Gestión 1 - Calendarización de actividades PDF

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Calendarización de actividades...

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Profesional Desarrollo de proyecto

Objetivo: El objetivo de esta actividad consiste en valorar la importancia acerca de la importancia de desarrollar un sistema eficaz para una empresa hotelera, con el fin de optimizar tiempo Introducción: Hoy en día las empresas necesitan de herramientas para poder lograr sus objetivos de forma eficiente, ya que gracias a estas es posible que se logre la misión y visión de una empresa, por lo mismo en este proyecto en el cual se tiene planeado desarrollar un sistema de información, se utilizaran esas herramientas que abarcan desde el objetivo general hasta la metodología, y todo esto con el único fin de poder realizar este proyecto de la mejor forma posible, ya que una vez terminado será esencial para esta empresa y será la herramienta que decida el futuro del hotel.

Desarrollo de proyecto: 1. Plantear el proyecto de acuerdo a la metodología a trabajar. La principal problemática que se encontró en este caso fue principalmente que el hotel solo cuenta con 18 meses para concluir el sistema, y no tiene los recursos suficientes, es decir el personal necesario para cubrir todas las necesidades de la empresa en cuanto al servicio y atención al cliente y la más importante es que no cuenta con un sistema de información, por lo tanto se tendrá que empezar desde cero, lo cual es un problema debido a la cantidad de requisitos que solicitaron y el poco tiempo con el que se cuenta para concluir el proyecto, sin embargo todo este esfuerzo habrá valido la pena, ya que el sistema le brindará muchos beneficios a la empresa, tanto de forma interna con los colaboradores como de forma externa con los clientes, ya que este sistema es bastante completa y servirá para todas las áreas de la empresa. 2. Definir alcance del proyecto.

Objetivo General:

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Brindar un nuevo servicio en línea (check in) con el fin de facilitar las reservaciones y depósitos de los clientes desde cualquier parte del país y del mundo. Desarrollar un sistema de información que realice reservaciones en línea y en punto de venta a turistas de todo el mundo de la cadena Xicton de Hoteles, lo cual beneficiará a la empresa aumentando el número de clientes y posicionándolo en un lugar de mayor prestigio que otros de la competencia

del

mismo

rubro.

Objetivos específicos: 1. Incrementar facilidades de reservaciones y pago a los clientes de la cadena hotelera. 2. Generar un crecimiento de clientes aproximadamente del 30% los cuales

podrán acceder a este sistema las 24 horas. 3. Hacer publicidad a la cadena de hoteles y hacer notar su nuevo valor

agregado. 4. Reducir el margen de error del sistema haciendo pruebas internas y generar resultados. 5. Innovar los procesos de ventas y administración en general manteniendo siempre un control. 6. Llegar a un acuerdo con algunos de los sistemas financieros dentro y fuera del país para agilizar circulación de capital efectiva.

Delimitación del problema:

Actualmente la estructura de sistemas del hotel está en cero. No hay sistemas ni páginas web que promocionen la cadena hotelera. Primero se implementará en un sólo hotel para ver su eficacia y posteriormente en los demás. Aun no se sabe con qué banco se asociará la cadena hotelera, para que cumpla con los requisitos requeridos del hotel y existan ganancias para ambas partes.

Identificar los cambios que puedan surgir debido al comportamiento del mercado financiero.

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Metodología que se tiene que utilizar: La metodología que se va a utilizar para este caso dentro de este proyecto es el ciclo de cascada, debido a que este ciclo realiza una etapa y la finaliza para dar paso a las demás, lo cual es esencial en este caso, ya que de esa forma el proyecto se terminara más rápido, siendo así la empresa podrá disponer del tiempo que se ahorró para realizar cualquier pendiente respecto al sistema que se tenga y que sea necesario resolver, por lo tanto este ciclo es la mejor opción que se pudiera tomar para este proyecto ya que realiza las etapas de forma más eficiente y optimiza tiempo.

Definir el personal que tenemos disponible para realizar las actividades: Para este proyecto en específico se cuenta con dos analistas de sistemas, dos diseñadores experimentados, un intérprete que consiste en un programa de computadora que ejecuta o lleva a cabo instrucciones escritas en un lenguaje de programación, el cual es fundamental en este caso, y también se cuenta con un equipo de colaboradores en el área de gestión los cuales tienen la capacidad de llevar a cabo la planeación estratégica de tal modo que funcione el sistema y que brinde los resultados esperados desde un inicio. Actividades a realizar 

Establecer una agenda de trabajo para organizar las actividades necesarias a desarrollar y así optimizar el tiempo, ya que sólo se cuenta con 18 meses hábiles para concluir.



