Claudia Montañez Lascano - Resumen - Modelo de gestión por procesos Selectrik S PDF

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Resumen del trabajo de grado de maestría "Modelo de gestión por procesos para Selectrik S.A.S"...

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Diseño de un modelo de gestión administrativa para SELECTRIK S.A.S 1 DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S. BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS. Claudia Montañez Lascano

A. Descripción de la compañía SELECTRIK S.A.S es una compañía de ejecución de proyectos eléctricos ubicada en Barranquilla, Colombia, fue fundada en el año 2016 y al día de hoy cuenta con 39 empleados. A pesar de ser una compañía joven, ha logrado recaudar más de $45.000’000.00 de pesos desde su entrada en operación, esto ha resultado en utilidades de aproximadamente $4.000’000.000 para los inversionistas. Hoy en día posee cuatro unidades de negocio, conformadas de la siguiente manera:  Diseño: ofrece el diseño de planos eléctricos, coordinación de protecciones, así como estudios de calidad de energía y termografías. Los principales entregables son planos, memorias de cálculo, informes y recomendaciones técnicas.  Tercerizados: atiende servicios de mantenimientos de subestaciones eléctricas y puntos de conexión.  Especiales: brinda el servicio de ejecución de proyectos y obras eléctricas.  Productos: ofrece el suministro o ensamble de tableros eléctricos, celdas, bancos de condensadores y centros de control de motores. B. Identificación de la problemática Al interior de la compañía se identifica que esta carece de un modelo de gestión explícito que permita organizar estos aspectos y se presenta informalidad en la ejecución de las actividades administrativas. Como consecuencia, la empresa ha sufrido pérdidas económicas, incrementa los tiempos de respuesta de los empleados y afecta la calidad de las actividades administrativas de la compañía. Esta situación, además de desorganizar la gestión de la compañía, dificulta la estandarización de actividades y, por lo tanto, imposibilita la obtención de certificaciones de calidad. En la siguiente Ilustración 1. Árbol del problema. se detalla el árbol del problema identificado: Ilustración 1. Árbol del problema.

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 2 Fuente: elaboración propia. C. Antecedentes Un ejemplo de esta situación es la creación de ofertas, se encuentra que únicamente el 55% de las cotizaciones enviadas son preparadas por los encargados, el restante 45% han sido elaboradas por empleados que pertenecen diferentes áreas causando errores en los presupuestos, en los alcances de los proyectos e incluso, algunos clientes han hecho efectivas las pólizas por incumplimiento de actividades ofertadas, generándole gastos a la empresa alrededor de $3.112’121.744 pesos. La compañía reporta estados financieros saludables, pues los indicadores financieros obtenidos están por encima del promedio del mercado, no obstante, otro aspecto donde se evidencia la desorganización al interior de la compañía es en el manejo de los inventarios. Ya que estos componen la mayor parte del activo en todos los años evaluados, en algunos años hasta el 93% de estos, lo cual pone en riesgo la capacidad de pago de las obligaciones a corto plazo. Finalmente, esta situación resulta en la imposibilidad de obtener certificaciones de calidad como ISO9001, ISO14001 e ISO45001 que, siendo requisito para la adjudicación de licitaciones, ha causado la descalificación en el 36.6% de concursos en que los que ha participado la compañía desde el año 2017 lo cual equivale a $7.061.834.377 pesos. D. Justificación y objetivos Se busca diseñar un modelo de gestión que provea herramientas para facilitar la organización de la gestión administrativa de la compañía y, a futuro, implantar una cultura organizacional orientada al cliente, al cumplimiento de las funciones, que promueva la excelencia de los colaboradores, logre alinear los procesos en beneficio del desempeño de la compañía como una unidad y facilite el seguimiento, el control y la evaluación en el desarrollo de las actividades. Particularmente, el control de costos y gastos de la compañía le permite a la gerencia y a los inversionistas determinar el desempeño del dinero invertido en la empresa, por lo cual, si los inversionistas desean efectivamente conocer cuánto está produciendo o cuánto se está desvalorizando su inversión, es necesario implementar controles que arrojen resultados concretos que permitan valorar realmente la situación de la compañía. En consecuencia, se plantea indagar sobre el estado actual de la compañía para posteriormente realizar el diseño del modelo que asegure la calidad de la gestión administrativa, reducir reprocesos, eliminar gastos innecesarios. Para dicho diseño se plantea el siguiente interrogante: ¿Cuál es el modelo de gestión apropiado para la empresa SELECTRIK S.A.S, que permita reducir los gastos administrativos y facilitar el procedimiento de certificación ISO90001? Para comenzar a abordarla, se plantean los siguientes objetivos: 1. General Diseñar el modelo de gestión administrativa de la empresa SELECTRIK S.A.S basado en gestión por procesos, para consolidar cada uno y la estructura organizacional con mira hacia futuras certificaciones.

