Hemtentamen KS1 - Betyg: C PDF

Preview

Summary

980706–Hemtentamen KSFråga 1Effektivitet är viktigt inom alla fyra perspektiven: det strukturella perspektivet, HR- perspektivet, det politiska och det symboliska perspektivet. Dock så definieras det lite olika beroende på vilket perspektiv man utgår ifrån:När man pratar om effektivitet ur ett struk...

Description

Eric Ager 980706–5330

Hemtentamen KS1 Fråga 1 Effektivitet är viktigt inom alla fyra perspektiven: det strukturella perspektivet, HRperspektivet, det politiska och det symboliska perspektivet. Dock så definieras det lite olika beroende på vilket perspektiv man utgår ifrån: När man pratar om effektivitet ur ett strukturellt perspektiv är definitionen av effektivitet att operativa arbete ska vara så produktivt som möjligt alltså att mycket produkter ska tillverkas på kort tid. Detta kännetecknas genom en hög grad av specialisering och samordning, utvecklande av maskiner till att utföra enkla arbetsuppgifter betydligt snabbare än om de skulle utföras manuellt eller genom att utbildande av anställda för att öka deras effektivitet. (Bolman & Deal, 2013). Specialisering och organisering av verksamheter sker genom funktionell organisation alltså att organisationer organiseras utifrån steg i tillverkning t.ex. inom om tillverkningen för exempelvis Volkswagen skulle ske funktionellt skulle all tillverkning av alla bilar av samma storlek koncentreras till vissa fabriker och inom fabrikerna är flödeslayouten utformad efter de olika tillverkningsstegen. På så sätt skapas effektivitet och hög kompetens inom de särskilda tillverkningsområdena. Motsatsen till funktionell organisation är produktorganisation då organisationen snarare organiseras efter en produktlinje vilket är så Volkswagengruppen är organiserat då de organiserar deras fabriker utefter märke. Enligt Minzberg kan organisationer delas in i fem strukturella konfigurationer utifrån hur stora och betydande dessa fem sektorer är: den operativa kärnan, mellanchefer, strategisk ledning, teknostruktur samt stöd- och servicefunktioner. De fem strukturella konfigurationerna är maskinbyråkrati, professionell byråkrati, enkel struktur, divisionaliserad organisation och adhocratisk organisation (Bolman & Deal, 2013). Definitionen av god effektivitet enligt HR perspektivet är snarare att organisationens arbetare har bra arbetsvillkor och god motivation. HR-perspektivet betonar att organisationer och dess arbetare lever i symbios och bäst effektivitet uppnås då arbetarna känner att de blir sedda, får inflytande i hur organisationen bedrivs samt har goda arbetsvillkor i form av förmåner utöver lönen t.ex. tillgång till gym på arbetsplatsen eller fokus på bullerminskning vid nybyggnation av fabriker. Detta kännetecknas genom att ett större fokus ligger på att de anställda i en organisation och att chefen fungerar mer som ett bollplank för de anställda än en kontrollant (IBID).

