Ensayo completo importancia del mapeo de procesos y PHVA PDF

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UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTEFACULTAD DE INGENIERIATema:“ ENSAYO SOBRE LA IMPORTNACIA DE REALIZAR ELMAPEO DE PROCESOS, ASI COMO EL CICLO PHVA”Curso:Gestión de Procesos de Negocios (BPM) – Código 6847Docente: Yuri Alexis Tullume Mechan Estudiante: Díaz Sánchez, Jheferson David Ciclo: 6ºCajamarca, Abr...

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UNIVERSIDAD PRIVADA DEL NORTE FACULTAD DE INGENIERIA

Tema:

“ENSAYO

SOBRE LA IMPORTNACIA DE REALIZAR EL MAPEO DE PROCESOS, ASI COMO EL CICLO PHVA” Curso: Gestión de Procesos de Negocios (BPM) – Código 6847

Docente: -

Yuri Alexis Tullume Mechan

Estudiante:

-

Díaz Sánchez, Jheferson David

Ciclo: 6º

Cajamarca, Abril del 2021

I.

INTRODUCCIÓN:

El mapeo de procesos es una técnica que se utiliza para describir todas las actividades que intervienen y se realizan en un departamento o proceso de negocio. Es la representación del conjunto de procesos que definen un negocio, convenientemente ordenados de modo que se perciban las interacciones entre unos y otros (Alberto Tundidor Díaz), Esta técnica es utilizada en múltiples tipos de empresas y organizaciones para ayudar en la mejora de sus procesos, incrementar la rentabilidad y reducir el desperdicio. En definitiva, ayuda a reorientar el proceso para obtener una mayor eficiencia. Recordemos que el proceso, según la norma internacional ISO 9000 de sistemas de gestión de calidad, se entiende como una serie de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre ellas, las cuales transforman elementos de entrada (necesidades de los clientes) en elementos de salida (necesidades ya gestionadas), consumiendo para ello unos recursos.

El mapa de procesos forma parte del conjunto de acciones encaminadas a incrementar la calidad de la organización. Cuando se realiza de forma correcta, el mapa de procesos mostrará un objetivo concreto y nos ayudará a medirlo frente a los objetivos generales de la empresa. Esto asegura que cualquier cambio en alguno de los procesos estará alineado con los objetivos generales. Por ello, todo aquello que no contribuya a la consecución de los objetivos, puede ser considerado desperdicio, y por tanto debe ser eliminado Ciclo PHVA, Es una herramienta de la mejora continua, presentada por Deming; se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act). Es común usar esta metodología en la implementación de un sistema de gestión de la calidad, de tal manera que al aplicarla en la política y objetivos de calidad así como en la red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor. Ejemplo, si una empresa telefónica planea mejorar el servicio a sus suscriptores y para ello, decide modernizar sus centrales telefónicas (Planificar). Esto lo puede lograr adquiriendo 40 nuevas centrales digitales e instalándolas progresivamente en toda la ciudad (hacer). Al departamento técnico le ha sido asignado el trabajo de medir los resultados, en términos del incremento de llamadas efectuadas en las zonas donde las centrales han sido instaladas, a fin de compararlas con los valores que se obtienen en las centrales analógicas antiguas (verificar). Con estos resultados, la Gerencia de Planificación de la empresa efectúa los ajustes y aplica los resultados en la instalación de futuras centrales (actuar). Edward Deming desarrolló el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). A este ciclo se le conoce tanto por el PHVA como por ciclo Deming debido a su autor, se trata de un ciclo dinámico que se puede emplear en procesos y proyectos de las organizaciones. Esta herramienta se aplica fácilmente y si su uso es el correcto, puede colaborar en gran medida en la ejecución de las tareas de un modo más organizado y eficaz. La adopción de la filosofía establecida por el ciclo PHVA aporta un manual básico para la gestión de procesos y proyectos, además de para la estructura básica de un sistema.

II.

DESARROLLO:

