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Efecto operaciones

En esta lectura, vamos a desarrollar distintas registraciones básicas que ocurren en la contabilidad. Para ello, será muy útil que tengas presente el ciclo operativo por el que las empresas transitan. Muchos de estos temas serán vistos en mayor profundidad en Contabilidad Básica. Constitución de una organización

Compra de bienes y pagos

Devengamiento de gastos mensuales y egresos de fondos

Referencias

LECCIÓN 1 de 4

Constitución de una organización

Si Sport 21 se formará a partir de una sociedad de dos personas, al momento de crear la organización, se elaborará un documento llamado “Acta constitutiva”. En él se detallarán quiénes serán los socios, qué monto y qué tipos de recursos aportará cada uno, entre otras especificaciones legales propias de la organización.

Algunas secciones de este documento podrían ser:

I- En la ciudad de Córdoba, Provincia de Córdoba, al 1 día del mes de enero de dos mil diecisiete, siendo las 10 horas, se reúnen los señores Analía Yáñez y Fernando Tromboto, todos hábiles para contratar, a fin de constituir una sociedad anónima que girará bajo la denominación de Sport 21. En consecuencia, acuerdan la constitución de una sociedad anónima con sujeción a lo siguiente…

II- CAPITAL

ARTÍCULO CUARTO: El capital social es de $900 000…

III- SUSCRIPCIÓN E INTEGRACIÓN DEL CAPITAL

El capital se suscribe e integra de acuerdo con el siguiente detalle: Analía Yáñez suscribe 500 acciones ordinarias nominativas no endosables de un voto cada una, con un valor nominal total de $450000, lo que integra el 100% por ciento en este acto; Fernando Tromboto suscribe 500 acciones ordinarias nominativas no endosables de un voto cada una, con un valor nominal total de $450000, lo que integra el 100% por ciento en este acto.

Estos párrafos, que se encuentran simplificados para que podamos enfocarnos en la registración, nos indican el valor total del capital por el que comenzará la sociedad. Ahora resta conocer de qué manera va a

ser aportado ese capital. Como estudiamos previamente, este puede ser en dinero, muebles y útiles, e incluso con mercaderías.

Planteemos el supuesto de que uno aportará $450 000 en efectivo, un escritorio con sillas por valor de $350 000 y mercaderías por un valor de $100 000. El asiento que se creará es el siguiente:

Tabla 1: Asiento de creación de la empresa

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1. Cuentas de activo: se utilizaron cuentas de activo para los recursos que se están dando de alta y se registran en el debe. Por otro lado, se usó una cuenta de patrimonio neto, que también aumenta y, por eso mismo, nace por el haber.

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2. Capital: Esta es una variación patrimonial cuantitativa, ya que aumenta el patrimonio de la empresa. Esto se observa en la cuenta Capital, que se incrementa en este asiento.

Fuente: elaboración propia.

Verás que las cuentas cuyos importes van al haber se suelen colocar un poco más a la derecha, en algunos casos se incorpora la letra a o @ para visualizarlas de manera rápida.

¿Cómo debería ser el asiento con la siguiente información?

02/01/x1: El señor P. R. decide abrir un negocio de indumentaria textil llamado P. R. Moda, y para ello aporta $10 000 en efectivo y muebles que tienen un valor de $8000.

Al 02/01/x1:

Cuenta

Caja

Muebles y Útiles

Capital

Debe

10 000

8000

Haber

18 000

Venta y cobros de mercaderías Vamos a plantear distintas situaciones que pueden darse al momento de realizar una venta; en particular, trabajaremos con distintas alternativas de financiación y pago por parte de los clientes.

En la lectura anterior, plantemos casos de ventas, las cuales tenían una condición de pago en cuenta corriente o en efectivo. Así, para la primera y segunda venta que tenían una condición de venta a cuenta corriente en 30 días, hicimos los asientos:

Tabla 2: Asientos

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1. Clientes El día de la venta, debemos reconocer el nacimiento del derecho que cobrar debitando la cuenta respectiva. El día de cobro, el derecho que cobrar de la empresa desaparecerá.

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2. Ventas Como contrapartida, hay reconocer la venta (ingreso).

Fuente: elaboración propia.

Para la segunda venta, registramos:

Tabla 3: Segunda venta

Fuente: elaboración propia.

Fuente: elaboración propia.

El día de cobro, reconocemos el ingreso (aumento) de dinero a la empresa. Sabemos que las ventas pueden contener intereses, pero siempre se van a registrar por su valor de contado. Utilicemos, para conocer la registración, el siguiente caso:

Figura 1: Factura 1

Fuente: elaboración propia.

