Cuadro Comparativo Sobre Sistemas DE Información Empresarial PDF

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esto les servirá ya que es de informática empresarial...

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CUADRO COMPARATIVO SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL

Administración financiera, Facultad de Ciencias Económicas, Corporación Universitaria Minuto de Dios

Pedro Noé Pérez Gaitán ID: 800630 Manuel Alejandro Acosta Ariza ID:799176

NRC 567: Informática Empresarial NELSON RODRIGUEZ PALACIOS

Villavicencio-meta

24 de octubre del 2021

Sistema de Información Empresarial Descripción/ Sistemas

Concepto Histórico

Gestión de las relaciones con clientes (C.R.M)

sistema de planificación de recursos empresariales (E.R.P)

Cuadro de Mando Integral

Software de gestión documental (S.G.D)

En los años 90, las relaciones de las empresas con sus clientes eran más estrechas y el contacto personal permitía incrementar la efectividad de las ventas a la vez que se ofrecía servicios de calidad. Estas interacciones fueron acuñadas con el término Customer Relationship Management (CRM) por el Sr. Tom Siebel. Los programas CRM empezaron a ser posibles gracias a la creación de bases de datos, pero su implantación requería la inversión de mucho tiempo y dinero por parte de las empresas. En la década de los 2000 comenzaron a proliferar CRM a medida más pequeños y económicos

El E.R.P o software de gestión nace en 1960, entonces los desarrolladores informáticos del sector productivo desarrollaron programas básicos para monitorizar inventarios, balances… el origen era gestionar y controlar el inventario. En 1970 y 80, se desarrollan sistemas para gestionar la producción y los procesos de las empresas bajo el nombre de “Planificación de requisitos materiales” o MRP, y posteriormente llegó el sistema de planificación de recursos manufactureros o la segunda parte del MRP. En 1990, el MRP o ERP ya es funcional para

Ya antes de los años ochenta, las empresas disponen de cuadros de mandos presupuestarios y financieros, desarrollados principalmente por. empresas de trading y por empresas industriales. No obstante, estos se basan a menudo en informaciones estadísticas basadas en resultados obtenidos en el pasado y no tienen en cuenta la importancia de los indicadores operacionales, humanos y de clientes. David P. Norton (nacido en 1941), cofundador de la empresa de consultoría en estrategia informática Nolan, Norton & Company, y Robert S. Kaplan (nacido en 1940), profesor en la Harvard Business

a partir de la década de los 60 se empezó a utilizar el ordenador como apoyo a la actividad de la administración de documentos y a la gestión de la información por primera vez en bibliotecas de Estados Unidos e Inglaterra a través de sistemas que interpretaban. Tras un desarrollo mucho mayor del medio se intensifica más este uso junto al de la comunicación en el sector empresarial y ya se comienza a hablar de los conceptos “bases de datos y digitalización de documentos”, además de la aparición de aplicaciones y programas para la gestión documental de archivos físicos e imágenes. Ya entrados en la década de los 90,

Característica s

dirigidos a las medianas empresas. Fue en esta época donde el término de CRM adquiere popularidad y al que está vinculado el nacimiento del concepto software CRM.

controlar inventarios, producciones, gestiones administrativas y RRHH. En el 2000. Gardner declara que el concepto ERP ya es un producto terminado. Se incluía software basado en internet con acceso a tiempo real de la información y recursos de la empresa.

School, han elaborado el balanced scorecard (BSC), también llamado «cuadro de mando integral» (CMI), para mitigar esta problemática. Oficialmente, esta herramienta que combina estrategia y gestión se crea en 1992 con la publicación del artículo «The Balanced Scorecard. The Measure That Drive Performance», escrito por los dos economistas estadounidenses para la Harvard Business Review.

los sistemas existentes ya permitían la gestión de la información en cualquier tipo de formato para ser almacenado en red, herramientas de colaboración, seguridad, flujos de trabajo y funcionalidades de auditoría. Digamos que durante la historia de la gestión documental no se había conocido algo parecido a un Gestor Documental hasta esta década.

Gestión de contactos. Es la principal funcionalidad de un CRM, consiste en capturar y organizar los datos de los clientes potenciales, desde la prospección hasta la conversión. Esos datos pueden ser de contacto, demográficos, transaccionales, etc. Seguimiento a la interacción. Permite que las

Automatización del software ERP Tanto si eres un autónomo o una pyme como si tienes una gran empresa, el ERP que elijas para ti debería ser capaz de automatizar todas las distintas áreas de tu negocio: finanzas, cadena de suministro, operaciones, facturación y todo lo demás.