Eric Ager 980706–5330 Inom det politiska perspektivet definierar man effektivitet som en organisations förmåga att uppnå konsensus inom organisationen och fatta bra beslut. Det kännetecknas genom att man utmanar den traditionella hierarkiska synen på organisation och ser snarare att bäst beslut som leder till hög effektivitet tas om det är ett resultat av en diskussion snarare än genom order. Enligt det politiska perspektivet ska organisationer ha en ledning som ses som en styrande grupp med formell makt att fatta bindande beslut men denna påverkas ständigt av olika påtryckningsgrupper som är formade av koalitioner med gemensamma intressen exempelvis olika fackföreningar formade av anställda. Det sista perspektivet, det symboliska perspektivet definierar hög effektivitet som en organisation med tydlig och bra kultur som får de anställda att känna god tillhörighet till organisationen och att det därmed ligger högt i deras egenintresse att det går bra för företaget. Detta kännetecknas genom framförallt symboler som en företagskultur skapas kring vilket kan ta sin form på olika sätt:  Visioner och värderingar som ger en tydlig riktning om vart företaget är på väg och vad deras drömmål är  Hjältar som skapar levande logotyper för företaget t.ex. Bill Gates som är en levande logga för Microsoft eller Nelson Mandela för ANC  Initieringsitualer, traditioner och ceremonier som får de anställda att känna tillhörighet samt ger humor och lek. Exempel på initieringsritualer och traditioner är mösspåtagning i gymnasiet eller KTH:s mottagning som innehåller många traditioner som går långt tillbaka i tiden. Vid första anblick på dessa definitioner av effektivitet kan det verka som om några t.ex. det strukturella och HR-perspektivet: Hur kan man både öka produkttillverkningen och skapa goda arbetsvillkor för arbetare på golvet samtidigt som man ska investera i de anställda i stället för nya maskiner? Dessa motsäger varandra delvis men de går även att använda olika delar av både det strukturella och HR perspektivet så att de kompletterar varandra. Exempelvis skulle man kunna höja antalet produkter producerade genom att diskutera med de anställda hur de tror man bäst höjer produktionsflödet, vilka maskiner man ska investera i samt utbilda de anställda i hur man använder och övervakar dessa nya maskiner. Genom att utbilda de anställda man redan har i hur man hanterar maskiner i stället för att anställa ny personal slipper man dessutom rekryterings- och inlärningskostnader vilket det strukturella perspektivet talar för. Detta kan kompletteras av det politiska perspektivet genom att exempelvis de anställda får komma med oppositioner om förändringar till ledningen. Man kan även arbeta mot att skapa en kultur där det uppmuntras att ständigt ifrågasätta och utvärdera allmän praxis och att alla beslut diskuteras genom berörda grupper i hela organisationen innan de fattas. På så sätt kombineras det politiska med det kulturella perspektivet.

Eric Ager 980706–5330

Fråga 2 Den krisen som har uppstått i världsekonomin pga. COVID-19 är ovanlig och har orsakat mycket orolighet i företagsvärlden. Inte bara för att många företag har gått i konkurs och många fler kommer troligtvis göra det utan också för den stora ovissheten i när denna period kommer att vara över. Då det inte har uppstått någon epidemi på senare tid som har påverkat ett lika stort antal människor och är så pass globalt utspritt som Corona är det svårt att veta hur länge denna kris kommer att pågå och när världsekonomin kommer att återgå till det vanliga. Då spelar företagsledningen en viktig roll och genom en bra företagskultur kan man bättre ta sig ur krisen. 2a) I företagsledningen för att initialt hantera krisförloppet på bästa sätt och hålla motivationen hos de anställda så hög som möjligt kan man börja med att organisera ett motivationsmöte för sitt team med middag efter. Givetvis vore det bäst att hålla detta innan krisen har hunnit få ordentlig utspridning i det svenska samhället (som det har gjort då denna kontrollskrivning lämnas in, 08/09-2020) men i värsta fall kan man hålla en virtuell middag över zoom eller liknande plattform. Under motivationsmötet ska man försöka förmedla hopp om att man som företag ska ta sig igenom krisen på ett bra sätt och fortsätta behålla en bra lönsamhet. Att förvanska sanningen eller ge ut löften som du inte säkert kan hålla är dock inte optimalt då det troligtvis kommer få bakslag senare då det blir tydligt att du har ljugit eller inte kan hålla dina tidigare löften. Detta kan minska dina arbetares motivation ännu mer och få dem att känna sig hopplösa vilket är det sista du som företagsledare vill. Du kan även under mötet berätta någon historia av en tidigare kris du har upplevt, antingen på detta företag du jobbar på nu eller på något annat. Ett exempel på en världskris som är ganska likt denna är finanskrisen 2008-09 som utlöstes av att investmentbanken Lehman Brothers gick i konkurs. Finanskrisen som följde var på många sätt mycket likt Coronakrisen: 





