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CUADRO COMPARATIVO SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LAS EMPRESAS

Paula Andrea Salamanca López ID: 596647 Katherin Silva Arévalo ID: 749574 Informática Empresarial

Corporación Universitaria Minuto de Dios Centro Regional Soacha Administración de Empresas

Cuadro Comparativo Sistemas de Información de las Empresas

Enterprise Resource Planning (ERP

Concepto General

Planificación de Recursos Empresariales, Es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

Customer Relationship Management (CRM)

La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.

El software CRM, por definición, permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente dado y El ERP funciona como un de esta forma entender sus sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es necesidades y anticiparse a ellas. Por definición, el CRM recopila un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base toda la información de las gestiones comerciales manteniendo un de datos centralizada. histórico detallado.

El sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es la evolución de varios tipos de

Balanced ScoreCard (BSC)

El Balanced Scorecard (BSC / Cuadro de Mando Integral) es una herramienta que permite enlazar estrategias y objetivos clave con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier empresa: desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y aprendizaje y crecimiento. El Balanced Scorecard (BSC) es por lo tanto un sistema de gestión estratégica de la empresa, que consiste en: Formular una estrategia consistente y transparente

Años 80 Nacimiento de los primeros CRM y desarrollo de bases de datos para Década de 1980 - Marcada por la incredulidad y quiebra de los

Sistema de Gestión Documental (SGD). Sistema de Gestión Documental (SGDl sería aquellos sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. es decir: La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos. Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio

Contexto Histórico que Originó la Aplicación

programas de gestión. Para poder entender lo que son hoy este tipo de sistemas tenemos que conocer cuál es su historia. De esta manera, podremos saber que mejoras se han incorporado año tras año y los beneficios de éstas. Gestión

y

control

de

inventario- 1960 Este sistema fue creado para poder mantener un nivel adecuado de stock en los almacenes. Su metodología consiste en mantener al mínimo la cantidad de productos en el almacén y disponer de ellos cuando sea preciso Material Requirement Planning (MRP) -1970 Este sistema de gestión (MRP) utiliza aplicaciones de software para automatizar los procesos de producción. El MRP es capaz de generar horarios para las operaciones y compras de materia prima.

empresas. *1986: Creación de los gestores de contactos. *1989: Jon Ferrara crea Goldmine y desarrolla el primer SFA (Sales Force Automation), orientado a pymes. Años 90 El término CRM, acuñado por Tom Siebel, se impone, aglutinando todos los conceptos anteriores: Un software para la gestión de las relaciones con los clientes, la venta, el marketing y soporte. *1993: Nace Siebel, líder mundial de CRM del momento. Ofrecía entonces productos e-business. *1995: Call Centers, datos almacenados y de difícil acceso. *1996-98: software ERP (Enterprise Resource Planning), con procesos Front Office (contacto con el cliente). En este momento de la historia del CRM se consideraba incompleto aún. *1999: Marc Benioff funda Salesforce, software 100% Cloud (e-CRM). *2001: Surge Sage CRM de la fusión de varias empresas de este software para pequeñas y medianas

números financieros, como indicadores efectivos del rendimiento organizacional.

exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, Inicio de la década de 1990 - Los archivadores, cajas y números financieros, fueron objeto estanterías en que se guardan de muchas críticas en cuanto a su los documentos de papel (y papel de indicadores del más tarde los audiovisuales y rendimiento organizacional. Los los documentos en soportes Sistemas que llenaran esas lagunas, magnéticos u ópticos ). pasaron a ser el tema de reuniones de grandes organizaciones. El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en Ejecutivos de todo el mundo, la práctica a partir de la percibieron que los sistemas de experiencia de las grandes gestión de rendimiento destinados bibliotecas nacionales a la aplicación de sus estrategias, anglófonas, la Biblioteca del deben ser capaces de Congreso de los Estados comunicación utilizando un Unidos de América y la British lenguaje único, explicando la Library, que en los años 60 del estrategia a todos los suyos siglo XX crean el formato empleados bibliográfico MARC ( Machine Readable Robert Kaplan y David Norton Cataloguing ) o catalogación realizaron un trabajo estudio, legible por máquina, para sus titulado "Measuring Perfomance in bases de datos. la organización del futuro "a lo largo de un año, a partir de un scorecard corporativo utilizado por En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos Analog Devices (empresa fabricante de semiconductores, con sistemas de gestión sede en los Estados Unidos, que ya documental: desde el simple

