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STRUTTURA INFORMATIVA DEI SISTEMI DI CONTROLLO: LA CONTABILITA’ DIREZIONALE. Insieme di strumenti di misurazione economica degli obiettivi e delle prestazioni che consentono lo svolgimento del controllo di gestione. Con tali strumenti si raccolgono, elaborano e si presentano dati quantitativo-monetari, che sono l’essenza del controllo di gestione. Componenti del controllo direzionale: 1. Struttura organizzativa. 2. Struttura informativa. 3. Processo di controllo. STRUTTURA ORGANIZZATIVA. L’analisi di come un’impresa si è organizzata per lo svolgimento della propria attività istituzionale è indispensabile per comprendere come sia possibile assegnare responsabilità (di tipo prevalentemente economico) alle diverse unità organizzative. Un concetto chiave è quello di Centro di responsabilità, inteso come un’unità organizzativa costituita da un gruppo di persone che opera impiegando determinate risorse ed ottenendo definiti risultati, sotto la guida di un dirigente che si assume la responsabilità delle azioni intraprese. STRUTTURA INFORMATIVA. Rilevazioni contabili o di conto: impiegano lo strumento del “conto”, inteso come “serie di scritture riguardanti un determinato oggetto.” (rilevazione dei dati di contabilità generale) Rilevazioni statistiche o fuori conto o extracontabili: utilizzano altri strumenti di raccolta quali grafici, tabelle, diagrammi, schede (si definisce una base di ripartizione dei costi nei vari centri di responsabilità) SISTEMA INFORMATIVO E SISTEMA CONTABILE. Sistema informativo aziendale: insieme dei processi di rilevazione, contabili ed extracontabili. Sistema contabile: sistema di rilevazione che utilizza in via preminente lo strumento del conto.

CLASSIFICAZIONE DEI SISTEMI CONTABILI.

Autoriz Autoriz-zazione ex -ante -

Finalità

Osserva Osserva-zione ex ex-post

CONT CONTABILIT ABILIT ABILITA A’ “GENERALE” o “ECONOMICA “ECONOMICA””

CONT CONTABILIT ABILIT ABILITA A’ “ANALITICA “ANALITICA”” o “DEI COSTI” o “PER CENTRI DI COST COSTO” O” o “INDUSTRIALE”

CONT CONTABILIT ABILIT ABILITA A’ “FINANZIARIA “FINANZIARIA”” o “PUBBLICA “PUBBLICA”” Azienda nel suo complesso

“P “Parti” arti” dell’azienda

Oggetto di ana analisi lisi

Ex-post: osservazioni successive rispetto al momento in cui si verifica l’accadimento gestionale. Ex-ante: adoperato dagli istituti pubblici. la logica di rilevazione è opposta alla contabilità generale. STRUMENTI DELLA CONTABILITA’ DIREZIONALE. I sottosistemi che compongono la contabilità direzionale, sono suddivisibili in due parti, in funzione del momento temporale in cui raccolgono, elaborano e presentano le informazioni: 1. Ex-post, cioè dopo lo svolgimento della gestione. 2. Ex-ante, cioè prima dello svolgimento della gestione. -

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Contabilità generale: ragione sui valori derivanti dagli scambi tra l’impresa ed i terzi, e rappresenta la sintesi economico-finanziaria della gestione d’impresa. Contabilità analitica: ragiona sui valori della contabilità generale, ma li spezza e li riaggrega in relazione ad oggetti di calcolo differenti (dati ex-post). Sistema di budget: rappresenta l’espressione economica dei programmi d’azione aziendali disaggregati fino ad arrivare alle unità organizzative elementari. (il budget programma le modalità attraverso cui debbano essere gestite le risorse) Sistemi di reporting: consente un confronto organico ed analitico tra obiettivi predefiniti e risultati ottenuti.

Pianificazione strategica: attività che consiste nel definire le finalità aziendali e le linee-guida per il loro raggiungimento nel medio/lungo periodo. (pianificazione pluriennale, invece la programmazione è a breve termine). Controllo direzionale: attività attraverso la quale vengono individuate le modalità per raggiungere gli obiettivi strategici, e vengono realizzate le azioni a tal fine necessarie (breve periodo).

Il processo di controllo direzionale (3) FORMULAZIONE BUDGET

budget PROGRAMMAZIONE SVOLGIMENTO DELL'ATTIVITÀ E MISURAZIONE

REPORTING E VALUTAZIONE

Controllo operativo: attività finalizzata a verificare che i compiti attribuiti vengano eseguiti in modo efficace ed efficiente. GLI ATTORI DEL PROCESSO DI CONTROLLO DIREZIONALE. Intervengono nel processo di controllo, in tempi e con modalità diverse, differenti tipologie di attori: - Top management. - Responsabili dei diversi centri di responsabilità. - Collaboratori dei responsabili. - Direzione amministrativa (controllo di gestione). IL BUDGET. È un documento formale. Rappresenta l’output del processo di budgeting. È un programma d’azione espresso in termini quantitativo-monetari, relativo ad un definito orizzonte temporale, variamente articolato su periodi più brevi. Si colloca naturalmente in un sistema di budget. È uno strumento economico (efficienza/efficacia nelle operazioni di trasformazione) e organizzativo (efficacia dei comportamenti organizzativi). Strumento di guida ed orientamento e non di previsione. FUNZIONI DEL BUDGET. -

Funzione Funzione Funzione Funzione Funzione

di di di di di

programmazione. coordinamento e integrazione. valutazione e controllo. guida e motivazione. formazione e apprendimento.

GLI ATTORI COINVOLTI. Nelle medio-grandi imprese, la responsabilità è affidata al comitato di budget/unità operativa PEC (imposta e supervisiona il processo di elaborazione). Il controller e lo staff hanno un ruolo consulenziale, e gestiscono il processo di elaborazione ed impiego del budget. L’elaborazione dei singoli budget spetta ai responsabili di centro. IL CALENDARIO DI BUDGET: Scandisce le fasi del processo di budgeting: - Lo sviluppo dei singoli budget. - La tempistica del processo. - Gli attori coinvolti. - Le modalità di composizione del budget. - Le date degli incontri. - Gli obiettivi prefissati. LE CLASSIFICAZIONI DEL BUDGET. Orizzonte temporale: A periodo definito. A periodo scorrevole. Ipotesi -

gestionali sottostanti: Rigido. Flessibile. A scenari multipli.

Contenuto: Budget operativi: fattibilità economica. Budget investimenti: fattibilità strutturale.

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Budget finanziari: fattibilità finanziaria. = CE E SITUAZIONE PATRIMONIALE PREVENTIVI.

BUDGET OPERATIVI. -

Attività gestionali correnti. Riferiti ad unità che svolgono la gestione tipica. Consente la determinazione del risultato operativo (e di risultati parziali).

1. Budget area commerciale. 2. Area produttiva. 3. Area amministrativa. 4. Area R&S. 5. Altri servizi centrali. = Budget di Conto Economico. BUDGET CONTO ECONOMICO. Ricavi di vendita (budget delle vendite) - Costo del venduto (budget del costo del venduto) = Risultato operativo gestione caratteristica - Oneri finanziari/+ Proventi finanziari. = Budget finanziari. Rimanenze iniziali Prod.finiti - Rimanenze finali Prod.finiti = Programma di produzione. IL SOTTOSISTEMA DEI BUDGET DEGLI INVESTIMENTI. Obiettivo: quantificare le azioni necessarie per adeguare la struttura aziendale alle esigenze imposte dai programmi di azione. Focus: investimenti nell’area produttiva, commerciale, personale, R&S: - Investimenti già autorizzati in precedenti periodi ma attuati in quello di budget. - Investimenti la cui autorizzazione avverrà nel periodo di budget. Permette di valutare la fattibilità tecnica dei programmi di azione. Collegamento con budget finanziari e operativi. -

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Considera i riflessi della politica degli investimenti nel periodo di budget e gli impieghi di risorse finanziarie ad essi correlati suddivise per: o Tipologia. o Area di destinazione. o Momento temporale. Identifica le tipologie di investimenti necessari per adeguare la struttura aziendale ai programmi d’azione futuri. Determina l’ammontare dei singoli investimenti. Evidenzia l’impatto finanziario delle scelte di investimento.

