Estudio DE CASO Práctico Asignatura Introducción A Proyectos 4926169 PDF

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DD070 – INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
CASO PRACTICO
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ESTUDIO DE CASO PRÁCTICO. ASIGNATURA INTRODUCCIÓN A PROYECTOS. 1.

Tipo de organización más adecuada.

En base a la información proporcionada en los antecedentes, la estructura actual organizacional de la empresa, se aprecia claramente que es de tipo funcional:

DIRECCION GENERAL

SECRETARIA

ADMINISTRACION

DPTO. COMERCIAL

ALMACEN

DISTRIBUCION

Para llevar adelante el proyecto se debe proporcionar a la empresa una estructura proyectizada, al menos obligatoriamente mientras dura la implementación del proyecto, la misma que podría mantenerse en vista a una futura posible expansión de la empresa, debido al auge de la demanda de los proyectos de construcción en el mercado local; es decir, la implementación de este proyecto podría dar experiencia a la organización para trabajar de manera proyectizada, siempre y cuando se realice un adecuado registro de los procesos y trabajos efectuados, especialmente si el personal que realiza el proyecto es contratado específicamente para el cumplimiento mismo y/o posteriormente abandona la organización.

Se sugiere la implementación de una estructura proyectizada para la empresa, puesto que es la que cuenta con más probabilidades de éxito para llevar adelante la implementación de proyectos. Adicionalmente de la lógica ganancia debida a la implementación del proyecto, este proceso va a proveer de valiosísima experiencia al personal involucrado para trabajar bajo esta estructura, la misma que podría ser mantenida para la ejecución de proyectos posteriores.

Indudablemente se debe capacitar al personal de la empresa para la ejecución del proyecto, así como la contratación de nuevo personal, especialmente en el área a la que va a dedicarse la empresa, la construcción.

Por lo anteriormente expuesto, se sugiere la siguiente estructura:

DIRECTOR EJECUTIVO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

DEPARTAMENTO DE LOGISTICA

DPTO. DESARROLLO DE PROYECTOS

MAQUINARIA

ESTUDIO Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS CONSTRUCCION

CONTRATACION PROYECTOS DE CONTRUCCION

EJECUCION PROYECTOS DE CONSTRUCCION

VENTA DE UNIDADES DE CONTRUCCION

SECRETARIA

RECURSOS HUMANOS

MATERIALES DE CONSTRUCCION

FINANCIERO

BODEGA

DEPARTAMENTO COMERCIALIZACION

DPTO. LEGAL

Clasificación del proyecto. En base a la información proporcionada en los antecedentes, una vez realizado el análisis, se procede a determinar el tipo de proyecto a ejecutarse: -

Por su naturaleza: Proyecto tangible, en vista que se cambiará la actividad de venta de maquinaria y material a la construcción de proyectos inmobiliarios de la empresa.

-

Por la naturaleza del trabajo: Trabajo intelectual y manual, se va a desarrollar tanto la fase conceptual del proyecto como la fase de implementación del proyecto.

-

Por objetivos y campo de aplicación: Proyecto de ingeniería.

-

Por su origen: Por demanda del mercado, la empresa va a cambiar de actividad debido a la presencia de mayor competencia.

-

Por el origen de fondos: Inversión privada, la empresa utilizará sus recursos propios para llevar adelante el proyecto. Se puede acudir a una fuente de financiamiento externa.

-

Por los objetivos: Proyecto estratégico, la organización va a incrementar la capacidad de realizar proyectos de construcción.

Desarrollo del proyecto para el cambio de actividad de distribución de materiales a la ejecución de proyectos de construcción.

INTELECTUAL

Desarrollo de organización y procesos de los departamentos a implementarse: Departamento de administración.

TIPO DE TRABAJO

Departamento de adquisiciones. Departamento de desarrollo de proyectos de construcción. -

Financiero.

Departamento de comercialización.

MANUAL

Ejecución de proyectos Manual de organizacional y construcción. procedimientos de los nuevos departamentos. TANGIBLE

INTANGIBLE

TIPO DE PRODUCTO DEL PROYECTO

Fuente: Aaron J. Shenhar & R. Max Wideman (2002)

2.

