Guia 10 equivalente al efectivo PDF

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SERVICIO DE NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

INSTRUCTOR: MOISES EDGARDO MERIÑO POLO PRESENTADO POR: GRUPO GAES ADRIANA RONDEROS RENE MAURICIO JAIMES YURI MAYERLY GUTIERREZ

GUIA 10 MANEJO DEL EFECTIVO O EQUIVALENTE AL EFECTIVO

1.

3.1.1 Realice un ensayo de acuerdo a las experiencias o situaciones vividas en su núcleo familiar o entorno con respecto al manejo del efectivo y solicitud de productos como apertura de cuentas y realización de consignaciones, en entidades bancarias o financieras, controles del manejo del efectivo. R: En mi núcleo familiar generalmente mi madre la única persona que trabaja por ende a la hora de recibir su pago por el trabajo, cada quincena ella retira el dinero y lo distribuye de manera adecuada, en gastos escolares, arriendo, servicios generales, alimentación. De tal manera ahorra para suplir las necesidades durante el mes y por el momento no hemos realizado solicitudes de entidades financieras. 3.1.2 Con su GAES mediante juego de roles represente las experiencias o situaciones que ha vivido con entidades financieras acerca de la apertura de cuentas o productos, consignaciones, retiros de efectivo y los soportes que allí se usan; prepare su representación y preséntelo ante sus compañeros e instructor en un tiempo no mayor a diez minutos, su instructor realizara realimentación. R: 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) 3.2.1 De acuerdo a sus conocimientos de manera individual de respuesta a los siguientes interrogantes, argumente sus respuestas. 1. ¿Qué considera usted es efectivo y equivalente al efectivo? R: El efectivo son los recursos que tienen una empresa con una disponibilidad inmediata, tales como caja y saldos. Y el efectivo equivalente son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión, sino que su propósito es para cumplir los compromisos de pago a corto plazo; NIC 7 pone una serie de características relacionadas con los equivalentes al efectivo como son las siguientes

2. Debe poder ser fácilmente convertible a una cantidad determinada de efectivo; 3. Debe estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor; 4. En el caso de inversiones, deben tener un vencimiento próximo de al menos tres meses o menos desde la fecha de adquisición. 5. Las participaciones en el capital de otras entidades (acciones) normalmente no se consideran equivalentes al efectivo, a menos que sean sustancialmente equivalentes al mismo. 6. Los sobregiros bancarios, forman parte de la gestión del efectivo de la entidad (es decir son un equivalente al efectivo).

2. ¿Son necesarios los controles del efectivo, que tipos de controles conoce? El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativa que permiten duración permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en caja y bancos, con el fin de informar con exactitud los resultados. La reducción de errores. • La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo. • Exactitud y veracidad de resultados. • Exactitud de los registros. • Exactitud en la información financiera. • Exactitud en los pronósticos financieros. • Evitar fraudes. Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa 3. ¿Qué documentos considera y/o conoce usted se deben usar para el control y manejo del efectivo? Los documentos más usados para el control del efectivo son: *Las tiras registradoras

