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Juan Sebastián Gómez GómezDistribución Física InternacionalEVIDENCIA 2: CARTILLA "RECONOCER LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DETRAZABILIDAD EN LA EMPRESA"SENAActividad de proyecto 13Actividad de aprendizaje 1: Ejecutar el plan integración de los actores teniendo en cuenta la optimización de recursos técni...

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Juan Sebastián Gómez Gómez

Distribución Física Internacional

EVIDENCIA 2: CARTILLA "RECONOCER LA IMPORTANCIA DEL PROCESO DE TRAZABILIDAD EN LA EMPRESA"

SENA

Actividad de proyecto 13 Actividad de aprendizaje 1: Ejecutar el plan integración de los actores teniendo en cuenta la optimización de recursos técnicos, tecnológicos y humanos en la cadena de distribución AP13 Evidencia 2: Cartilla “Reconocer la importancia del proceso de trazabilidad en la empresa”. Reconocer la importancia del proceso de trazabilidad en la empresa Para las empresas el proceso de trazabilidad es fundamental en el desarrollo de sus actividades, puesto que le permite identificar el estado del producto desde la materia prima hasta la entrega al consumidor final. Se debe reconocer que dicho proceso le facilita a la empresa hacer el control y seguimiento a cada uno de sus productos, lo cual es sinónimo de confianza, seguridad y compromiso con el cliente. De acuerdo a lo anterior y con el fin de profundizar los conocimientos en trazabilidad, lean detenidamente la siguiente situación: SITUACIÓN EMPRESA ABC La empresa ABC desea ingresar a nuevos mercados internacionales con el producto que han desarrollado en actividades de proyectos anteriores, para ello, la junta de socios le solicita que realicen una presentación interactiva o infografía, donde expliquen el proceso de trazabilidad del producto. De acuerdo a lo anterior, elaboren la presentación o infografía según las siguientes indicaciones: 1. Concepto e importancia de la Trazabilidad 2. Determine los Objetivos de la Trazabilidad en la empresa 3. Describa el sistema de trazabilidad y sus componentes (alcance, necesidades y el lenguaje de comunicación de acuerdo a los estándares nacionales internacionales) 4. Determine el sistema de identificación. 5. Describa las técnicas y tecnologías para captura de información 6. Describa el software que se debe utilizar para la gestión de datos 7. Mencione los actores de la cadena de suministro que participan en el proceso de trazabilidad y la función que cumplen.

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA TRAZABILIDAD La trazabilidad se refiere a la posibilidad de seguir y encontrar el rastro a través de todas las etapas de la cadena productiva, transformación y distribución de un producto. Para ello se utilizan los Sistemas de Trazabilidad, que mediante la obtención de información precisa, permite aumentar la productividad, mejorar el servicio o localizar un alimento o lote defectuoso y proceder al retiro de este. Un proceso de trazabilidad implica la colaboración entre los distintos agentes de la cadena de suministro. El control de las materias primas y el proceso productivo en cada una de las empresas de forma individual no es suficiente. Es necesaria la transmisión de información a lo largo de todo el circuito de aprovisionamiento. La trazabilidad es el resultado de una acción global concertada. Así mismo, son imprescindibles en un proceso de trazabilidad: una codificación rigurosa y exhaustiva, la identificación automática que permita leer de forma automatizada la información y así evitar errores y ganar eficacia y los intercambios de información entre distintos agentes de la cadena o dentro de una misma empresa. La importancia de la Trazabilidad como mecanismo para el seguimiento de un alimento a lo largo de su producción, ha sido ampliamente reconocida por distintas organizaciones de ámbito internacional. La FAO y la OMS, han indicado que la trazabilidad ha de ser considerada, cada vez más, como un elemento fundamental que deberá ser regulado por todos los países. La Unión Europea en su Reglamento CE nº 178/2002 la define como; la habilidad para trazar y seguir un alimento, pienso, animales productores de alimentos, o sustancias empleadas para ser, incorporadas en un alimento o pienso, a través de todas las etapas de producción y distribución. El seguimiento de un alimento puede aportar información suficiente para saber todos los elementos que han entrado en su producción, pero también todas las vías que se han seguido hasta su comercialización. Ayuda a determinar con más precisión la responsabilidad de problemas de seguridad de los alimentos. Del mismo modo, si se produjese un accidente se podrían localizar de forma fácil y precisa no sólo los lotes de producción, sino todos aquellos elementos que puedan haber estado en el origen del problema.

DETERMINE LOS OBJETIVOS DE LA TRAZABILIDAD EN LA EMPRESA  Elaborar un sistema de trazabilidad que permita un adecuado seguimiento a todos los productos elaborados en la planta de producción Café Mapachito.  Adaptar la información ya existente sobre materia prima y despachos de la empresa a los procesos de trazabilidad.  Diseñar formatos que permitan el seguimiento de las materias primas, insumos y empaques usados en la elaboración de los productos para así proceder a su retiro dado el caso que se detecte un peligro para la salud pública.  Capacitar y delegar responsabilidades a los operarios encargados sobre el diligenciamiento de los respectivos formatos que fueron diseñados para el sistema de trazabilidad.

DESCRIBA EL SISTEMA DE TRAZABILIDAD Y SUS COMPONENTES (ALCANCE, NECESIDADES Y EL LENGUAJE DE COMUNICACIÓN DE ACUERDO A LOS ESTÁNDARES NACIONALES INTERNACIONALES) La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) define la trazabilidad como La propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones todas con incertidumbres especificadas. En la práctica, se trata del conjunto de disciplinas de diferente naturaleza que, empleadas coordinadamente, permiten el seguimiento de los productos a lo largo de todo el proceso productivo. Con un sistema de trazabilidad se obtiene la información completa del histórico, la ubicación y la trayectoria de cualquier producto o lote de los mismos. Abarca desde el origen de la materia prima, hasta la logística de los almacenes y reparto. Para obtener todos estos datos es necesario usar una serie de herramientas determinadas. Se considera que son necesarios tres subsistemas para considerar que un sistema de trazabilidad está completo:  Sistema de identificación: para las unidades, los embalajes y los lotes.  Sistema para la captura de datos: con el objetivo de añadir datos extra que aporten información sobre la trazabilidad del producto.  Sistema para la gestión de datos: para procesar todos los datos que se van recopilando. En resumen, estos sistemas son una gran herramienta para mejorar la productividad y eficiencia de todo tipo de empresa y, además, es fundamental para responder a una de las demandas de los usuarios actuales: la respuesta en tiempo real. TIPOS DE TRAZABILIDAD TRAZABILIDAD HACIA ATRÁS: Se refiere a la recepción de productos. En este momento los registros son la clave necesaria para que pueda seguirse el movimiento de los productos hacia su origen, esto es, desde cualquier punto a su etapa anterior. La trazabilidad de la cadena puede quebrarse por completo si no se dispone de unos buenos registros cuando se reciben los productos. TRAZABILIDAD EN PROCESO: Se trata de relacionar los productos que se han recibido en la empresa, las operaciones o procesos que éstos han seguido dentro de la misma y los productos finales que salen de ella. TRAZABILIDAD HACIA ADELANTE: Su objetivo es saber cuáles son los productos expedidos por la empresa, acotados con alguna información de trazabilidad y saber sus destinos y clientes.

Al definir trazabilidad, es importante distinguir entre los términos seguimiento (tracking) y rastreo (tracing). Seguimiento (Tracking) es la capacidad de seguir el sendero de una unidad y/o lote de artículos específico durante su curso vertical a lo largo de la cadena de abastecimiento, a medida que se traslada entre los socios comerciales. De forma rutinaria, a los artículos comerciales se los sigue para conocer su disponibilidad, administración de inventario y con fines logísticos y de administración de inventario. En el contexto de esta guía, el énfasis se centra en los artículos comerciales, desde el punto de origen hasta el punto de uso.

El rastreo (Tracing) es la capacidad de identificar el origen de una unidad particular ubicada dentro de la cadena de abastecimiento haciendo referencia a los registros que se mantienen de ella, siguiendo su curso hacia atrás en la cadena de abastecimiento. Las unidades se rastrean con diversos fines, por ejemplo, cuando se producen devoluciones o quejas.