IMPORTANCIA DEL MAPEO DE PROCESOS Para hablar de la importancia del mapeo de los procesos (representación gráfica de los procesos), es importante establecer inicialmente la importancia de los procesos y finalmente relacionarlos con el concepto de calidad, que incorpora al cliente como eje fundamental. Es decir, como ocurre siempre, la importancia del mapeo de los procesos está relacionada a la promesa de valor al cliente. En primer lugar, es importante señalar que la gestión por procesos es una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para cualquier tipo de organización. El fundamento de la gestión por procesos radica en la manera de gestionar una organización sobre la base de sus procesos. Asimismo, toda actividad que se desarrolla en una organización, puede y debe ser vista como parte de un proceso, el mismo que se interrelaciona con otros procesos para la consecución de un bien o servicio, el cual debe estar orientado a la satisfacción de las necesidades del cliente. Esta es la concepción del enfoque basado en procesos. En segundo lugar, hablar de calidad es introducirse en un campo bastante amplio y diverso. Por este motivo, es mejor referirse la definición técnica de calidad, que señala que es el cumplimiento de un conjunto de características medibles y establecidas por el productor de bienes y servicios, este conjunto de características son las especificaciones, las mismas que si se han desarrollado a partir de las necesidades del cliente, se pude garantizar que el bien o servicio resultante va a satisfacer sus necesidades específicas. Con respecto a la definición técnica de calidad, se puede poner como ejemplo el siguiente: Una motocicleta, se puede fabricar partir de una idea innovadora o para que cumpla una función diferente a la normal, también se puede reparar para que quede como inicialmente estuvo diseñada, o se puede modificar el diseño original para mejorar su desempeño para que cumpla una función diferente. Si se quiere mandar a fabricar una motocicleta, se pueden dar dos escenarios: 1.

Se debe explicar a los especialistas cuál es el diseño (que hasta ese momento está solo en la mente del diseñador), a través de las especificaciones de las partes y componentes, desde el material, forma, medidas, la manera cómo deben ser ensambladas y los insumos que se deben ser utilizados, entre otros detalles como los accesorios y el color. También es importante definir cómo van a participar los actores y en qué momento lo van a hacer. 2. También se puede especificar a los especialistas, las características que el diseñador desea que cumpla la motocicleta, por ejemplo que sea pequeña, que use energía eléctrica y, que no utilice agua para refrigerar el motor. Como es evidente, en ambos casos, si se quiere fabricar una motocicleta, se requiere de especificaciones técnicas. Si se quiere reparar una motocicleta para que quede como estaba diseñada originalmente, con toda seguridad, el especialista va a requerir saber cómo está fabricada, por tanto cómo está diseñada, para saber qué pieza, parte o componente reemplazar o reparar. Es decir, que es necesario también contar con las especificaciones de su fabricación Finalmente, si se quiere cambiar o mejorar el diseño para que cumpla una función adicional o para que se desempeñe mejor, el especialista requerirá saber cuál es la función actual de la motocicleta para saber qué parte o componente cambiar para mejorar su rendimiento o para que cumpla una función adicional. Asimismo, como en el primer caso (fabricación), antes de realizar las mejoras, es necesario elaborar las especificaciones para proceder. En los tres casos, las especificaciones técnicas son esenciales para medir si el resultado corresponde al requerimiento. Si el resultado corresponde a las especificaciones, entonces se concluye que el bien fabricado, reparado o mejorado, tiene calidad.

Las especificaciones (que deben recoger las necesidades de los clientes), por tanto son el conjunto de características y métodos que sirven de guía, los mismos que si son seguidos rigurosamente por los dueños de los procesos, se logrará la estandarización de los procesos y por tanto de los productos finales (bienes y servicios), los mismos que tendrán las características acordes a la las necesidades del cliente. En conclusión, los bienes y servicios de calidad, dependen de la calidad con que se han realizado sus procesos. Para saber si un proceso se desarrolla con calidad, es necesario saber las especificaciones de dicho proceso. Entonces, no basta con decir que el mapeo de procesos nos sirve para conocer la situación actual del negocio y así detectar clara y visualmente las oportunidades de mejora. No es suficiente decir que la importancia del mapeo de los procesos radica en la mayor facilidad para a que todos los colaboradores de la empresa entiendan el gerenciamiento de los procesos, que mediante la lectura de los mapas de los procesos se puede representar la situación particular de la organización identificando las interrelaciones de los procesos como mecanismos para mejorar las comunicaciones internas. No es suficiente decir, que los procesos mapeados permiten una visión global, muestra las relaciones y roles, explican el proceso, permiten identificar los instructivos necesarios que se requiera documentar, que estandarizan los procesos, ayudan a identificar las restricciones, los cuellos de botella y las actividades que no generan valor. El mapeo de procesos es el punto de partida para la implementación de la gestión por procesos, su importancia radica en que los mapas de los procesos son sus especificaciones técnicas a partir de las cuales, los colaboradores van a estandarizar sus actividades para fabricar un bien o para brindar un servicio. Por este motivo, la calidad de los procesos depende del óptimo mapeo de los mismos. Los mapas de los procesos servirán de base para definir los límites de control para garantizar que se cumpla la promesa de valor al cliente interno o al cliente final.

Mapa de Procesos General Es una representación gráfica de los procesos generales de la empresa. Este Mapa de Procesos se utiliza para tener una visión general de los procesos internos que tiene la empresa y se dibuja teniendo en cuenta tres tipos de procesos totalmente diferenciados. 

