Diseño de Sistemas y Métodos Resumen 1-9 PDF PDF

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Diseño de Sistemas y Métodos UNIDAD I -Conceptos básicos de sistemas Importancia de los sistemas. El sistema de información es el método mediante el cual se pone a disposición de los administradores y/o propietarios la información confiable y oportuna que necesiten para la toma de decisiones eficaz en una organización. Todo proceso contable requiere de los sistemas ya que permiten llevar un adecuado control de las operaciones y transacciones financieras.

Sistemas en los negocios. La mayoría de las entidades económicas desempeñan básicamente las siguientes funciones: • Comprar • Mercadear • Producir • Finanzas • Facturar • Recursos Humanos Para cada una de estas actividades se diseñan sistemas que controlen operativamente los procedimientos administrativos llevados a cabo por cada función. Cada sistema del negocio tiene un objetivo para el cual fue diseñado y por el cual se encuentra en funcionamiento. Ciclo de los negocios y los sistemas. Un ciclo de negocios es el tiempo que transcurre entre la compra de inventario, en el caso de una empresa manufacturera o la prestación de servicios, en el caso de una empresa de servicios y su conversión en efectivo. Los procesos administrativos se repiten con cierta frecuencia y en forma cíclica. En el área de sistemas de información el concepto de vida de los sistemas se conoce como ciclo de vida y desarrollo de los sistemas. Diversos autores clasifican el CVDS de distintas formas, sin embargo, la mayoría contempla las sgtes etapas.  Análisis previo o preliminar  Implantación del sistema  Fijación de requerimientos  Madurez y Mantenimiento  Diseño y desarrollo del sistema Sistemas: definición y elementos. Conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables, que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común. Elementos Todo sistema es una agrupación de piezas individuales que tienen relación entre sí. ELEMENTOS SUB-ELEMENTOS 1. Módulo de Cuentas. 2. Módulo de parámetros del sistema. 3. Módulo de Consultas. a) Módulo de consulta de cuentas. b) Módulo de consulta de parámetros. c) Módulo de consultas de comprobantes. 4. Módulo de entrada de movimientos. 5. Módulo generado de reportes. 6. Módulo de reportes.

2 Atributos identificables. Cada elemento está constituido por las características individuales que posee cada uno de ellos, es decir los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados. En el caso del módulo de consultas de cuenta de un sistema contable, los atributos identificables pueden ser: 1- Restricción en el acceso de los datos: el módulo de consulta de cuentas restringirá el acceso únicamente a la información referente a los elementos de las cuentas tales como código, descripción, tipo de cuentas, saldo de la cuenta, etc. 2- 2- Algoritmo de manejo de datos: Se refiere principalmente a la forma en la cual serán tratados los datos y/o recuperados del almacenamiento principal. Relaciones. Se refiere a la vinculación que debe existir entre los elementos identificables o componentes del sistema. Ejemplo Cuando en un sistema contable se está definiendo el código de cuenta inicial, se tiene que también establecer algún tipo de relación para cada una de las cuentas. •

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Cuenta patrimonial, de resultado o de orden: Un sistema debe poder distinguir si una cuenta es de balance general, del estado de ganancia y pérdida o simplemente es una cuenta de anotación o de referencia en el balance general. Cuenta contra la que se cierra: en el caso de las cuentas patrimoniales, el sistema debe establecer a que cuenta se afectará cuando se efectúe el asiento de cierra anual de las cuentas nominales. Cuenta multimoneda: En algunos sistemas se especificará si los movimientos deben ser manejados en más de una moneda.

Objetivo común. Todos los elementos componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una función específica. Debe ser la guía de acción por la cual se justifica el sistema Sistemas contables: definición, funciones, elementos, tipos. Conjunto coordinado de elementos destinados al registro metódico de los hechos contables. Forma parte del sistema de información de las organizaciones y tiene por finalidad reunir datos de naturaleza contable; procesarlos, utilizando un sistema adecuado de procedimiento; crear y mantener archivos contables, y producir informaciones contables, bajo distintas formas para distintos usuarios. Funciones 1-Registro:  La función básica de la contabilidad es registrar la información relativa al patrimonio de la entidad y a las operaciones que realiza.  El registro debe ser sistemático, coordinado, y metódico, siguiendo dos ordenamientos básicos: cronológico y sistemático.  El libro Diario constituye el registro cronológico y el Mayor el sistemático 2-Control  Control de patrimonio: Se controlan por ejemplo el movimiento de efectivo, mercaderías, materia prima, productos elaborados, así como créditos y deudas.  El control de las operaciones se ejerce también por medio del sistema contable en armonía con el sistema administrativo., pues al ejercer el control sobre el patrimonio de sus cuentas, se está a su vez ejerciendo control sobre las operaciones que se realizan. 3- Información: • La información proveída por el sistema contable es aprovechada por tres sectores bien definidos: – Propietario: persona física, sociedad de personas, o un jurídico, – Estado, recibe la información procesada por el sistema contable, como elemento base para percibir los tributos a que está obligado el propietario.

