Efectivo en caja y bancos PDF

Preview

Summary

efectivo y caja...

Description

Efectivo en caja y bancos 1.

Introducción: En la asignatura Contabilidad I cada uno de ustedes trabajó con el concepto de efectivo como una cuenta

donde aprendieron a registrar las transacciones de entradas y salidas de recursos que realizan las empresas, en cuanto a ventas al contado, cobros, depósitos y pagos. Ahora en veremos el efectivo en forma más detallada, iniciando con el análisis del concepto de efectivo, evaluando cuales renglones se deben incluir dentro del efectivo, las medidas que debemos adoptar para proteger este activo de pérdidas y aprenderemos a determinar bajo qué condiciones debemos incluir una partida dentro del renglón del efectivo. La importancia de este tema radica en que está considerado como el activo más líquido con que cuentan las empresas y por ende debemos aprender a ejercer el debido control para protegerlo de robos y otros tipos de operaciones fraudulentas. Reforzaremos tus conocimientos relacionados con el manejo y uso de las cuentas bancarias enfocándonos en las operaciones de depósitos bancarios, pagos mediantes cheques, los cargos bancarios y las notas de crédito, para concluir con la conciliación bancaria como procedimiento de control interno relativo al uso de las cuentas bancarias. 2. 2.1

Concepto de efectivo, equivalente de efectivo y su composición: Concepto de Efectivo “Efectivo es la moneda de curso legal en caja y en depósitos bancarios disponibles para la operación de la

entidad; tales como, las disponibilidades en cuentas de cheques, giros, bancarios, telegráficos o postales y remesas en tránsito”. Por su naturaleza el efectivo corresponde a partidas de activos que sean propiedad de la empresa y que se encuentren disponibles para el uso inmediato, sin embargo algunas de ellas podrían están sujeta a restricciones en su disposición o uso. Esto significa que si no están presentes estas dos condiciones, entonces no puede clasificarse como efectivo las partidas que no llenen estos dos últimos requisitos. En última instancia la disponibilidad juega un papel fundamental para la clasificación de una partida dentro del renglón del efectivo, ya que no basta con que esa partida sea propiedad de la empresa, sino que lo determinante es que se encuentre disponible para el uso de la empresa. Veamos estos dos ejemplos de partidas relacionadas con el tema: En la caja fuerte de la empresa se guardan valores por un monto de RD$2,000,000.00 (Dos millones), propiedad de una empresa relacionada que nos solicitó ese servicio hasta tanto ellos tomen una decisión gerencial para invertir ese dinero o terminen de construir su caja fuerte. Podemos incluir este monto en nuestros estados financieros en el renglón del efectivo? ¿Por qué?

El segundo caso es el siguiente y está también relacionado con el mismo tema La empresa posee un cuenta bancaria en el banco X, la cual fue embargada por el ayuntamiento de la ciudad por incumplimiento de un contrato, la cual tiene un balance de RD$3,000,000.00 (Tres millones). Podemos incluir este monto en nuestros estados financieros en el renglón del efectivo? ¿Por qué? En el efectivo siempre vamos a agrupar las cuentas que representen medios de pago, como son los cheques, efectivo en caja, giros; así como también aquellos depósitos mantenidos en instituciones financieras. 2.2

Equivalente de Efectivo Según la NIC 7, en su párrafo No. 7 establece que los equivalentes de efectivo son inversiones a corto

plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor con un vencimiento de tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Una cuestión fundamental al evaluar una partida como equivalente al efectivo es el vencimiento de la inversión, por lo que podemos decir que deben estar representada por:  Depósitos a plazo  Papeles comerciales  Etc. 2.3

Composición del Efectivo Para los fines de registro de las transacciones que involucran efectivo, generalmente se utilizan tres tipos

de cuentas que detallamos a continuación:  Efectivo en caja  Cuentas bancarias  Equivalente de efectivo 3. 3.1

Concepto y uso de la caja general: Concepto de Efectivo en caja La cuenta efectivo en caja al igual que todas las cuentas que conforman el renglón del efectivo es una

cuenta de activo y por ende es de origen deudor, en la cual vamos a registrar las entradas del dinero que recibe una empresa y las salidas del mismo en forma de depósito a la cuenta bancaria del negocio. Entonces podemos decir que la dinámica contable de esta cuenta consiste en que se debita por los valores que se reciben (recibo de caja) y se acredita por los valores que depositamos (volantes de depósitos) en la cuenta bancaria, siendo por lo general su saldo cero (véase medidas de controles internos) al cierre de cada mes o cierre anual. La mayoría de los negocios reciben entrada de dinero de tres fuentes principales, la cuales para fines de análisis y ejemplos detallamos a continuación:

 Ventas al contado  Cobros a clientes  Otros ingresos En resumen la cuenta de efectivo en caja funciona como una cuenta receptora y controladora del efectivo que captan las empresas ya sea por sus operaciones normales, como por otros conceptos y el documento fuente a través del cual se recopilan estas operaciones es el recibo de caja. En los siguientes apartados veremos en detalle y con ejemplos la dinámica de la cuenta de caja por cada una de las tres formas de entrada de dinero al negocio. 3.1.1Ventas al contado Por las ventas al contado, ya sea en mostrador o en los puntos de ventas al momento del pago al cliente se le entrega una factura de venta al contado produciéndose en ese momento la entrada del efectivo, al final del turno de caja se procede a efectuar un cuadre de caja, elaborándose el correspondiente recibo de caja por el total de los valores recibido por el cajero general. Las ventas al contado pueden ser pagadas por los clientes con billetes y monedas, con cheques, el asiento para registrar la operación es idéntico en cada uno de esos casos. Partiendo de que nuestra empresa vende una computadora por un monto de RD$10,000.00 más el ITBIS (18%), emitiendo una factura de contado y un recibo de caja al final del turno, siendo esta la única operación del día, entonces nuestro registro seria de esta forma: CD D C e s c r i p c i ó n 1E 1 f e c t i v

o e n c a j a g e n e r a l @ 2I T B I S F a c t u r a d o p

1

o r p a g a r 4V e n t a s R e g i s t r o v e n t a s e g ú n f

1

a c t u r a

En los casos en que los clientes pagan sus compras con tarjetas de crédito o de débito, se tiene un tratamiento contable diferente porque esta operación conlleva un descuento en lo que respecta a la comisión que cobra el banco que emitió la tarjeta, situación que debe también consignarse en el cuadre de caja. Partiendo de que nuestra empresa realiza una transacción mediante la cual vende una computadora por un monto de RD$20,000.00 más el ITBIS (18%). Debemos emitir una factura de contado y el cliente pagó con una tarjeta de crédito, siendo esta la única operación del día, entonces nuestro registro sería de esta forma:

Descripción

Debito

Efectivo en transito

23,600.0

Crédito

Cuent a 1103

0 2104 4101

@ ITBIS Facturado por pagar Ventas Registro venta según vouchers

3,600.00 20,000.00

3.1.2Cobros de clientes En el caso de que la entrada del efectivo se produzca por el cobro de un crédito a clientes la transacción se registrará con el debido cargo a la cuenta de efectivo en caja y el abono a la cuenta de cuentas por cobrar a clientes, según lo que aprendimos en contabilidad I, veamos el caso de un cliente que nos adeuda una factura por valor de RD$15,000.00, el asiento sería el siguiente: Descripción

Debito

Crédito

Cuent a 1101 1105

Efectivo en caja 15,000.00 @ Cuentas por cobrar 15,000.00 Registro cobro según R/152419

3.1.3Otros ingresos Ahora bien si se trata de una entrada de dinero al negocio, que no está relacionada ni con una venta al contado ni con el cobro de cliente, sino que se originó en otro concepto, entonces el asiento debe afectar como es natural a la cuenta de que se trate. 3.2

Reporte diario de caja El reporte diario de caja es un análisis que se elabora al finalizar el turno de caja, donde se detalla todo el

efectivo recibido por el Cajero General durante la jornada. En ese formulario se incluye una relación de las facturas por las ventas al contado (las cuales son convertidas en un recibo), una relación de los recibos de cobros, un detalle de los recibos por otros conceptos y por último una relación de los vouchers de tarjetas de crédito. Con el reporte diario de caja se logran dos objetivos básicos que son por un lado determinar el monto de los ingresos de efectivo a través de la caja y en segundo lugar servir de base para la realización del depósito a la cuenta bancaria correspondiente.

Belliard Castillo & Asociados, SRL Reporte de Cuadre de Caja viernes, 04 de enero de 2013 Document Comisión o Venta al de No. Contado Tarjetas F-1001 5,000.00 F-1002 7,000.00

