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Departamento del Caquetá PERSONERÍA MUNICIPAL DE FLORENCIA NIT. 800.252.406 – 1

ESTUDIOS PREVIOS Página 1 de 18

Se realiza estudio previo para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, conforme a los numerales 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 y 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 1082 del 2015

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN: Cabe señalar que el talento humano es el activo más importante que posee una organización y su Gerencia efectiva será la clave para el éxito, los procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vid y el de su familia; asimismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. La administración pública en sus diferentes niveles, y la de las entidades privadas con funciones públicas deben poseer los archivos organizados y administrarlos de acuerdo a la normatividad vigente, velando por su conservación y custodia; conllevado a información recuperable que les permita ser garantes del acceso a la información, al servicio de gestión administrativa, y de beneficio al ciudadano, y garantizarse la conservación como patrimonio documental y fuente de la historia; todo ello, en cumplimiento de la ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, Ley 1712 del 2014 – Ley Transparencia y de acceso a la información. Así mismo y en consonancia con el Título V: Gestión de documentos, y su reglamentación en el Capítulo V, en el decreto 1080 de 2015 - “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultural”, establece la obligación desarrollar la gestión documental; es así como en el artículo 2.8.2.5.8., de este decreto se define el desarrollo de la Gestión Documental a partir de los Instrumentos Archivísticos. Actualmente se han generado problemáticas entorno a la aplicación eficaz de los procesos archivísticos en los temas de gestión documental, a raíz del desconocimiento de la norma, problemática que conlleva a incumplimientos de deberes legales por parte de las entidades públicas y privadas, que están bajo el marco de la ley de Archivo y que podrían acarrear posibles sanciones, generando así la necesidad de brindar una acompañamiento profesional en archivística a la Personería Municipal de Florencia Caquetá y de esta manera ofrecer orientación al Comité Interno de Archivo de la entidad; instancia interna encargada de asesorar los asuntos archivísticos de la misma. La Gestión Documental, será una prioridad que atenderá la Personería Municipal de Florencia; y el desarrollo de la misma, atenderá el Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA, devenido del acatamiento de las facultades de inspección, vigilancia, y control ejercidas por el Archivo General de la Nación (Título VIII del Decreto 1080/2015. En ejecución del PMA, debe realizarse el Diagnóstico Integral de Archivos, elaborar el Programa de Gestión Documental e iniciar el levantamiento del Inventario del Fondo Documental. En razón a lo anterior, la Personería Municipal de Florencia – Caquetá, requiere contratar los servicios profesionales en el área de Archivística para satisfacer la necesidad de orientar a la entidad, y de manera particular al Comité Interno de Archivo; por lo cual se identifica la necesidad de contar con el apoyo de un profesional en el área de Ciencia de la Información, y la Documentación, Bibliotecología y Archivística. Casa de Justicia, carrera 10 calle 18, esquina, piso 1° Teléfono 434 7020, Email: [email protected]

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Se realiza estudio previo para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, conforme a los numerales 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 y 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 1082 del 2015

Este estudio previo toma en cuenta la siguiente normatividad Archivística: 

Ley 594 del 2000, ley general de archivos.



Ley 1712 del 2014, ley de transparencia y acceso a la información.



Decreto 1080 del 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura; relacionado con la reglamentación del título V de la ley 594 (Decreto 2609 del 2012); la reglamentación parcial de la ley 1712 (Decreto 1080 del 2015); reglamentación de título VIII (Decreto 106 del 2015).



Acuerdo 008 del 2014; especificaciones técnicas y requisitos, prestación de servicios de archivo.

Es por lo anterior que la Personería Municipal de Florencia, Caquetá, entiende la necesidad de contratar con una persona natural o jurídica para que atienda todas las actividades propias en cumplimiento a la ley de archivo de la personería municipal, y por consiguiente determina necesario se realice el proceso de selección y contratación del contratista que reúna los requisitos jurídicos y condiciones técnicas requeridas en este proceso. Por lo anterior se determina oportuna y conveniente la celebración de un contrato de prestación de servicios, el cual supla dichas necesidades logísticas que requiera la Personería Municipal de Florencia. Que en mérito de lo anterior, se hace oportuno y necesario realizar un contrato de PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN con una persona natural o jurídica que ofrezca las condiciones óptimas requeridas y cumpla con los requisitos habilitantes exigidos para llevar a cabo el objeto de la presente contratación. Que la presente contratación se encuentra incluida dentro del Plan Anual de Adquisiciones – PAA para la vigencia 2020, de la Personería Municipal de Florencia – Caquetá. RELACIÓN LABORAL Y MODALIDAD DE VINCULACIÓN: De conformidad con el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los contratos de prestación de servicios no generan relación laboral alguna. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESCENCIALES, E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR ACTIVIDADES DE LEY EN CUMPLIMIENTO A LAS DIRECTRICES ARCHIVÍSTICAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO EN DESARROLLO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE FLORENCIA. CLASIFICACIÓN UNSPSC: El objeto contractual se enmarca dentro del siguiente código del Clasificador de Bienes y Servicios: Casa de Justicia, carrera 10 calle 18, esquina, piso 1° Teléfono 434 7020, Email: [email protected]

