inbouwen 6. Functioneringsgesprekken aangaan met de medewerkers die al langer dan 10 jaren in dienst zijn. 7. Workshops organiseren voor het bekleden van een leidinggevende functie  Belonen 8. Medewerkers met een X aantal dienstjaren belonen.  Communicatie 9. Onderzoek doen om te weten hoeveel overheidsinstanties en kinderen van de nieuwe kinderdagverblijven gebruik zullen maken 10. Op welke locatie zullen de nieuwe kinderdagverblijven komen, zodat de medewerkers geplaatst kunnen worden

Page | 2

Korttermijn behoefte Instroom In zes maanden zal HGI hun grootste contract ooit sluiten, welke ervoor zal zorgen dat er ongeveer 40 nieuwe kinderdagverblijven zullen worden opgezet. De 1200 tot 1500 nieuwe dagverzorgingswerkers en ondersteunend personeel moeten toegevoegd worden. Hier moeten er: -

Eerst zal er een interne vacature opgestuurd worden naar de 163 medewerkers, omdat het van belang is dat je kader binnen het bedrijf niet overslaat. Als blijkt dat dat er nog behoefte is aan personeel, zullen vacatures gestuurd worden naar verschillende media’s om de medewerkers te werven Met deze medewerkers die gewerfd zijn, zullen er sollicitatiegesprekken gevoerd worden

Personeel administratie Als er sollicitatiegesprekken zijn gevoerd met de nieuwe medewerkers, moet er middels een beleid de juiste persoon op de juiste plek worden gezet. Van de nieuwe medewerkers die nu binnen komen is het handig om vanaf het begin een digitaal en fysiek personeelsdossier bij te houden. Doorstroom Met de medewerkers die al langer dan 10 jaren werkzaam zijn bij het bedrijf functioneringsgesprekken aangaan en kijken of deze capabel genoeg zijn om een leidinggevende positie te bekleden op een van de nieuwe 40 kinderdagverblijven. Bij het gesprek ook aangeven dat er nieuwe medewerkers gewerfd zullen worden en dat het de bedoeling is dat deze mee zullen lopen om de dagelijkse werkzaamheden te leren kennen en onder de knie te hebben. Verder moet er hier ook gevraagd worden of de medewerkers wel bereid zijn om de nieuwe uitdaging aan te gaan. Indien de medewerkers de potentie hebben, maar er nog bijgeschoold moet worden, moeten er workshops georganiseerd worden voor het bekleden van een leidinggevende functie. Belonen Om de medewerkers tegemoet te komen, kunnen de medewerkers die al langer dan 10 jaren in dienst zijn een gratificatie geven. Communicatie Onderzoek doen om te weten hoeveel overheidsinstanties en kinderen van de nieuwe kinderdagverblijven gebruik zullen maken. Deze informatie is van belang voor de logistieke werkzaamheden onder andere: als de informatie beschikbaar is, hoeveel kinderen van een bepaalde buurt gebruik zullen maken van de nieuwe kinderdagverblijven, kan er bepaald worden hoeveel personeel er op een bepaalde locatie nodig is.

Langtermijn behoefte Instroom Van de huidige medewerkers een digitaal en fysiek personeelsdossier bij te houden.

Page | 3

Doorstroom: Functionerings- en beoordelingsgesprekken uitvoeren/ initiëren voor de overige medewerkers aansluitend op het HR-beleid. De prestatie van de organisatie meten, Inrichting taken en functies: Om te weten wat de verantwoordelijkheden en taken zijn van de medewerkers moeten de functies omschreven en vast gesteld worden voor alle medewerkers. Om data tot informatie te maken is het handig om Management Informatie Systemen in te bouwen.

2. Globaal ontwerp

President

Finance Manager

Operations Manager

Finance Supervisor

Managers van elke kinderdagverblijf

Finance medewerkers

Supervisor van elke kinderdagverblijf

Vice President/ HR manager

HR Supervisor

Vakbond

Leerkrachten commisie

HRmedewerkers

Team leider van elk kinderdag verblijf

Leerkrachten

Specialisten

Assistenten

Organogram (gewenste situatie)

Page | 4

Functieomschrijving: - HR-manager: Is samen met de HR-afdeling verantwoordelijk voor het aantrekken, selecteren, belonen, beoordelen en het opleiden van de werknemers binnen een organisatie. De manager houdt toezicht op de organisatorische cultuur en waarborgt de naleving van arbeidsvoorschriften en wetgeving. - HR-supervisor: Ondersteunt de HR-manager en draagt zorg voor de uitvoering van verrichte werkzaamheden en de targets die behaald moeten worden. Verder geeft deze leiding aan de HR-medewerkers. - HR-medewerker: Ondersteunt de HR-supervisor en de HR-manager. Verder is de HRmedewerker ook belast met het verstrekken van informatie aan de medewerkers en het faciliteren van de HR-processen.