Il valore dell’investimento deve considerarsi nella sua globalità, comprensivo anche dei costi accessori. Il budget degli investimenti a breve trova collegamento con quello degli investimenti a medio-lungo termine, poiché il progetto di investimento può essere parte di un piano di lungo periodo. Dimensioni rilevanti per la classificazione degli investimenti. 1. Area di destinazione. a. Produttiva. b. Commerciale. c. R&S. d. Amministrativa. 2. Tipologia investimento: a. Materiali.

b. Immateriali. c. Finanziari.

La dimensione temporale si riferisce a 3 momenti: 1. Impegno (I): rappresenta il momento in cui l’investimento, una volta deciso dal management, riceve l’autorizzazione ad essere eseguito. 2. Contabilizzazione o attuazione (C): rappresenta il momento in cui l’investimento viene rilevato nella contabilità dell’azienda. 3. Finanziario/Monetario (U): rappresenta il momento in cui avviene l’uscita finanziaria o di cassa. Fornisce informazioni fondamentali per la predisposizione dei budget del sottosistema finanziario. Fa riferimento ad: a. Investimenti già effettuati in anni precedenti (per i quali non si è concluso il ciclo monetario). b. Investimenti effettuati nell’esercizio per la parte che darà luogo a variazioni finanziarie e/o monetarie. c. Investimenti da effettuare in periodi successivi a quello di budget, per i quali viene corrisposto un anticipo. I BUDGET DEGLI INVESTIMENTI: ESERCIZIO. Facciamo parte di un gruppo di manager di una farmacia che deve gestire la questione relativa al rinnovo degli arredi dei locali in cui si svolge l’attività di vendita. Per l’anno X+1 sarà necessario programmare un investimento per rinnovare gli arredi esterni, interni e del magazzino. Il management deve decidere non solo l’ammontare delle risorse da investire ma anche come verranno gestiti i pagamenti dell’investimento in arredi. Il management predispone una serie di ricerche di mercato per recuperare da diversi fornitori dei preventivi per il rinnovo degli arredi esterni, interni e del magazzino della struttura aziendale. A seguito di diverse valutazioni, il preventivo che risponde maggiormente alle esigenze aziendali prevede un investimento per arredi per 1.300 euro. Si rende necessario capire come verrà gestito a budget: - Il processo economico-patrimoniale di acquisizione del fattore produttivo. - Il flusso di cassa associato all’investimento in arredi. Per valutare, con largo anticipo, se i pagamenti: - Potranno essere gestiti dall’azienda senza tensioni in termini di liquidità. - Potranno generare delle tensioni finanziarie e quindi cercare per tempo: o Di rimodulare i flussi di cassa in uscita per renderli compatibili con le disponibilità liquide aziendali. o Di valutare la possibilità di ricorrere al mercato del credito. Il budget degli investimenti è uno strumento che fornisce delle valide informazioni per prendere delle decisioni efficaci in tal senso. STEP 1: RIPORTO DEL MOMENTO DELL’IMPEGNO (momento in cui l’investimento riceve l’autorizzazione ad essere eseguito). ° Investimento complessivo deliberato: 1300. ° Il rinnovo degli arredi si deve chiudere nell’anno in corso, ma l’attività di vendita al pubblico non può fermarsi. ° Il management programma secondo un calendario bimestrale gli interventi di rinnovo; nello specifico: - Nel primo bimestre dell’anno si procede al rinnovo degli scaffali esterni: investimento deliberato di 300. - Nel secondo bimestre dell’anno si procede al rinnovo degli arredi del magazzino: investimento deliberato di 700. - Nel terzo bimestre dell’anno si procede al rinnovo degli scaffali interni: investimento deliberato di 300.

La programmazione degli interventi secondo il programma di autorizzazione identifica il momento dell’impegno dell’investimento.