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Se realiza estudio previo para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, conforme a los numerales 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 y 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 1082 del 2015

Clasificación UNSPSC 80111701

Producto Servicios de Contratación de Personal

META PRODUCTO: El contratista deberá presentar doce (12) informes proporcionales durante el plazo contractual, los cuales deberán contener las actividades realizadas derivadas de sus obligaciones. ACTIVIDADES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA: En desarrollo del objeto antes mencionado el contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Cumplir con el objeto del contrato de acuerdo con la propuesta presentada la cual hace parte integral del contrato. 2. Ordenar y expurgar todas las historias laborales ubicadas en el fondo documental, aplicando la normatividad vigente de la Circular No. 004 de 2012. 3. Elaborar el respectivo inventario de las historias laborales, y los correspondientes rótulos para carpetas y cajas. 4. Foliar cada uno de los expedientes de las historias laborales una vez sean ordenados por el contratista. 5. Apoyar en el diseño del Sistema Integrado de Conservación “SIC” para la Personería Municipal. 6. Apoyar en la organización de la unidad de correspondencia. 7. Apoyar en la organización documental conjunta con los servidores públicos de la entidad, que obedezcan a asuntos documentales resultado de la Tabla de Retención Documental, que permita el aprendizaje del proceso de los funcionarios. 8. Apoyar en la organización del archivo del Fondo documental acumulado de acuerdo a las tablas de valoración documental. 9. Clasificación, (Conforme a las TRD) del archivo de gestión, una vez sean aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo. 10. Ordenación, (cronológica, conforme al trámite) del archivo de gestión. 11. Verificar la rotulación de las carpetas de acuerdo con los procedimientos las TRD de la Personería Municipal de Florencia y realizar la modificación de la TRD si se requiere. 12. Foliación: Verificar la foliación consecutiva en intervalos de 200 a 250 folios por unidad de conservación de acuerdo a la serie documental y, dependiendo de la extensión del expediente y en caso requerirse refoliar los expedientes. 13. Identificación, realizar la rotulación de las unidades de conservación y almacenamiento. 14. Diligenciar la Hoja de Control, según el Parágrafo del Artículo 12 del Acuerdo 02 de 2014. 15. Realizar el inventario documental FUID de acuerdo la normatividad vigente. ACTIVIDADES GENERALES DEL CONTRATISTA 1. Garantizar la calidad y buena presentación del servicio objeto de la contratación. 2. Responder por los elementos, bienes, información, que se pongan a su disposición para la ejecución del contrato, propendiendo, en todo caso, por su conservación y uso adecuado. 3. Cumplir con el objeto del contrato en defensa de los intereses jurídicos, económicos o de cualquier otra naturaleza del CONTRATANTE y aportar las capacidades, conocimientos y Casa de Justicia, carrera 10 calle 18, esquina, piso 1° Teléfono 434 7020, Email: [email protected]

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Se realiza estudio previo para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, conforme a los numerales 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 y 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto 1082 del 2015