Se realizará una investigación acerca de las especificaciones que se requieren para el sistema de información.

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

Se diseñará el sistema tomando en cuenta las características que este requiere para su funcionamiento. Se probara el correcto funcionamiento del sistema, verificando que cumpla con el propósito para el cual fue creado.



Se implementará el sistema de información en el hotel con el fin de hacer más eficiente su sistema de reservaciones.

Calendarización de actividades: 

Realizar la investigación pertinente.

5 horas



Revisar los requisitos que solicita el hotel. 1 hora



Hacer encuestas.

2 días



Cumplir con los requisitos del hotel.

2 horas



Diseñar el sistema.

2 meses



Realizarle pruebas al sistema.

1 semana



Implementar el sistema.

2 semanas

Entrevistas Nivel Directivo: 1. ¿Cree que el hotel necesita un nuevo sistema de información de reservaciones en línea? 2. ¿Respecto a la información financiera del año anterior las reservaciones han aumentado o disminuido? 3. ¿Qué opina acerca de implementar el sistema de reservaciones en línea? 4. ¿Usted cree que al implementar el sistema de reservaciones en línea las utilidades aumenten de forma importante? 5. ¿De acuerdo con su experiencia cree que los colaboradores acepten este nuevo sistema de información? 6. Si tuviera que elegir entre hacer una reservación en línea o de forma presencial, ¿cuál elegiría? 7. ¿Qué opina acerca del desempeño de los gerentes que laboran en el hotel?

Nivel Gerencial:

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1. ¿Cuáles son los objetivos que se establecieron para el nuevo sistema de información de reservaciones para el hotel? 2. ¿Cree que los colaboradores de nivel operativo trabajarán de forma más eficiente una vez implementado el nuevo sistema de información? 3. ¿Cree que la tecnología del hotel es lo suficientemente avanzada para soportar el nuevo sistema de información que se implementará? 4. ¿De qué forma gestionan todas las reservas que se efectúan? 5. ¿Qué requisitos se necesitan para llevar a cabo una reserva en línea? 6. ¿Cuáles son las políticas referentes a las reservas en línea? 7. ¿Qué errores se encuentran en el proceso de reservaciones presenciales del hotel?

Nivel Operativo: 1. ¿Puedo hacer una reserva sin tarjeta de crédito? 2. ¿Cómo sé si mi reserva está confirmada? 3. ¿Puedo cancelar o modificar mi reserva a través de su página de internet? 4. ¿Qué es el código PIN y para qué lo necesito? 5. ¿Qué incluye el precio? 6. ¿Dónde puedo encontrar el número de teléfono del hotel y/o su dirección de e-mail? 7. ¿Cómo puedo ver el precio de una habitación? Diagrama Gantt

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Capturas de Pantalla

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El gerente del hotel gracias a estas capturas de pantalla podrá constatar la eficacia del nuevo sistema de información de reservas en línea, y de esa forma será capaz de ver cómo funciona el sistema y en el caso de que exista algún error o problema con los clientes cuando estén ocupando este sistema, el gerente será capaz de aclarar sus dudas y resolver los problemas que llegaran a ocurrir. BASE DE DATOS CLIENTE NOMBRE: SEXO: EDAD: ID: DIRECCIÒN: TARJETA DE CREDITO: TELEFONO: No. DE RESERVACIÒN: HOTEL NOMBRE: ID: DIRECCIÒN: CIUDAD: TELEFONO:

HABITACIONES - SINGLE: 1 cama individual, 1 baño. - DOUBLE: 2 camas individuales, 1 baño. - MATRIMONIAL: 1 cama matrimonial, 1 baño c/jacuzzi. - SUITE: 2 camas matrimoniales, 2 baños c/ jacuzzi. - DOUBLE DOUBLE: 1 cama matrimonial y 2 individuales, 2 baños c/jacuzzi. - TODAS CUENTAN CON LINEA TELEFONICA, ROOM SERVICE, TELEVISIÒN CON CABLE, INTERNET INALAMBRICO Y AIRE ACONDICIONADO.

RESERVACIONES CLIENTE ID: No. DE PERSONAS: HABITACIÒN ID: HOTEL ID: COSTO:

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FORMA DE PAGO: FECHA INICIO: FECHA DE SALIDA:

Conclusión: En este proyecto se tuvo la oportunidad de desarrollar un sistema de información capaz de realizar reservaciones en línea para una cadena de hoteles de renombre internacional, dentro de este proyecto se utilizó el ciclo de cascada, ya que gracias a este se pueden realizar tareas de forma eficiente, sin embargo se concluyó que el sistema de información que se creó para este hotel resulto verdaderamente eficiente y se cree que es una buena opción la cual los directivos de la empresa deberían de toma en cuenta para que se implemente en el hotel.

