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PRINCIPIO MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS CICLO PHVA

DANIEL ANDRES GARCIA MENDEZ

Tutor: Carolina Balaguera Antolinez

Administracion en salud ocupacional

BOGOTA 2020

RESUMEN PRINCIPIO DE CALIDAD MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS UTILIZANDO EL CICLO PHVA Al hablar de mejora continua se entiende que se habla de una técnica implementada en las empresas que procura mejorar procesos, productos y servicios. Se basa en el cambio de la actitud general de la organización en procura de una estabilidad del proceso productivo que contemple las posibilidades de mejora y todo esto se transforma en hablar de calidad. La mejora continua permite, entre otras ventajas reducir costos, reducir desperdicios, reducir el índice de contaminación al medio ambiente, reducir tiempos de espera, aumentar los índices de satisfacción de los clientes, aprovechar al máximo la capacidad intelectual de todos los empleados, manteniéndolos al mismo tiempo motivados y comprometidos con la organización. El desarrollo empresarial hoy por hoy impone que se tengan en cuenta vías, métodos y herramientas que permitan tener una mirada hacia el futuro sobre los negocios y el posicionamiento empresarial del mismo en un mundo tan cambiante. La mejora continua debe ser uno de los pilares básicos de una empresa, una obligación y un objetivo. La búsqueda y el afán por seguir mejorando es la única manera de conseguir alcanzar la máxima calidad y la excelencia. Es el primer paso para alcanzar la calidad total. Este trabajo da a conocer la importancia del ciclo PHVA, mejora continua y las herramientas gerenciales para una organización, se pudo observar varias fases del ciclo, varias herramientas, las cuales ayudan a ser un apoyo en todos los agentes de una empresa desde la tecnología hasta el capital humano, pasando por todos los procesos y procedimientos que tienen lugar en el sistema. Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso. Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o testeo. Verificar: Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste. Actuar: Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

La mejora continua de los procesos describe muy bien lo que es la esencia de calidad y refleja lo indispensable que necesita una empresa para hacerlas competitivas a lo largo del tiempo. La mayor parte de las herramientas gerenciales que se implementan para la mejora continua de una empresa, requiere del trabajo en equipo de cada uno de los integrantes de la misma para ser un buen escenario para su óptima aplicación. La medición de los resultados dentro de la organización abre posibilidades ilimitadas a la mejora continua, por lo tanto, al desempeño empresarial. Frecuentemente los análisis y debates quedan restringidos a la participación e intereses de los especialistas en estos temas, para quienes los aspectos aquí tratados pueden resultar importantes y útiles; pero obvios. La utilidad de cualquier contenido que no rebasa estas fronteras es sumamente limitada. Es por ello que resulta necesario difundirlos dentro de las organizaciones, donde serán validados, enriquecidos y, con este valor agregado en el conocimiento, lograr un desempeño individual y colectivo sobresaliente. En cuanto al ciclo PHVA, Es importante mantener la mejora continua en una organización ya que de nada vale hacer mejoras si con el tiempo estas se van a perder, por lo que es fundamental aplicar el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) con el cual no se deja de lado la parte de la verificar y actuar que son partes tan relevantes en el proceso de mejorar continuamente. Así, la recomendación es que se tenga activo en este ciclo y de esta manera evitar llegar a la corrección.

CICLO PHVA El ciclo PHVA es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el estadístico estadounidense Edward Deming. En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. (ISOTools, 2015). LAS FASES DEL CICLO PHVA Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo: Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso. Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o testeo. Verificar: Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste. Actuar: Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos. La principal característica de un ciclo PHVA es que no tiene un punto y final en el momento en que se obtenga un determinado resultado, sino que se crea una rueda continua en la que el ciclo se reinicia una y otra vez de manera periódica, generando de esta forma un proceso de mejora continua. Cada ciclo terminado, además de para conseguir mejoras hasta un cierto nivel en un determinado circuito o área de la empresa, debe servir también como fuente de aprendizaje para mejorar en cada paso y aprender de los errores. Esto significa que siempre se debe buscar la optimización de las acciones por medio del análisis de indicadores, logros obtenidos y programas de mejora ya implementados.