aptitudes con la debida diligencia, oportunidad y confidencialidad. 4. Acatar las órdenes, instrucciones e indicaciones que el Supervisor del Contrato le imparta. 5. Informar oportunamente al CONTRATANTE sobre cualquier eventualidad que pueda sobrevenir y que afecte el desarrollo del contrato 6. Actuar con eficacia y responsabilidad en la ejecución de las tareas objeto del contrato y conexas al mismo; 7. Presentar informes mensuales en medio físico y magnético en el cual se evidencie los avances del cumplimiento de las obligaciones contractuales; 8. Presentar el pago correspondiente al SGSS este es de obligación para realizar cada pago. 9. Estar dispuesto y disponible para los requerimientos que efectúe la Personería Municipal de Florencia en relación con el CONTRATO; 10. No aceptar presiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley y comunicar oportunamente al CONTRATANTE y a la autoridad competente, si ello ocurriere, so pena de que EL CONTRATANTE declare la caducidad del contrato; 11. Las demás que de conformidad con la naturaleza del objeto contractual se requieran para el cumplimiento del mismo. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD: 1. Pagar en forma oportuna el valor del contrato. 2. Velar por el cumplimiento de todas las cláusulas contractuales. 3. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato, acorde con la cláusula de forma de pago, previo recibo a satisfacción del supervisor del contrato. 4. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar. 5. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización que sufra la Personería en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. 6. Resolver las peticiones presentadas por el proponente elegido en los términos consagrados por la Ley. 7. Designar un funcionario que supervise la ejecución del Contrato 8. Suministrar al contratista todos aquellos documentos, información e insumos que este requiera el que Contratista requiera para el desarrollo de la actividad encomendada. 9. Prestar su colaboración para el cumplimiento de las obligaciones del Contratista. TIPO DE REMUNERACION: El tipo de remuneración recomendada para la prestación de servicios objeto del Proceso de Contratación son los honorarios fijos por producto. VALOR: VEINTICUATRO MILLONES DE PESOS ($24.000.000.00) MLCT FORMA DE PAGO: La forma de pago del contrato que se llegase a adjudicar será de la siguiente manera: Doce (12) pago proporcional a la entrega del informe que contenga el producto a cargo del contratista, por valor de DOS MILLONES DE PESOS MLCT ($2.000.000.00). Cada pago deberá estar acompañado de: a) Informe de cumplimiento de las obligaciones del contrato, firmado por el supervisor del contrato; b) Factura equivalente y c) comprobantes de pago de cotizaciones mensuales al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales). Casa de Justicia, carrera 10 calle 18, esquina, piso 1° Teléfono 434 7020, Email: [email protected]

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IMPUTACION PRESUPUESTAL: La contratación realizada se cubrirá con cargo a: GASTOS DE FUNCIONAMIENTO - GASTOS DE PERSONAL APROBADOS - OTROS SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NOMINA - RUBRO: REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS - CÓDIGO: 02010304. PLAZO DE EJECUCIÓN: La actividad objeto de la necesidad de la contratación se desarrollará a partir del momento en que se suscriba el acta de inicio por el contratista y el supervisor hasta el 30 de diciembre de 2020. LUGAR DE EJECUCIÓN: Municipio de Florencia, Caquetá. PLAZO DE LIQUIDACIÓN: De conformidad con el artículo 217 del Decreto Ley 0019 de 2011, el presente contrato no requiere ser liquidado. SUPERVISION: Será ejercida por la Técnica Administrativa (E) de la Personería Municipal de Florencia, Cargo que en la actualidad desempeña la señora: ANA DOLORES HURTATIS CUELLAR, identificada con Cedula de Ciudadanía N° 40.761.475 expedida en Florencia. En desarrollo de esta actividad el supervisor cumpliría con las funciones señaladas en el inciso segundo del Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Contrato de Prestación de Servicios Profesionales. (Numeral 3, Art. 32 Ley 80 de 1993). Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. 3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS: El artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, reglamenta el principio de transparencia y señala las distintas causales de selección de contratistas por parte de las entidades estatales que se encuentran sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Dando estricto cumplimiento a los fines y principios establecidos en la contratación estatal, la Personería Municipal de Florencia, adelantará un proceso de CONTRATACION DIRECTA POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS y de conformidad con los parámetros legales establecidos en los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto Casa de Justicia, carrera 10 calle 18, esquina, piso 1° Teléfono 434 7020, Email: [email protected]

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del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación particularmente, teniendo en cuenta el objeto a contratar la modalidad de escogencia del contratista será de acuerdo a lo establecido en el literal h del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 en el acto administrativo de que trata el Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015. Esto, teniendo en cuenta:    

El objeto del contrato se tipifica como apoyo a la gestión. No se trata de actividades de consultoría. Las actividades a contratar no pueden ser encomendadas al personal de la entidad. Para la ejecución, se requieren conocimientos especializados.

4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, INDICANDO LAS VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA CONTRATACIÓN Y LOS RUBROS QUE LO COMPONEN: ANÁLISIS DEL SECTOR – ESTUDIO DE MERCADO De acuerdo a la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector expedidas por la Agencia Nacional para la Contratación Pública –COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, el Análisis del Sector que debe ser desplegado o desarrollado para los procesos de selección que correspondan a las modalidades de Contratación Directa y Mínima Cuantía deben ser mucho más simples o mejor, deben estar encaminadas a atender situaciones más específicas, por tanto se analizará el sector de servicios profesionales desde las siguientes perspectivas. A) ANÁLISIS HISTÓRICO DE LA ENTIDAD: La Personería Municipal de Florencia – Caquetá, ha requerido previamente la prestación de servicios de apoyo a la gestión en distintos procesos dentro de la entidad, por lo que el presente análisis histórico se va a centrar en objetos contractuales similares con especial enfoque en actividades sociales: Año 2019

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