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 3   

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2. Específicos Diagnosticar la gestión administrativa de la compañía, a partir de fuentes primarias, para conocer el modelo de gestión actual. Estandarizar los procesos administrativos basado en la información recolectada, con el fin de documentarlos y homogeneizar la forma en que se ejecutan. Definir una estructura organizacional del talento y los recursos de la compañía, con el propósito de que el modelo sea soportado por una organización que permita su implementación. Establecer indicadores de gestión a partir de criterios de seguimiento y cumplimiento, facilitando la valoración de la eficacia en la ejecución de los procesos. Diseñar el plan de implementación del modelo de gestión que permita llevar a la práctica el modelo de gestión.

E. Etapas metodológicas La siguiente Tabla 1 describe detalladamente las etapas metodológicas y sus respectivos objetivos. Tabla 1. Etapas metodológicas del proyecto.

Etapa

Descripción

Objetivos

Diagnóstico de la situación actual

Se realizará un levantamiento del modelo de gestión empírico que la compañía implementa hoy en día. Se aplicarán entrevistas a los empleados donde se les pedirá especificar cuáles son sus funciones, con qué herramientas de trabajo cuentan y con qué otros colaboradores interactúan. Basado en el levantamiento realizado del modelo de gestión actual de la compañía y del estado del arte de compañías similares, se realizará el diseño de los procesos aplicables a la empresa y de la estructura administrativa que permitirá la implementación de dicho modelo. Soportado en los objetivos de calidad de la compañía, el diseño de indicadores de gestión debe, según lo consultado en la norma ISO9001, describir el momento en que se medirán, los recursos que requerirán, el responsable y cómo se realizará la medición y, por último, cómo se evaluarán los resultados. El plan de implementación del proyecto tiene como finalidad explicar el modelo planteado y los indicadores diseñados, por lo que este debe explicar de qué forma se efectuaría la aplicación en la compañía. Esto incluye ciclos de capacitaciones, cronograma de implementación por etapas, costeo y

Identificar las actividades que realizan los empleados, reconocer la estructura organizacional de la compañía, identificar los procesos que se implementan, levantamiento del modelo de negocio de la empresa.

Diseño del modelo

Diseño de indicadores de gestión

Diseño del plan de implementación

Definir los objetivos del modelo, estandarizar las actividades administrativas, proponer nuevos procesos o modificar los existentes, elaborar mapa de procesos, plantear una estructura organizacional, definir estándar para la gestión documental de los registros. Definir criterios mínimos de aceptación de las salidas de los procesos, establecer puntos de medición de los indicadores de cumplimiento, descripción de indicadores y frecuencia de medición.

Describir los objetivos estratégicos de la compañía, del modelo y de los procesos, para orientar a los colaboradores, descripción de los procesos e interacciones, asignar responsabilidades, describir de indicadores de desempeño, medición y criterios de aceptación, preparar ciclo de capacitaciones, cronograma de implementación del modelo,

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 4 aseguramiento de la aceptación de las partes interesadas.

exponer los indicadores de gestión, estimar de costos de implementación.

Fuente: elaboración propia.

F. Levantamiento del modelo actual Para el levantamiento de la información se analizará la composición de la compañía y la plataforma estratégica, iniciando con la estructura organizacional, para identificar los cargos de los empleados y proceder a realizar entrevistas a los empleados de la compañía para posteriormente proceder a reconocer los procesos que se llevan a cabo el día de hoy en la empresa y para finalizar, se realizará una verificación de los elementos con los que cuenta el modelo de gestión administrativa actualmente. 1. Plataforma estratégica La compañía cuenta con la plataforma estratégica descrita en la Tabla 2. Tabla 2. Plataforma estratégica de la compañía.