Principales competencias requeridas por el personal.

Como es lógico, se debe buscar el personal más idóneo para que desempeñen las diferentes funciones en la nueva organización. Como el proyecto tiene la finalidad de que la empresa se dedique a una nueva actividad, si bien es de la misma área o ramo, necesariamente se deberá contratar personal nuevo y competente en las áreas que antes no contaba la empresa. En base al esquema de organización planteado, se propone la siguiente matriz de competencias de los departamentos: 1.

Secretaría.

7. Bodega.

2. 3. 4. 5. 6.

Recursos humanos. 8. Estudio y planificación proyectos construcción. Financiero. 9. Ejecución proyectos construcción. Departamento legal. 10. Contratación proyectos construcción. Maquinaria. 11. Venta unidades construcción. Materiales de construcción. Matriz de competencias requeridas por el personal de la empresa.

Adaptabilidad

1

2

3

4

5

6

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Análisis de problemas-

X

Análisis numérico

7

X X

X

Asunción de riesgos Automotivación

X

X

X

8

9

1 0

11

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Atención al cliente

X

X

Capacidad crítica

X

X

X

X

X

X

X

X

Comunicación escrita

X

X

X

X

X

X

X

X

Compromiso

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Decisión

X

X

Desarrollo de subordinados

X

X X

X

X

X

X

Espíritu comercial

X X

X

X

X

Energía

X

X

Delegación

Tolerancia al estrés

X

X

X

Capacidad de comunicación verbal y no verbal

X

X X

Creatividad

Escucha

X X

Control

X

X

X

X

X

X

Flexibilidad

X

Independencia Integridad

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Iniciativa

X

Liderazgo Meticulosidad

X

X

X

X

X

X

X

X

Resistencia Sensibilidad organizacional

X

Sensibilidad interpersonal Sociabilidad

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Tenacidad Trabajo en equipo

X

X

X

X

X

Niveles de trabajo Planificación y organización

X

X

X

X

X

X

X

X

Recuperado de: https://web.ua.es/es/ice/documentos/tutorial/material/listado-de-competencias.pdf

Basados en el escalafón vigente de la empresa, y el requerimiento de personal dentro del nuevo esquema de la organización, se deberá identificar, del personal ya existente, aquellos que posean las competencias básicas y las competencias que van a ser requeridas, para proceder a la capacitación del mismo en las competencias y conocimientos necesarios para que cumplan sus nuevas funciones en la organización. Como medio para la evaluación de los conocimientos, se procederá con el método de entrevista personal, una vez identificada la capacitación requerida, se procederá con la capacitación grupal o individual según cada caso particular.

3.

Planteamiento preliminar del proyecto.

Para llevar adelante el planteamiento preliminar del proyecto, vamos a valernos del material académico proporcionado en la asignatura Introducción a la dirección de proyectos, FUNIBER, 2018. 3.1. Estudios previos.

En base a la información proporcionada, se determina que existe la necesidad del cambio de la actividad de la empresa, de la distribución y venta de materiales de construcción, a una empresa ejecutora de proyectos de construcción. El principal motivo del cambio de actividad es por el aumento de nuevas empresas proveedoras en el ramo, lo que ha aumentado la competencia en el sector, reduciendo los ingresos, por otro lado, el mercado de desarrollo de proyectos inmobiliarios ha tenido un crecimiento en la demanda. La empresa, que tiene una experiencia de 20 años trabajando en la distribución y venta de materiales de construcción, en el área central del país con un radio de alcance de 120 Km., constituirá la base para la transformación a la nueva actividad empresarial, que será la ejecución de proyectos de construcción en la misma área de operación. El personal de la empresa, gracias a la experiencia adquirida en la actividad durante 20 años, servirá como fundamento para llevar adelante el cambio de actividad del proyecto, pues es interés de la empresa mantener al personal que actualmente labora en la misma, lógicamente tendrá que ser capacitado para ejercer las nuevas funciones dentro del nuevo esquema y actividad de la empresa. Como interesados en el proyecto, debemos señalar de forma directa a la junta de accionistas de la empresa. Adicionalmente a la población del sector, ya que, al introducir la empresa al mercado, existe una nueva opción para el cliente. Al estar la empresa interesada en mantener la plantilla de empleados actual, no habrá afectaciones. Se considera además como parte interesada a la población que se dedica a la construcción, pues la nueva actividad de la empresa creará nuevas plazas de trabajo en esta actividad. Se ha propuesto por parte de la compañía el plazo para la ejecución del proyecto de un año, lo cual se considera factible. 3.2. Acta de constitución del proyecto. Para la elaboración del documento que va a autorizar formalmente la existencia del proyecto y que va a dar autoridad al director para que efectúe las actividades necesarias y asigne los recursos requeridos, vamos a guiarnos por el siguiente cuadro:

ENTRADAS 1. Documentos del negocio. - Acta de constitución de la empresa. - Estatutos de la empresa.

SALIDAS 1.

Acta de constitución del proyecto.

- Permisos de funcionamiento. - Balance general a la fecha. - Inventarios a la fecha. 2.

2.

Acuerdos.

Registro de supuestos.

- Acuerdo para el cambio de actividad de la empresa. 3.

Acuerdo de los accionistas. Factores ambientales de la empresa.

- Estudio previo de la demanda en el mercado local de empresas de construcción. 4.

Activos de los organización.

procesos de

la

- Estudio previo del personal de la empresa y el requerimiento de capacitación. -

Estudio previo de activos e inventarios en base a los nuevos requerimientos de la empresa.

- Estudio previo de la demanda en el mercado de los servicios de empresas ejecutoras de proyectos de construcción. Fuente: Guía PMBOK, PMI (2017).

En el caso que el proyecto no pueda completarse en el plazo indicado, o que no se complete del todo, podría afectar muy seriamente a la compañía, pues ya se ha establecido que se va a requerir la inyección de recursos para llevar a cabo el proyecto. Esto podría provocar la imposibilidad de recuperar la inversión.

INTERESADO Grupo accionista.

ESTRATEGIAS POTENCIALES INQUIETUD EN EL PARA OBTENER APOYO O EVALUACION DEL IMPACTO PROYECTO REDUCIR OBSTACULOS. Retraso en el cumplimento Impacto del alto. proyecto.

Cumplimiento

estricto

del

No realización del proyecto. Los inversores no obtendrían cronograma. recuperación de su Enfatizar solución rápida inversión ni tampoco problemas e imprevistos. utilidad.

de

Agresiva campaña de publicidad y venta del primer proyecto de construcción. Empleados de la empresa. Reducción o pérdida deImpacto las bajo. Adecuada información, avaluación y plazas de empleo. capacitación del personal en La empresa va a mantener la las nuevas competencias plantilla de empleados. requeridas para la realización del proyecto. Nuevos empleados enNolos realización del proyecto. Impacto bajo. Cumplimiento estricto del departamentos a cronograma. La empresa debe implementar implementarse. No obtención de la plaza empleo. los departamentosAdecuada de selección del personal estudio y planificación, y contratado. ejecución de proyectos de construcción. Público en general, posibles No entrada en el mercado de Impacto bajo. Cumplimiento estricto del clientes. una nueva empresa de cronograma. Se determinó el aumento de la construcción. demanda de empresas Estricto cumplimiento de las Baja calidad de la construcción constructoras de normativas de construcción y debido a proyectos de seguridad. inexperiencia. construcción. Matriz de análisis de partes interesadas. FUNIBER, 2018.

3.3. Plan de gestión de cronograma. 3.3.1. Definición de las actividades. A continuación, vamos a definir las actividades a realizarse: -

Estudio previo de las competencias del personal. Trámites legales necesarios para el cambio de actividad de la empresa. Adquisición maquinaria necesaria para la ejecución del proyecto de construcción. Adquisición de los programas para los departamentos de estudio y planificación y construcción de proyectos de construcción. Estudio y planificación para la construcción del primer proyecto de construcción. Reestructuración departamental de la empresa. Gestión para obtener fondos destinados a la inversión para el proyecto. Contratación de personal en los departamentos de diseño y ejecución de proyectos de construcción. Construcción del primer proyecto de construcción.