Tema 13. Auditoría en la etapa inicial del desarrollo de sistemas de información 13.1 Estudio de factibilidad Este es el primer punto al que te enfrentarás al proponer el desarrollo de un sistema de información en una empresa y, a decir verdad, en cualquier proyecto que quieras desarrollar dentro de la organización. El estudio de factibilidad implica una investigación minuciosa que permitirá determinar si tu proyecto va de acuerdo a las políticas de la organización, a sus objetivos y que además aportará elementos de utilidad real a la empresa. El proyecto debe de obtener una buena puntuación en cada uno de los aspectos anteriores. Cuando estás en proceso de definir la factibilidad de tu sistema, ya sea como el que lo propone o el que lo evalúa, debes de enfocarte en los siguientes aspectos y preguntas de cada área: Factibilidad Técnica:   

Debes observar una mejora substancial en relación al estado en el que la empresa labora actualmente. Mostrar todos los beneficios técnicos que sean concretos y reales. Utilizar lenguaje simple y comprensible.

Factibilidad Económica:    

Definir costos directos e indirectos del estudio de factibilidad. Declarar costos directos e indirectos del desarrollo del sistema. Determinar los recursos invertidos (Humanos y técnicos en términos numéricos). Establecer en qué tiempo se verá el retorno de la inversión.

Factibilidad Operativa:  

Realizar mediciones de confiabilidad de resultados, en relación a lo que la operación requiere. Declarar si…

Profesional Desarrollo de proyecto o o o

¿El sistema cubrirá las necesidades reales de la operación? ¿Contemplará planes de contingencia que garanticen la continuidad de la operación? ¿Aumentará la productividad y eficiencia de la operación con el nuevo sistema de información?

13.2 Definición de requerimientos Auditar significa revisar, cotejar el resultado de algo en relación a expectativas claramente definidas que van de acuerdo a lo que la empresa necesita. Estas expectativas se conocen como requerimientos. Estos requerimientos están definitivamente relacionados con aquellos que se obtienen en el ciclo de vida clásico del desarrollo de sistemas de información, y que servirán de parámetro para definir si tu propuesta de sistema se adapta de manera adecuada a los requerimientos que han sido definidos.

Una herramienta muy sencilla y utilizada por su simplicidad y eficiencia es el check list o lista

de verificación. Imagina que tienes una serie de requisitos definidos para cada área de los niveles de factibilidad y deseas revisar si la propuesta que tienes satisface estos requerimientos: Tipo de requerimiento Económico Económico Económico Económico Técnico Técnico Técnico Operación Operación Operación

Descripción

¿Cumple?

Ajustarse al programa anual de gastos.

sí

Justificar inversión por escrito. Justificar proveedores con precio/servicio. Utilizar personal interno en este proyecto si es posible. Utilizar infraestructura actual en lo posible. Utilizar tecnología adecuada al proyecto. Definir tres opciones de solución antes del proyecto final. Reducir tiempo de trasmisión de datos al corporativo. Presentar una interfaz más amigable para el usuario. Realizar cierre mensual de operaciones en sucursales y central de forma automática.

sí sí sí sí sí sí sí sí sí

Esta lista puede variar de acuerdo a las necesidades de cada empresa y proyecto, pero sin duda te será de gran utilidad como parte de tu auditoria previa al proyecto. 13.3 Diccionario de datos Un diccionario de datos es un conjunto de descriptores que tienen las características generales de aquellos datos que serán utilizados dentro de un sistema de información a programar:      

Nombre Descripción Alias Contenido Organización Procesos donde son empleados los datos

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Flujo de los datos

Notación:       

El signo de igual (=) significa “está compuesto de”. El signo de más (+) significa “y”. Las llaves { } indican elementos repetidos, también llamados grupos repetidos o tablas. Puede haber uno o varios elementos repetidos dentro del grupo. Los corchetes [ ] representan una situación disyuntiva. Los paréntesis ( ) representan un elemento opcional. La “@”identifica la llave para un almacén de datos. La frase entre asteriscos es un comentario (* *).

El uso del diccionario de datos acompaña a los diagramas de flujo de datos.