Para efectivamente facilitar la trazabilidad, ambas capacidades, de seguimiento y rastreo, deben estar presentes.

DETERMINE EL SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN. Un sistema de trazabilidad completo y eficiente, entendiendo como tal que sea capaz de ofrecer la información del histórico, la ubicación y la trayectoria del producto de manera exhaustiva y correcta, ha de estar compuesto por los siguientes cuatro elementos:  SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN Los sistemas de identificación son uno de los componentes básicos de cualquier seguimiento de la trazabilidad en el ámbito empresarial. Mediante estos sistemas, se hace posible la identificación de los artículos, ya sea de forma individual o agrupada en lotes. Igualmente, permiten la identificación de los embalajes y cajas relacionas con la logística de almacén y reparto. La manera habitual es utilizar códigos identificativos que se adjuntan a los productos y embalajes. Con esto se asegura el control de la trayectoria hasta el final del proceso. Cada empresa es libre de elegir el sistema de identificación más adecuado para sus características. De igual forma, puede seleccionar el tipo estándar de codificación que mejor se ajuste a su producción. Lo que sí resulta indispensable para que el sistema de identificación funciones como es debido, es utilizar las herramientas de software necesarias. Las nuevas tecnologías de la información facilitan mucho la tarea, ya que suelen estar vinculadas a los diferentes automatismos que la empresa esté utilizando.

DESCRIBA LAS TÉCNICAS Y TECNOLOGÍAS PARA CAPTURA DE INFORMACIÓN  SISTEMA PARA LA CAPTURA DE DATOS A la hora de implantar un buen sistema de trazabilidad, es fundamental utilizar alguna herramienta de captura de datos. Esta debe obtener y registrar la información sobre las materias primas utilizadas, los datos de la planta en la que se fabrica y los datos de la gestión de almacenes. La tecnología adecuada va a permitir a cada agente involucrado en la cadena de suministros adjuntar los datos pertinentes o, si se desea, realizar operaciones en tiempo real sobre algunos productos que los requieran.  SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE DATOS Sin negar la importancia de los dos sistemas anteriormente analizados, de poco servirían todos los datos obtenidos si después no contamos con las herramientas para analizarlos y darles un uso adecuado. Por esto, es esencial la utilización de un software especializado que permita la gestión correcta de toda la información acumulada y su posterior administración. El software implicado en los sistemas de trazabilidad tiene que tener funciones como la impresión de etiquetas o códigos de barras, al igual que la opción de grabar chips de tipo RFID, que permite identificar, remotamente mediante una señal de radio, el objeto en el que está colocado. De igual manera, es necesario que el software permita almacenar la información que se haya capturado, así como que pueda interactuar con los sistemas de gestión empresarial. Es conveniente estudiar las funcionalidades de cada uno para ver si se adapta al tipo de empresa, con el fin de que sirva realmente para mejorar las operaciones productivas”  DATOS A REGISTRAR Una vez tengamos todos los datos llega el momento de registrarlos, analizarlos y darles un uso adecuado. La información sobre la trazabilidad va a ser muy diferente dependiendo de la clase de producto, del sector empresarial y de cuáles son los requerimientos del usuario final. Tampoco hay que perder de vista que lo que las legislaciones vigentes establecen en materia de trazabilidad y seguridad de los productos. Esto es doblemente importante si se pretende exportar parte de la producción, ya que hay que estudiar las leyes del país de procedencia y del de origen.

Captura y Registro de Datos: Se utiliza en el sistema EAN•UCC para codificar información acerca del artículo comercial o servicio. En cada etapa de la cadena de abastecimiento, estos portadores de datos puede ser leídos por un escáner y la información puede recogerse mediante una captura de datos en tiempo real. La identificación por Radiofrecuencia (RFID) es una tecnología que está creciendo cada vez más y que utiliza la radiofrecuencia para identificar mercaderías y bienes retornables y transportar datos a lo largo de la cadena de abastecimiento. Los desarrollos de estandarización de EAN•UCC en el campo de la identificación por radiofrecuencia son conocidos internacionalmente como GTAG™.