Valores Netos 5,000.00 7,000.00 12,000.0 0 24,000.0 0 28,800.0 0

Cobros del Día

Otros Ingresos

0.00

F-1003

12,500.00

500.00

F-1004

25,000.00

1,000.00

F-1005 R-2001 R-2002

30,000.00 10,000.00 25,000.00 100,000.0 0 214,500.0 0

1,200.00

2,700.00

76,800.0 0

10,000.00 25,000.00 100,000.0 0 135,000.0 0

Cantida d

Tipo

Importe

Detalles

Cantidad

6 20 10

2,000 1,000 500

12,000.00 20,000.00 5,000.00

Cheques

1 Sub-Total

90 10 12 15 0 0 0 Cantida d 0

100 50 25 20 10 5 1

9,000.00 500.00 300.00 300.00 0.00 0.00 0.00

Prima 40.00

0.00

R-2003 Totales Detalles Billetes

Dólares

Tipo 100,000.0 0

Total Efectivo

Importe 100,000.00 100,000.00 147,100.00

Ventas Tarjetas 67,500.00 Comisión Tarjetas 2,700.00 Sub-Total

Total Sub-Total 47,100.00 Caja Resumen Operaciones de Caja Cuadre de Caja Ventas Netas al Contado Según Facturas Cobros de Clientes Según Recibos del Día Otros Ingresos Según Recibos del Día Total de Valores Ingresados a Caja

Nombre Cliente o Detalles

64,800.00

en 211,900.00

76,800.00 135,000.0 0 0.00 211,800.00

Variación (Faltante) 3.3

en

Caja:

Sobrante 100.00

Control Interno de Caja General. Para hablar de los controles internos del área de caja, primero vamos a comentar que los controles internos

son un conjunto de medidas adoptadas por una empresa con la finalidad de: 1.

Salvaguardar los activos.

2.

Motivar a los empleados a seguir las políticas de la empresa.

3.

Promover la eficiencia operativa.

4.

Asegurar registros contables exactos y confiables Entre las medidas que una empresa debe adoptar están aquellas que tiendan a proteger este recurso contra

pérdida y robo, tales como:  Elaborar un recibo de caja por los valores recibidos  El recibo debe estar prenumerado, Etc. Estas medidas se implementan en muchos casos para evitar el fraude. El NEPAI define el fraude como: “Cualquier acto ilegal caracterizado por el engaño, ocultación o violación de confianza. Estos actos no requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios o para asegurarse ventajas personales o de negocios.” (Ayala) 3.4

Centrifuga o fraude de caja general. La centrifuga es una sustracción continua de fondos sustituyendo el primer faltante con el siguiente, de ahí

su nombre, el cual se oculta con el retraso de los registros de contabilidad, en algunos países a este tipo de fraude se le denomina con el nombre genérico de “jineteo” y se produce cuando no existen efectivas medidas de controles internos. Un ejemplo clásico es el caso de cuando se recibe un cobro y se hurta el dinero y se pospone el registro del cobro, luego con el próximo cobro se repone el primer faltante y se registra el cobro, posponiéndose el registro del segundo cobro y así sucesivamente formándose un faltante en cadena, de ahí el nombre de centrifuga. En muchos casos funciona como una “bola de nieve”…. 4. 4.1

Concepto y uso de la caja chica: Concepto de Efectivo en caja chica Es un fondo fijo reponible que se utiliza para efectuar pagos de menor cuantía para los cuales no es

necesario emitir un cheque. La existencia del fondo de caja chica se justifica, en vista de lo costoso que resulta para una empresa emitir un cheque, como son los casos de compras de papelerías, envíos de paquetes, compra de refrigerios, etc.

El efectivo en caja chica es más líquido que el efectivo depositado en una cuenta bancaria, porque no interviene ninguno de los controles internos del banco, necesitándose otros tipos de controles. El efectivo en caja chica es más líquido que el efectivo depositado en una cuenta bancaria, porque no interviene ninguno de los controles internos del banco, necesitándose otros tipos de controles.

Al igual que todas las cuentas que conforman el renglón del efectivo es una cuenta de activo y por ende es de origen deudor, que solo tiene movimiento cuando see crea el fondo, cuando se aumenta el fondo y cuando se cancela o disminuye el fondo. En los siguientes apartados veremos el tratamiento contable que se sigue en cada uno de esos casos. 4.1.1Creación del fondo de caja chica El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo en cada departamento donde sea creado. Para la creación del fondo de caja chica se debe observar el siguiente procedimiento, que a su vez constituye la base para el establecimiento de las medidas de control interno que se ponen en uso para proteger estos recursos.  Se determina el monto del fondo  Se designa el custodio o responsable del manejo del fondo  Se emite el cheque a nombre del custodio  Se cambia y se guarda en una caja metálica con llave. Para registrar la creación del fondo de caja chica se hace un asiento donde cargamos a la cuenta fondo fijo de caja chica y acreditamos a la cuenta efectivo en banco por el monto por el cual se crea el fondo, veamos.

