Importancia del sistema de archivo en la oficina PDF

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Trata sobre como manejar archivos en las oficinas medicas....

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Preguntas capítulo #3 1. Por qué es importante la planificación antes de establecer un sistema de archivo? Es de vital importancia informarse bien para decidir cual sistema de administración es el adecuado . 2. Qué aspectos se deben considerar al establecer un sistema de archivo?       

Sistema de clasificación por utilizar Incorporación del system electronico o manual Programas de aplicaciones necesarios en las operaciones del negocio Bases de datos necesarias para dar apoyo del sistema Equipo por comprar o rentar Materiales Plan de retención y medidas de protección

3. Cuáles son los criterios para determinar el sistema de clasificación de documentos que se implantará? El archivo de documentos depende del tipo y del volume de documentos y de como opera la oficina, de las mercados a los que ofrece y de la cantidad de corresponsales. 4. Cómo se identifican los expedientes de acuerdo con los diferentes sistemas para la clasificación de documentos?    

Sistema alfabético por los nombres de los corresponsales Sistema alfabético por un asunto Sistema alfabético por zonas geográficas Sistema numérico

5. Qué similitudes hay entre el sistema de archive electrónico y el sistema manual?    

Se dejan llevar por lo mismo principios y la manera en que se organizan los documentos Su propósito es mantener la información protegida Requieren inversión en equipo Representan gastos para las oficinas

6. Cuál sistema ofrece mayor protección para los documentos? Por qué? El sistema que ofrece mayor protección es el sistema manual. Por que los que son guardados electrónicamente puede perderse facilmente, son propensos a la piratería y virus.

7. Cuál es el reto principal al mantener un sistema de archivo electrónico? Su principal reto es mantener los documentos bajo la major protección posible. 8. Qué ventajas tiene el sistema de archivo electrónico?     

Es accessible al flujo del trabajo en la oficina Los trabajadores pueden ser mas efectivos Es mas fácil la localización de la información Menor costo en el manejo de archivos y espacio Se pueden hacer anotaciones directamente

9. Por qué se dice que hay que ver la computadora como un gabinete de archivo? Por qué la computadora tiene como objetivo guardar información. 10. Cuáles son los componentes del sistema electrónico y del sistema manual? Los componentes del sistema electrónico lo son: la computadora, el sistema operative y los programos de aplicación. Por otro lado los componentes del sistema manual son: las guias para divider la gaveta por secciones, las carpteras para colocar los documentos, los gabinetes para guarder los espedientes. 11. Cuáles son los programas de aplicaciones que más se utilizan?     

Word Base de datos (Access) Excel Power Point Publisher

12. Por qué se considera necesario mantener un índice con información de las licencias de los programas de computadoras? 13. Por qué son necesarias las bases de datos en un sistema de archivo? Son necesarias ya que sirve de índice y facilita el manejo, procesamineto y acceso de datos en las operacion diarias de las empresas. 14. De qué manera se pueden controlar los costos en un sistema de administración de documentos? 15. Cuáles son los factores que contribuyen a lograr una tasa óptima de exactitud?  

Personal que se necesita Procedimientos factibles

   

Medidas de control necesarias Espacio disponible Materiales Arreglo del área de trabajo

16. Cuáles son las principales características de un sistema eficaz de administración de documentos?     

Correspondes las necesidades Control apropiado de la creación de documentos Control del acceso a los archivos manuales Conservas las gavetas Mantener un sistema adecuado para la codificación

Términos Base de datos- compilación de información de una misma naturaleza Digitalización de documentos- transfiere un formato electrónico los documentos que se tiene en papel. Escáner- digitaliza los documentos. Programa de aplicaciones- serie de instrucciones que le indicant a la computadora lo que debe hacer Sistema alfabético por el nombre de los corresponsales- Se clasifican y archivan por los nombres. Sistema alfabético por zonas geográficas- Se clasifican por zonas geográficas de donde proceden los corresponsales. Sistema numérico- se colocan por los números asignados. Sistema operativo- Las órdenes que controlan los procesos de una computadora y permite que las aplicaciones funcionen. Sistema alfabético por asunto- se califican por el tema, tópico o materia que tratan. Tasa de exactitud- porciento de los documentos localizados....