Económicos: en este caso se refiere a los indicadores de los cuadros de mando tradicionales. Minimizar los costes de producción, añadir valor de la empresa a ojos de los acreedores, etc.

Coordinar y controlar. actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

Clientes: analizar y estudiar cuáles son sus comportamientos y cuáles son las mejores formas de satisfacer sus demandas y mejorar la imagen de marca

Custodiar y recuperar. documentación que se genera de un modo eficaz, mediante la Indexación, esta función hace referencia al

Capacidad de integrarse. No tiene sentido que hagas la gran inversión en un software ERP para tu empresa o startup, si después no se integra con el resto de Calificación de los programas que utilizas. La clientes. o lead Cuando los clientes función principal que tendrá este están bien software es identificados, las precisamente acciones de marketing son más poder lograr que los distintos asertivas y el departamentos proceso de ventas trabajen todos a más fluido. Esa una. identificación puede darse, de acuerdo con la Funcionamiento en tiempo real. cercanía con el perfil del cliente, el Algunos sistemas de Enterprise potencial de Resource conversión, o Planning (sistema algún criterio de planificación estratégico que se de recursos defina. empresariales) tienen la Omnicanalidad capacidad de Integra los realizar diferentes canales operaciones de de comunicación con el cliente, manera desde el e-mail a la síncronizada, y tienda física hasta esto marca una el chat de la tienda gran diferencia en online. Gracias a la cuanto a omnicanalidad, el eficiencia, equipo de servicio velocidad de al cliente puede dar respuesta, solución en el agilidad y menor tiempo robustez del posible y a través software. diferentes áreas que intervienen en el proceso de ventas, tengan acceso a la trazabilidad de las interacciones entre el cliente y la empresa.

de cara a la audiencia. Procesos internos: gestionar y optimizar los propios procedimientos de la empresa es otro factor clave dentro de una empresa y, por tanto, deben existir indicadores que evalúen estos procesos. Perspectivas de desarrollo: en este caso relacionadas con la tecnología y con el valor humano de la empresa (trabajadores) y su capacidad de evolución.

proceso de etiquetado de documentos con diferentes elementos que faciliten la búsqueda. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente. El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Evita la pérdida de la documentación. ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema, ya que el Almacenamiento de documentos, permite a los usuarios almacenar varios tipos de documentos (archivos PDF, imágenes, etc.) y ordenarlos en diferentes carpetas,

del canal que sea más apropiado. Gestión de documentos Centraliza el acceso a los documentos relevantes (plantillas de propuestas comerciales, formatos de correo electrónico, etc.) para que los diferentes perfiles involucrados puedan ofrecerle al cliente una experiencia más ágil y positiva.

Ventajas

Ofrece las herramientas para tomar mejores decisiones. Tener el control de todo el proceso de ventas y el acceso a los informes en tiempo real, permite hacer el análisis global de la situación

por metadatos o a través de etiquetas.

Una base de datos común. Hay algunos sistemas de gestión empresarial que dividen la base de datos en departamentos diferentes. Esto se hace sobre todo en las grandes empresas con el fin de mejorar el rendimiento. Interfaz intuitiva. A la hora de escoger un software de gestión para tu empresa no puedes olvidar el hecho de que habrá personas usándolo a diario. El ERP debe ser lo suficientemente intuitivo como para que facilite su trabajo. Automatización de procesos. en la empresa Con un buen ERP se pueden gestionar muchos procesos de forma automática. Por ejemplo, la compra de productos una vez que sus reservas van menguando,

Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo Traduce a objetivos los tiempos de Son una herramienta completa. que permite tener a la vista los indicadores más determinantes de una estrategia. (sean cuales sean) y tomar decisiones de forma rápida y eficaz.

comercial de la empresa y tomar decisiones más acertadas. Incrementa las oportunidades de venta. Facilita la prospección y la calificación de clientes o leads. Permite hacer un seguimiento detallado a las necesidades del cliente en cada etapa del proceso, gestionando el embudo de ventas y dando las respuestas correctas a los clientes. Permite diseñar un perfil de los clientes. Tras analizar la información de los contactos y tener la posibilidad de visualizarlos de una manera integrada, es posible diseñar el perfil de nuestro cliente, para trabajar nuestras acciones de marketing, de ventas, el lanzamiento de nuevos productos, etc. Alinea las áreas

el envío de algunos pedidos que mantienen cierta estabilidad, etc. Información de la empresa en tiempo real. La toma de decisiones se va a regir siempre por la información que se tenga en cada momento. Un ERP puede mostrar la información en tiempo real de la empresa, de forma que se puedan considerar las posibilidades de acción y cuál de las diferentes opciones es la más acertada. La plataforma se ajusta a la empresa. Sea como sea un negocio, un ERP puede amoldarse a su funcionamiento y desarrollo. Los datos se pueden volcar en el programa con facilidad. Por lo tanto, puede ser usada por cualquier tipo de empresa.

