TEMA 03B-Mejora Procesos PDF

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ÍNDICE 1. 1.1 1.2 1.3

MEJORA PROCESOS CON BIZAGI REINGENIERÍA DE PROCESOS MODELO AS-IS Y MODELO TO-BE EN BIZAGI ANÁLISIS DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

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2.

ACTIVIDAD

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REFERENCIAS

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TEMA 03B MEJORA PROCESOS CON BIZAGI Bizagi Studio provee un poderoso asistente que lo guiará a través de todos los pasos necesarios para ejecutar sus procesos de negocio. Usted podrá construir y ejecutar en muy corto tiempo.

CAPACIDAD Estarán en la capacidad de elaborar diversos procesos diseñados en Bizagi Modeler, en aplicaciones, sin necesidad de programación.

TEMÁTICA Mejora procesos con Bizagi:  Reingeniería de Procesos.  Modelo AS-IS y Modelo TO-BE en Bizagi.  Análisis de Mejoramiento de Procesos.

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1. MEJORA PROCESOS CON BIZAGI

1.1

Reingeniería de Procesos

Bizagi Studio provee un poderoso asistente que lo guiará a través de todos los pasos necesarios para ejecutar sus procesos de negocio. Usted podrá construir y ejecutar en muy corto tiempo. Para importar sus diagramas, siga estos pasos:

Ilustración 01: Reingeniería de Procesos, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

 Modelar Procesos: Defina el flujo del proceso utilizando Bizagi Modeler.  Modelar Datos: Diseñe un modelo de datos que organice la información del caso que será utilizada en las diferentes actividades del proceso.  Definir Formas: Diseñe las interfaces de usuario y la información que será mostrada en las actividades del proceso.  Reglas de Negocio: Defina las condiciones de flujo y las expresiones necesarias para modelar el comportamiento de la situación de negocio.  Participantes: Asigne los usuarios responsables para la ejecución de las actividades del proceso.  Integrar: Configure conexiones con sistemas externos o entre procesos. Este paso es opcional.  Ejecutar: Lleve sus procesos a ambientes de pruebas y de producción.

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1.2 Modelo AS-IS y Modelo TO-BE en Bizagi

Cuando se trata de rediseñar un proceso corporativo ya existente, es importante seguir una serie de pautas. Se trata de la metodología denominada "As-Is ,ToBe". En estos casos es importante tratar de forma aislada el "cómo es" actualmente el proceso y el "cómo debería ser". En primera instancia analizaremos e inventariaremos el proceso tal y como se está ejecutando en la actualidad, para posteriormente definir posibles mejoras y finalmente, crear la nueva versión (si se considera necesario). En cada una de estas fases convocaremos a todos los grupos participantes y consensuaremos con ellos tanto el flujo del proceso, como los inputs y outputs de cada actividad. Es necesario validar también que cada uno asume realmente la responsabilidad final de las actividades que se le asignan. Si es necesario, refinaremos el proceso y repetiremos estas reuniones hasta conseguir la aprobación definitiva de todos los implicados. Para acabar estableceremos, uniremos y documentaremos el SLA de cada una de las actividades.

Ilustración 02: Fase ASIS - TOBE, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler 5

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Análisis de Mejoramiento de Procesos

El reporte de Análisis de Procesos presenta indicadores de rendimiento de los casos cerrados. Usted puede optar por filtrar por proceso y por cualquiera de las Dimensiones definidas previamente. Los informes se mostrarán siempre de acuerdo con un intervalo de tiempo especificado en la parte inferior de la pantalla. Análisis de Procesos se divide en cinco informes:  Tiempo de ciclo: permite analizar el tiempo de ciclo de los procesos cerrados.  Histograma Duraciones: le permite controlar el tiempo que tarda cerrar procesos.  Actividad Proceso: le permite analizar la eficacia obtenida a partir de la proporción de casos cerrados sobre los casos creados.  Ranking de activaciones: muestra un gráfico para comparar el número de caso creados de todos los procesos del proyecto.  Caminos frecuentes: le permite identificar las rutas frecuentes del proceso.

1.3.1 Tiempo de Ciclo El reporte contiene el número de casos cerrados en un proceso elegido, mostrando la duración promedio, duración esperada, la desviación estándar y el número de casos terminados a tiempo. Los casos terminados NO incluyen los casos abortados.

Ilustración 03: Tiempo de Ciclo, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler 6

1.3.2 Histograma De Duraciones

Este reporte muestra el número de días que le llevó a los casos para poder ser completados, o cerrados (sin incluir los casos abortados). La línea vertical representa el tiempo de cierre esperado de los casos. Esta separa los casos cerrados a tiempo de los casos cerrados vencidos.

Ilustración 04: Histograma de Duracion, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

1.3.3 Actividad de Proceso Este reporte muestra un resumen que contiene el número de casos creados (abiertos), el número casos completos (cerrados) y el número de casos abortados. También muestra un valor de efectividad obtenido a partir de la relación entre los cerrados y los creados. El histograma de actividad del proceso compara los casos abiertos, cerrados y abortados en un periodo de tiempo. El gráfico de Tendencia muestra la tendencia de creación de casos en un periodo de tiempo.

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Ilustración 05: Actividad de Proceso, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

1.3.4 Ranking De Activaciones Un gráfico de barras muestra el número de casos creados para todos los procesos del proyecto. El gráfico está ordenado descendentemente por número de creación.