Aspecto Misión Visión Valores corporativos

Objetivos estratégicos

Descripción Ofrecemos soluciones de ingeniería eléctrica integrales, innovadoras y confiables encaminadas a la productividad de nuestros clientes. Ser la empresa referente en consultoría, soluciones de ingeniería y construcción de proyectos eléctricos.  Ética: Nuestra labor reposa sobre los pilares de la integridad de todos los implicados en los procesos de nuestra compañía.  Compromiso: Actuamos con firmeza cumpliendo con las obligaciones adquiridas con los clientes y reconociendo su importancia.  Trabajo En Equipo: Tenemos la capacidad para analizar los problemas desde la óptica de las diferentes áreas integrando el recurso humano con las competencias necesarias para desarrollar la mejor solución.  Pasión: Nos apropiamos de las necesidades de nuestros clientes y perseveramos parara satisfacerlas.  Excelencia: Orientamos nuestros esfuerzos desde el principio para lograr la conformidad de nuestros productos y servicios.  Aumento del margen neto en un 30% en el total de ventas sin IVA.  Mejorar la percepción de la marca SELECTRIK y aumentar la penetración del mercado para posicionar la marca en segmentos de interés.  Incrementar la eficiencia operativa a través de estandarización de procesos para obtener certificación ISO 9001.  Incrementar la satisfacción de los clientes y la efectividad en los productos o servicios suministrados.

Fuente: elaboración propia.

2. Estructura organizacional Entre los registros documentales de la compañía se encuentra el organigrama, el cual se detalla a continuación en la Ilustración 2.

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 5 Ilustración 2. Estructura organizacional SELECTRIK S.A.S.

Fuente: Elaboración propia.

3. Levantamiento de los procesos El levantamiento de los procesos administrativos de la compañía se realizó a partir de la aplicación de entrevistas al personal, observación y revisión de la documentación. Las entrevistas se prepararon reconocer la siguiente información:  Actividades y frecuencia.  Identificación de los procesos  Percepción del aporte a los objetivos estratégicos  Flujo de información  Validando lo identificado en la problemática, se consultó a los empleados si se han visto en la necesidad de ejecutar funciones que corresponden a otras personas, con qué frecuencia y qué actividades específicamente.  Percepción de modificaciones en sus tareas Luego de tabular y depurar los datos recolectados en las entrevistas, fue posible trazar cada uno de los procesos que se aplican actualmente. En la Tabla 3 se ejemplifican los aspectos encontrados. Tabla 3. Descripción del proceso de ejecución actual.

Aspecto

Descripción

Objetivo general Objetivos específicos

Brindar soluciones técnicas dentro del alcance, costo y tiempo estipulado, que cumplan con las normas técnicas nacionales y satisfagan las necesidades de los clientes Supervisar la ejecución de proyectos para cumplir con las normas técnicas nacionales y estándares de calidad de la compañía, diseñar planos de obra eléctrica avalados por el operador de red, analizar estudios eléctricos para elaboración de informes que comuniquen al cliente las recomendaciones de implementación Centro de costos, definición del alcance, insumos y servicios. Proyectos terminados diseños eléctricos, informes de estudios, actas parciales o de liquidación. Coordinación de ejecución, diseño de obras eléctricas, requisición de materiales (A),

Entradas Salidas Actividades

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 6 del proceso

recepción de material en obra(B), elaboración de actas para liquidación (E), elaboración de reportes, coordinación de protecciones, estudios eléctricos y elaboración de informes.

Flujograma

Fuente: elaboración propia. 4. Mapa de procesos Una vez discriminadas las actividades por proceso, se secuenciaron con el fin de identificar el mapa de procesos, con este se busca describir gráficamente como se da la interacción entre dichos procesos al interior de la compañía, lo que se detalla en la Ilustración 3. Ilustración 3. Mapa de procesos.

Fuente: elaboración propia.

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 7 5. Cadena de valor Para reconocer la cadena de valor actual de la compañía, se efectuó un análisis de las 125 tareas que los colaboradores indicaron que se realizan. Se indagaba acerca de cuáles de estas se pueden clasificar en actividades de soporte o generadoras de valor, evaluando si la ejecución afecta directamente al cliente o a otros compañeros, si está relacionada con el objeto de negocio de la empresa o si es de soporte. Se encontró que únicamente 18 generan valor para la compañía y el restante 85% son de soporte. De las 18 labores identificadas, se agruparon las similares y se encontró que la cadena de valor está conformada por 10 actividades señaladas en la Ilustración 4. Ilustración 4. Cadena de valor SELECTRIK S.A.S.

Fuente: elaboración propia. G. Diseño del modelo Se propone un modelo de gestión basado en los objetivos estratégicos de la compañía, en el cual se fortalezcan 4 de los 5 procesos existentes, estos son:  Comercial.  Producción.  Planeación y control.  Ejecución. Respecto al procedimiento administrativo, propone el reemplazo por dos nuevos procesos de apoyo: facturación y adquisiciones 1. Proceso ejemplo Con la nueva descripción de los procesos, se busca detallar a profundidad en las tareas a ejecutar, en el flujograma y en los registros documentales estipulados. Entonces, el procedimiento de ejemplo anterior quedaría estructurado de como se detalla en la Tabla 4. Tabla 4. Descripción del proceso de ejecución propuesto.