Tema 14. Auditoría en la implementación del desarrollo de sistemas de información 14.1 Programación Es primordial elegir un lenguaje de programación que responda a las expectativas del proyecto. Pero, ¿cuál es el mejor lenguaje de programación? Para la definición de este punto debes apoyarte en el área de TI. Si perteneces a esta área, sabes que la respuesta a esta pregunta no es fácil y es importante que consideres los siguientes elementos y cuestionamientos:           

¿Qué plataforma utilizas en tu empresa? El o los sistemas a crear ¿Deberán correr sobre esa plataforma? ¿Tienes el recurso humano necesario para programar en este lenguaje? ¿Qué costos adicionales se tienen al utilizar tal o cual lenguaje de programación? ¿Piensas programar orientado a objetos, programación estructurada, alguna otra? Cotiza los lenguajes que consideres como opciones y pondera las ventajas y desventajas. La elección del lenguaje de programación debe contemplar el tipo de negocio al cual va encaminado el desarrollo del sistema. Si ponemos como ejemplo el desarrollo de sistemas para un negocio cuyas ventas se realizan principalmente en Internet, se desarrollará entonces un sistema para web. Si un sistema se enfoca a un negocio de tiendas departamentales cuyas ventas principales se hacen en tiendas, la filosofía de los sistemas será distinta. En la actualidad, es recomendable optar por un lenguaje que soporte la programación orientada a objetos y que cumpla con los requerimientos de tu sistema. De ser posible elige un lenguaje que no te ate a una plataforma y que te permita dar portabilidad a tus sistemas, es decir, que puedas tenerlo en diferentes plataformas sin muchos problemas.

14.2 Pruebas Durante el proceso de desarrollo de sistemas te enfrentarás a diferentes posiciones a favor o en contra del proyecto. Uno de los elementos que más pueden favorecer un proyecto son las pruebas programadas al término de cierta etapa del sistema. Asumiendo trabajas en una compañía de seguros y que tienes un proyecto que contempla como primer punto la generación de una base de datos que congregue a todos tus clientes con los servicios de cualquier tipo de seguro contratado. Puedes generar una serie de pruebas que te ayuden a verificar tu base de datos y su funcionamiento:

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Cada una de las pruebas de la base de datos arroja valores importantes por lo que a continuación se describen los usos específicos:     

Revisión de clientes específicos: permite establecer el grado de avance en la creación de la base de datos. Consultas aleatorias: apoya a definir el estatus actual de la base de datos. Revisión de duplicidad: provee información con respecto a la confiabilidad de la base de datos. Normalización: permite verificar que la base de datos cumple con la normatividad del diseño de bases de datos que se adoptó para este proyecto. Prueba de integridad: provee un espacio en el que se verifica que los datos que existen en la base sean reales y no existan errores ocasionados por una mala migración o por error humano.

Para cada uno de los elementos y etapas que existen en el desarrollo de sistemas, debes crear un grupo de pruebas que te permitan revisar su avance y estado actual, así como la calidad del producto que estás generando o evaluando. 14.3 Implementación Cuando el sistema está listo después de diseños, pruebas, semanas y meses de trabajo arduo aún es necesario mantener un control de la implementación del sistema. El producto final es el software que nos permitirá definir hasta qué punto se han satisfecho las necesidades que llevaron a la creación de un sistema de información. Sin embargo, no es menos importante ésta etapa de instalación y puesta en marcha del sistema, a la que se le conoce como implementación. Este proceso debe considerar los siguientes elementos:

Guía de instalación del sistema: aquí debes de incluir todos los detalles del sistema que sean necesarios para la instalación del sistema. Procedimientos, especificaciones, requisitos del sistema, etc. Detalle de aplicaciones: cada una de las aplicaciones que se generaron al desarrollar el sistema de información se deben mostrar aquí. Detalle de errores: el sistema generará errores. Esto es muy normal, sin embargo, lo que debe de estar documentado es qué se debe de hacer al recibir cada error, cómo evitarlo o solucionarlo para evitar problemas posteriores. Manual de procedimientos del sistema: es conocido también como el manual del usuario y muestra de manera detallada la operación que debe de seguir un usuario para operar este sistema en cualquiera de las áreas en las que se utilice. Manual de administración del sistema: este manual está diseñado en específico para quien opera el sistema a un nivel administrativo. Es decir, un usuario que hará funciones de supervisor y tendrá facultades diferentes a los usuarios comunes. Todos estos puntos son los que deberás considerar en esta etapa con el fin de

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monitorizar de manera adecuada la implementación de un sistema de información. 14.4 Post-implementación Siempre existen ajustes que tendrás que hacer pero no solamente al finalizar tú proyecto y ponerlo en marcha. Es muy importante que esta etapa sea un proceso continuo ya que asegurará la vida del sistema de información. Ten siempre en cuenta los siguientes elementos que te permitirán advertir alertas en tu sistema de información: Dos de ellos de carácter técnico: 

Alertas no programadas: cuando el sistema detecta errores generados por la operación diaria y no...