Page | 5

3. Gedetailleerd ontwerp HR- afdeling Een HR-afdeling heeft als doel een verbinding te maken tussen de ontwikkelingen van de organisatie en het ontwikkelen van haar medewerkers. HR-systemen in te bouwen om informatie van de medewerkers te verwerken en te continueren.

Plan van aanpak huidige medewerkers Stap 1 Directie meeting plannen met de leidinggevenden( managers) van de 17 kinderdagverblijven. De meeting houdt in om toekomstige plannen te delen en als voorstel is om de medewerkers die meer dan 10 jaren in dienst zijn en ervaring hebben geplaatst zullen worden op een van de 40 nieuwe kinderdagverblijven. Hier wordt verwacht dat de managers hun bevindingen delen en overige medewerkers aanbevelen die capabel zijn voor een leidinggevende positie. Stap 2 Hierna zullen functioneringsgesprekken aangegaan worden met de aanbevolen medewerker. Stap 3 Selectieprocedure Van de 98 medewerkers die langer in dienst zijn, zal er een selectie plaatsvinden wie in aanmerking zal komen voor een leidinggevende positie. Van hun wordt verwacht dat wanneer de nieuwe medewerkers in dienst zijn, deze aan te sturen, begeleiden en inwerken wat de dagelijkse werkzaamheden inhouden.

Plan van aanpak nieuwe medewerkers Werving en selectie beleid (In,-door en uitstroom) Bij de werving en selectie beleid is er sprake van interne- en externe werving. Bij de interne werving krijgen de medewerkers de kans voor doorgroei mogelijkheden voor een leidinggevende positie. Bij de externe werving gaat het om nieuwe medewerkers kiezen via de juiste wervingskanalen gekozen en het beoordelen van de sollicitaties zullen plaatsvinden. Vervolgens wordt er een selectie gemaakt gelet op de opleiding, ervaring en competenties. Personeelsbestand 

Elke ondernemer is wettelijk verplicht een personeelsadministratie te voeren. Voor elke medewerkers dient er een gestructureerd dossier opgemaakt te worden met daarin bijvoorbeeld tabbladen als: 1. Persoonsgegevens, 2. Diploma’s & Trainingen, 3 Arbeidsovereenkomst, 4. Correspondenties, 5 beoordelingen. Hierin moeten de ontwikkelingen en veranderingen van de medewerkers bijgehouden worden. De bewaarplicht van een salarisadministratie en persoonsgegevens is minimaal 5 jaar volgens de wet.

Page | 6



 

Inbouwen van een personeelsinformatiesysteem om de volgende gegevens te registreren en te controleren nl.: -Budgettering, functiegegevens, personeelsplanning, persoonlijke gegevens, ploegenregistratie, salarisgegevens, secundaire voorwaarden, urenregistratie, verlofregistratie, zaken voortvloeiend uit CAO- afspraken, ziekteregistratie. Voor elke medewerker moet er: een personeelsnummer aangemaakt worden voor de registratie in het personeelsinformatiesysteem zodat deze makkelijk te herkennen zijn. De nieuwe medewerkers moeten met hun sollicitatie brief gelijk hun relevante stukken (diploma’s, pasfoto, kopie ID-kaart en rijbewijs, Curriculum Vitae) mee nemen die van belang zijn voor het personeelsdossier.

Page | 7

4. Implementatie SWOT- Analyse Onderstaand tabel geeft een SWOT- analyse weer over de huidige situatie van HGI. Deze analyse is van belang voor de implementatie van het HR-beleid. Sterkten Zwakten  Positie op de markt: Monopolist  Geen Human Resource Management  Management strategie waarmee de beleid managers van de kinderdagverblijf  Geen personeelsdossiers centra akkoord zijn.  Managers die alle taken/ rollen  Management stijl: “Management by vervullen. Geen duidelijke walking around” taakverdeling. Er wordt gedaan aan  Regionaal geaccrediteerde multitasking organisatieketen  Organisatie vakbond en  Goede reputatie lerarenvakbond kijken niet in dezelfde richting  Geen functioneringsen beoordelingsgesprekken Kansen Bedreigingen  I-9’s (verplichte documentatie) voor 1. Werkgelegenheid creëren voor nieuwe medewerkers in de VS. medewerkers (1200- 1500).  Geen belasting afwenteling naar de staat toe (IRS).  Factor politiek