Aspecto Objetivo general Objetivos específicos Entradas Salidas Actividades del proceso

Descripción Administrar y coordinar los recursos asignados para la ejecución de proyectos, según el alcance de estos. Supervisar la ejecución de las actividades del proyecto, de acuerdo al plan para la dirección del proyecto, notificar sobre el desempeño de la ejecución del proyecto, elaborar actas de liquidación parcial o total según cortes de obra. Cotizaciones de los proveedores, contrato, orden de compra o de servicio, plan para la dirección del proyecto, centro de costos, oferta aprobada, cronograma. Planos de diseño y memorias de cálculo, informe con recomendaciones, actas parciales o de liquidación, proyectos finalizados, bitácora de ejecución, lecciones aprendidas Supervisión de ejecución, diseño de obras eléctricas, revisión de planos, asistencia a obra eléctrica, registro en bitácora de ejecución, requisición de insumos o servicios, reporte de

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 8 avance de obra, asignación de contratistas, recepción de material en obra, asistencia a comité de proyecto, retroalimentación al contratista, elaboración de actas parciales de liquidación, coordinación de protecciones, envío de informes de avance al cliente, solicitud de descargos ante el operador de red, solicitud de ajuste de cronograma o de presupuesto, elaboración de actas finales de liquidación, solicitar aprobación de diseños al operador de red, asistencia a visitas de certificaciones técnicas. Flujograma

Gestión documental

Bitácora de ejecución, informe de ejecución, control integrado de cambios, acta de liquidación, legalización de caja menor, solicitud de ajuste de cronograma o de presupuesto, control de solicitudes.

Fuente: elaboración propia. 2. Mapa de procesos En la preparación del modelo se le realizó especial énfasis al proceso de planeación y control ya que indica cómo ejecutar los proyectos y evalúa el desempeño durante los trabajos. Considerando esta modificación, el mapa de procesos quedaría modificado como se muestra en la Ilustración 5.

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 9 Ilustración 5. Mapa de procesos.

Fuente: elaboración propia. 3. Estructura organizacional Para soportar la implementación del modelo, se propone el organigrama detallado en la Ilustración 6, donde se asigna un responsable por cada proceso y a partir de estos, los respectivos subalternos. Ilustración 6. Organigrama propuesto.

Fuente: elaboración propia. 4. Cadena de valor El proceso de planeación aporta relaciones con los clientes, garantiza la ejecución de calidad de los proyectos y el cumplimiento del alcance, por este motivo se agrega a la cadena de valor y queda estructurada como se muestra en la Ilustración 7. Ilustración 7. Cadena de valor propuesta.

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA SELECTRIK S.A.S BASADO EN GESTIÓN POR PROCESOS 10 Fuente: elaboración propia. H. Diseño de indicadores de gestión Se plantean indicadores para todos los procesos de la compañía, con estos se busca evaluar el desempeño de los colaboradores y valorar diferentes aspectos.  Para el proceso comercial, se propone evaluar qué tantas visitas comerciales se realizan en un mes, que el proceso realice la totalidad de ofertas solicitadas, y las negociaciones que realiza la compañía.  En ejecución se plantea evaluar si los costos de ejecución se excedan respecto a los valores presupuestados, el cumplimiento de la calidad y si las actividades se ejecutaron de acuerdo a la planeación.  Para evaluar el proceso de producción se propone medir si la entrega de los productos se está dando de acuerdo a las fechas pactadas en la oferta, si se están excediendo los costos planeados y si la calidad de los entregables cumple con los requisitos del cliente.  Para el proceso de planeación y control se formula la evaluación de la ejecución de los proyectos de acuerdo a lo planeado, si se está manteniendo la relación costo-beneficio, y determinar si se están realizando todos los cierres de gestión.  En el caso del proceso de facturación se busca evaluar el tiempo de preparación de facturas, qué tantos seguimientos de recaudos se realizan y el número de facturas devueltas por los clientes.  Para el proceso de adquisiciones se propone evaluar si los insumos cumplen con las especificaciones solicitadas en las requisiciones, si son entregados oportunamente y si las adquisiciones se están realizando por los valores presupuestados. En la Tabla 5 se especifican ejemplos de los diferentes indicadores de los procesos.

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