3 Terceros vinculados: utilizan la información proveída para propósitos generales, a fin de evaluar la situación patrimonial y financiera de la empresa. Elementos a) Plan de cuentas; b) Manual de procedimientos contables; c) Registro contables; d) Formularios; e) Manual de procedimientos administrativos. Estos elementos pueden adquirir mayor o menor extensión conforme a la importancia, dimensión, organización, y modalidades de operación de las empresas. –

Clasificación de los sistemas de una empresa. 1-Sistema de Producción: Tiene como fin, manejar o controlar todas las operaciones que se genera dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera o el proceso de prestación de servicios en una empresa de servicios. Funciones -Planificación del Producto: Determinar lo que se va a producir en función a un presupuesto estimado, en términos de cantidades, costos y recursos a utilizar. -Planificación de la Materia Prima y otros: Cálculo para el costo de insumos y otros productos. Uno de los problemas más complejos en el área de producción, es el poder determinar el equilibrio entre las tres variables: Ventas, Inventarios, Producción. -Control de Producción: Fijación de estándares de producción. Un sistema de costo estándar permite el control y comparación entre lo que se espera sea la producción y lo realmente incurrido o consumido. 2-Sistema de Ventas: a) Facturación: Se diseña con el objeto de registrar y controlar las ventas en una organización. Funciones - Control de precios - Clasificación de productos por grupos, subgrupos - Emisión de presupuestos; facturas, giros y recibos; ordenes de entrega - Definición de condiciones de pago - Control de pedidos de clientes - Actualización de Inventarios y de saldos de clientes - Análisis de la gestión de ventas b) Cobranzas: permite controlar el proceso de cobro a clientes Funciones: - Registro de cancelaciones parciales o totales. - Seguimiento a los procesos de cobranza Cálculo de las comisiones de vendedores. - Actualización de saldos. - Análisis de riesgos; de cobranzas; - Control de gastos - Cálculo de comisiones - Emisión de notas de débito y crédito; estados de cuenta. 3-Sistema de Administración y Finanzas: Funciones: a) Manejo de Inversiones: • Inversiones a la vista • Colocaciones a plazo • Inversiones en fondos mutuales • Inversiones en papeles comerciales • Inversiones en bolsa de valores b) Cuentas por pagar: financiamiento que tiene una empresa • Registro de pasivos de la empresa • Calculo de intereses en caso de aplicarlos

4 • Proyecciones de tipo financiero • Análisis de los pagos a realizar • Envíos de estados de cuenta • Emisión de órdenes de pago • Control de retención de impuestos c) Compras: Controlar todas las adquisiciones que se realicen • Emisión de órdenes de compra • Control de mercaderías recibidas • Registro de proveedores • Análisis de las compras realizadas • Manejo de anticipos a proveedores d) Activos Fijos: • Clasificación y registro de activos fijos • Cálculo de depreciación • Cálculo de Ajustes por inflación • Control de activos en proceso de construcción • Manejo de transferencias de activos • Análisis de activos por distintos criterios. e) Inventarios: • Entrada y salida de materia prima, materiales y suministros. • Perdida de inventario por obsolescencia. • Definición de almacenes y localidades • Registro y definición de productos d) Bancos: • Control de Cheques emitidos. • Control sobre cuentas bancaria (retiros y depósitos). • Conciliación bancaria • Registro y control de notas de débito y de crédito • Generación automática de comprobantes contables. g) Recursos Humanos: • Registro de Empleados • Manejo y control de préstamos • Control de comisiones a vendedoras • Estructura organizacional y cargos • Liquidación de salarios • Prestaciones sociales h) Contabilidad: Es el que centraliza y agrupa todos los movimientos generados por los subsistemas antes descritos. Sistemas contables: integrados, no integrados y auxiliares. Integrados: implica el compartir información entre dos o más sistemas. Por varias razones como: • Eliminar redundancia de la información • Facilitar el acceso a los datos o información Facilitar la elaboración de informes.