Capacitación del personal de la empresa. Campaña publicitaria y venta del primer proyecto de construcción. - Campaña publicitaria dando a conocer la nueva actividad de la empresa. - Entrega y legalización del primer proyecto de construcción. -

3.3.2.

Secuenciar las actividades.

Procedemos a definir la secuencia de las actividades establecidas, ordenadas en orden cronológico: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Estudio previo de las competencias del personal. Trámites legales necesarios para el cambio de actividad de la empresa. Gestión para obtener fondos destinados a la inversión para el proyecto. Capacitación del personal de la empresa. Campaña publicitaria dando a conocer la nueva actividad de la empresa. Selección y contratación de personal en los departamentos de diseño y ejecución de proyectos de construcción. Reestructuración departamental de la empresa. Adquisición maquinaria necesaria para la ejecución del proyecto de construcción. Adquisición de los programas para los departamentos de estudio y planificación y construcción de proyectos de construcción. Campaña publicitaria para venta primer proyecto de construcción de la empresa. Estudio, planificación y contratación construcción del primer proyecto de construcción. Construcción del primer proyecto de construcción. Entrega y legalización del primer proyecto de construcción.

3.3.3.

Estimación de la duración de actividades.

1. Estudio previo de las competencias del personal: Estimado tres semanas. 2. Trámites legales necesarios para el cambio de actividad de la empresa: Estimado tres meses. 3. Gestión para obtener fondos destinados a la inversión para el proyecto: Estimado cuatro meses. 4. Capacitación del personal de la empresa: Estimado seis semanas. 5. Campaña publicitaria dando a conocer la nueva actividad de la empresa: Estimado cuatro meses. 6. Contratación de personal en los departamentos de diseño y ejecución de proyectos de construcción: Estimado un mes. 7. Reestructuración departamental de la empresa: Estimado un mes. 8. Adquisición maquinaria necesaria para la ejecución del proyecto de construcción: Estimado dos semanas. 9. Adquisición de los programas para los departamentos de estudio y planificación y construcción de proyectos de construcción: Estimado dos semanas.

10. Campaña publicitaria y venta del primer proyecto de construcción: Estimado cuatro meses. 11. Estudio, planificación y contratación para la construcción del primer proyecto de construcción y contratación: Estimado dos meses y medio. 12. Construcción del primer proyecto de construcción, conjunto habitacional: Estimado cinco meses. 13. Entrega y legalización del primer proyecto de construcción. Estimado dos semanas. 3.4.

Gestión de costos.

Como es natural, el desarrollo del proyecto va a requerir de inversión financiera en cada una de sus etapas, en mayor o menor medida. Pasamos a enumerar las actividades que van a requerir de inversión: -

Aquí

-

-

Inversión para la realización de trámites necesarios para el cambio de actividad de la empresa. Inversión para las campañas publicitarias. Inversión para la adquisición de la maquinaria requerida. podemos puntualizar que, las existencias previas de la empresa se constituirán como activos fijos para la nueva organización, abaratando de cierta manera la inversión inicial en este recurso, por una parte, por la disponibilidad previa de la existencia en stock, y por otra parte por el valor del costo, puesto que se adquirió como mercadería para su venta a precio de mayorista y no con valor final de comercialización. Esta ventaja podría mantenerse ya que la empresa posee los contactos de la actividad anterior y podría realizar los pedidos de material por ese medio, abaratando costos. Inversión para la adquisición del terreno del primer proyecto. Esta sería la parte más importante de la inversión, puesto que representa entre el 40% al 50% del valor de venta final del proyecto. Inversión para el pago del personal durante la transición del cambio de actividad. Es otro rubro que va a demandar una gran inversión ya que se va a mantener la nómina de la empresa, e incluso aumentarla sin que se tenga ingresos, mientras dure la transición de la actividad y la construcción y comercialización del primer proyecto de construcción. Una vez que se empiece a recibir fondos por la venta del primer proyecto de inversión, ya se podría empezar a recuperar la inversión real...