Contexto Histórico que Originó la Aplicación

Material Requirement empresas. *2002: Microsoft se convierte en el Planning (MRP II) -1980 principal actor del CRM+ERP. Este sistema nos ofrece una Además, se estima que el 65% de amplia planificación y control de las implantaciones CRM son todos los procesos productivos fallidas, por lo que se duda de su de nuestro negocio. Esto implica efectividad y los usuarios no están a todos los elementos que se satisfechos. necesitan para llevar a cabo elaboraba medidas de rendimiento nuestro plan productivo, Años 10 *2011: Software de comunicación basado en indicadores financieros Enterprise Resource Planning empresarial en la nube. Las y no financieros), sumando la otras (ERP) -1990 empresas pagan por cada ideas, enuncian, al inicio de la década de 1990, el Balanced suscripción. Los sistemas ERP utilizan un *2013: Accesibilidad universal y Scorecard. tipo de software multi-módulo, sistema multiplataforma, esto es, de esta manera podemos mejorar acceso desde dispositivos móviles. el rendimiento de los procesos Surge a su vez el concepto de CRM internos de nuestro negocio.: Social a través de las redes planificación, y tiene funciones sociales: atracción de clientes como compras, inventario, gracias a Twitter, Facebook, distribución, finanzas, YouTube... contabilidad, atención al *2015: Nace SumaCRM, cuyo cliente… claim precisamente es: 'CRM para pequeñas empresas'

Aumenta la productividad. ERP permite que toda la empresa trabaje con las mismas aplicaciones y automatizar

registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas.

Aumento del índice de Alineación plantilla – empresa: Control sobre quién puede fidelización de los clientes. permite alinear a los empleados acceder a los documentos, en Fidelizar un cliente cuesta 5 veces con la organización por medio de qué momento, y qué

numerosos procesos de negocio, lo que ayuda a los empleados a trabajar más y mejor.

Beneficios, Contribución y Fines de Cada una de ellas para una compañía

Mejora la seguridad Toda la información del sistema ERP está estandarizada y tiene trazabilidad. Así se evitan los riesgos que supone la información dispersa, las pérdidas de datos, los accesos no deseados, etc Optimiza el servicio Con solo acceder al ERP, es posible conocer la situación exacta de un cliente, cuándo se servirá su pedido, si tiene facturas por pagar, reclamaciones o quejas formuladas, etc. Genera ahorro El ERP reduce los costes operativos mediante la automatización de los procesos de negocio.

menos a la empresa que la obtención de un nuevo cliente. Ahorro de tiempo. El software CRM permite la automatización de procesos, eliminando la necesidad de realizar tareas rutinarias y repetitivas.

la visión estratégica que tenga la compañía.

Comunicación de metas – resultados: permite mejorar la comunicación interna en las organizaciones y es la llave para que los colaboradores sepan realmente cuales son las metas Optimización de la colaboración grupales que persigue la compañía entre los servicios. El software y cuáles las individuales que debe CRM desempeña un papel conseguir cada uno de ellos. específico en todas las etapas del ciclo de venta. Su alcance incluye desde la obtención hasta la Visión estratégica – acción: investigación de datos valiosos permite traducir la visión de la sobre los clientes. Al contar con un organización y las estrategias que software CRM único, la han diseñado sus directores para información se difunde y la utilizan conseguir los objetivos, en todas las áreas de la empresa. acciones y medidas reales que servirán para alcanzar las metas y Capacidad de respuesta. Los dictarán la pauta para que cada datos recogidos por el software colaborador desarrolle su trabajo CRM permiten analizar los en la organización, lo cual podrá problemas comunes y facilitan una ser medido y gestionado para saber visión global de las incidencias si lo que se está haciendo es correcto o debe cambiarse sobre la marcha.

actividades puede efectuar sobre las mismas. Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación relevante de la empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento. Seguridad, no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos. Ahorro de tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento. Reducción de redundancias como duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos.

