Evidencia Final Materia Evaluación Proyectos de Tecnologías de Información Maestría Gestión de TI PDF

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Luis Antonio Palacios Aguayo Nombre del curso:

2787796 Nombre del profesor:

Evaluación de Proyecto de Inversión Ing. Arnulfo Perez Perez de TI Módulo: Tema 8. Diagnóstico de Actividad: Evidencia 2 proyectos de tecnologías de información Fecha: 03-Febrero-2017 Bibliografía: O’Brien, James. 2000. Sistemas de Información Gerencial (7ª. Ed.) McGraw-Hill Interamericana. Gray, C. & Larson, E. 2009. Administración de Proyectos. McGraw-Hill Interamericana Ruiz, Jesus. 2016. Que es y que no es un proyecto. Recuperado el 19-Enero-2017 desde sitio web: http://jesusrn.com/que-es-y-que-no-es-un-proyecto/ Andia, Walter. 2013. Los planes de negocios y los proyectos de inversión: similitudes y diferencias. Recuperado el 19-Ene-2017, desde sitio web: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=81629469009 Morales, Arturo. Interamericana Baca, Gabriel. Interamericana.

2009.

2010.

Proyectos

Evaluación

de

de

Inversión.

Editorial

McGraw

Hill

Proyectos.

Editorial

McGraw

Hill

Sapag, Nassir. 2011. Proyectos de Inversión, formulación y evaluación, segunda edición. Pearson Sapag, Nassir y Sapag, Reinaldo. 2008. Preparación y evaluación de proyectos, Quinta Edición. Editorial McGraw Hill Interamericana. Shujel. 2008. ¿Qué es el estudio de mercado? Recuperado el 20-Ene-2017, desde sitio web: http://www.blog-emprendedor.info/que-es-el-estudio-de-mercado/ Entrepreneur. 2009. Los 7 elementos esenciales de un proyecto de inversión. Recuperado el 20-Ene-2017, desde sitio web:

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https://www.entrepreneur.com/article/262206 Espinosa, David. 2011. Variables fundamentales que definen un proyecto de inversión. Recuperado el 25-Ene-2017, desde sitio web: http://davidespinosa.es/joomla/index.php?option=com_content&view=article& id=290&Itemid=1000

Reporte Técnico Título Proyecto de Inversión para software y terminales portátiles para lectura de producto y tarimas en rutas y fleteros en Planta Las Trojes Definición del problema y antecedentes En los últimos años, Planta Las Trojes, embotelladora de productos de la marca Coca Cola, se ha consolidado como una de las mejores plantas embotelladoras en la zona centro de Grupo Arca Continental. Si bien es cierto que su personal está realizando un esfuerzo muy grande por cumplir los objetivos, mucho tiene que ver para que puedan cumplir con estos objetivos la dedicación con la que trabaja la gente en esta empresa. Una de las tareas más importantes y que muchas de las veces no se le da la importancia, es el cargar el producto tanto en las rutas de reparto como en los fleteros que se envían a otras unidades de negocio con el producto que se embotella en Planta Las Trojes. Dentro de los últimos años, se ha visto incrementada la demanda de producto por parte de la gente y de las diferentes filiales, lo que conlleva a que se tenga que cargar más y más rápido todas las rutas y fleteros, para poder cumplir con la entrega de producto a los diferentes clientes o embotelladoras. La carga de las rutas nos permite hacer llegar al cliente todos los productos solicitados y la carga de fleteros nos permite entregar a las diferentes filiales, todos los productos que se embotellan en Planta Las Trojes. Actualmente, la carga de las rutas y fleteros se realiza por medio de montacargas, pero el registro se realiza de una manera manual en hojas, para luego pasar al equipo de cómputo y realizar la alimentación a nuestro ERP (el cual es SAP), para poder continuar con el proceso de cargado. Si bien es un proceso fácil, el tener que estar capturándolo primeramente en una hoja y después pasarlo manualmente a SAP, para después ejecutar el proceso de asignación del producto, ya sea a la ruta o al fletero, conlleva que los tiempos de atención se ven incrementados significativamente. Si bien es cierto que se tiene la gente suficiente, tanto de

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montacarguistas como de checadores, el tiempo de atención es mucho mayor a lo esperado por las rutas o fleteros. Dentro de Planta Las Trojes, se tiene la operación de 93 rutas, las cuales se dividen de la siguiente manera:    

26 Ciel Garrafón 40 Preventa 20 Foráneas 7 Canal moderno

Dentro del fleteo, se tienen fletes de manera diaria a las siguientes unidades de negocio:      

Aguascalientes (La otra planta de la ciudad) San Luis Potosí Rio Verde Zacatecas Fresnillo Durango