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El objetivo principal es reducir el trabajo que implica registrar. Un sistema integrado de facturación eliminara todos aquellos registros manuales. Dentro de su funcionamiento se distinguen las siguientes etapas. • Definición de parámetros: definición que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento. Establecen la forma como serán pasados los registros al sistema contable. • Captura de la información: momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. • Transferencia de la información: Se realiza en forma automática o iniciada por algún usuario autorizado. • Controles sobre la Transferencia: Pueden clasificarse dependiendo si la transferencia es inmediata o al final de un periodo.

5 No integrados: la información es transferida a través de movimientos resumidos al final de periodos previamente definidos. Auxiliares: Manejan operativamente todas las transacciones del negocio, producción, ventas, facturación, inventarios. Una característica básica es la de manejar información en forma detallada.

Análisis de sistemas. Todas aquellas actividades que se realizan a fin de descomponer y explicar un sistema de información en cada uno de sus elementos. Ciclo de vida y Desarrollo de sistemas * Desde el momento en que un sistema es desarrollado, hasta que es puesto en funcionamiento se puede identificar diferentes etapas en las cuales el comportamiento y rendimiento va cambiando. Un sistema que se compra o se desarrolla, se pone en funcionamiento y su rendimiento se degrada en la medida que se va usando, en razón al crecimiento del volumen de transacciones a procesar y las necesidades de información de los usuarios. CVDS consta de las siguientes etapas: • • • • •

Análisis previo o preliminar. Fijación de requerimientos. Diseño y desarrollo del sistema. Implantación del sistema. Madurez y mantenimiento

 Análisis previo: Surge como consecuencia de algún problema o requerimiento del usuario o grupo de usuarios en la empresa. Se deberá determinar lo siguiente: • Departamento solicitante • Persona que lo solicita • Descripción del problema • Beneficios que se espera obtener • Fecha de solicitud y de aprobación, etc. El estudio y análisis previo genera una de estas tres decisiones • • •

Aprobar el proyecto, ya que existe realmente la necesidad Rechazar el proyecto , ya que no es viable Evaluar la factibilidad de comprar el sistema

 Fijación de requerimientos: • • •

Sostener reuniones con las personas involucradas a efectos de determinar las necesidades y objetivos del sistema. Se reúnen todos los datos relevantes al máximo nivel de detalle, de tal forma que se conozca en profundidad todas las operaciones o actividades que se vayan a mecanizar. El analista debe establecer previamente un plan de entrevistas a realizar con especificación de los nombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realización, entre otras.

 Diseño y Desarrollo del Sistema Especifica la forma lógica como irá a funcionar el sistema y la relación entre sus distintos componentes. Una de las metodologías que garantizan el desarrollo de un sistema bajo mínimos estándares de calidad es el análisis y diseño estructurado.

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Herramientas de diseño: Diagrama de flujo de datos. Diccionario de Datos: procesos, flujos. Cartas estructuradas. Diagramas de acción. Tablas HIPO Árboles de decisión Tablas de decisión

 Implantación del Sistema Estrategias principales para llevar a cabo la implantación o puesta en funcionamiento del sistema: • • •

Pruebas piloto: Consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola unidad de la empresa. Corrida en paralelo: Consiste en procesar por un periodo determinado tanto el sistema nuevo como el que será reemplazado. Instalación Inmediata: El nuevo sistema empieza a funcionar y el reemplazado es puesto fuera de servicio.

 Madurez y Mantenimiento Son aquellas modificaciones menores necesarias para mantener la operatividad del sistema. Características de madurez: • Generación de información en tiempos razonables. • El código de cuentas diseñado en un principio soporta y maneja todas las operaciones de la empresa • Los procesos automáticos de contabilización no generan problemas en la codificación de movimientos

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El mantenimiento se realiza enfocado a corregir errores. Mantenimiento de Base de Datos: Se presenta por errores en la información o inconsistencias por causas ajenas a interacción directa con los datos. Mantenimiento en los programas: Se presenta por errores en la programación o nuevas necesidades de información