VENTAJAS DEL CICLO PHVA  Por lo general, se consiguen mejoras en el corto plazo y resultados visibles.  Se reducen los costos de fabricación de productos y prestación de servicios.  Es un sistema que favorece una cuestión vital para todas las empresas, la cual consiste en incrementar la productividad y enfocar a la organización hacia la competitividad.  Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.  Permite detectar y eliminar procesos repetitivos. DESVENTAJAS DEL CICLO PHVA  Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se puede perder la perspectiva de interdependencia que existe entre los distintos departamentos y áreas de las organizaciones.  Requiere de cambios importantes en toda la organización, lo que puede acarrear inversiones importantes en infraestructuras o recursos humanos.  Hay que hacer inversiones importantes.

MEJORA CONTINUA Kaizen es un término de origen Japonés que significa mejora continua. Se trata de una filosofía que consiste en ir realizando pequeños cambios en los procesos para conseguir mejorar la calidad y eficiencia de los mismos. (OEE, 2016). También se denomina como una técnica implementada en las empresas que procura mejorar los procesos, productos y servicios. Se basa en el cambio de la actitud general de la organización en procura de una estabilidad del proceso productivo que contemple las posibilidades de mejora. (Riquelme, 2018). Este proceso se destaca por ser considerado como la forma más efectiva para mejorar la calidad y eficiencia de las organizaciones. En este sentido las empresas, implementan sistemas de gestión de la calidad y normas ISO. Algunas de las herramientas usadas incluyen el estudio de satisfacción de los clientes, algunas acciones preventivas y correctivas para todo el proceso. Se debe destacar que la base del éxito de dicho proceso de mejoramiento es el establecer adecuadamente las políticas de calidad, definir con claridad y precisión las características de los productos o servicios que sean ofrecidos a los clientes, lo que se espera de los trabajadores, entre otras medidas. “La mejora continua es crucial tanto para las personas como para las organizaciones, porque nada en esta vida es permanente. La naturaleza nos muestra con claridad que sólo si estás creciendo estás vivo, si no, estás muriéndote, estás muerto o te estás pudriendo”. (Hunter) HISTORIA DE LA MEJORA CONTINUA En 1949 se formó la JUSE (Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros). Ésta se da a la tarea de desarrollar y difundir las ideas del Control de Calidad. William Edwards Deming era uno de los grandes expertos de control de calidad, por lo tanto este es uno de los creadores del concepto de mejora continua, el objetivo principal del sistema de gestión de la calidad. En la década de 1940 empezó a trabajar con los procesos industriales y de fabricación e introdujo muchas de las herramientas que se utilizan en las iniciativas de mejora de la calidad; sus ideas y conceptos se usan hoy en día para generar resultados de analíticos fiables y de calidad. IMPORTANCIA DE LA MEJORA CONTINUA    

Contribuye en el afianzamiento de las fortalezas y en la mejora de las debilidades de la empresa, lo que repercute positivamente en la productividad. Contribuye en la creación de una imagen más fuerte y competitiva en el mercado. Facilita la corrección de errores o inconvenientes en la organización, basada en el análisis de los procesos llevados a cabo. El proceso de mejora busca una mejor calidad de los productos pensando en las necesidades del cliente, en adaptarse a sus gustos a fin de conseguir su preferencia, aumentar las ventas, crecer en el mercado y llegar a ser líderes.

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Encamina la empresa hacia la excelencia, implicada con un proceso que asienta la aceptación de un nuevo reto cada día. Es eficaz para desarrollar cambios positivos.

VENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO   

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Se concentra el esfuerzo en los recintos organizativos y en procedimientos claves del desenvolvimiento y desempeño general de la empresa. Consigue mejoras a corto plazo, los resultados son medibles fácilmente ya que se visualizan por si solos. Reducción la producción defectuosa, es decir minimiza las fallas, errores y defectos en los productos terminados, lo que a la vez trae la reducción de los costos, evita el desperdicio de materia prima y el mejor aprovechamiento o consumo de insumos como la electricidad, agua, y del recurso humano. Incrementa la productividad y encamina la empresa hacia la competitividad, lo que le permite a la empresa permanecer y crecer en el mercado. Favorece la adaptación de la empresa a los procesos y avances tecnológicos.

DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO  En ocasiones amerita una fuerte inversión, para modernizar los equipos, máquinas y tecnología que se usaban antes del proceso.  Se pierde la interdependencia entre los miembros, al concentrarse en un área específica, por ello debe incorporar a toda la organización.  Requiere el cambio en toda la empresa, el éxito en este proceso amerita la participación de todos los integrantes de la organización y es necesario el compromiso real de los mismos con la misión y visión de la compañía.  El proceso puede tornarse largo debido a gerentes muy conservadores.

HERRAMIENTAS GERENCIALES PARA LA MEJORA CONTINUA Tal y como su nombre lo indica, las herramientas gerenciales o administrativas no son más que un auxilio o una serie de técnicas modernas que les permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo de desequilibrio en los procesos productivos, económicos, políticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la empresa. (Thompson, 2011). Hoy en día estamos en una época de información y conocimiento dentro de los cuales se hace necesario ir valiéndose de tendencias y métodos modernos que nos faciliten el funcionamiento del sistema empresarial. Las técnicas o herramientas gerenciales se pueden aplicar desde el entorno intrínseco de la organización. A continuación, se exponen una serie de herramientas que utiliza la administración para la toma de decisiones y mejorar la calidad de sus procesos: EL COACHING GERENCIAL Para (Dezerega, 2007), el Coaching “Es asumido como un sistema de relación profesional que incluye conceptos, estructura, procesos y herramientas de trabajo específico, que mejora el desempeño en forma permanente, a través de la comunicación verbal y no verbal. El Coaching como herramienta gerencial, involucra dos figuras fundamentales: el Coach y el Coachee”. Por lo dicho anteriormente, se puede identificar los dos elementos esenciales del coaching que es el Coach (persona que siguiere) y el Coachee (persona que expresa sus inconvenientes). Coaching como herramienta administrativa tiene gran influencia en el desempeño de la empresa y por su gran influencia, análisis y actuar sobre las personas tiene gran trascendencia en el mundo empresarial, es una herramienta que en los últimos años se ha venido aplicando ya que trae consigo beneficios como: Mejora el desempeño y la productividad, mejora el comportamiento y la actitud en todas las áreas, incrementa la capacidad de aprendizaje, vale decir, aprende a aprender más rápido, mejora las relaciones entre gerente y subordinados y por último, produce ideas más creativas. Un coach gerencial adicionalmente de sus competencias lingüísticas o cognitivas requiere adquirir destrezas en aquellos aspectos que más allá de sus competencias técnicas y gerenciales le habiliten como business coach (entrenador de negocios) en un contexto de liderazgo transformador de grupos humanos: esto es liderazgo de sistemas humanos configurados por seres humanos, cultural y emocionalmente interrelacionados, por múltiples y muy complejas redes conversacionales, verbales y no verbales, que intentan lograr objetivos individuales y colectivos.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCED SCORE CARD) Para Howard Rohm del Balanced Scorecard El CMI es "un sistema de administración de desempeño que puede utilizarse en cualquier organización, grande o pequeña, para alinear la visión y misión con los requerimientos del cliente, las tareas diarias, administrar las estrategias del negocio, monitorear las mejoras en la eficiencia de las operaciones, crear capacidad organizacional, comunicando los progresos a todo el personal". El cuadro de mando Integral traduce la estrategia y la misión de una organización en un amplio conjunto de medidas de la actuación, desde cuatro perspectivas equilibradas: las finanzas, los clientes, los procesos internos, y la formación y crecimiento. El Cuadro de Mando Integral debe ser utilizado como un sistema de comunicación, de información y de formación, y no como un sistema de control, las cuatro perspectivas del CMI permite un equilibrio entre los objetivos a corto y largo plazo como lo son:  Perspectiva financiera: Se deben contar necesariamente y obligatoriamente con estos procesos dentro de la empresa y no solo esto, se debe manejar de forma oportuna la información que de ella se deriva y saber gestionarla según el ciclo económico.  Perspectiva del cliente: Tiene que ver más que todo con los procesos y las nuevas tendencias de mercadeo o marketing, en la cual la producción de una empresa se tiene que orientar y ajustar hacia las necesidades de los clientes.  Perspectiva del proceso interno: En ésta perspectiva los ejecutivos identifican los procesos críticos internos en los que la organización debe ser excelente, se incorporan procesos innovadores, la onda larga para muchas empresas es uno de los inductores más poderoso de la actuación financiera futura.  Perspectiva de formación y crecimiento: Brindarle a los empleados la posibilidad de capacitarlos y así aportar entre todos nuevos conocimiento en pro del beneficio organizativo. JUSTO A TIEMPO (JUST OF TIME) La técnica del Justo a Tiempo ha sido considerada como una herramienta de bastante importancia para todo tipo de empresa, simplemente porque su filosofía está orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada una de los elementos que constituyen el sistema de empresa, (proveedores, proceso productivo, personal y clientes). (Gestiopolis, 2014) La aplicación del “justo a tiempo” requiere de disciplina y previo a la disciplina se requiere un cambio de mentalidad, que se puede lograr a través de la implantación de una cultura orientada a la calidad, que imprima el sello del mejoramiento continuo así como de flexibilidad a los diversos cambios, que van desde el compromiso con los con los objetivos de la empresa hasta la inversión en equipo, maquinaria, capacitaciones, etc.

