Efisiensi Pekerjaan Kantor dan Inefensiensi PDF

Preview

Summary

A. Pengertian Pekerjaan KantorPada dasarnya setiap perusahaan atau organisasi baik yang berskala besar atau kecil di dalamnya terdapat bagian-bagian yang menjalankan tugas pokok dan sebagian lainnya menjalankan tugas penunjang. Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun k...

Description

A. Pengertian Pekerjaan Kantor Pada dasarnya setiap perusahaan atau organisasi baik yang berskala besar atau kecil di dalamnya terdapat bagian-bagian yang menjalankan tugas pokok dan sebagian lainnya menjalankan tugas penunjang. Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain

Pekerjaan kantor adalah segala aktivitas untuk mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirimkan dan menyimpan.Mencatat keterangan atau kegiatan adalah mencatat segala hal yang dilakukan sehingga dapat dijadikan keterangan yang dimasa mendatang dapat dimanfaatkan atau berguna.Walaupun semua aktivitas dilakukan dengan menggunakan alat atau mesin ataupun dengan cara manual, namun pada dasarnya memiliki tujuan yang yana yaitu menyediakan informasi yang bermanfaat untuk semua pihak.

 Pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli, diantaranya adalah: 1) G. R. Terry Menurut G. R. Terry, pekerjaan kantor adalah kegiatan yang terdiri dari menyampaikan keterangan secaralisan dan juga pembuatan warkat yang tertulis dengan cepat untuk menyediakan pedoman fakta bagi kontrol pimpinan. 2) William Henry Leffingwell dan Edwin Robinson Menurut William Henry Leffingwell dan Edwin Robinson, pengertian pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang terkait dengan warkat-warkat badan usaha yang dapat digunakan untuk keterangan-keterangan di masa mendatang. Berdasarkan dari kedua pengertian pekerjaan kantor diatas maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor terkait dengan pembuatan warkat yang digunakan sebagai keterangan dikemudian hari.

Secara garis besarnya, fungsi pekerjaan kantor dapat terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu : 

Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional yang dapat membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi.



Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membantu pimpinan membuat keputusan atau tindakan yang tepat.



Membantu untuk melancarkan kehidupan atau perkembangan perusahaan sebagai satu kesatuan.

Dari berbagai fungsi pekerjaan kantor tersebut maka berbagai keterangan yang disediakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. B. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR Beberapa jenis pekerjaan kantor yang dilakukan di perusahaan-perusahaan sebagai pekerjaan tata usaha adalah sebagai berikut.

1) Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan. Contohnya, mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya. 2) Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan kete rangan-keterangan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Contohnya, membuat surat atau notula, merekam kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media. 3) Mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan untuk disajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Contohnya, membuat rekapitulasi data, laporan tertulis, dan laporan keuangan. 4) Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contohnya, memfotokopi surat, mencetak informasi dengan printer atau risograph. 5) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Contohnya, mengirim surat ke luar melalui pos, mendistribusikan informasi, mengirim surat melalui faksimile, dan mengirim informasi denga e-mail. 6) Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Contohnya, menyimpan surat/arsip, menyimpan data ke komputer, dan menyusun buku di perpustakaan.

7) Melakukan komunikasi, yaitu kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain, baik langsung atua menggunakan media dan mendapat respons dari penerima pesan. Contohnya, bertelepon, melakukan korespondensi, chatting, dan teleconference. 8) Menghitung, yaitu kegiatan melakukan pencatatan data yang berkaitan dengan angka. Contohnya menghitung hasil penjualan mencatat data keuangan, dan menghitung sarana serta prasarana yang dimilki perusahaan.

Selain pekerjaan-pekerjaan kantor yang telah disebutkan di atas, masih ada lagi pekerjaanpekerjaan kantor lainnya yang mendukung tugas utama perusahaan. Contohnya, pelayanan tamu, kurir, dan petugas kebersihan kantor.

C. Efisiensi Dalam Pekerjaan Kantor Efisiensi adalah usaha menghemat materi, tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu. Efisiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, murah biayanya, sedikit tenaganya, ringan bebannya dan singkat waktunya. Didalam kantor, seorang pegawai yang bekerja dengan efisien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya. Jika dia ingin mneyelesaikan pekerjaanya dengan singkat, maka dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efisien. Begitupun sebaliknya.Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha kerja dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi hasil dan segi usaha.

 Asas-asas efisiensi dalam pekerjaan kantor Didalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar sesuatu dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas-asas efisien yang perlu diterapkan yaitu sebagai berikut: 1. Asas perencanaan segala sesuatu harus punya perencanaan, supaya bisa dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maskimal. 2. Asas penyederhanaan

penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan. 3. Asas penghematan pemakaian biaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. 4. Asas penghapusan menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai. 5. Asas penggabungan menggabungkan atau menyatukan beberapa kegitaan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligus atau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.