Agilidad y automatización de Estrategia – resultados: Al las tareas administrativas con principio de cada nuevo proyecto la creación de flujos de trabajo la organización adopta una (workflows) que permiten estrategia que presume es la

adecuada para lograr las metas que persiguen. Sin embargo, no siempre esa estrategia es la indicada para lograr el éxito y el BSC es una herramienta que permite identificar los errores de gestión y redefinir las estrategias de acción de acuerdo a los resultados que se van produciendo durante el proceso o al final del mismo,

Beneficios, Contribución y Fines de Cada una de Ellas para Una Compañía

Definir a qué Área Específica Pertenece Cada una de las Aplicaciones

Análisis – resultados: La amplia y detallada información que produce el BSC con respecto al desempeño y al cumplimiento de metas de cada colaborador y de cada departamento de la organización, permite y exige mejorar la capacidad de análisis de los directivos y de los encargados del proceso. Contabilidad financiera - Se ocupa de las transacciones financieras y los datos contables. Recursos Humanos - Se ocupa de la información relacionada con los empleados de una organización.

Área financiera pues en esta podemos observar como las actividades son variadas y que abarcan desde el registro contable de las operaciones que realiza la empresa con actividades derivadas de las obligaciones fiscales y mercantiles así como todo lo que

Cada una de las áreas de la empresa también debe enfocarse en administrar lo que le corresponde tomando en cuenta criterios que le indique su posición en la gestión de la estrategia del negocio, con la finalidad de tomar

integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas. Intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.

Área de archivo o quien haga sus veces, se encargan de la producción o recepción de los documentos, de la clasificación y del archivo, de la aplicación de métodos de descripción, indización y recuperación, y de la transferencia de los documentos al archivo central.

CRM (Customer Relationship Management) Gestión de Relaciones con Clientes - Se ocupa de la captura y gestión de relaciones con los clientes. Ventas y distribución - Se ocupa de la realización de pedidos, la entrega, el envío y la facturación. Logística y gestión de almacenes - Se ocupa de almacenamiento de productos y envíos y embarques. Fabricación y Gestión de Materiales - Se ocupa de las actividades de producción y planificación de la producción.

significa el control financiero de la empresas, Área de aprovisionamientos: nos va a mantener informados en tiempo real de la ubicaciòn, valoración, trazabilidad, situación y movimientos de nuestros productos. Área comercial: permite efectuar un seguimiento detallado de todo el circuito de la venta, abarcando la fuerza comercial y hasta la contabilidad automática. Área funcional de producción: está compuesta por una serie de módulos que permiten controlar y analizar con total seguridad y fiabilidad toda la información financiera de una compañía.

mejores decisiones y corregir las desviaciones. Alguno de los cuadro mango que pueden haber en una empresa son: · Dirección General · Dirección Financiera · Dirección Comercial · Dirección de producción · Dirección de Talento Humano

los productores de documentos o usuarios del sistema de gestión documental son: 1. Los directivos del organismo 2.Los responsables y todo el personal de apoyo a las unidades administrativas (sistemas, operaciones, etc.) 3. Quienes coordinan juntamente con el profesional de información la implantación del sistema de gestión de la documentación administrativa en las unidades. 4.Los usuarios directamente ejecutores de la implantación (personal administrativo, secretarias, etc..)

CONCLUSIONES

Actualmente encontramos diferentes aplicaciones de la informática que permiten el desarrollo y mejoramiento de nuestras actividades cotidianas, ya sea en el ámbito laboral o personal. De allí su importancia, ya que cada una de ellas se encuentran diseñadas o enfocadas en una o más áreas.

REFERENCIAS ●

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González G., J.I. (2013). Los sistemas de información en la empresa. Recuperado de http://www.jggomez.eu/D %20Bdr_Erp/1%20Temas/A%20BDR%20ERP%20Empresa%202013.pdf. TIC Portal. (2018). ¿Qué es un sistema de gestión documental? [online] Available at: https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestiondocumental/que-es-sistema-gestion-documental [Accessed 25 Aug. 2018]....