Sterkten High Growth Industries is momenteel de overheersende keten op het gebied van kinderdagverblijf in de regio in het noorden van Californië. Zij hebben hun welverdiende reputatie verdient en zijn verder ook geaccrediteerd, welke dus aangeeft dat zij operationeel zijn volgens internationale standaarden. In de komende zes maanden zullen zij een heel belangrijk contract sluiten dat kan maken dat er concurrentie uit de grond zal rijzen. Het huidig bedrijfscultuur en de management strategie van HGI, maakt dat het voor haar bestaan zo goed draaiende is en haar medewerkers zeer tevreden zijn. Alhoewel de managementstijl; “management by walking” geaccepteerd als bedrijfscultuur moet de HR-manager erop toe zien dat het goed blijft gaan volgens het geïmplementeerd HR-beleid. Zwakten Elk goed opererende organisatie met zoveel ervaring op de markt dient een goed doordacht beleid en strategische HR-beleid te hebben. Welke juist niet het geval blijkt te zijn bij HGI, dit komt doordat er geen duidelijke taakverdeling, met als gevolg dat de managers van de kinderdagverblijf centra alle rollen en talen aannemen en uitvoeren. Een extra nadeel is dan ook dat er geen ruimte kan worden gecreëerd zodat de managers hun ondergeschikte medewerkers kan evalueren en beoordelen. De geschillen tussen de leraren vakbond en de organisatie vakbond blijken niet te gaan rusten. Zij dienen met tussenkomst van HR -manager een manier te zoeken Page | 8

om een tot een verbeterde samenkomst te komen en verder te gaan in het belang van het bedrijf en haar medewerkers. Bedreigingen (het I-9’s formulier) Formulier I-9 wordt gebruikt voor het verifiëren van de identiteit en arbeidsvergunning van personen die zijn aangenomen voor een baan in de Verenigde Staten. Alle Amerikaanse werkgevers moeten ervoor zorgen dat het I-9 formulier correct wordt ingevuld voor elk individu dat zij inhuren en of aannemen voor een baan in de Verenigde Staten. Dit omvat burgers en nietinwoners. Zowel werknemers als werkgevers (of gemachtigde vertegenwoordigers van de werkgever) moeten het formulier invullen naar de juiste secties. Op het formulier bevestigt de medewerker zijn of haar arbeidsvergunning. De werknemer moet zijn of haar werkgever ook voorzien van aanvaardbare documenten waaruit de identiteit en arbeidsvergunning blijken. De werkgever moet de geschiktheid en identiteitsbewijs (en) van de werkgelegenheid onderzoeken die een werknemer aanbiedt om vast te stellen of het document redelijk is en naar de werknemer verwijst en de documentinformatie op formulier I-9 vast te leggen. Werkgevers moeten formulier I-9 gedurende 3 jaren bewaren en ter beschikking stellen voor inspectie door bevoegde overheidsfunctionarissen. De I-9’s formulieren moeten gescheiden worden gehouden van personeelsdossiers en vernietigd worden volgens een vast tijdschema. Kortom het doel van dit formulier is om aan te tonen dat elke nieuwe werknemer (zowel burger als niet-burger) ingehuurd zijn na 6 november 1986, bevoegd is om te werken in de Verenigde Staten. In de wet van de Verenigde Staten staat vast dat de overheidsinstellingen verplicht zijn de I-9 formulier te gebruiken. Daarop aanvullend is er ook het factor politiek dat een heel belangrijke rol speelt in de hedendaagse wereld. Kansen De grootste kans die voor HGI wordt gecreëerd is de creatie van werkgelegenheid voor ingezetenen en niet-ingezetenen bij het sluiten van het contract. Er zal dan werkgelegenheid gecreëerd worden voor mensen met verschillende beroepen. Enkelen van hen zijn leerkrachten, verpleegsters, assistenten etc.

Page | 9

5.Realiseer en veranker Aanbeveling De sleutelindicatoren die van belang zouden kunnen zijn om een extensieve analyse te kunnen maken; -

-

-

Het aantal kinderen die staan ingeschreven in de kinderdagverblijven Het aantal werknemers die in dienst zijn bij HGI, per kinderdag verblijf centrum Dat er specifieke personeelsinformatie (personeelsdossier) beschikbaar was. Een overzicht van de aantal overheidsinstellingen en de relevante informatie en hun vestigingen, zodat er een analyse gemaakt kan worden om de kinderen van de ambtenaren zo dichtbij mogelijk te plaatsen van hun werk. Het vorig punt zal ook gelden voor de toekomstige HGI-medewerkers in de regio (Centraal- en Noord Californië) en waar zij gelegen zijn, om een analyse te maken en de kinderen om hun op de juiste locatie in te zetten. Niet ver van hun huis. Ten aanzien van Human Resources moeten personeelsdossiers zowel hard kopie als digitaal (persoonsinformatie) opgemaakt en bijgehouden worden. Het personeelsinformatiesysteem laten inbouwen en een training hieraan koppelen voor de medewerkers die gebruik zullen maken van dit systeem. Het management stijl blijven behouden en toepassen welke zorgt voor betrokkenheid van de medewerkers. Er moeten trainingen, functioneringsgesprekken en beoordelingen optimaal gehouden worden Het vastgesteld Human Resource beleid implementeren en gestructureerd uitvoeren.

Page | 10...