Både under 2008 och nu har många dyra bolån till låga lånekostnader. År 2008 fick många lån på dåliga grunder vilket de inte kunde betala då räntan gick upp. Nu har det blivit bättre och bankerna gör utförliga kontroller och baserar lånbeslut på din årliga inkomst men styrräntan var redan låg redan innan Coronakrisen utbröt vilket innebär att staten inte kan minska räntan särskilt mycket nu när en lågkonjunktur är på ingång I båda fallen är det ett stort yttre hot som påverkar ekonomin. 2008 var det att en av de största bankerna i USA som gick i konkurs, nu är det en stor epidemi som tvingar många att sitta i karantän. I båda fallen minskar de ekonomiska hjulen med oerhörd hastighet då många drar i handbromsen på stora investeringar samtidigt Båda kriserna innebär en stor minskad handel med företag utomlands vilket slår mot Sveriges ekonomi hårt då en stor andel av vårt BNP kommer ifrån import och export (Ohlin Jonas, 2018)

Eric Ager 980706–5330 Du kan som team/företagsledare berätta om dina erfarenheter från denna kris, hur företaget tog sig igenom den krisen och vilka erfarenheter ni fick från de krisen. Du kan fortsätta med att tala om att faktumet att ni tog er igenom krisen 2008–09 är en bra utgångspunkt och höjer sannolikheten att ni kommer ta er igenom denna kris också. Middagen som följer efter är ett sätt för att snabbt fånga upp oroligheter bland dina anställda och lugna ner dem. Här är det viktigt att vara transparent med läget men hitta balansen mellan att vara transparent och att skrämma upp dina anställda. Man ska vara tydlig med att detta kommer att vara en period av mycket ovisshet och att betydande ändringar med kort varsel. Jag tror även man ska vara tydlig med företagets vision i och med krisen och ledningens filosofi för hur man ska nå den. 2b) Långsiktigt tror jag det är viktigt att i bästa möjliga mån upprätthålla en professionell företagskultur med regelbundna möten samma tider varje dag och behålla det schema man annars skulle ha till bästa möjliga mån. Detta kan även vara ett läge att skapa en ny och bättre företagskultur än den var innan med nya ritualer och liknande. Då inget ändå är som det brukar vara bör det gå lättare att föra in nya traditioner t.ex. att man inför varje börjar med en snabb check in över hur alla har det och även vara noga med att behålla den mötesstruktur som man hade innan. Man kan exempelvis symboliskt säga att det är samma klädkod som gäller som om man hade varit på jobbet med kostym, slips osv. Detta för att upprätthålla känslan av att man är på en arbetsplats. Man kan även ha samma mötesstruktur under dagarna som man hade haft ifall man hade varit på jobbet med inlagda fikapauser och att man äter lunch tillsammans och då inte pratar om jobb. Jag tror även man ska sträva i att vara så transparent i ledningsbeslut som det bara går och vara tydlig med de negativa konsekvenser krisen kommer att innebära i och med minskad lön, permittering osv. En metod är att göra detta så lika som möjligt för alla och att som ledning upprätta en vision för i vilken utsträckning och metod fabriker ska minska arbetskraft, permittera och eventuellt säga upp anställda. Det är troligtvis viktigt att göra det så lika som möjligt för alla på hela företaget och man ska nog inte komma med speciallösningar för enskilda fabriker då detta snabbt kan bli rörigt då olika människor ser på situationer från olika synvinklar beroende på tidigare erfarenheter, bakgrund osv. Ett stort yttre hot som Coronakrisen kan antingen svetsa samman gemenskapen i ett företag då man får en gemensam yttre fiende men det kan också få förödande konsekvenser om man inte har en bra företagskultur. En bra företagskultur får arbetarna att känna gemenskap och det blir viktigt för dem att det går bra för företaget då de känner sig investerade i det.

Eric Ager 980706–5330

Fråga 3 Att misstro är vanligt inom organisationer beror dels på att chefer inte litar på sina anställda troligtvis pga. de har en väldigt eftertraktad position som många av deras underställda har en ambition om att en dag ta över. En annan anledning till att misstro är vanligt inom organisationer är att många chefer utgår ifrån det McGregor kallar teori X alltså ”antagandet att underställda är passiva, lata och inte har några ambitioner, inte vill ta ansvar utan föredrar att bli ledda och motsätter sig förändringar”. Chefer som utgår ifrån teori X brukar även få sina antaganden uppfyllda då teorin i sig är självuppfyllande ty om man antar att ens anställda är passiva, inte har några ambitioner och kräver detaljstyrning så tenderar folk att inte ha någon motivation då de inte känner att deras chef litar på dem och tror att de har någon potential att växa i företaget (Bolman & Deal, 2013). Anledningarna till att chefer utgår ifrån teori X är många däribland att det är det traditionella sättet att se på ledarskap och det är så de alltid har resonerat och ingen har talat om för dem eller fått dem att inse att det kan vara bättre att se på organisationen ur ett annat perspektiv dvs. teori Y. En annan anledning kan vara att medelålders män som har varit chefer under en längre period tenderar att ha synen att de har lärt sig allt som är värt att veta och det nu är deras uppgift att förmedla denna kunskap till den yngre generationen, så kallad mansplaining. Detta fenomen gör att de är övertygna om att de har rätt i sin filosofi om ledarskap och organisation vilket får effekten att de har svårt att ändra synsätt. Att många företag kontrollerar och samlar information om sina anställda skulle jag inte säga tyder på misstro då den anställda behöver enligt GDPR godkänna informationssamlingen. Jag tror inte man samlar in och lagrar information för att man inte litar på sina anställda utan snarare av andra orsaker. Exempel på orsaker kan vara att genom att ha up-to-dateinformation om sina anställda kan man lättare identifiera kompetensgap i företaget. Det går även snabbare och effektivare att då marknaden förändras lättare kunna se var man behöver tillsätta personal och var man har för mycket personal. Ytterligare en fördel med att ha information om exempelvis sina anställdas kompetens lagrad är att man under exempelvis en kris t.ex. COVID-19-krisen som pågår nu då många sjukskriver sig lätt kan se vilka andra kompetenser utanför deras vanliga arbetsuppgifter ens personal har. Det blir då enklare att organisera och flytta om personal till de områden där de behövs. Ett praktiskt exempel på ovan kan vara i advokatbyråer där de flesta områden har väldigt lite efterfrågan då denna kontrollskrivning skrivs (06/04–2020) men just konkursavdelningen stiger i höjden. Om man då har aktiv information på vad ens anställda har för kompetens (i detta fall vilka som har jobbat med många konkursfall tidigare) är det enklare att avgöra vilka som ska hjälpa till på konkursavdelningen och vilka som eventuellt behöver permitteras. En annan orsak till att man samlar in information på sina anställda kan vara vid rekrytering till nya tjänster inom företaget. I detta fall kan insamling av information, exempelvis genom referenser, vara på grund av misstro. Människor som vill ha nya positioner kan krydda Cv:t och skriva det personliga brevet så att ens erfarenheter låter mycket mer attraktiva än vad de faktiskt är. Dock behöver även i detta fall insamling av information inte nödvändigt bero på misstro. Det kan även vara för att man vill höra en potentiell anställds erfarenheter ur flera perspektiv eller att man vill få reda på hur kandidaten var att ha som anställd. 

Apple – need 2 know o Göra anställda omotiverade

Eric Ager 980706–5330  

o Anställda ser inte helheten Herzberg Motivationsteorier – ansvar och kännedom om resultat

