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trabajo de archivo para quien asi lo requera...

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GUIA DE APRENDIZAJE No 3 

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.  Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el

material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

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¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Al llegar a la oficina o unidad de correspondencia dentro de la clínica shaio se pudo ver que maneja un outsourcing autorizado por la clínica, está a cargo del área de correspondencia interna y externa, se pudo evidenciar que primeramente hay una circular donde está establecido el horario y se visualiza que tienen una ventanilla única, inicialmente realizan la recepción de todas las comunicaciones físicas la cual solo recibe mensajería de esta índole ya sea sobres de manila o cartas con la información requerida es decir la persona encargada realiza la revisión del oficio observando que en ellos contenga el código, serie, sub-serie, número consecutivo del documento, fecha, destinatario y demás anexos hacia dónde va dirigido y el asunto si es un sobre abierto se verifica su contenido, luego se les coloca un sello de recibido a la copia y allí se hace la clasificación por áreas, seleccionando tanto las comunicaciones externas como internas, después se hace el ingreso o radicación en el sistema con la siguiente información: número de consecutivo, fecha de radicación, de donde proviene, hora de recibido, tipo de documento, remitente, folios, asunto, esto se realiza por medio de una etiqueta o sticker, se realiza un registro mediante una planilla de control de correspondencia tanto interna como externa donde indica el nombre destinatario o área finalmente se hace la distribución a las diferentes dependencias en una hora determinada ya que aquí el encargado de recibir los documentos es quien también hace la entrega de la correspondencia interna este a su vez lleva una planilla que se realiza diariamente especificando todo lo que en ella contiene, la correspondencia enviada es firmada por quien recibe, en este caso el mensajero de cada área quien es a su vez el encargado de distribuir la correspondencia de su área y de entregar la correspondencia que se envía, también existe la comunicación indirecta que es la que se hace por medio de fax o correos electrónicos autorizados por la empresa quien maneja su propia página web.

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Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

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Se realiza de ambas maneras: Comunicación Interna son realizadas entre las áreas de la misma entidad o entre los mismos funcionarios. Comunicación Externa son llevadas a cabo con otras organizaciones y manejada por correo certificado allí se manejan tutelas derechos de petición documentos para otras entidades y a su vez el ingreso de correspondencia desde otras compañías

Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

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Recepción

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Clasificación

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Apertura

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Revisión

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Radicación

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Registro

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Distribución

Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad....