Evaluación PARA LAS Perspectivas A Futuro PDF

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Auditorias de recursos humanos, las estrategias corporativas, las técnicas de investigación en auditorias, los instrumentos para investigaciones en el área del capital humano, las entrevistas, los sondeos de opinión, los nuevos desafíos organizacionales y funcionales, entre otros temas....

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EVALUACIÓN PARA LAS PERSPECTIVAS A FUTURO

El objetivo de una auditoría de los recursos humanos es contar con una “radiografía actual” de cada una de las actividades que se están realizando, lo cual permite identificar las áreas en que se requieren mejoras, las que están funcionando bien y las que han permitido alcanzar éxitos notables. Varios beneficios se desprenden de esta actividad. La auditoría hace que tanto los integrantes del departamento de capital humano como los gerentes y directivos en general se mantengan conscientes de sus contribuciones a la organización, lo cual favorece y acentúa la imagen profesional del departamento. La auditoría coadyuva a esclarecer la función que lleva a cabo el área de capital humano y contribuye a lograr mayor uniformidad, en especial en el caso de las grandes corporaciones actuales, que geográfica y administrativamente son muy descentralizadas. Quizá aún más importante, identifica los problemas que puedan existir y garantiza que se cumplan las leyes vigentes, así como los planes estratégicos de la organización. El ámbito de la auditoría de los recursos de capital humano va más allá de las actividades que lleva a cabo el departamento de recursos humanos. El éxito del departamento depende de cómo lleve a cabo sus actividades y de cómo otros departamentos lleven a cabo sus programas. En muy pocas ocasiones los problemas se confinan estrictamente al área del departamento de recursos humanos. Por esa razón, el ámbito de las auditorías debe ser suficientemente amplio, para poder evaluar el uso de los procedimientos de personal por parte de los gerentes y el efecto que esas actividades tienen sobre los integrantes de la organización. En años recientes, sin embargo, el uso de esta “perspectiva de análisis al interior” se ha hecho insuficiente. Los profesionales de la administración de capital humano han determinado que el ámbito de la auditoría debe trascender los departamentos y los gerentes operativos. En ocasiones, las auditorías llegan incluso a evaluar las estrategias corporativas y la forma en que se relacionan con la sociedad en general. Ámbito de las auditorías de capital humano. Los profesionales de la administración del capital humano no formulan las estrategias corporativas, pero sí influyen de manera determinante en su éxito. La estrategia corporativa establece la manera en que la organización va a intentar asegurarse un margen competitivo. Al evaluar los puntos fuertes y los débiles de la empresa, así como las oportunidades y retos externos, por ejemplo, la cúpula administrativa determina maneras de lograr márgenes competitivos. La compañía puede optar por hacer énfasis en algunos aspectos como mejores canales de mercadotecnia; optar por un servicio de calidad superior, preferir y adoptar las últimas innovaciones técnicas, optar por el suministro de

bienes y servicios a precios muy accesibles y varios más. En todos los casos, el departamento de capital humano se ve directamente afectado por las decisiones de la cúpula. El proceso de comprender la estrategia y ponerla en práctica tiene un efecto sustancial y directo en aspectos como la planificación, la contratación, la compensación, relaciones laborales, etc. En todos estos casos, las políticas de personal podrán considerarse efectivas sólo si se acoplan y contribuyen efectivamente a las estrategias globales de la corporación. Auditoría de la estrategia corporativa La relación que guarda la estrategia de la empresa con su entorno no se puede ignorar. Los integrantes del departamento de capital humano pueden familiarizarse a fondo con la estrategia corporativa a través de entrevistas y pláticas directas con dirigentes clave, verificando los planes a largo plazo, e identificando los cambios globales que ocurran tanto dentro como fuera de la organización. En ciertas circunstancias es necesario que auditen su función, o sea, que verifiquen la forma en que están funcionando de hecho. Esto incluye la forma en que la gerencia a niveles intermedios (o incluso altos) cumple con su función y el grado de aceptación y adherencia que manifiesta el personal respecto a las políticas de recursos de capital humano, así como respecto a los planes estratégicos de la compañía. Auditoría de la administración de capital humano En primer lugar, las auditorías de recursos humanos evalúan el trabajo del departamento de capital humano. Las principales áreas cubiertas en esa auditoría. Cuando se verifican sólo algunos aspectos parciales de todo el ciclo o sistema de la función de capital humano es posible que se ignoren temas que afectan el desempeño del departamento. El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos de la administración de capital humano, y asegurarse de: • • • •

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Identificar quién es responsable de llevar a cabo cada actividad. Determinar los objetivos que persigue cada actividad. Revisar las políticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos objetivos. Verificar los registros del sistema de información de recursos humanos, para determinar si las políticas y procedimientos se están siguiendo adecuadamente. Preparar un informe que refleje los objetivos, políticas y procedimientos adecuados. Desarrollar un plan de acción para corregir errores en los objetivos, políticas y procedimientos. Formular un seguimiento para el plan de acción.

Como es evidente, las auditorías de la función de capital humano requieren considerable inversión en términos de tiempo. Como resultado de este factor, las

organizaciones de dimensiones pequeñas suelen limitar sus evaluaciones y auditorías a determinadas áreas. Las organizaciones grandes por lo general contratan los servicios de un despacho para llevar a cabo auditorías financieras. Estos equipos resultan especialmente útiles cuando el departamento opera en una corporación descentralizada. Mediante la aplicación de estas auditorías, la corporación mantiene un grado aceptable de uniformidad en sus prácticas, incluso en el caso de corporaciones establecidas en diferentes países. El solo hecho de saber que existe un equipo corporativo de auditoría de la función de capital humano alienta a las distintas filiales o sucursales a adherirse estrictamente a los lineamientos oficiales. Auditoría de la labor administrativa Un objetivo de las auditorías de la función de recursos de capital humano es determinar si los gerentes de línea están cumpliendo adecuadamente las políticas de la empresa, así como los lineamientos legales. En casi todos los casos, cuando un gerente de línea no cumple lo prescrito por la ley, las autoridades hacen responsable a la empresa y no al individuo, por el cumplimiento de las disposiciones vigentes. Además de garantizar que se están cumpliendo los requisitos legales, la auditoría de los recursos humanos puede mejorar la imagen del departamento y revelar las contribuciones que efectúa a la organización. Con frecuencia, los gerentes de línea adquieren mayor respeto por las actividades del departamento de capital humano cuando se consulta su opinión y se toman en cuenta sus recomendaciones. Si los comentarios de los gerentes se ponen en práctica, la percepción general será que el departamento de capital humano considera sus necesidades. Siempre que los gerentes y supervisores de línea perciban que el departamento de capital humano contribuye a que logren sus metas y objetivos departamentales, la reacción será positiva y constructiva.

Auditoría del nivel de satisfacción del personal Los departamentos de capital humano que alcanzan sus objetivos adecuadamente se preocupan tanto por el logro de las metas de la empresa como por el de los objetivos individuales de las personas que la integran. Cuando los objetivos y necesidades de los empleados se descuidan, tienden a subir el absentismo, los conflictos y la tasa de rotación. A fin de evaluar cómo se están atendiendo las necesidades de los empleados, el departamento de capital humano obtiene información sobre niveles salariales, prestaciones, prácticas de los supervisores, asistencia en la planeación

de la carrera profesional y la realimentación que los empleados reciben sobre su desempeño. Técnicas de investigación para la auditoría El proceso de evaluación de las actividades de capital humano de una empresa requiere que se proceda a recopilar información sobre todas las actividades que efectúa. En ocasiones, ese proceso puede llevarse a cabo mediante avanzadas y complejas técnicas estadísticas. Al margen de la técnica que se decida utilizar, el objetivo es determinar cómo se desempeña el departamento del capital humano. Es probable que la forma más sencilla de investigación consista en la comparación o enfoque comparativo (benchmarking). En ella se utiliza otra división o departamento como parámetro, o incluso otra organización distinta. El punto esencial es que la comparación se haga con una entidad que se considera que está logrando mejores resultados. El equipo de auditoría compara los resultados que ha obtenido en su campo de estudio con los que se han logrado en la otra entidad. Este enfoque se utiliza con frecuencia para evaluar aspectos como el absentismo, la tasa de rotación, el nivel de accidentes industriales y los niveles salariales. También es aplicable cuando un procedimiento se está poniendo en práctica por primera vez. La empresa puede optar por utilizar los servicios de un consultor externo, en cuyo caso éste determina estándares a partir de estadísticas que obtiene de fuentes especializadas. Un tercer enfoque consiste en el desarrollo de mediciones estadísticas del desempeño, basándose en el sistema de información de la empresa. Por ejemplo, mediante los registros internos se determinan las tasas de absentismo y rotación en el curso de cierto periodo. A medida que varían, estos datos ayudan a identificar la forma en que tanto los gerentes de línea como el departamento de recursos humanos progresan hacia la obtención de un resultado o la corrección de un problema. Con frecuencia, este enfoque se suplementa mediante datos comparativos obtenidos de fuentes externas, como las que ofrecen los estudios comparativos llevados a cabo en muchas industrias. La información se expresa en forma de tasas que son fáciles de comprender y sencillas de usar. Por ejemplo, si en una empresa que cuente con 200 empleados se experimenta a diario una tasa de absentismo de cuatro empleados en promedio, la tasa de absentismo será de 2%. Si en la misma empresa se presentan seis renuncias mensuales en promedio, el resultado será una tasa de rotación de 3% mensual, o 36% al año. El enfoque retrospectivo de logros constituye otra estrategia para la evaluación de las actividades del personal. Mediante este método se verifican las