 Penerapan efisiensi dalam kantor Pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan digolong-golongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu: 1. Pemakaian pikiran a. Pekerjaan mental yang banyak memakai pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja b. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahkan pembacaan

c. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapatdapatnya langkah-langkah permulaan disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut d. Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digologkan secara jelas. e. Tingkat urgensi dalam penyelesaian pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya f. Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya 2. Pemakaian tenaga a. Gerak tanga taau tubuh lainnya yang berlebih-lebihan dalam melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan b. Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis c. Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan dengan kedua tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup d. Pada pekerjaan yang memakai jaro-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya e. Benda ddan alat kerj aynag setiap saat dipakai hendaknya ditaruh dalam lingkungan yang bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan badan f. Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakkukan berulang-ulang dalam suatu kebutuhan kerja. g. Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan dalam 1 proses 3. Pemakaian waktu a. Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaikbaiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai b. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapapun kecilnya 4. Pemakaian ruang

a. Lalu lintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak y yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak perbotan kantor sesuai dengan urut-urutan penyelesaian waktu b. Alat-alat perlengkapan kantor harusnya ditaruh dekat pagawai yang paling sering mempergunakannya untuk menghindari kegiatan mondar-mandir c. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang 5. Pemakaian benda (termasuk uang) Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan a. Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habispakai hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar b. bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya yntuk kemudian diolah sendiri c. untuk setiap barang perbekalan tata usaha yang banyak pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli d. dalam pembelian barang-barang tata usaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu e. setiap pemakaian material tata usaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya.  Sumber daya yang di efisiensikan Pada umumnya setiap organisasi memiliki unusr-unsur manajemen yang terdiri dari manusia, uang, material, mesin, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola sumberdaya tersebut. Secara rinci sumber daya dalam manajemen perkantoran terdiri dari: 1. pegawai kantor : yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah mengolah informasi 2. biaya kantor : dalam melaksanakan pekerjaan kantor tertentu memerlukan biaya, baik unutk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk keperluan lainnya. 3. Materiel kantor : terdiri dari alat tulis kantor, perabot kantor, urang kantor, mesinmesin kantor, dan waktu khusus pegawai kantor 4. Metode kantor : yaitu cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi Pasar : dalam hal tertentu

D. Inefisiensi Dalam Pekerjaan Kantor Secara singkat dapat dikatakan bahwain efisiensi adalah upaya penghematan segala hal didalam pelaksanaan kerja. Semua pegawai yang ada di dalam kantor harus menyadari bahwa melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah kewajiban semua orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu, yang berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu dipelihara dan dipertahankan sebagaimana mestinya. Berbicara tentang efisiensi dalam kantor, berarti melakukan segala upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan supaya beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi bisa berkurang,sehingga kantor bisa tumbuh menjadi sehat. Tetapi ada juga aktivitas atau perbuatan yang sebaliknya yaitu “Inefisiensi” kantor. Inefisiensi dalam kantor merupakan suatu hal sebaliknya atau bahkan bertolak belakang. Inefisiensi secara intinya bisa disebut sebagai “pemborosan” dalam pekerjaan kantor baik itu dari segi pemakaian fasilitas kantor, pemanfaatan fasislitas kantor, dan daya operasional sarana dan prasarana kantor, dll. Segala bentuk tindakan karyawan yang tidak memnafaatkan segala fasilitas penunjang kantor dengan baik itu bisa disebut sebagai pemborosan/inefisiensi kantor. Salah satunya pemenuhan perlengkapan kantor tampa melaukan analisis kebutuhan dan skla prioritas bisa menjadi awal mula timbulnya inefisiensi dalam pekerjaan kantor, karena belum tentu semua perlengkapan tersebut menunjang operasional kantor. Inefisiensi dalam kantor bisa terjadi mengenai segala hal mulai dari alat-alat tulis. Melakukan pemborosan dan ketidak-apikan terhadap pemakaian alat-alat tulis kantor merupakan salah satu bentuk perbuatan inefisiensi dalam kantor. Misalkan kertas yang dipakai kertas yang dipakai untuk naskah konsep mestinya dipakai secara bolak-balik dua muka. Akan tetapi kenyataannya dipakai hanya satu muka, hal itu menunjukkan karyawan yang bekerja inefisien, yang juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor. Bolpoin harus dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai sampai pendek dan tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua alat tulis, tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor. Segala sesuatu harus yang tidak ekonomis baik dari segi pemakaian maupun harga merupakan bentuk tindakan inefisien. Tindakan inefisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan mesin. Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya berfungsi sebagai alat penunjang pekerjaan kantor tidak dipelihara dengan baik maka akan menimbulkan banyak kerusakan yang mengakibatkan

inefisiensi berupa kerugian. Karena pemakaian yang tidak bisa berjangka penajnag diakibatkan tidak adanya perwatan secara berkala sehingga alat-alat mesin kurang mebantu pekerjaan kantor. Tanpa mereka, pekerjaan kantor akan macet. Maka, pemeliharaan dan perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan sendiri, kecuali terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servisdari luar. Dalam hal penggandaan, selain mesin fotokopinya perlu dirawat,

kalau

melakukan

penggandaan

pun

secukupnya

saja,

jangan

sampai

terjadipenggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.Selain alat-alat tulis dan peralatan kantor, efisiensi dalam kantor jugamenjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak maupun tidakbergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanah dan bangunan lebihmudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti bangunan, kalau tidakterjadi

kejadian

insidental

seperti

bocor

dan

sebagainya,

lebih

mudah

untukdipertahankan. Tetapi, benda-benda bergerak seperti mobil juga tidak luputdari pemeliharaan dan perawatan. Tanpa pemeliharaan dan perawatan,benda- benda bergerak itu sulit untuk dipertahankan. Adapun Sejumlah perbuatan inefisiensi kantor yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor, dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan antara lain seperti berikut ini: 1. Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa. Sebagai cotoh di pabrik, jelas ada banyak bahan-bahan mentah yang harus diawasi, dipantau dan diperiksa secara terus menerus, sebab kalau sedikit lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya), khususnya adalah bahan-bahan kimiawi. 2. Kelengahan menangani peralatan produksi. Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya minyak pelumasnya apakah masih bagus,rantai penghubungnya apakah masih kuat,suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi normal, dan sebagainya. Semua ini jika lengah, bisa menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu akan membawa akibat terjadinyapemborosan yang tidak perlu 3. Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut. Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu,pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu.

4. Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke tempat asa. Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang sehingga tidak dipakai. Barangbarang yang kelebihan ini mestinya langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya gudang, jikalau tidak, ada kemungkinan barang-barang itu menjadi hilang rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan. 5. Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat. Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati, bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu. 6. Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan tujuannya. Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri. Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang memproduksinya, maka jikalau kita memakai barang atau peralatan itu tidak sesuai dengan tujuansemula, ada kemungkinan akan timbul kerusakan atau kejadian buruk yang lain. 7. Kerusakan kecil dibiarkan. Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai terus, pada suatu saat pastiakan timbul kerusakan, ada kemungkinan kerusakan itu pada mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung ditangani, sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu bisa berkembang menjadikerusakan besar bahkan adalah kerusakan yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar. 8. Memakai barang berlebihan. Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan. Misalnya fotokopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi dalam kantor 9. Kelambatan dalam laporan. Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian itu. Pembuatan dan penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi sehingga banyak merugikan kantor.

Inefisiensi kantor mampu mempengaruhi efektivitas pekerjaan kantor, karena banyaknya hambatan yang ditimbulkan dari tindakan inefisiensi ini. Maka dari itu, perlunya tanggung jawab, kesadaran, dan pengawasan terhadappekerjaan kantor agar tindakantindakan inefisiensi ini tidak menjadi budaya atau habbit karyawan kantor.

E. Upaya Meningkatkan Efesiensi Pekerjaan Kantor Upaya-upaya untuk meningkatkan efesiensi pekerjaan kantor adalah sebagai berrikut: 1. Membuat Daftar Pekerjaan yang Harus dilakukan Hal pertama yang bisa kita lakukan untuk memaksimalkan produktivitas kerja, yaitu dengan membuat to do list pekerjaan mulai dari yang paling mudah hingga tersulit. Pastikan daftar yang kita buat cukup detail. Masukkan tanggal deadline dari setiap tugas dan

perkembangannya

agar

tidak

ada

pekerjaan

yang

terlewatkan.

Daftar ini tidak saja mempermudah kita dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari namun juga dapat mendisiplinkan diri agar bekerja dengan lebih produktif lagi.

2. Memperhitungkan Waktu yang Dibutuhkan Meningkatkan produktivitas tenaga kerja juga diperlukan agar hasil pekerjaan lebih maksimal. Oleh karena itu kita perlu tahu cara menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan baik. Jika biasanya dibutuhkan waktu 2 jam, buatlah strategi agar pekerjaan tersebut bisa diselesaikan tepat waktu atau bahkan lebih cepat. Jika berhasil, kita akan memiliki waktu lebih un...