Descripción

Debito

Crédito

Cuent a 1103

Fondo de caja chica 25,000.00 @ 1104 Banco de Reservas 25,000.00 Registro cheque No. 1859 4.1.2Reposición del fondo de caja chica Cuando se efectúan desembolsos para el pago de gastos de menor cuantía a través del fondo de caja chica, estos pagos se deben justificar con un comprobante que denominamos “vale de caja chica”, los vales se van guardando junto con las facturas y/o recibos para justificar el desembolso y de esta forma adquiere la características de un sistema integral, en el que, en cualquier momento la suma del efectivo contenido en la caja chica más los vales debe ser igual al monto original con que fue creado el fondo. Los pagos van agotando el fondo paulatinamente por lo que se hace necesario en algún momento reabastecerlo, es decir convertir los comprobantes en efectivo. Se recomienda no dejar agotar el fondo.

Con este procedimiento llevamos el fondo a su monto original, de ahí el nombre de reposición de caja chica con que conoce este proceso. Para reponer el fondo de caja chica es necesario hacer una relación ordenada de los comprobantes en un formulario que se denomina reposición de caja chica, donde se le asignan las cuentas de contabilidad a cada vale, emitiéndose un cheque por el total de los desembolsos. Belliard Castillo & Asociados, SRL Reposición de Caja Chica Al 20 de Enero del 2013 Fecha Ener 1 o 0 1 5 1 5 1 6 1 6 2 0

Vale No. A Nombre de

Concepto

Importe

Cuenta No.

5 0 0 0002 José M. Ventura (Mensajero) Combustible 1,500 0 5 0003 Ferretería Popular Compra pintura 825 0 0 0004 Papelería AAA Compra talonarios 425 0 Compra Café y 0 0005 Supermercado Nacional otros 1,400 0 0 0006 Restaurant Brisas del Norte Dieta a empleados 450 0 RD$5,27 0 Totales 6 0 Por el monto de la reposición debe emitirse un cheque a nombre del custodio, quien lo debe cambiar en 0001

Supermercado La Cadena

Compra Refrigerios 675

billetes y monedas de baja denominación e ingresarlo en la caja chica y de esta forma se completa el procedimiento. (Véase medidas de controles internos). Para el registro de la reposición debemos efectuar el asiento de contabilidad que ilustramos a continuación: Descripción

Debito

Crédito

Cuent a 1103

Gastos de refrigerios 2,075.50 Gastos de combustibles 1,500.00 Gastos de mantenimiento 825.50 Gastos de papelería 425.00 Gastos de dietas y viáticos 450.00 @ 1104 Banco de Reservas 5,276.00 Registro cheque No. 2456 Como puede notarse en el asiento de reposición no se afecta la cuenta de fondo de caja chica, sino que directamente se afecta la cuenta de banco correspondiente, de ahí lo de fondo fijo. 4.1.3Aumento del fondo de caja chica

Cuando el fondo no es suficiente para suplir las necesidades de pago de gastos de menor cuantía (reposiciones muy frecuentes) es necesario que la gerencia tome la decisión de aumentar el monto del fondo de caja chica, entonces debe llevarse a cabo el siguiente procedimiento:  Se determina el monto en que se va a aumentar el fondo  Se emite un cheque a nombre del custodio del fondo En el caso de la empresa que estamos manejando para fines de ejemplo decidimos aumentar el monto del fondo a treinta mil pesos, entonces debe emitirse un cheque por valor de RD$5,000.00 (Cinco mil pesos) y efectuar el registro contable que mostramos a continuación: Descripción Cuent a 1103 1104

Debito

Crédito

Fondo de caja chica 5,000.00 @ Banco de Reservas 5,000.00 Registro cheque No. 1905

4.1.4Disminución del fondo de caja chica En algunas situaciones, las operaciones de un departamento o de la empresa disminuyen y el fondo resulta excesivo para suplir las necesidades de pago de gastos de menor cuantía (reposiciones muy esporádicas) es necesario que la gerencia tome la decisión de disminuir el monto del fondo de caja chica, entonces debe llevarse a cabo el siguiente procedimiento:  Se determina el monto en que se va a disminuir el fondo  Se le da ingreso mediante recibo de caja a nombre del custodio del fondo. En el caso de la empresa que estamos manejando para fines de ejemplo decidimos disminuir el monto del fondo a quince mil pesos, entonces debe dársele ingresos al valor de RD$15,000.00 (Quince mil pesos) y efectuar el registro contable que mostramos a continuación:

Descripción

Debito

Crédito

Cuent a 1101

Efectivo en caja general 15,000.00 @ 1103 Fondo de caja chica 15,000.00 Registro recibo de caja No. 1101 4.1.5Cancelación del fondo de caja chica En el caso en que por alguna decisión de la gerencia el departamento para el cual fue creado el fondo de caja chica ha sido eliminado o fusionado con otro, se procede a eliminar el fondo que ya no seguirá siendo utilizado, para lo cual debemos ejecutar el siguiente procedimiento contable:

 Se reponen los vales pendientes (ver reposición caja chica), llevando el monto del fondo a su valor total. ...