prácticas del pasado, para determinar si las acciones se apegaron a los lineamientos legales y a las prácticas y procedimientos de la compañía. Con frecuencia, en este enfoque el comité de auditoría analiza una muestra de los formularios que se han llenado en áreas como la compensación, disciplina o la evaluación del desempeño. El objetivo de esta verificación es determinar si se pusieron en práctica normas iguales y procedimientos semejantes para toda la organización, así como el cumplimiento de las disposiciones legales y las normas de la compañía. El enfoque de evaluación por objetivos, finalmente, determina objetivos específicos, respecto a los cuales puede medirse el desempeño de la organización en la función de la administración de los recursos humanos. El comité de auditoría verifica los niveles reales de desempeño, y los compara con los objetivos fijados con anterioridad. Instrumentos para investigaciones en el área del capital humano Existen diversos instrumentos para proceder a las investigaciones de cómo se desempeña la función de administración del capital humano en una organización. Cada uno permite adquirir información sobre determinados aspectos. Si se emplean adecuadamente, proporcionan una visión clara de cómo se llevan a cabo las actividades de personal en la organización. Entre los principales se incluyen los siguientes: • • • • • •

Entrevistas Sondeos de opinión Análisis históricos Información externa Investigación en el área de recursos humanos Auditorías internacionales

Entrevistas Las entrevistas directas con el personal a todo nivel constituyen una poderosa herramienta para obtener información sobre las actividades de recursos humanos e identificar áreas que necesitan mejorar. Por ejemplo, cuando se incrementa la tasa de rotación en la organización los especialistas del área de inmediato intentan identificar las causas que están conduciendo al problema. Las críticas y comentarios que se generan durante las entrevistas pueden ayudar a enterarse de las percepciones reales que existen respecto a determinado tema, y de esa manera ayudar a que la gerencia tome las acciones necesarias. Cuando una crítica es válida y bien fundamentada es necesario tomar acción. Cuando la crítica no está bien fundamentada, pero es de buena voluntad, el especialista del capital humano tiene una excelente oportunidad de informar al empleado sobre la verdadera situación.

Las entrevistas de salida se llevan a cabo con los empleados que están a punto de marcharse de la empresa. Los comentarios del empleado se registran, y después se analizan durante la auditoría de la función de recursos humanos, para identificar las causas de la tasa de rotación, la baja moral y otros problemas. Dado que muchos empleados pueden mostrarse renuentes a efectuar críticas directas, el entrevistador necesita invitarlos a que se expresen con libertad. Sondeos de opinión Dado que las entrevistas son costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de capital humano utilizan sondeos de opinión para obtener información. En muchas ocasiones (especialmente cuando las respuestas se mantienen anónimas) los entrevistados ofrecen respuestas más directas y honestas cuando las preguntas se les formulan mediante un cuestionario que cuando se entrevistan con un profesional del departamento de capital humano. Todavía más importante que las respuestas ofrecidas en determinado momento a un cuestionario de opinión son las tendencias que se pueden detectar cuando estos sondeos se administran a intervalos regulares. Análisis histórico Con frecuencia, el análisis de los registros de la compañía (que se mantienen tanto por razones legales como para verificar que se han cumplido las políticas vigentes) permite establecer información esencial sobre la función de la administración de recursos humanos de la empresa. Auditorías de la seguridad física y aspectos de salud El grado de cumplimiento que haya logrado la organización respecto a las disposiciones legales es una de las prioridades en este campo, junto con la necesidad de proteger a los integrantes de la empresa y resguardarlos de riesgos innecesarios. No solamente es esencial verificar los índices de accidentes; muchos otros pueden arrojar resultados interesantes para la empresa. Por ejemplo, la tasa de absentismo puede estar relacionada, entre otros factores, con una enfermedad o factor de riesgo que esté afectando a la población en general.