UNIDAD II -Gerencia de contabilidad El papel de la información contable en la administración de empresas competitivas. Naturaleza de la información contable y administrativa. La contabilidad captura mediante los documentos, toda la información generada por las operaciones de la empresa, que básicamente son: -La Financiación o sea el capital necesario para su funcionamiento, que puede ser propio o ajeno. La Inversión, o sea la transformación de ese dinero en bienes necesarios para su funcionamiento (bienes de uso) y en bienes necesarios para la fabricación y venta si es una empresa industrial, o para la venta si es solamente comercial. Las recaudaciones de las ventas realizadas, o por otros conceptos. Los pagos de las compras de bienes y servicios, como ser el pago de los sueldos al personal, el pago de los impuestos, y de todos los demás gastos que demanden su gestión. Los sistemas administrativos y operativos proveen al sistema contable las informaciones necesarias para el registro y control, mediante el funcionamiento de los respectivos sistemas, como ser de Finanzas, de Compras, de Ventas, de Recaudaciones, de Pagos, etc. Estructura organizacional.

7 La forma de organización de un departamento contable también tiene impacto en el funcionamiento del sistema contable. El análisis de la estructura organizativa del área contable, la cual tiene impacto sobre la generación de información financiera, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: – – – – –

Existencia de un mínimo grado de especialización. Delimitación de la estructura organizativa. Definición de funciones para cada una de las áreas. Cumplimiento de los niveles jerárquicos establecidos. Y Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los niveles operativos.

Departamentalización del área contable El Departamento de Contabilidad tiene por función el registro cronológico y sistemático de las operaciones realizadas por la empresa, de manera a proveer en todo momento de información adecuada y oportuna sobre el estado patrimonial y financiero el resultado de las operaciones y otras informaciones complementarias que facilite la toma de decisiones. Gerencia de contabilidad. Funciones. La información debe ser adecuada y oportuna. – Así, el Departamento de Contabilidad produce información permanente sobre ingresos, ventas, disponibilidades, cuentas por cobrar, compromisos financieros, stock de mercaderías, etc., información que es utilizada para la toma de decisiones. – El Departamento de Contabilidad se constituye así en una central de informaciones y en la medida en que estas informaciones sean adecuadas y oportunas, en tal medida el departamento cumple con sus funciones. – Los estados contables de fin de ejercicio, o de períodos Intermedios, que son el producto final del Departamento de Contabilidad, sirven de base para diversos estudios de carácter económico-financiero cuyas conclusiones a su vez se toman como base para ciertos tipos de decisiones del más alto nivel. – Los estados contables de fin de ejercicio, o de períodos Intermedios, que son el producto final del Departamento de Contabilidad, sirven de base para diversos estudios de carácter económico-financiero cuyas conclusiones a su vez se toman como base para ciertos tipos de decisiones del más alto nivel. Contabilidad general Se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera, que se constituya en el eje central para llevar acabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa. Control y emisión de reportes. La emisión de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido gravada, validada y actualizada. Autoridad, responsabilidad y delegación de funciones. Secciones contables. Así como el Departamento administrativo u operacional de la empresa se subdivide en secciones el Departamento de Contabilidad también se subdivide en secciones. Esta subdivisión se organiza conforme a las necesidades de control e información de la empresa y se justifica cuando el volumen de las operaciones o de los datos a procesar es significativo. Cada sección procesa un determinado tipo de información, mediante registros analíticos, cuyos resúmenes o totales se vuelcan o se controlan por medio de cuentas madres de la contabilidad central. Cuentas corrientes.  La sección Cuentas Corrientes, se ocupa de mantener registros analíticos del movimiento con clientes y proveedores. Se alimentan estos registros por medio de copias de los documentos que sustentan las operaciones: facturas, recibos, notas de débito, notas de crédito, etc.

8  Un resumen de estas notas o documentos se provee a la contabilidad central, a partir de las secciones operativas que lo emita. Periódicamente se practican conciliaciones del total de la cuenta principal con el listado de saldos de cuentas corrientes.

Costos.  La Sección de Costos, en una empresa manufacturera, se ocupa de llevar los registros analíticos de los materiales, mano de obra y carga fabril, sometidas a proceso, de modo que pueda determinarse los costos de los productos manufacturados.  La misma información canalizada a la sección de costos, también es proveída a la contabilidad central, generalmente en forma de resúmenes o totales por períodos determinados, de modo que una o más cuentas de control de la contabilidad central acumule las cifras que analíticamente se registran a la sección de costos. Se establece así un nexo entre la contabilidad central y la contabilidad de costos Stock.  El control de stock de mercaderías materias primas, prod...