GUIA No 10 Manejo DEL Efectivo O Equivalente AL Efectivo PDF

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GUIA No 10 MANEJO DEL EFECTIVO O EQUIVALENTE AL EFECTIVO

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Instructor: José Arnold Rivera García

Julieth Vanesa Cechagua Lineros

Gestión Contable y Financiera Ficha de Formación – 2184802-1

17/03/2021 Bogotá D.C

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1 Actividades de Reflexión inicial 3.1.1. Realice un ensayo de acuerdo a las experiencias o situaciones vividas en su núcleo familiar o entorno con respecto al manejo del efectivo y solicitud de productos como apertura de cuentas y realización de consignaciones, en entidades bancarias o financieras, controles del manejo del efectivo. - En el pasado, cuando éramos pequeñas mi mama pidió una tarjeta de crédito para así poder solventar los gastos económicos; ya que no teníamos suficientes recursos económicos; porque mi papa en ese tiempo no tenía un buen trabajo, después de un largo tiempo, ella se endeudo por comprar muchas cosas en almacenes que cobraban el IVA a su acomodo y otros impuestos de más, los extractos bancarios eran súper limpios y no estaba en mora hasta que entro al centro de riesgos (Refinanzas) y empezó su vida crediticia a desvanecerse en un par de años, esta es la hora que no ha podido pagar por el incremento de los intereses, más encima cuando la llaman para que pague esa deuda le dice que tiene que pagar $3.000.000 para que así le vayan reduciendo las cuotas para seguir pagando normal, pero en realidad ahorita ella no ha podido; ya que tiene otras responsabilidades como las del hogar. Eso de pedir tarjetas y otras cosas bancarias, no es lo más eficaz, no te dan todo lo que dicen de los beneficios o si los dan, pero al igual cobran esos beneficios para nosotros sus clientes y ellos se benefician para sus comisiones. 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) 3.2.1 De acuerdo a sus conocimientos de manera individual de respuesta a los siguientes interrogantes, argumente sus respuestas. 1. ¿Qué considera usted es efectivo y equivalente al efectivo? - Según las NIC – Normas Internacionales de Contabilidad, los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, es necesario que pueda ser fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. EJEMPLO: Tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Las participaciones en el capital de otras empresas quedarán excluidas de los equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al efectivo, como por ejemplo las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento, siempre que tengan una fecha determinada de reembolso. 2. ¿Son necesarios los controles del efectivo, que tipos de controles conoce?

- Si; ya que reduce los errores, reduce el riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo, sabe con exactitud y veracidad los resultados y demás funciones que tienen los controles del efectivo.  Control Aplicado al efectivo en la caja principal: Esta se divide en tres grupos:  El control de Ingresos.  El control de Egresos.  El control de Saldos del informe de caja.  Los Controles Aplicados al Fondo Fijo.  El Control Aplicado a los Depósitos en Instituciones Financieras: Este se divide en cuatro grupos:  Control de Ingresos o Depósitos.  Control de cheques y/o autorizaciones.  Control de notas de débito y de crédito.  Control de saldos. 3. ¿Qué documentos considera y/o conoce usted se deben usar para el control y manejo del efectivo? - Los documentos más usados para el control del efectivo son:   

Las tiras registradoras Las notas de venta o Las facturas pre numeradas.

Ya que estos documentos son los más necesitados en la contabilidad de una empresa. Con estos se puede registrar y controlar la entrada del efectivo con mayor claridad y veracidad en los registros contables. 4. ¿Según su criterio, deben existir reglas para el manejo del efectivo, enuncie mínimo 6 posibles reglas que se deberían implementar? - Si, para que no se cometan injusticias ni corrupción dentro de la misma empresa donde se trabaja y haya un mejor manejo del efectivo claro y conciso, las reglas que se deben implementar son: 1. Hacer un plan realista para el futuro. 2. Fijar metas financieras muy claras. 3. Conocer la situación financiera de la empresa. 4. Ahorrar el 5% del salario de cada trabajador de una empresa. 5. Desarrollar un plan de gastos verdaderamente ajustado a la situación financiera. 6. No gastar más de lo que entre de efectivo a la empresa en curso. 5. Enumere y explique los riesgos que se presentan en el manejo del efectivo en una empresa. - Riesgos.

          

Que la cobranza no sea depositada con oportunidad. Que la cobranza no sea identificada al cliente y factura que está pagando. Que los intereses por depósitos no sean cobrados e identificados con oportunidad. Que las cuentas por pagar no sean liquidadas con oportunidad. Que se efectúen pagos en exceso a los proveedores, prestadores de servicios, etc. Que se efectúen pagos no autorizados o fuera de presupuesto. Que la empresa tenga insuficiencia de liquidez para cubrir sus necesidades. Que se incremente innecesariamente el costo del capital para la empresa. Que se invierta con rendimiento muy bajo los excedentes del capital. Que dichos excedentes sean invertidos en instrumentos con un riesgo inaceptable para la administración de la empresa. Que el saldo de efectivo presentado en los reportes financieros de la empresa, no represente el importe real disponible para las operaciones de la empresa.

Con objeto de evitar estos riesgos, la administración diseña controles preventivos y correctivos y los incluye dentro de sus manuales de políticas y procedimientos de operación, con controles en los ingresos, egresos y con saldos de informe de caja; ya que estos son los más favorecidos para tener mayor eficacia y solucionar los riesgos de las empresas. 6. ¿Usted cree que el dinero guardado en entidad financiera está seguro al 100%? - Si; ya que en una entidad financiera su función es saber cuidar el dinero de sus inversionistas en una cuenta corriente o de ahorros, ahí es donde esta el dinero en buenas manos donde hay financistas profesionales. 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). 3.3.1 Por medio de una lectura comprensiva y desescolarizada de la NIIF 7 (la versión completa y no la versión resumida) y otros textos de consulta que se encuentre a su alcance, indague acerca de los siguientes interrogantes: 1. Que es efectivo y equivalente al efectivo, que representa. - El efectivo y equivalentes al efectivo es una partida contable perteneciente al activo corriente del balance de situación de una empresa. Esta representa tanto el efectivo disponible, como los activos de corto plazo que pueden ser convertidos en efectivo de forma inmediata. Para atender los pagos derivados del funcionamiento operativo, las empresas disponen de una tesorería compuesta por diversos activos. Tener una mayor cantidad de efectivo a la necesaria, supone un coste de oportunidad para la empresa. Por ello, parte de ese efectivo se invierte en activos de corto plazo (letras del tesoro o depósitos a la vista, por ejemplo) para obtener una rentabilidad por ese excedente de tesorería. Todo activo de corto plazo que se pueda convertir en dinero en menos de 90 días sin riesgo de pérdida de valor, se considera como equivalente al efectivo. Por lo

tanto, se considera como efectivo y equivalentes a todo el dinero del que dispone la empresa de forma “inmediata”. 2. En que cuentas se clasifica el efectivo. - El efectivo se clasifica por:  El efectivo disponible: Está constituido por billetes, cheques, giros bancarios y saldo del dinero en la cuenta bancaria.  Efectivo no disponible: Todo aquello que está restringido o que posee restricciones, como ejemplo: dinero a plazo fijo, depósitos en garantía, fondo para fines especiales, dinero colocados en bancos intervenidos. Según NIIF 7 se clasifican de la siguiente manera:  Operación: Las actividades de operación son las que constituyen la principal fuente de ingresos de la entidad, también incluyen otras actividades que no pueden ser clasificadas como de inversión o de financiamiento. El incremento o reducción en partidas como:  Cuentas por cobrar a clientes (venta de mercancía a crédito).  Cuentas por pagar a proveedores (compra de mercancía a crédito).  Inventarios (Operaciones).  Impuestos por pagar (actividad de comprar/vender/fabricar).  Documentos por cobrar.  Inversión: Las actividades de inversión son las relacionadas con la adquisición y disposición de: Adquisición, construcción y venta de inmuebles, maquinaria y equipo, activos intangibles y otros activos destinados al uso o a la producción de bienes y servicios.  Inversiones permanentes en instrumentos financieros de capital como adquisición de acciones de otras empresas con carácter de permanentes.  Instrumentos financieros disponibles para la venta, así como los conservados a su vencimiento.  Actividades relacionadas con el otorgamiento y recuperación de préstamos que no estén relacionadas con actividades de operación (como son préstamos efectuados por la empresa, cobranza o disminución en pesos constantes de créditos otorgados).  Cobros en efectivo por ventas de propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros activos a largo plazo.  Financiamiento: Las actividades de financiamiento son las relacionadas con la obtención, así como la redistribución y resarcimiento de fondos que provienen de: 







Los propietarios de la entidad (incremento de capital por recursos adicionales, incluyendo la capitalización de pasivos, reembolso de capital, dividendos pagados, excepto los dividendos en acciones). Los acreedores otorgantes de financiamientos que no estén relacionados con las operaciones habituales de suministro de bienes y servicios (créditos recibidos a corto y largo plazo diferentes a las operaciones con proveedores y/o acreedores relacionados con operaciones de la empresa). La emisión por parte de la entidad de instrumentos de deuda o instrumentos de capital diferentes a las acciones.

4. Caja Menor: -

Arqueo de caja

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El arqueo de caja lo realiza el departamento de Administración o ventas, el que es responsable directo de la gestión de las cajas, ya sea por cuenta propia o por solicitud del departamento de Contabilidad, Finanzas o Auditoría. El tiempo en que se realiza depende de las características operativas y de ventas de la empresa. En este sentido, una empresa con un alto volumen de manejo de efectivo por caja, lo más común es que el arqueo se realice diariamente, al cierre de la jornada laboral. Un arqueo de caja, dependiendo de la jornada laboral de la empresa debería tener en cuenta algunos aspectos:  Puede ser realizado de manera sorpresiva y simultánea con el resto de las cajas.  Deberá contarse absolutamente todo lo que se encuentre en poder del cajero, sin pasar por alto cualquier documento que respalde la utilización del efectivo faltante (caja chica) o ingresos que estén pendientes por depositar.  Es indispensable que mientras dure el arqueo el responsable de la caja esté presente y que no se permita su ausencia.  Se debe llenar un formulario donde se deje evidencia detallada de todo lo encontrado.

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Sanciones: En un arqueo es posible que haya diferencia entre lo encontrado con respecto al saldo registrado en el sistema. Estas diferencias o errores pueden ser voluntarios o involuntarios. Generalmente lo errores involuntarios lo comete el cajero y el mismo departamento de Contabilidad. Los errores involuntarios en el manejo del efectivo, dependiendo de sus consecuencias, puede llevar a una amonestación escrita al cajero o a realizar mejoras en el proceso de administración de caja o realizar aclaratorias o adiestramiento extra en el manejo de la caja. Eso no implica que no se pueda decidir despedir a un cajero, si los errores son frecuentes o sus consecuencias represente una pérdida de alto costo para la empresa. Los errores voluntarios representan un causal de despido, y dependiendo del daño, puede conllevar a acciones penales.

5. Caja menor. - Diseñe un ejemplo de reglamento para el manejo de caja menor.

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Código Detalle Debito Crédito 110510 Caja Menor 3.000.000 Cuáles y como son los desembolsos de caja menor. Tipos de desembolso: Debemos saber que la palabra desembolso, aunque presenta la misma acepción en los distintos contextos en los que se presenta, puede utilizarse para muchos fines. Entre estos, destacan los siguientes:  Desembolso financiero: Es hacer efectivo el dinero, por ejemplo, cuando solicitamos un préstamo o finalizamos una inversión o negocio, el desembolso será el dinero entregado al prestatario o el dinero que una persona preste, invierta o salde.  Desembolso de acciones: Es la cantidad de dinero efectivo que entregamos, por haber realizado una compra o adquisición.  Desembolso de capital: Es el uso de los fondos (esto es, de efectivo) para adquirir activos operacionales que: a) ayuden a generar futuros ingresos o b) reduzcan futuros costos.  Operaciones de desembolso de efectivos: Estos desembolsos afectan el efectivo y la solvencia del corporativo. Por lo tanto, el líder principal pone mucha atención a los procedimientos y a las políticas que siga el personal para revisar los cargos y evitar el gasto excesivo. Los desembolsos de efectivo también se conocen como fondos de efectivo o pérdidas. Que es un reembolso de caja menor. Es la acción que permite reponer o reembolsar el dinero que se ha gastado del fondo de caja menor, para que este vuelva a tener los fondos disponibles asignados por la administración de la empresa.

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Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización. Que documentos intervienen en el reembolso de caja menor.

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Enuncie ejemplos de desembolso de caja menor.

6. Conciliación Bancaria. -

Definición

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Qué son partidas conciliatorias.

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Definición Consignaciones en tránsito. Ingresos de dinero registrados en los libros de quien tiene la cuenta corriente y enviados al banco o dejados para consignación, pero que llegan al banco demasiado tarde para ser incluidos en el extracto bancario del mes en curso. Cheques pendientes de Cobro, definición. Son aquellos que se han escrito, pero no han sido entregados para su pago en el período establecido. ... Este tipo de cheques quedará pendiente hasta ser cobrado. El beneficiario de un cheque, al recibirlo, deberá depositarlo o cobrarlo en un banco. Notas debito bancarias, definición.

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Notas crédito bancarias, definición.

7. Cuáles son los criterios a tener en cuenta para que una inversión sea considerada como equivalente al efectivo. Con apoyo y explicación de su instructor formule mínimo 3 ejemplos. ¿Cuándo una inversión es un equivalente al efectivo según la Sección 7 NIIF Para Pymes? Comúnmente cuando mencionamos el efectivo y equivalentes al efectivo se hace referencia al efectivo en caja y a los depósitos a la vista, por ejemplo las cuentas bancarias, la mayoría de las Pymes solo tienen partidas fácilmente identificables de efectivo y equivalentes al efectivo, pero en algunas ocasiones se pueden tener partidas más difíciles de identificar como equivalentes al efectivo, para ello se deberá determinar si ciertas partidas cumplen con las condiciones de equivalentes al efectivo, para lo cual se requiere que se desarrollen criterios para ejercer un juicio profesional de forma coherente sobre ciertas partidas que en ciertas situaciones no se pueden determinar con la simple lectura de la norma.

Por lo anterior se puede entender que los equivalentes al efectivo pueden incluir ciertas inversiones en entidades financieras, como es el caso de los certificados de depósito, bonos corporativos a corto plazo e inversiones de gran liquidez, siempre y cuando sean de naturaleza similar al efectivo. En algunos casos las entidades pueden tener en sus activos algunos instrumentos financieros activos (inversiones) como CDT o Bonos (entre los más comunes), que quizás puedan ser equivalentes al efectivo o realmente inversiones como instrumentos financieros. De acuerdo a la definición de equivalentes al efectivo del Glosario se identifican cuatro criterios:    

Son de corto plazo; Son inversiones de gran liquidez; Son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo; y Están sujetos a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Ejemplos:

3.3.3 Elabore de manera Individual y desescolarizada un cuadro donde indique: a. Pasos a seguir para realizar una conciliación bancaria.

b. Documentos que se requieren para una conciliación, recuerde los conceptos vistos en la guía de soportes contables y títulos valores (conciliación, un Extracto bancario y un libro auxiliar de bancos); puede consultar en cualquier texto de contabilidad relacionado en la bibliografía.

c. Elabore un ejemplo con ayuda y explicación de su instructor.

CONCILIACION BANCARIA DEL MES DE ABRIL DEL 2007 BANCO DE COLOMBIA CTA.AHORRO. No. 457-262321-82

SALDO EN LIBROS

587.494,42 0,00 0,00 742,76 0,00

MAS: ABONOS NO CARGAN MENOS. CARGAMOS NO ABONAN MAS:

ABONAN NO CARGAMOS NO ABONAMOS

MENOS: CARGAN

SALDO DEL EXTRACTO

588.237,18

ABONAMOS NO CARGAN FECHA

DETALLE

. No.CHEQ/DCTO

VALOR

FECHA

0,00 CARGAMOS NO ABONAN FECHA

DETALLE

No.CHEQ/DCTO

VALOR

FECHA

0,00 ABONAN NO CARGAMOS FECHA

DETALLE

31 de marzo de 2007

ABONO INTERESES

No.CHEQ/DCTO

VALOR

FECHA

742,76 742,76

CARGAN NO ABONAMOS FECHA

DETALLE

No.CHEQ/DCTO

VALOR

FECHA

0,00

0,00

A.R.V. ELABORADO POR

REVISADO POR

3.3.4 Diseñe de manera Individual y desescolarizada un ejercicio de caja general y caja menor para los siguientes puntos: puede consultar en cualquier texto de contabilidad relacionado en la bibliografía. a. Constitución y cancelación de caja menor: reconocimiento (registro contable). Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será: Cuenta Debito Crédito 110510 100.000 111005 100.000 Se puede crear una subcuenta para registrar las sumas retiradas para constituir el fondo de caja menor. b. Reembolso de caja menor: ejercicio práctico de reconocimiento y soportes. Para llevar a cabo el reembolso de caja menor, lo podríamos hacer a través de un comprobante de egreso firmado por la persona en cargada del fondo en calidad de que si recibió los dineros relacionados en dicho documento. El comprobante de egreso estará soportado por la relación detallada de los recibos que justificaron las salidas de dinero del fondo y también de por dichos recibos. Planteamiento del Ejercicio: EL DIA 26 DE ENERO...