Auditoría de conflictos En algunos casos, el equipo de auditores puede identificar ciertas pautas en los conflictos y diferencias que hayan surgido en el equipo humano de la empresa. Es probable que estos conflictos se hayan canalizado a través del mecanismo ex profeso de la empresa, o por medio del conducto abierto para las relaciones con el sindicato. Si los funcionarios sindicales participan en la tarea de identificar estas pautas, es probable que apoyen los cambios sugeridos por la gerencia general,

que en muchos casos señalará la necesidad de proporcionar adiestramiento adicional o de revisar las condiciones del contrato colectivo de trabajo. Auditorías de la compensación Los equipos de auditoría revisan con el mayor cuidado las prácticas de compensación que haya puesto en práctica el departamento de recursos humanos. En primer lugar, estudian el nivel de los salarios, incentivos, prestaciones y servicios al personal. Si a cada puesto se le ha asignado un nivel adecuado de compensación mediante evaluaciones sistemáticas de puestos y utilizando la información obtenida de las encuestas sobre niveles salariales en el mercado, es probable que el nivel de la compensación sea el adecuado. Las prestaciones y servicios se analizan también, para determinar si son efectivas, competitivas con las de otras empresas y formuladas y puestas en práctica en consonancia con la ley. Auditoría de programas y políticas Además de verificar aspectos de seguridad, quejas y niveles de compensación, las auditorías evalúan las políticas y los programas corporativos, para determinar si están surtiendo el efecto buscado. Información externa La información constituye la principal herramienta del equipo de auditoría del capital humano. Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada, que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones adecuadas. Ciertos datos se pueden encontrar con facilidad, en tanto otros requieren investigaciones más profundas. Entre las fuentes más confiables para obtener información especializada se cuentan las organizaciones industriales y profesionales, las cámaras de comercio, las asociaciones gremiales, y numerosas universidades, que en ciertos departamentos pueden haber establecido bancos de datos y que llevan a cabo estudios en profundidad sobre determinados aspectos de la función del capital humano. Existen, asimismo, entidades oficiales que se especializan en proporcionar datos sobre la población general, con información de carácter económico, demográfico, sanitario, etcétera.

Investigación en el área de recursos de capital humano Existe, por último, una herramienta a disposición del departamento de recursos humanos, o del equipo de auditoría: la conducción de experimentos de campo, que comparan un grupo experimental con otro de control, en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan a cabo para obtener datos sobre aspectos

como el absentismo, la tasa de rotación, el nivel de satisfacción en el empleo, la compensación, la seguridad, entre otros aspectos. El proceso de experimentación presenta ciertas desventajas. Muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores, por los problemas de moral que pueden surgir y por la posible actitud de rechazo de quienes no resulten electos para participar en el experimento. A su vez, los participantes en el experimento pueden sentirse “conejillos de Indias”, manipulados en contra de sus intereses. En ocasiones, los resultados de estos experimentos no son conclusivos, porque cambian las condiciones de trabajo, o porque los integrantes de ambos grupos se comunican entre sí. Sin embargo, el éxito o fracaso de estos experimentos no dependen del sentir de los empleados ni del apoyo de los supervisores de la sucursal; sino del mayor grado de involucramiento y compromiso de los directivos para garantizar, en primer lugar, la continuidad de los procesos de trabajo, y en segundo, de la continuidad de los empleados en sus puestos con independencia del resultado del experimento. Esto último le da seguridad y confianza al trabajador para llevar al máximo su compromiso con el proyecto y con la organización. Auditorías internacionales Las auditorías de recursos humanos de organizaciones multinacionales son más costosas y complejas, pero también de mayor importancia relativa. La existencia de leyes que en ocasiones están directamente contrapuestas, y las diferencias de lengua, cultura y prácticas laborales son otros tantos escollos para la labor. La tendencia del equipo de auditoría será la de utilizar las propias experiencias de su país de origen para evaluar el equipo humano del otro país o países. Con mucha frecuencia, las variaciones pueden parecer serias transgresiones al auditor extranjero, que tal vez no está compenetrado de la cultura del país que está visitando. La mayor dificultad que experimenta el equipo de auditores consiste en determinar cuáles prácticas y actitudes del personal se originan en fuertes tradiciones culturales, y cuáles son susceptibles de modificarse...