Y viajes cada tercer día a las siguientes plantas   

Guadalajara Monterrey Torreón

Las capacidades de las rutas en cajas son: Rutas Preventa Foráneas Canal moderno Ciel Garrafón

Capacidad en cajas 400 cajas 600 cajas 800 cajas 240 garrafones

Las capacidades de los fleteros en tarimas, teniendo en cuenta que hay tarimas que van desde 30 cajas hasta tarimas con 200 cajas, dependiendo del tamaño del producto son: Fleteros Capacidad en tarimas Torton 16 y 20 Tráiler 36, 40 y 42 Full con Dolly 60

Como vemos la operación por parte del almacén de producto para cargar tanto rutas como fleteros es muy demandante día a día, si bien se tiene la suficiente gente para realizar estas labores, el proceso de verificación es tardado porque tienen que verificar manualmente, para después cargarlo en el

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ERP, por lo que se está solicitando realizar una inversión para poder agilizar este problema. La problemática que se tiene es que los tiempos de atención por parte del checador a las rutas y fleteros, es considerablemente alto, ya que el proceso es totalmente manual, es decir, revisa y va apuntando en su tabla, todo el producto que lleva, anotando los números de tarima que lleva en el caso de fleteros, y los números de marbetes en el caso de las rutas, para así identificar que lleva cada uno de ellos. Después de que termino de realizar el chequeo del camión, pasa a su estación de trabajo y abre su sesión de SAP y registra cada uno de estos movimientos. Después de que termina de capturar cierra el transporte y en ese momento la carga está confirmada para salir. Se buscaron alternativas para atacar esta problemática, y lo primero que se busco fue que dos checadores revisaran el camión, pero se encontró que la problemática es la misma, porque a fin de cuentas el proceso es manual y tenían que ir a capturar a su estación de trabajo lo verificado y el cierre del transporte.

Objetivo del proyecto Para poder llevar a cabo este proyecto, primeramente debemos de tener bien claro cuál será nuestro objetivo a seguir y cual será nuestro alcance dentro del proyecto. Si bien ya tuvimos los antecedentes acerca de la problemática de que el tiempo que se invierte en cargar las rutas y fleteros es demasiado alto, debemos de dejar bien claro hasta donde llegaremos y como llegaremos ahí. El objetivo principal de este proyecto, es realizar un proyecto de inversión para el desarrollo de una aplicación móvil conectada a nuestro ERP y la compra de las terminales portátiles, para poder realizar la verificación de los productos, tanto en rutas de reparto de cualquier tipo, como en fleteros, y que de manera automática se realice el registro en el ERP. Dentro del objetivo principal está el poder tener lista la aplicación y las terminales portátiles para antes del día 15 de abril, que es el periodo vacacional en la ciudad de Aguascalientes por motivo de su feria, ya que se incrementa la demanda del producto. Esta aplicación utilizara el lector de código de barras de la terminal, para poder leer cada una de las tarimas o marbetes y proceder a su verificación, así como realizar el registro en SAP y el cierre del vehículo, lo cual ayudara a disminuir los tiempos de atención, y por consiguiente no hacer esperar a la gente de las rutas y fleteros y poder penetrar y entregar más producto y de una manera más ágil. El alcance del proyecto será realizar la aplicación móvil en la terminal, conectada a nuestro ERP, así como dotar a cada checador de una terminal portátil para poder realizar su verificación y registro, tanto en la salida como en

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el regreso y se pueda tener un registro y control, así como disminuir los tiempos de atención a las rutas y fleteros por parte del almacén de producto. Así mismo los cambios en la infraestructura de red, principalmente por los access point y su cableado, para soportar las nuevas terminales, entraran dentro del alcance de este proyecto. Queda fuera del alcance del proyecto la impresión directamente desde la aplicación en la terminal portátil, ya que la carga de producto dentro de la ruta o el fletero, se imprime cuando se realiza la planeación de las rutas y fleteros.

Fundamentación conceptual Así como avanza cada día la tecnología, también avanza la implementación de ella en nuestra vida cotidiana, pero también ha ido avanzado la implementación de esta en las empresas. Los procesos se han automatizado utilizando el avance tecnológico y procesos que antes llevaban mucho tiempo en generarse, ahora se realizan en menor tiempo. Así mismo el volumen de información que se tiene disponible en las empresas ha crecido considerablemente. Las empresas se valen del mayor número de datos y escenarios posibles para poder realizar una toma de decisiones en algún proceso de la organización. A raíz de todos estos avances y su implementación en las empresas es como nacen los sistemas de información. Pero ¿Qué es un sistema de información? O’Brien (2000) la define como “Cualquier combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos de información que almacene, recupere, transforme y disemine información en una organización”. Las empresas han llegado a confiar tanto en los sistemas de información, que en la actualidad la gran mayoría de las empresas utilizan algún sistema de información para procesar información de todo tipo y entregando un resultado esperado por el usuario. Cuando tienes un gran cambio en una empresa, no puedes llegar y solo empezar a cambiar las cosas, ya que esto es lo peor que pudiera pasar, empezar a realizar cambios, sin siquiera tener algo planeado, ni un plan de respaldo por si las cosas no salen bien. Para eso tenemos lo que conocemos como un proyecto. Un proyecto, de acuerdo a Gray & Larson (2009) es “un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño y que se diseña para cumplir las necesidades del cliente”. Es decir, todo cambio sustancial en una empresa, debe primeramente cumplir una necesidad, estar limitado en tiempo, dinero y recursos. Un proyecto debe de tener ciertas características que nos mencionan a Gray & Larson (2009) las cuales son:

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1. Un objetivo establecido. 2. Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin. 3. Por lo general implica que varios departamentos y profesionales se involucren. 4. Es común hacer algo que nunca se ha realizado. 5. Tiene requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño. Nunca debemos confundir un proyecto, con las labores cotidianas que realizamos dentro de las empresas. Un proyecto no es un trabajo rutinario y repetitivo. Ruiz (2016) menciona que “las operaciones diarias se caracterizan por ser continuas y permanentes, en contraposición al carácter temporal (comienzo y finalización determinados) de los proyectos. Un proyecto es un trabajo que empieza y acaba y que responde a una necesidad concreta -y probablemente estratégica- del negocio. Las operaciones son un continuo que permite el funcionamiento de la organización a lo largo del tiempo”. Ahora bien, debemos tener claro que tenemos por un lado los proyectos y por otro lado los proyectos de inversión. Los proyectos de inversión de acuerdo a Andia (2013) “se entienden como una intervención en un determinado medio para dar solución a una problemática existente y conseguir el objetivo deseado. Los proyectos de inversión por su naturaleza están ligados a propuestas de sistemas complejos de negocios”. Dentro de los proyectos de inversión pueden ser clasificados entre dependientes, independientes y mutuamente excluyentes. De acuerdo a Sapag (2011) “Las inversiones dependientes son aquellas que para ser realizadas requieren de otra inversión. Las inversiones independientes son las que pueden realizar sin depender o afectar a otros proyectos. Y las inversiones mutuamente excluyentes corresponden a proyectos opcionales, donde aceptar uno impide que se haga el otro o lo hace innecesario”. Los proyectos de inversión nacen directamente de una idea, un problema o una necesidad, y la inversión puede llevar a determinar el éxito o fracaso de una empresa, ya que puede haber inversiones mal ejecutadas que en vez de ofrecer una rentabilidad nos puede llevar a la quiebra. Tomando este último comentario, si es un riesgo el invertir ya que nos puede generar un fracaso, ¿Por qué invertimos? Morales (2009) nos menciona claramente que “el crecimiento de una empresa, e incluso su capacidad para mantener su competitividad y sobrevivir, depende del flujo constante de ideas que estimule el desarrollo de nuevos productos, las formas para mejorar los ya existentes y las técnicas para producirlos a un menor costo”. Las inversiones por si mismas no se dan, de acuerdo a Morales (2009) necesitan un conjunto de estudios e investigaciones de diversas clases que se deben llevar a cabo, que por lo general involucra una suma fuerte de dinero, son principalmente a largo plazo, un gran esfuerzo y tiempo, por lo que no se deben de tomar a la ligera. Deben estar justificadas con estudios y evaluaciones que permitan dar un cierto grado de seguridad de que se logrará la recuperación de lo invertido”.

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Los diferentes estudios realizados a los proyectos de inversión son:       

Estudios de mercado Estudios técnicos Estudios administrativos Evaluaciones de impacto ambiental Estudios financieros Análisis de riesgo Análisis de sensibilidad

Todos estos estudios y análisis que se requieren para determinar la viabilidad del proyecto de inversión deben de cumplir ciertos criterios mínimos de aceptación. Morales (2009) lo menciona diciendo que “evaluar la viabilidad de los proyectos implica una decisión que comprende varios aspectos, que en este caso involucran criterios de mercado, técnicos, administrativos, financieros y ecológicos. Dentro de los estudios que se deben realizar, existen algunos que son imprescindibles, entre los que están principalmente el estudio de mercado y el estudio técnico. Un estudio de mercado de acuerdo a Shujel (2008), es “un proceso sistemático de recolección y análisis de datos e información acerca de los clientes, competidores y el mercado. Sus usos incluyen ayudar a crear un plan de negocios, lanzar un nuevo producto o servicio, mejorar productos o servicios existentes y expandirse a nuevos mercados” Ya que tenemos realizado el estudio de mercado, se pasa a realizar entonces el estudio técnico. El estudio técnico nos dice según Morales (2009) que “comprende aquellas actividades en que se definen las características de los activos fijos (en este caso equipo, maquinaria, instalaciones, terrenos, edificios etc.) que son necesarios para llevar a cabo el proceso de producción de determinado bien o servicio”. Todo proyecto de inversión debe de cumplir ciertos elementos importantes y que son esenciales para un inversionista. De acuerdo a Entrepreneur (2009), “los aspectos que deben de tener todo proyecto de inversión son una introducción, tener antecedentes, un objetivo, un estudio de mercado, un estudio técnico, un estudio financiero y un estudio de organización, lo cual debe de verse como un proyecto y no como un juego”.