REINGENIERIA La reingeniería es un método mediante el cual se rediseña fundamentalmente los procesos principales del negocio, de principio a fin, empleando toda la tecnología y recursos organizacionales disponibles, orientados por las necesidades y especificaciones del cliente, para alcanzar mejoras en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Éste es un cambio radical en la forma en la que se visualiza y estructuran los negocios, que a su vez, dejan de observarse como funciones, divisiones y productos, para ser visualizados en términos de proceso clave. Para llevar a cabo la reingeniería de procesos se han identificado los siguientes roles:    

Líder. Dueños o responsables del proceso Equipo de reingeniería Comité directivo

DOWNSIZING El downsizing es un tipo de reorganización o reestructuración de las organizaciones a través de la cual se lleva a cabo la mejora en los sistemas de trabajo, el rediseño de la organización en todos sus niveles y la adecuación del número de empleados para mantener competitivas a las organizaciones. Tiene un enfoque reactivo, en la cual las personas que toman las decisiones adoptan una actitud de reacción ante las fuerzas del cambio. Cuando esto sucede, por lo general le sigue una serie de consecuencias predecibles, atravesando por periodos de crisis, reducción laboral sin un diagnóstico previo y un ambiente de trabajo trastornado. Los daños son costosos, y tienen implicaciones negativas severas en la eficiencia organizacional. Para adoptar medidas de downsizing se sugieren los siguientes preceptos:  Determinar si el downsizing va a dirigirse hacia los procesos o a verificar si se está alcanzando de manera adecuada los objetivos esenciales de la organización.  Definir un plan para mantener y mejorar el desempeño organizacional durante y después del downsizing.  Considerar cómo el proceso de planeación del downsizing involucrará a los empleados, los sindicatos y los clientes.  Identificar la gente que será afectada. BENCHMARKING Según Robert Camp el Benchmarking “es la justificación más creíble para todas las operaciones. Es poca la discusión que pueda existir sobre la posición de un gerente si ha buscado lo mejor de la industria y lo ha incorporado a sus planes y procesos”.

El Benchmarking contribuye al logro de los objetivos del negocio de la organización facilitando la detección de las mejores prácticas que conducen en forma rápida, ordenada y eficiente a la generación de ventajas competitivas y a nuevas oportunida...