Ilustración 06: Rating de Activaciones, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

1.3.5 Caminos Frecuentes

Este reporte muestra los caminos más frecuentes de un proceso específico. Esta opción le permite identificar los casos de negocio que son más comunes y tomar decisiones sobre la base de estas estadísticas. 8

Bizagi identifica y muestra los caminos más frecuentes en el proceso. Se calcula el porcentaje de casos cerrados que pasaron por una ruta específica, entre todos los casos cerrados para el proceso (los casos no abortados). En el ejemplo, se puede comprobar que el 64,8% de los casos han pasado por el camino marcado (aprobado con anticipo y con reservas). De este resultado se puede inferir que la mayoría de las solicitudes se han aprobado (como se esperaba), pero muchos de ellos requieren un anticipo. Para reducir estas actividades manuales el Administrador podría pensar en proveer Tarjetas de Crédito Corporativas para todos los empleados que viajan.

Ilustración 07: Cambios Frecuentes, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

También puede verificar los otros caminos que se han utilizado con frecuencia y obtener su porcentaje de uso. Bizagi resaltará cada uno de los caminos. En la siguiente imagen, el usuario puede comprobar que el 35% de los casos no fueron aprobados.

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Ilustración 08: Porcentaje de Uso, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

1.3.6 Análisis de Tareas

Este reporte presenta los indicadores de rendimiento de las Actividades cerradas que pertenecen a los casos cerrados (sin incluir los casos abortados). Las tareas pueden ser filtrados por la versión de Procesos y Dimensiones. Seleccione un proceso para poder analizar sus tareas. Para cada uno, el número de actividades a tiempo y vencidas se muestra con un gráfico circular. Estas tareas NO incluyen los casos abortados. Al hacer clic en cualquier tarea, una pequeña ventana muestra un resumen de las medidas pertinentes: duración promedio, duración esperada, el número de actividades cerradas a tiempo, el número de actividades cerradas vencidas y el recuento de casos (número de casos que pasaron por la tarea entre todos casos cerrados).

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Ilustración 09: Análisis de Tareas, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

1.3.7 Detalles de casos

Para obtener más información sobre los casos incluidos en cada informe, haga clic en los gráficos. Esto mostrará una lista de todos los casos relacionados. Esta lista se puede exportar a Excel haciendo clic en el enlace situado en la parte inferior de la pantalla Al hacer clic en el número de caso usted accederá a la Forma Resumen del caso.

Ilustración 10: Resumen de Detalle de Casos, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler 11

Al hacer clic en el icono de Vista se desplegará la vista gráfica del proceso, que le da acceso a la ruta que siguió el caso.

Ilustración 11: Vista Grafica del Proceso, extraído de: https://www.bizagi.com/es/productos/bpm-suite/modeler

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2. ACTIVIDAD

ENUNCIADO 01 – SOLICITUD DE CREDITO El Proceso de Solicitud Crédito gestiona las actividades necesarias para recibir, analizar y aprobar solicitudes registradas por los clientes de una entidad financiera. Una versión simplificada de este proceso consta básicamente de un registro de la solicitud, donde el cliente manifiesta su interés de adquirir un crédito y presenta su solicitud junto con la documentación requerida a la entidad. Luego se realiza una verificación de la información presentada por el cliente, se realiza el análisis o estudio de la solicitud de crédito y por último se realizan las actividades necesarias para hacer efectivo el crédito o informar el rechazo al cliente. Como puede observar, dentro de un Diagrama de procesos de negocio existe un conjunto de elementos gráficos que nos permiten representarlo.

Pasos a seguir: 1. Analicemos más detenidamente la función de cada elemento en el proceso.

2. Al principio vemos un Evento de inicio , que indica el comienzo del proceso. Los procesos pueden iniciar de distintas formas, BPMN provee diferentes tipos de eventos de inicio (simple, mensaje, señal, entre otros), posteriormente veremos la utilización de algunos de ellos.

3. Luego encontramos 2 tareas . La primera representa el registro de la información de la solicitud de crédito y la segunda, la verificación de la información del solicitante. 4. Una vez se realiza la verificación de la información, el flujo encuentra una Compuerta de decisión . En este caso, dicha compuerta evalúa si la información se verificó correctamente o si hay alguna inconsistencia. Si la información se verificó correctamente se procederá a estudiar el crédito, de lo contrario se finalizará el proceso. Note que solo se escoge un camino de los 2 posibles basado en datos del proceso, por esta razón, la compuerta utilizada aquí recibe el nombre de Compuerta exclusiva. 5. Algo similar ocurre una vez se estudia el crédito: la compuerta exclusiva ¿Solicitud Aprobada? evalúa el resultado del estudio del crédito y dependiendo de éste, notifica el rechazo de la solicitud o procede a desembolsar el monto del crédito.

6. Al final de este proceso encontramos un Evento de fin terminal , indicando la terminación del proceso. Como puede observar, el proceso se termina cuando el solicitante

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fue rechazado, la solicitud de crédito no fue aprobada o ya se realizó el desembolso del crédito.

El Proceso de Solicitud de Crédito representado mediante notación BPMN es el siguiente:

Resultado Final

Ilustración 12: Resultado Final Solicitud de Crédito

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3. REFERENCIAS

B., F. (2019). Organizacion y Metodos. Un Enfoque Competeitivo. Mexico. BIZAGI. (2019). Desarrollo Bizagi (s.f.). Bpm., C. (2018). La Evolución de BPM. En C. BPM, & C. BPM (Ed.), El libro del BPM. En s. Las Rozas Centro de Encuentro BPM. Madrid - España. Cabrera, C. (2018). Curso Metodologico. San Francisco. Gallowey, D. (1998.). Mejora Continua de Procesos. Cómo Rediseñar procesos con diagramas de flujos y análisis de tareas. Barcelona, España:: Gestión 2000. Johansen, O. (2018).

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