concretos las aspiraciones teóricas de la empresa. Son muy flexibles respecto al tipo de indicadores que se pueden utilizar. Permiten crear una estrategia bien definida y que toda la empresa la conozca y se sienta parte de ella. Es posible realizar un análisis transversal de los resultados, es decir, relacionar indicadores de distintos ámbitos y encontrar en estas relaciones las causas y consecuencias para los buenos/malos resultados.

búsqueda de información y por consiguiente de respuesta. Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar, …) Ahorro de Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados

de marketing y ventas. Un CRM permite unificar la información para trabajar de manera coordinada entre las áreas de marketing y de ventas. Logra pronósticos de ventas más acertados. Teniendo claridad del proceso de ventas, el estado de los clientes y los informes personalizables, la empresa cuenta con un panorama más confiable para hacer proyecciones.

Desventajas

La transición de procesos manuales a

Reducción de costes. No solo muchos tiempos de trabajos se optimizan, sino que también desaparecen bastantes tareas que se suelen realizar. Además, es una ayuda muy eficiente para el ahorro, ya que se puede tener una visión más o menos global del funcionamiento general de la empresa. Mejor calidad de los análisis. Precisamente por su carácter integrador, se puede ver la información completa de cada detalle o elemento de la empresa. Y, por tanto, tener una visión más exacta y completa.

Coste inicial. Es un programa eficiente y, como

demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad. Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Un CMI creado sin Falta de espacio de la involucración del almacenamiento. Los documentos en equipo directivo.

automáticos. sigue siendo uno de los principales obstáculos a la hora de implementar un CRM. Resistencia al cambio. La implantación de un software CRM a veces conlleva cierta resistencia por parte de los empleados. Perciben que la aplicación es un método para monitorizar su trabajo. Sin embargo, con la formación y la orientación adecuada, terminarán viendo al CRM como un aliado. Procesos más lentos. Sí, al principio ralentizará los procesos en tu empresa. Piénsalo, ahora tienes que grabar la conversación que tuviste con un cliente por teléfono o registrar notas.

tal, es imprescindible realizar un desembolso considerable de dinero en un primer momento.

y poco elaborado no tiene sentido. Supondrá un gasto del que no obtendremos todo el rendimiento que nos permite.

Preparación de los trabajadores. Todos en la empresa, de una forma u otra, terminarán teniendo algún tipo de contacto con el ERP. Esto obliga a que todos ellos se formen de la manera correcta para poder utilizarlo. Puede generar retrasos en la producción.

La mala elección de los KPI’s. supone un fallo que afecta al sentido final del CMI, al dar información incorrecta o incompleta.

Tiempo de adaptación. Finalmente, el inconveniente más evidente y, a la vez, más prolongado. Y es que aunque el personal de una empresa sepa cómo se emplea el ERP, es necesario también que se adapte para utilizarlo de la manera correcta. Es decir: coger la costumbre de introducir los datos, de revisar que todo esté en

El CMI debe actualizarse. continuamente para no quedar caduco.

papel pueden ocupar una cantidad significativa de espacio, y la cantidad de papel aumentará día a día. Además, los documentos generalmente deberán almacenarse a mano para que se pueda acceder rápida y fácilmente. Menor seguridad. Independientement e del tamaño, para cualquier organización es importante proteger sus datos y otros activos valiosos. Propenso a daños. Los documentos manuales se pueden dañar, perder, extraviar o robar fácilmente. Un incendio o desastre natural podría significar la pérdida de información esencial. Si no tienes ninguna copia, una vez que los archivos hayan desaparecido, no hay forma de recuperar la información.

Área Especifica

Especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

orden y, en definitiva, de integrarlo dentro de sus tareas diarias. Para que, de esta manera, pueda funcionar en la empresa. Es una solución de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.

AREAS: Financiera, Clientes, Procesos, Internos y Aprendizaje y Crecimiento.

Área: administrativa, archivos, manejo de grandes cantidades de información.

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