STEP 2: RIPORTO DEL MOMENTO DELLA CONTABILIZZAZIONE. Contabilizzazione/Attuazione: in un momento successivo alla definizione del programma di impegno dell’investimento (che funge da cronoprogramma per l’avvio dei lavori in azienda), si rende necessario effettuare delle stime circa i tempi di fatturazione degli investimenti deliberati. Il management con uno scambio di informazioni con l’azienda che fornirà gli arredi, può negoziare e capire come saranno gestiti i tempi di fatturazione degli arredi che verranno acquisiti nell’anno X+1Le previsioni circa i tempi di fatturazione degli impegni deliberati definiscono il momento della contabilizzazione dell’investimento. La tempistica con cui si prevede che arriveranno le fatture per arredi è la seguente: - Nel primo bimestre si riceveranno fatture per 100. - Nel secondo bimestre si riceveranno fatture per 500. - Nel terzo bimestre si riceveranno fatture per 300. - Nel quarto bimestre si riceveranno fatture per 400. STEP 3: FINANZARIO/MONETARIO (USCITE): momento in cui avviene l’uscita finanziaria o di cassa dell’investimento autorizzato. Il management potrà prevedere e contrattare i tempi di pagamento delle fatture con l’azienda fornitrice. Le previsioni circa i tempi di pagamento pattuiti con il fornitore definiscono il momento dell’uscita: - Nel terzo bimestre si pagheranno fatture per 500. - Nel quarto bimestre si pagheranno fatture per 500. - Nel quinto bimestre si pagheranno fatture per 200. - Nel sesto bimestre si pagheranno fatture per 100. GLI ALTRI INVESTIMENTI DELL’ANNO X+1. Il management oltre all’INV 1 (arredi) dovrà gestire anche le seguenti richieste: INV 2: macchinari. INV 3: auto. INV 4: pubblicità. INV 2: MACCHINARI. Investimento per 500. - Impegno: in relazione ad una proposta di investimenti in macchinari per 500 è stato autorizzato solo l’80% dell’importo nell’anno X+1, e la parte rimanente deliberata ma rinviata al primo bimestre dell’anno X+2. Il momento dell’impegno è così programmato: o Nel quinto bimestre investimento deliberato per 200. o Nel sesto bimestre investimento deliberato per 200. - Contabilizzazione: la tempistica circa i tempi di fatturazione degli impegni deliberati è la seguente: o Nel quinto bimestre si registreranno fatture per 150. o Nel sesto bimestre si registreranno fatture per 150.

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o Le altre fatture arriveranno nel primo bimestre anno X+2. Momento finanziario: le previsioni circa i tempi di pagamento che verranno pattuiti con i fornitori seguiranno la seguente tempistica: o Nel sesto bimestre si pagheranno fatture per 20. o La parte rimanente verrà pagata il primo bimestre anno X+2.

INV 3: AUTO PER LE CONSEGNE A DOMICILIO. -

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Impegno: autorizzato un investimento di 600 da distribuire per 1/3 negli ultimi 3 bimestri. Contabilizzazione: o 100 nel 4, 5, 6° bimestre. o Le altre fatture arriveranno nel primo bimestre anno X+2. Finanziario: o 100 nel 4, 5, 6° bimestre. o La parte rimanente verrà pagata il primo bimestre anno X+2.

INV 4: PUBBLICITA’. -

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Impegno: autorizzato investimento per 1500. o Nel quinto bimestre deliberato per 700. o Nel sesto bimestre deliberato per 700. Contabilizzazione: o Nel quinto bimestre si registrano fatture per 400. o Nel sesto bimestre si registrano fatture per 400. Momento finanziario: o Nel quinto bimestre si pagheranno fatture per 50. o Nel sesto bimestre si pagheranno fatture per 50. o Il resto a dilazione nell’esercizio successivo X+2.

RIEPILOGO: 1. Uscita di cassa per l’anno X+1= 1720. 2. Debiti dell’anno X+2 = 2180. 3. Contabilizzazione fatture X+1 = 2700. 4. Contabilizzazione fatture X+2 = 1200. COLLEGAMENTI. 1. Con i budget finanziari: a. Fonti e impieghi. b. Entrate e uscite di cassa. 2. Con i budget operativi: a. Quote di ammortamento. Dove confluiscono nel budget di conto economico e patrimoniale? 1. Pubblicità: 800 immobilizzazioni immateriali. 2. Impianti: 1300 + 300 + 300 = 1900 immobilizzazioni materiali. 3. Fondo ammortamento (20%): -380. 4. Ammortamento (CE): +380 Costi. 5. Debiti 2180. 6. Disponibilità liquide (Banca): -1720....