En la descripción de la factura, notamos que se incorporan intereses por financiación. Por esta operación haremos el siguiente asiento:

Tabla 4: Asiento contable

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1. Clientes: El monto que cobrar incluye el valor de contado más los intereses, es decir, el valor total de la factura.

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3. Intereses: Recordemos que la contabilidad tiene su base en el concepto de partida doble, es decir, la suma de los débitos debe ser igual a suma de los créditos; y, en este caso, estarían faltando $4200 en el haber. ¿Qué está faltando registrar? Los intereses. Estos intereses, ¿representan una ganancia para la empresa? Aún no: el plazo no ha transcurrido, por lo que esos intereses no han sido ganados por la empresa. Entonces, recurriremos a una cuenta que se denomina Intereses Ganados no Devengados. Esta es una cuenta regularizadora de activo, es decir, va a restar de nuestro activo. Al ser una cuenta regularizadora, su comportamiento es opuesto al de las cuentas de activo; en otras palabras, va a aumentar por el haber y a disminuir por el debe.

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2. Ventas: La venta solo se reconoce por el valor de contado de las mercaderías ($15 000).

Fuente: elaboración propia.

La cuenta Intereses Ganados no Devengados nos ayuda a reflejar la realidad de la empresa. Los intereses se segregan y se reconocen en el momento inicial como no devengados debido a que, a esta fecha, aún no se devengaron los intereses. Es una cuenta regularizadora de la cuenta Clientes, en este caso. Cuando el tiempo pase, se irá disminuyendo esta cuenta para reconocerse la ganancia.

¿Qué sucede si, en el momento en que el cliente recibe su mercadería y la factura, emite un pagaré sobre esa factura a 30 días, como el siguiente?

Figura 2: Pagaré a 30 días sobre factura

Fuente: elaboración propia.

En esta oportunidad, el asiento que representa esa situación será el siguiente:

Tabla 5: Pagaré a 30 días sobre factura

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1. Venta documentada: El monto que cobrar incluye el valor de contado más los intereses ($15 000) y, al ser deuda documentada en un pagaré, utilizamos la cuenta Documentos que Cobrar.

Fuente: elaboración propia.

Al igual que en el caso anterior, la venta solo se reconoce por el valor de contado de las mercaderías ($10 800). Y los intereses no se devengaron aún, por lo que regularizan a la cuenta Documentos que Cobrar hasta que se devenguen por el transcurso del tiempo y se reconozca el resultado positivo.

En el caso de que el cliente abone su compra mediante una transferencia bancaria, ¿qué cuenta podríamos utilizar? ¿Qué sucede en la cuenta bancaria?

Podríamos usar la cuenta Clientes, que aumentará por el debe para representar el incremento del saldo en la cuenta bancaria.

Podríamos usar la cuenta Caja, que aumentará por el haber para representar el incremento de dinero.

Podríamos usar la cuenta Banco Cuenta Corriente, que aumentará por el debe para representar el incremento del saldo en la cuenta bancaria.

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Una alternativa de pago que tienen los clientes es a través de un cheque al día. Cuando se recibe un cheque de terceros, este puede ser transferido a otra persona, depositado en cuenta corriente o cobrado por ventanilla del banco. Por lo tanto, no es correcto que aumente la cuenta del banco, ya que no se sabe si efectivamente será depositado. Por lo tanto, se utiliza una cuenta de activo denominada Valores que Depositar, que refleja los fondos disponibles, materializados en un cheque al día, que puede hacerse efectivo cuando se lo necesite.

El día 15 de julio, el cliente se acerca a Sport 21 y trae consigo dinero en efectivo para saldar la deuda que tenía documentada. En la contabilidad se volverá a realizar este asiento:

Tabla 6: Asiento contable 15/07/2017

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1. Caja: La cuenta Caja aumentará por el debe para dar cuenta del incremento de dinero en efectivo en la empresa.

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4. Documentos que Pagar: Esta cuenta debe disminuir para dar cuenta de la cancelación del derecho a cobrar que tenía Sport 21.

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3. Intereses Ganados: Como ya transcurrió el tiempo, es momento de reconocer la ganancia por los intereses. Aquí utilizamos la cuenta Intereses Ganados, que es una cuenta de ingreso, por lo que su aumento se escribe en el haber.

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2. Intereses No Devengados: Esta es una cuenta regularizadora de activo, es decir, va a restar de nuestro activo. Al ser una cuenta regularizadora, su comportamiento es opuesto al de las cuentas de activo; en otras palabras, va a aumentar por el haber y a disminuir por el debe. En este caso, debe disminuir porque ya se encuentran devengados.

Fuente: elaboración propia.