DESCRIBA EL SOFTWARE QUE SE DEBE UTILIZAR PARA LA GESTIÓN DE DATOS

UN SISTEMA GESTOR DE DATOS: Es un conjunto de programas que administran y gestionan la información que contiene una base de datos los gestores de base de datos o gestores de datos hacen posible administrar todo acceso a la base de datos ya que tienen el objetivo de servir de interfaz entre ésta, el usuario y las aplicaciones. El gestor de datos es un sistema de software para el usuario final, compuesto por un lenguaje de definición de datos, un lenguaje de manipulación y de consulta , que puede trabajar a distintos niveles. Entre las funciones principales que pueden atribuirse a los gestores de bases de datos Se destacan las siguientes:  Contribuir a la creación de bases de datos más eficaces y consistentes.  Determinar las estructuras de almacenamiento del sistema.  Facilitar las búsquedas de datos de cualquier tipo y procedencia a los usuarios de negocio.  Ayudar a preservar la integridad de los activos informacionales de la empresa.  Introducir cambios en la información, cuando así es requerido.  Simplificar los procesos de consulta.  Controlar los movimientos que se observan en la base de datos.

CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE: Dispone de una base de datos en la que ordena la información a la que se accede fácilmente a través de la interfaz del programa. Ésta se encuentra organizada proveedores, por secciones: clientes, artículos, lotes, stock, facturación, transferencias entre almacenes, inventario, etc. Integra todas las herramientas necesarias para gestionar de forma completa un almacén, y además, dispone de una estructura interna que facilita su manejo, permitiendo adaptarse a su sistema rápidamente.

MENCIONE LOS ACTORES DE LA CADENA DE SUMINISTRO QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO DE TRAZABILIDAD Y LA FUNCIÓN QUE CUMPLEN.

TRAZABILIDAD Y CADENA DE SUMINISTRO: Una completa visibilidad de la cadena de suministro conlleva la obtención de la trazabilidad con suma facilidad, casi sin esfuerzo adicional en recursos. Trazabilidad y Optimización Inteligente de los Procesos van parejos A lo largo de la cadena de suministro nos estamos intercambiando continuamente mercancías e información entre los diferentes eslabones que la componen. Así, cada actor de la cadena recibe mercancías y envía otras mercancías, recibe pedidos e información y realiza entregas con informaciones. Es una cadena Trazabilidad Interna" y una "Trazabilidad Externa", las cuales dependen una de las otras o están entrelazadas para el intercambio de información. Si recibimos mercancía bien identificada y somos capaces de capturar esa información en la recepción, habremos ganado tiempo, recursos y podremos tomar decisiones al momento sobre ello. PROVEEDORES: Elemento inicial de la cadena de Abastecimiento, se definen como las personas física u organizaciones que habitual o periódicamente ofrece, distribuye, vende, arrienda o concede el uso o disfrute de bienes, productos y servicios. Un proveedor certificado permitirá ofrecer productos con los requerimientos necesarios por el fabricante y permitirá asegurar su calidad y el tiempo de entrega en el momento y lugar adecuado. FABRICANTES: Un fabricante se dedica a transformar materia prima para la construcción de un producto. La fábrica se dedica a elaborar productos o servicios que se encuentran regidos por los requerimientos y especificaciones de los clientes. La fábrica es parte esencial en la calidad en la elaboración de productos terminados. DISTRIBUIDORES: Es aquella persona u organización que se encarga de distribuir los productos terminados en los puntos de venta que tienen contacto consumidor final. Es una parte vital de la cadena de abastecimiento debido a que una inadecuada manipulación del producto puede anular todo el proceso de calidad realizado en la fábrica. DETALLISTAS: Es un Comerciante que vende al por menor o detal una mercancía. Es el punto de contacto directo con el cliente o consumidor final, por esto es necesario ofrecer un óptimo servicio y una presentación adecuada del producto a ofrecer. CLIENTES O CONSUMIDOR: Es la persona u organización que adquiere, realiza o disfruta de bienes, productos o servicios. Parte vital de la cadena de abastecimiento, debido a que estos son la razón de ser del negocio....