Eric Ager 980706–5330

Fråga 4 Situationen som beskrivs är inte åtråvärd på något sätt, dels så är agerandet från din chef troligen helt fel sett utifrån företagets policys men situationen har nog även en del strukturella orsaker. Om man ser situationen ur ett politiskt perspektiv där maktbalansen i organisationen spelar en stor roll kan detta agerande av din chef ses som ett fult maktspel. Efter att han först lovar dig en befordran som en belöning för väl utfört arbete i och med att du kommer få en högre lön, flyttas upp i företagshierarkin och därmed få ett större inflytande över hur organisationen styrs. Genom att sedan efter att din tidigare chef har slutat inte ge dig formell makt utan endast ställer dig som ställföreträdande skapar LRS-chefen dels frustration hos dig då den lovade belöningen tas bort, dels så gör han ditt jobb svårare då du får agera teamledare i praktiken men inte har de befogenheter jobbet kräver. Att chefen agerar på detta vis innebär också en minskad decentralisering av makten i organisationen vilket skapar en stor otrygghet: de andra teamledarna blir otrygga då de blir rädda att chefen kan göra samma sak mot dem, karriärstegen i företaget blir mindre tydlig samt att dina underställda känner sig maktlösa då de inte har något språkrör att föra fram deras åsikter vilket leder till att de försöker skapa sig en större informell makt genom ryktesspridning vilket leder till kaos i ditt team. När du sedan till slut får till ett möte med din chef tar din chef kommandot (vilket kan tyckas vara ovanligt då det var du som tog initiativ till mötet) för att få kontroll på dagordningen. Han utnyttjar sedan sin kontroll över perspektivet och målar upp en bild som troligtvis är till 80 % fel av att du har pratat illa bakom ryggen på honom. Att LRS-chefen dessutom har med två av dina underställda som gisslan på mötet får hen att framstå ytterliggare i dålig dager då hen tvingas utöva tvångsmakt mot dina underställda som känner att de måste hålla med LRSchefen i rädsla för att få sparken. Hur kan man då åtgärda detta? Hur kan du komma vinnande ur situationen? Det bästa skulle vara om du var tillräckligt kall för att efter mötet ta med dig dina två underställda (som var med på ditt möte med LRS-chefen) och gå tillbaka till ditt team, beskriva din uppfattning av situationen, diskutera igenom problemet med dem och säga att du kommer föra problemet vidare men att det är extremt viktigt att ni presenterar en enad front. För att sedan gå vidare med problemet finns en del olika metoder. Konflikter är enligt det politiska perspektivet inte nödvändigtvis något dåligt utan ett sätt att omfördela makt i företaget. En första metod till att omfördela makten är att du går till de andra teamledarna och berätta för dem om din situation. Förmodligen kommer din berättelse att få dem att känna sig tillräckligt otrygga och oroliga över att samma sak kommer att hända dem att de ingår i en koalition med dig. Tillsammans i en allians kommer ni få ett större gehör då ni på nästa ledningsgruppsmöte presenterar en gemensam front då du tar upp problemen som har uppstått i företaget. En annan ytterligare metod kan vara att du går och presenterar din chefs dåliga ledaregenskaper och de problem som har uppstått pga. det för din chefs kollegor som sitter på samma hierarkiska nivå i organisationen. Då din chefs kollegor konkurrerar med honom om

Eric Ager 980706–5330 bl.a. resurser i företaget, deras chefs uppmärksamhet och i slutändan vem av dem som får nästa befordran. Då du som ställföreträdande teamledare har jobbat i företaget ett tag har du troligtvis rätt bra koll på det politiska spelet och vilken av hans kollegor som har hamnat i konflikt med din chef förut och därmed vilken du har störst chans att få hjälp hos. Å andra sidan, sett ur ett strukturellt perspektiv, där fokus ligger på specialisering och struktur i organisationen, kan den problematiska situationen som beskrivs ha ett annat ursprung. Företaget du jobbar på är en linjeorganisation där varje anställd har en chef. Dock verkar det inte finnas några policys över hur lång tid man får ha en ställföreträdande utan någon formell makt på en viss position. Det din chef dessutom gör är när han endast sätter dig som ställföreträdande team ledare och inte ger dig de befogenheter jobbet kräver tar din chef formellt sätt rollen av två positioner i företaget. Inte bara det att din chef kan köra över dig när som helst vilket gör att du blir lite av en onödig chef i organisationen, dessutom gör situationen så att din chef behöver lägga för mycket av sin tid på att kontrollera det operativa arbetet och det strategiska arbetet (som han bör lägga majoriteten av sin tid på) blir lidande. Ytterligare ett problem som kommer av din chefs agerande är att samordningssystemet i företaget blir oklart. Genom att endast sätta dig som ställföreträdande teamledare och inte låta dig vara med på ledningsmöten blir det oklart hur åsikter och synpunkter från den operativa kärnan ...