Una vez cobrado el dinero en efectivo, es posible que Sport 21 decida incorporar el dinero en la cuenta corriente bancaria del Banco Nación. Si el día 16/07/17 deposita ese dinero en la cuenta bancaria, ¿cómo armarías el asiento contable?

Cuenta

Banco Nación Argentina c/c

Caja

Debe

15000

Haber

15000

C O NT I NU A R

LECCIÓN 2 de 4

Compra de bienes y pagos

Una empresa como Sport 21, que es comercial y se dedica a la venta de bienes, necesita reponer su stock de manera frecuente (mercaderías). En el momento en que realiza una compra de bienes que estarán destinados a la venta, registrará esta operación. También necesita bienes que van a ser utilizados en la actividad principal pero no están destinados a la venta (bienes de uso). La contrapartida de estas situaciones dependerá de cómo financie esta compra, lo que puede ser por medio de contado efectivo, cheque, cuenta corriente o con un documento comercial.

El día 1 de marzo, la empresa adquirió un automóvil y recibió la siguiente factura para ser abonada en 30 días:

Figura 3: Factura por automóvil adquirido

Fuente: elaboración propia.

Para este suceso, haríamos un asiento contable como el siguiente:

Tabla 7: Asiento contable 01/03/2017  

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1. Rodados: El automóvil es un bien de uso. Utilizamos una cuenta de activo y de ese rubro para darlo de alta, ya que nace por el debe. Se activa por su valor de contado más los gastos necesarios, como el patentamiento, las puestas a punto, etcétera.

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2. Acreedores Varios: Como no se abonó, sino que su pago quedó pendiente, se registra un pasivo con una cuenta que representa la obligación asumida, la cual nace por el haber. En esta cuenta agrupamos aquellas deudas para con terceros que posee la empresa por compra de bienes que no hacen a la actividad principal.

Fuente: elaboración propia.

Otros ejemplos de bienes de uso que puede tener una empresa serán escritorios, estanterías, rodados o inmuebles. Hay otras compras que realizan las empresas: se trata de útiles menores que se agotan con el primer uso, como elementos de limpieza, artículos de librería o incluso reparaciones. Estos no constituyen bienes de uso, sino que serán gastos.

Cuando se adquieran mercaderías, como zapatillas de dama modelo SOLPE, se podría receptar una factura de compra como la siguiente:

Figura 4: Factura de zapatillas de dama

Fuente: elaboración propia.

La forma de pago de ella es mediante cuenta corriente. Así, registraremos en la contabilidad lo siguiente:

Tabla 8: Forma de pago

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1. Mercaderías: Se utiliza una cuenta de activo definida en el plan de cuentas de la empresa por los bienes de ese tipo que ingresan. En muchos casos, las organizaciones utilizan la cuenta Mercaderías. Si la organización opta por seguir el método denominado diferencia de inventario para el cálculo de su costo de ventas, en vez de utilizar la cuenta Mercaderías, usaría la cuenta de movimiento Compras. El uso de uno u otro método depende de la decisión que haya tomado la organización.

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2. Proveedores: Es una cuenta de pasivo para registrar la deuda que contraemos con el tercero. En este caso, como lo que se está adquiriendo es mercadería destinada a la venta, este tercero recibe el nombre de proveedor. Es una cuenta de pasivo y, por lo tanto, aumenta por el haber.

Fuente: elaboración propia.

Si en la misma operación se establece que la compra será a cuenta corriente a 15 días y se cobrará $1000 de interés, se tendría que plasmar eso en la contabilidad. Así, escribiremos:

Tabla 9: Cuenta corriente

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1. Intereses No Devengados: El costo de las mercaderías solo incluye su valor de contado. Los intereses no se cargan en los resultados al momento de la compra y se muestran en forma separada. La cuenta de Intereses que Utilizar es una regularizadora de pasivo, es decir, resta al pasivo que le da origen y su tratamiento es el opuesto a las cuentas de pasivo (en otras palabras, aumenta por el debe y disminuye por el haber). Al devengarse los intereses, ya se cargan a Resultados.

Fuente: elaboración propia.

Los intereses pueden estar explicitados, o no. En caso de que se conozca el precio de contado y este sea menor que el que se abonó por cada artículo por comprarse a plazo, los bienes de cambio a nuestro patrimonio ingresarán por el valor de contado, pero tenemos que reconocer el componente financiero y exponerlo en una cuenta regularizadora, tal como se realizó previamente. El monto de los intereses se calcula como la diferencia entre ambos precios.

Observemos con detenimiento esta factura que se recibió en Sport 21:

Figura 5: Factura de calzado de dama

Fuente: elaboración propia.