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Procesos de Apoyo: Proveen a la organización y a los procesos operativos los recursos necesarios para realizar su normal funcionamiento: o Comunicación o Compras (Negociación) o Contabilidad o Marketing Procesos Estratégicos: Son aquellas tareas que ayudan a analizar y satisfacer las necesidades que tiene Dirección a la hora de tomar las decisiones estratégicas: o I+D o Atención al Cliente o Gestión de la Calidad o RRHH Procesos Operativos: Son aquellos procesos que tienen contacto con el cliente. Lo que se haga en esas tareas beneficiará o perjudicará directa o indirectamente al cliente. Son aquellos procesos que suponen el núcleo de la organización y que permiten realizar la actividad de la empresa. o Gestión Pedidos de venta o Aprovisionamiento (Pedidos) o Planificación o Fabricación o Distribución

o

Facturación

IMPORTANCIA DEL CICLO PHVA La utilización continua del PHVA nos brinda una solución que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participación de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa. El ciclo PHVA “Planificar, Hacer, Verificar y Actuar” es muy conocido como elemento básico de la norma ISO 9001 y la ISO 14001, pero también es un aspecto crítico de la norma OHSAS 18001 y por lo tanto el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Ya hemos examinado anteriormente la importancia de la norma OHSAS 18001 y el ciclo PHVA. El ciclo PHVA simplemente se puede describir como: 

Planificar: establecer todos los objetivos y los procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la Política en Seguridad y Salud en el Trabajo.

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Comprobar, monitorear y medir el proceso según los requisitos legales y reportar los resultados.

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Legislación: se deben tomar las acciones necesarias para mejorarla de forma continua. La norma ISO 9001 promueve la utilización del enfoque basado en procesos, y ya que el ciclo PHVA es considerado compatible, los dos métodos que se pueden utilizar en el conjunto para impulsar los resultados y la mejora dentro de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Por lo tanto, teniendo en cuenta que se trata de una metodología de trabajo ampliamente aceptada, donde encaja exactamente y donde puede ser utilizada dentro de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según OHSAS 18001. ¿Dónde se aplica OHSAS 18001? El elemento del ciclo PHVA recorre su camino a través de la norma OHSAS 18001. Cuando se escribe la política de seguridad y salud en el trabajo a la hora de identificar las metas y los objetivos que constituyen el primer paso “planificar”. Debemos tener en cuenta y construir procesos para cumplir con los objetivos que constituyen un segmento de “hacer” y la cubierta de revisión se ajusta a la “verificación” y “actuar” respectivamente. Durante la construcción de la política de seguridad y salud ocupacional se utiliza el ciclo PHVA de una forma consciente o no, sin embargo utilizar el ciclo puede ser muy constructivo y beneficioso para la organización. ¿Dónde utilizarlo para obtener beneficios? Si hoy en día utilizamos el ciclo PHVA de forma diferente, tal vez sea el momento de mirar a la norma OHSAS 18001 de una forma diferente también. Existen muchas pruebas de que el ciclo PHVA se encuentra aplicado en casi todas las partes de la norma OHSAS 18001:

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Cláusula 4.3 “Planificación”: durante esta sección se ocupa específicamente la identificación de los peligros, evaluación de riesgos y controles. Es fácil imaginar porque esta es vital para que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional funcione correctamente. En esta etapa se utiliza la fase de planificación, por lo que si no cumple con los objetivos y los incidentes, será producido a una mala planificación.

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Cláusula 4.4 “Implementación y operación”: es claramente la fase de hacer. Se deben considerar de forma detenida todos los aspectos como pueden ser los recursos y la construcción de los procesos, es fácil ver el rendimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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Cláusula 4.5 “Comprobación”: se trata de especificar el rendimiento y la medición, esto puede estar definido como parte de la fase de verificación. El registro de los datos para el análisis es más crítico, por lo que puede proporcionar una base para la acción y el fomento de la mejora sistemática que debe tener lugar.

