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Trabajo de administacion documental en el entorno laboral...

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Administración Documental en el Entorno Laboral

Documento (Paralelo Clases de Documentos)

Presentado por MIGUEL ALEJANDRO BAQUERO SANDOVAL

Servicio Nacional de aprendizaje SENA 2020

Documento (Paralelo Clases de Documentos)

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendizaje debe ser un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.

Paralelo Clases de Documentos

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, debido a sus actividades o funciones. Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

Documento de Archivo

Documento Electrónico

Similitud

Diferencia

Lugar donde se encuentra toda la información producida en cualquier fecha, lenguaje, forma o soporte, por una entidad pública o privada. Es una expresión testimonial de carácter autentico, objetivo e imparcial, es interdependiente y a que está condicionando a los demás y siendo condicionado. En cumplimiento de sus funciones jurídicas o administrativas, conservando como prueba información y continuidad de gestión.

Son toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivos que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos de gestión central e histórico.

Similitud en la organización de los documentos. Tiene el mismo objetivo el cuales mantener la información organizada y protegida, a fin de que sea fácil su localización en el momento de que sea requerida la información. Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo espacio y personal para el desarrollo de la función archivística. Igualmente se deben crear archivos para clasificar la información, tanto la que se produce como la que se recepciona. Se realiza la misma clasificación documental.

En el documento de archivo: El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible a través dela escritura manual y se mantiene en papa .El contenido no se puede separar de su soporte, por lo cual se garantiza la integridad de la información en el documento. El valor documental se puede determinar por su autenticidad, entre ellas por la firma. Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se archivan en archivadores. En el documento electrónico: La información se recibe en un medio cuyos símbolos solo puede ser leído por medio de la computadora. Su contenido puede ser desglosado de su texto original, para llevarse a otro documento, siendo así más fáciles de

vulnerar su contenido alterándolos o perdiendo la información. Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en formatos digitales. La autenticidad del documento depende del programa en el cual se haya creado....