En el cuadro de subtotales, se indica que se cargó al importe total el costo del flete, que fue de $2000. Cuando se adquiere mercadería, si hay gastos necesarios en los que se deba incurrir para dejar en condiciones los productos, debemos incluirlos en el Costo de Adquisición.

¿Qué cuenta contable se utilizará para reconocer este gasto necesario en la compra de zapatillas de Sport 21?

Una cuenta de gastos, como Fletes Pagados.

Una cuenta de activo, como Zapatillas SOLPE Damas.

Una cuenta de activo, como ser Fletes Pagados.

SUBMIT

Por último, trabajaremos para registrar contablemente este comprobante recibido el día 10/06 en la empresa. Se trata de una compra a la que se le realizó una bonificación:

Figura 6: Factura de compra con bonificación

El asiento que se realizó fue:

Tabla 10: Asiento de compra con bonificación

Fuente: elaboración propia.

Las bonificaciones que se reciban al momento de adquirir mercaderías representan un menor sacrificio económico; por lo tanto, se deduce. El costo será de $12 000 − $3000 = $117 000.

Por otro lado, esta compra está financiada a 21 días, de modo que se han pactado intereses que aún no se han devengado. Por esto no se los considera como pérdida.

Si, a los 21 días, la empresa paga esta deuda con un cheque propio al día, como el siguiente, se creará un asiento como el de la Tabla 11:

Figura 8: Pago con cheque propio al día

Fuente: elaboración propia.

Tabla 11: Asiento por pago con cheque propio al día

Fuente: elaboración propia.

Luego del plazo, se deben reconocer los intereses perdidos. Así, utilizamos la cuenta Intereses Comerciales Perdidos, que aumentará por el debe. El medio de pago es un cheque al día, por lo que utilizamos

directamente la cuenta Banco Nación Argentina c/c, que disminuirá por el haber al ser una cuenta de activo, lo que indicará la disminución del saldo en el banco.

C O NT I N U A R

LECCIÓN 3 de 4

Devengamiento de gastos mensuales y egresos de fondos

Analizaremos algunos casos de la empresa Sport 21 que hemos compartido en lecturas anteriores. Uno de esos casos hacía referencia al contrato de locación que firmó el dueño del local comercial con Sport 21.

En el contrato se comunicaba que su duración sería por el término de 24 meses a contar desde el día 01/02/2017, por lo que su vencimiento operará de pleno derecho el día 31/01/2019. En otro punto se informaba lo siguiente:

La presente locación se efectúa por un precio mensual de PESOS MIL QUINIENTOS ($1500), desde el mes 1 hasta el 12, y de PESOS TRES MIL QUINIENTOS ($3500), desde el 13 hasta el 24 del período locativo, pagaderos por el locatario en el domicilio del locador o donde este lo indique, por vencimiento del 1 al 10 de cada mes.

El devengamiento hace referencia a considerar los gastos o los ingresos en el período en que ocurren, independientemente de cuándo se los pague o cobre. Es importante distinguir, por ejemplo, que los servicios que contrata el ente deben ser registrados en el mes en que se produjeron para que el gasto que tuvo la firma quede asentado en el período correspondiente. A su vez, el pago puede darse en períodos posteriores, en el mismo o no producirse.

Así, el día 31/01/2017 debemos reconocer el devengamiento del primer mes de alquiler. Esto constituye un asiento como el siguiente:

Tabla 12: Asiento del devengamiento del primer mes de alquiler

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1. Alquileres: En el mes de febrero, reconocemos el gasto que se produjo por haber utilizado el local durante todo ese mes. Es cierto que el gasto se consumió día a día, pero no es razonable que la contabilidad realice asientos diarios para este reconocimiento. Por esta razón, todos estos gastos se registran en forma mensual.

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2. Alquileres que Pagar: Como contrapartida, hay un pasivo para reconocer la deuda que ya tenemos contra el locador. Cuando se pague el alquiler, se cancelará este pasivo.

Fuente: elaboración propia.

La diferencia entre ambas cuentas se centra en la indicación que pagar —que también podría ser a pagar—, que da cuenta de una obligación que tiene que afrontar Sport 21. Esta misma mecánica se utiliza para registrar los sueldos de los empleados del mes, los impuestos devengados en el mes, los seguros contratados y todos aquellos servicios que se consumen en un mes.

Frente a estos ejemplos, si hay egresos de fondos, se debe acreditar la cuenta del rubro de Caja y Bancos para reflejar la disminución del saldo y debitar la cuenta de contrapartida, que generalmente corresponderá a una disminución de deuda o reconocimiento de un gasto de la empresa.

Si el día 03/03/2017 Sport 21 abon...