*Las notas de venta *Las facturas prenumeradas Generalmente se utilizan cajas registradoras. A medida que se van sumando los precios en la caja van apareciendo en la parte de arriba de la máquina. La máquina produce dos tiras la original para el cliente y una copia, Bajo llave hasta que es retirada por el supervisor. La nota de venta o factura enumerada, se usan en vez de la caja registradora para controlar y registrar la entrada de efectivo. El original para el cliente y la copia para el departamento de Contabilidad de la empresa. La numeración previa de estos documentos constituye un control de efectivo de las operaciones realizadas. 4. ¿Según su criterio, deben existir reglas para el manejo del efectivo, enuncie mínimo 6 posibles reglas que se deberían implementar? Para hacer la tarea de planeación más fácil, se recomienda seguir éstas 10 reglas básicas de manejo del dinero: 1.Haz un plan realista para el futuro. 2. Fíjate metas financieras muy claras. 3. Conoce tu situación financiera. 4. Ahorra el 5% de tu salario. 5. Desarrolla un plan de gastos verdaderamente ajustado a tu situación. 6. No te gastes más de lo que ganas. 7. Paga tus facturas a tiempo. 8. Distingue entre los que quieres y lo que necesitas. 9. Usa el crédito sabiamente. 10. Mantén tus records financieros 5. Enumere y explique los riesgos que se presentan en el manejo del efectivo en una empresa. 1. Una de las grandes preocupaciones del empresario administrador es mantener sus activos permanentemente protegidos, con objeto no solamente de cuidar el patrimonio de la sociedad, sino también de asegurarse que estos estén disponibles y en buen estado, para lograr los objetivos de la empresa. 2. El principio básico es que tanto el dueño de la empresa, como los accionistas y los que le prestan o los financian vendiéndoles u otorgando servicios a crédito, lo hacen para financiar la operación de la empresa y no para otros propósitos. Por lo mismo, todos ellos esperan que la empresa tenga los recursos necesarios para operar y que, si se tiene excedentes, estos sean utilizados para pagarles los financiamientos e intereses o dividendos. 3. El riesgo que corre cada activo de la empresa es diferente y depende de su naturaleza. Por ejemplo, los desafíos relacionados con los inmuebles se refieren a daños causados por fenómenos naturales, por eventos sociales o invasiones, situaciones legales, etcétera; por otro lado, el inventario está sujeto a robo, deterioro por obsolescencia o por errores en la línea de producción, mal uso, pérdida de valor, entre otros. 4. Uno de los activos de la empresa, cuyo riesgo es más alto, es el manejo del dinero, ya que está sujeto al robo, dada la facilidad de intercambiarlo. Sin embargo, existen riesgos relacionados con el manejo del dinero que, en un término más largo, tienen un impacto más dañino en las operaciones de la empresa. Este riesgo es lo que comúnmente llamamos despilfarro. 5. Por las mismas razones por las que el dinero está más expuesto a ser robado, está el riesgo del gasto excesivo o no productivo, que arroja el mismo efecto que el robo, es decir, reduce los recursos necesarios para que la empresa cumpla sus objetivos.6.Para prevenir esto, el administrador de la empresa debe implementar un sistema adecuado de control interno sobre el manejo del efectivo. No solamente para evitar que se lo roben o lo malversen, sino también para que sea utilizado de la mejor manera posible. 7. Los riesgos relacionados con la administración del efectivo son los siguientes: a. Que la cobranza no sea depositada con oportunidad b. Que la cobranza no sea identificada al cliente y factura que está pagando c. Que los intereses por depósitos no sean cobrados e identificados con oportunidad d. Que las cuentas por pagar no sean liquidadas con oportunidad e. Que se efectúen pagos en exceso a los proveedores, prestadores de servicios, etc. f. Que se efectúen pagos no autorizados o fuera de presupuesto g. Que la empresa tenga insuficiencia de liquidez para cubrir sus necesidades h. Que se incremente innecesariamente el costo del capital para la empresa i. Que se invierta con rendimiento muy bajo los excedentes del capital j. Que dichos excedentes sean invertidos en instrumentos con un riesgo inaceptable para la administración de la empresa k. Que el saldo de efectivo presentado en los reportes financieros de la empresa, no represente el importe real disponible para las operaciones de la empresa. 8. Con objeto de evitar estos riesgos, la administración diseña controles preventivos y correctivos y los incluye dentro de sus

manuales de políticas y procedimientos de operación. 6. ¿Usted cree que el dinero guardado en entidad financiera está seguro al 100%? 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). 3.3.1 Por medio de una lectura comprensiva y desescolarizada de la NIIF 7 (la versión completa y no la versión resumida) y otros textos de consulta que se encuentre a su alcance, indague acerca de los siguientes interrogantes: 1. Que es efectivo y equivalente al efectivo, que representa. El efectivo y equivalentes al efectivo es un partida contable perteneciente al activo corriente del balance de situación de una empresa. Esta representa tanto el efectivo disponible, como los activos de corto plazo que pueden ser convertidos en efectivo de forma inmediata. Para atender los pagos derivados del funcionamiento operativo, las empresas disponen de una tesorería compuesta por diversos activos. Tener una mayor cantidad de efectivo a la necesaria, supone un coste de oportunidad para la empresa. Por ello, parte de ese efectivo se invierte en activos de corto plazo (letras del tesoro o depósitos a la vista por ejemplo) para obtener una rentabilidad por ese excedente de tesorería. Todo activo de corto plazo que se pueda convertir en dinero en menos de 90 días sin riesgo de pérdida de valor, se considera como equivalente al efectivo. Por lo tanto, se considera como efectivo y equivalentes a todo el dinero del que dispone la empresa de forma “inmediata”. 2. En que cuentas se clasifica el efectivo La NIC 7 requiere clasificar y reportar los flujos de acuerdo a la actividad que dio lugar a ellos en efectivo. Hay tres clases de actividades: • Actividades de operación: son las principales actividades generadoras de ingresos de la entidad, así como otras actividades que no son de inversión o de financiación • Actividades de inversión; son las de adquisición y disposición de activos a largo plazo y otras inversiones no incluidas en equivalentes de efectivo. • Actividades de financiación: son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición del patrimonio aportado y de los pasivos de la entidad (IAS 7.6). Esta clasificación de actividades está diseñada para proporcionar información útil sobre la importancia relativa de estas actividades y las interrelaciones entre ellos para ayudar a los usuarios de los estados financieros para evaluar la liquidez y la capacidad de adaptación financiera de la entidad (NIC 7.11). La redacción de las definiciones significa que las actividades de operación es la categoría "por defecto" para todos los flujos de efectivo que no cumplen con la definición de cualquier inversión o financiación. La Norma establece los siguientes ejemplos de flujos de efectivo que se espera sean clasificados como "operativos", "inversión" y los títulos "financiación" (nota, cada entidad debe tener en cuenta sus propios hechos y circunstancias en la clasificación apropiada flujos de efectivo, debido a la naturaleza de su negocios) 3. Consultar NIC 1 como se presentan en los Estados Financieros caja, caja menor y bancos 4. Caja General: DEFINICIÓN Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingresa y sale del ente económico. se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en banco. Es una cuenta de saldo DEUDOR o CERO, nunca acreedor. Indicara el efectivo, cheques o vales que encuentran en la caja. CONTABILIZACIÓN Y DINÁMICAS CAJA GENERAL CUENTA 110505 Descripción: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata. DINÁMICA DE LA CUENTA: Se debita: Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera; Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos; Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado, y por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.

Se acredita: Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro; por el valor de la negociación de divisas; Por los faltantes en caja al efectuar arqueos; Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado; Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor, y Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente económico, se requieran. Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las subcuentas 136530 -responsabilidades-, cuando sean faltantes en caja o 238095 -otros- si se trata de sobrantes en caja. PLANILLAS DE CAJA: Es un reporte que le permite a l responsable de la tesorería implementar controles a la entrada y salida de Efectivo, de modo que se a justen a las normas contables y de auditoria. Esta planilla se puede elaborar en un formato de Excel donde se consigne información como: Fecha, responsable del manejo de la caja, turno, fondo o base de la caja, nombre del supervisor se caja que hace los controles, entradas de efectivo (recaudo), salidas, saldo final, faltantes, sobrantes, y justificación. CONTABILIZACIÓN DE LOS SOBRANTES DE CAJA Los sobrantes de caja, en lo posible no deben presentarse, pues es necesario manejar un control estricto haciendo arqueos de caja periódicos y sin previo aviso, para evitar mal manejo del efectivo; pero cuando resultan estos sobrantes, no siempre es por dinero que realmente sobra, puede darse el caso de un cobro que se hizo de mas, por equivocación del cajero, un pago que no se canceló en su totalidad, entonces se puede presentar una reclamación y se requiere ajustar los pagos y /o hacer la devolución pertinente; por esta razón los sobrantes de caja deben registrarse como un pasivo en una contingencia 263515,o la 238095 otros acreedores; que se recomienda en la dinámica de la cuenta en el puc y en el caso de pagos incompletos hacer el respectivo ajuste al pago que debió hacerse, (proveedor, acreedor o gasto); después de un tiempo prudencial, que no haya ocurrido ninguna reclamación entonces se puede hacer el ajustes correspondiente, llevando esta contingencia a la cuenta 4295 de ingresos, debitando el pasivo que se había afectado. Si el sobrante es un valor muy pequeño es posible llevarlo directamente a la cuenta de ingresos ya que no representa una alteración significativa en los estados financieros, de la empresa. CAJA (o Bancos) 110505-111005 Contingencia 263515

XXXX xxxx

O CAJA (o Bancos) 110505-111005 XXXX OTROS INGRESOS Sobrantes de caja menor 429553

XXXX

ARQUEO DE CAJA Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Consiste en verificar periódicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos con los registros contables, operación que se debe realizar mediante el recuento del dinero en poder del cajero. Cuáles son las instrucciones para realizar un arqueo. El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”. Programar arqueo de caja recaudadora: El momento para realizar el arqueo, se decide de manera espontánea, de acuerdo a las necesidades del momento. *Cerrar ventanilla Si el arqueo se realiza en horario de atención al público, se cierra la ventanilla mientras se efectúa este *Genera reportes de caja recaudadora en QUIPU Los reportes que se deben generar son: 1. Planilla detalle recaudos por caja y 2. Planilla de anulados

*Reportes y soportes Se comparan los valores de la planilla Detalle Recaudo por Caja con los recibos de, caja, el efectivo, vouchers, cheques y saldos, en libros. El valor total de la Planilla Detalle Recaudo Por Caja debe ser igual a la cantidad de dinero. Revisar que no existan dineros pendientes por consignar sin justificación. Revisar que esté la base de caja. *Elaborar acta de arqueo De acuerdo con la revisión de los soportes y reportes generados en QUIPU se elabora el Acta de Arqueo que da cuenta del resultado de la labor de control. Esta debe ser firmada por el Jefe de Tesorería y el Auxiliar. *Verificar si hay inconsistencia Una vez elaborada el acta de arqueo se determina la posible existencia de errores e inconsistencias para tomar las acción es correctivas. Si hay inconsistencias, se hace el análisis de esta. Si no, se archiva el acta de arqueo, *Analizar inconsistencia En este análisis se debe verificar si hay faltante o sobrante de dinero *Tomar medidas correctivas Si hay faltante al responsable de la caja debe reponer inmediatamente el dinero, cuando hay excedentes el responsable de la caja debe consignar el dinero sobrante a la cuenta bancaria de la universidad. En el caso de hallar inconsistencias, se informará a la Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno, de acuerdo con las políticas establecidas por la Universidad para tales fines. 5. Caja menor Definición La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo. *Como se realiza el procedimiento de apertura del fondo de caja menor: Se le denomina Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible para pagos de menor cuantía en la empresa. Por ejemplo para pagos de :- Fotocopias. - Transporte del Mensajero. - Elementos de Aseo y Cafetería. - Refrigerios. - Correo. - Compra de Papelería. - Entre otros. APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos inferiores a un mes. Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y sedan una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR - La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa. - Cada caja menor debe tener un responsable - La cantidad del fondo debe ser lo necesario para cubrir las necesidades. - Todo desembolso que se realiza debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables. - Debe tener una base mínima para reembolso.

- Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus sopor...