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La necesidad de mejorar continuamente: es un requisito que se basa en la norma OHSAS 18001 y determina lo necesario que el ciclo PHVA. Puede venir descrito en la norma para la investigación de incidentes, auditoría interna, acciones correctivas, o mediante las sugerencias de los trabajadores o iniciativas de mejora internas. Cómo ya vimos anteriormente, es posible que todas las cláusulas de la norma OHSAS 18001 puedan estar dentro del ciclo PHVA de una forma u otra. Los beneficios de la norma OHSAS 18001 Ahora es mucho más fácil ver cómo funciona el ciclo PHVA y lo dependientes que es de la norma. Un bajo rendimiento en cualquier parte del ciclo, ya sea una planificación deficiente, una mala ejecución, recopilación de datos inexactos o procesos ineficaces, sólo se suma una cosa: bajo rendimiento del sistema e incumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. La importancia de una correcta ejecución del ciclo PHVA no puede ser subestimada. De la misma forma, los beneficios de la realización de todas las partes del ciclo son enormes y las posibilidades de conseguir los objetivos se incrementan considerablemente. Realizar el ciclo PHVA “Planificar, Hacer, Verificar y Actuar” es el punto de apoyo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral que protegerá a todos sus trabajadores y grupos de interés, mejora su reputación comercial y ofrecerá grandes oportunidades de certificación para la norma OHSAS 18001. EJEMPLO práctico aplicado a entregas de última milla: De acuerdo con el estudio La cadena de suministro como motor de la competitividad , realizado por EGADE Business School y GS1 México, la oportunidad de éxito de las empresas logísticas se ve reducida por factores como: EJEMPLO práctico aplicado a entregas de última milla: De acuerdo con el estudio La cadena de suministro como motor de la competitividad , realizado por EGADE Business School y GS1 México, la oportunidad de éxito de las empresas logísticas se ve reducida por factores como:

La falta de toma de decisiones basadas en datos duros La escasa adaptabilidad a los sistemas de planificación de recursos empresariales Las líneas de comunicación que resultan ser limitadas e insuficientes Ante esta situación, el ciclo de Deming es una solución efectiva para identificar y solucionar los problemas de cualquier tipo que afectan la productividad, la rentabilidad y el éxito de las organizaciones. Esto se debe a que el ciclo de Deming permite una autoevaluación constante, ya que una vez cumplidas las cuatro etapas, la espiral de mejora continua vuelve a comenzar. De esta forma, es posible ir identificando de manera permanente otros puntos fuertes y débiles de la organización, para trazar nuevas estrategias empresariales . 1. Ciclo PHVA con ejemplo de la etapa Planificar   

En la etapa de Planificar del ciclo PHVA se identifica qué se necesita mejorar y cuál es el objetivo. Con base en esto, se definen los recursos y las responsabilidades necesarias, además de los KPI pertinentes para medir el alcance de cada objetivo planteado. Para el ejemplo del ciclo PHVA aplicado a entregas de última milla, planteamos el caso de una empresa especializada en la venta de lámparas online: La empresa se dio cuenta que la cantidad de entregas realizadas diariamente era insuficiente para cubrir de forma rápida y efectiva la demanda de sus clientes. Por esta razón, muchos de los compradores tenían que esperar hasta dos días para recibir su pedido. Ante esta situación, el director de operaciones logísticas propuso un objetivo para hacer frente a este problema: en el próximo mes, duplicarían el número de entregas diarias. Así, los clientes no esperarán tanto por el producto, y la empresa podría incrementar su productividad. Para lograr dicho objetivo, la empresa decide optimizar las rutas de entregas, con la finalidad de buscar vías más cortas y que permitan entregar múltiples envíos al mismo tiempo en cada ruta, sin necesidad de hacer desvíos. Para optimizar las rutas, el gerente logístico decide optar por el uso de PlannerPro, un software intuitivo de la marca Beetrack que permite la planificación, el diseño y la optimización de las rutas de distribución. Con esto, la empresa selecciona rutas más efectivas para que los transportistas puedan hacer más entregas en menos tiempo. 2. Ciclo PHVA con ejemplo de la etapa Hacer En la etapa Hacer del ciclo PHVA la empresa empieza a trabajar en el plan trazado. En este punto es conveniente que exista un monitoreo constante del trabajo por parte del gerente, y de ser necesario, la elaboración de una prueba piloto. Continuando con el ejemplo del ciclo PHVA anterior, una vez que la empresa de lámparas optimiza sus rutas, llega el momento de actuar para llevar el plan a la práctica. Transportistas y demás trabajadores logísticos están al tanto de sus responsabilidades, y no queda más que empezar a implementar las rutas previamente trazadas con la finalidad de duplicar el número de entregas. Para velar por el cumplimiento del plan a cabalidad, el gerente de operaciones logísticas decide monitorear a su equipo de transportistas durante las entregas. Para lograrlo, utiliza la herramienta LastMile de la marca Beetrack, la cual, gracias al A-GPS de los smartphones de los conductores, permite conocer en todo momento el estatus de las entregas. Con esto, la empresa se asegura de que se están cumpliendo la nueva planificación de entregas y de que los transportistas no presentan problemas en las rutas. En caso de presentarse un inconveniente, LastMile emite ...