Contexto en el que se desarrolla tu proyecto Arca Continental nace de la fusión de dos grandes Corporativos. Por un lado Grupo Arca S.A. de C.V. y por el otro lado Grupo Continental SAB. Grupo Arca Continental posee plantas embotelladoras las cuales se dedican a la producción, distribución y venta de bebidas no alcohólicas de las marcas propiedad de The Coca Cola Company.

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Grupo Arca Continental está dividida en diferentes zonas a lo largo del norte y occidente de México. Dentro de estas zonas, tenemos la Zona Centro, la cual está ubicada en el occidente del país, y está conformada por los estados de Durango, Zacatecas, Aguascalientes y San Luis Potosí. Dentro de Durango está ubicada Planta Guadiana, dentro de Zacatecas Planta La Bufa, dentro de Aguascalientes Planta Aguascalientes y Planta Las Trojes, dentro de San Luis Potosí, Planta San Luis y Planta Juarez. Arca Continental, empresa mexicana, la cual ofrece cerca de 35,000 empleos directos en todo México, y llega a más de 83 millones de clientes en México, Perú, Argentina, Ecuador y Estados Unidos. Nuestro proyecto de inversión será llevado en Planta Las Trojes dentro de la ciudad de Aguascalientes, Ags., la cual posee alrededor de 1200 empleados. Posee tres líneas de producción y fletea a diferentes partes de zona centro, así como de zona norte. Las líneas de producción fabrican todo el producto de vidrio en zona centro el cual es distribuido diariamente a las plantas, cedis y sucursales de zona centro. Para poder llevar a cabo este proyecto de inversión, debe de haber una justificación para poder autorizarlo. Por lo que a continuación mostraremos el estudio de mercado y estudio técnico realizado dentro de este proyecto de inversión. Estudio de Mercado 





a) b) c) d)

Dentro de nuestro estudio de mercado, primeramente observamos que no tenemos un competidor directo, ya que la inversión será sobre la misma planta. Nuestros clientes son todos los checadores del Almacén de Producto y Envase, ya que ellos son los encargados de verificar la carga de las rutas de refresco y Ciel, así como la verificación de todos los fleteros que van a otras unidades de negocio. Dentro de nuestro estudio de mercado, realizamos una encuesta con el personal tanto de las rutas, fleteros, así como los mismos checadores. Las preguntas fueron las siguientes: ¿Crees que actualmente el proceso de verificación de la ruta / flete cumple las expectativas en cuanto a tiempo invertido? ¿Crees que se puede mejorar el tiempo de atención? ¿Crees que automatizando procesos e invirtiendo en tecnología el proceso va a ser mejor o más rápido? ¿Crees que la verificación de rutas por medio de una terminal portátil ayudará a que salgas más rápido de la planta?

Estas preguntas fueron levantadas a una muestra de los posibles clientes del proceso. Se realizaron 50 encuestas quedando de la siguiente manera las respuestas:

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¿Crees que actualmente el proceso de verificacion de la ruta /flete cumple las expectativas en cuanto a tiempo invertido? 11

48

Si No No se

¿Crees que se pueda mejorar el tiempo de atención? 3

47

Si

No

Nose

¿Crees que automatizando procesos e invirtiendo en tecnología el proceso va a ser mejor o más rápido? 2

3

45

Si No No se

Maestría

¿Crees que la verificación de rutas por medio de una terminal portátil ayudará a que salgas más rápido de la planta? 5

1

44

Si No No se

Como podemos ver los resultados de la encuesta, esta nos dice claramente que es muy alto el porcentaje de gente en el proceso, que cree que esta inversión mejorará considerablemente el tiempo de atención y verificación de las rutas y fleteros, teniendo así un mayor número de cajas a mover tanto en las rutas o tarimas en los fleteros. Uno de los beneficios que se busca no solo es el poder disminuir los tiempos de atención, sino el poder mover un mayor número de cajas diariamente en las rutas de reparto, así como mover más producto a las filiales, cedis y sucursales por medio de los fleteros. Se realizó el siguiente comparativo, donde podemos ver el número de cajas movidas po...