Informe de Exposición Administración PDF

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trabajo final de investigacion...

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HERRAMIENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN MODERNA Para empezar, la administración moderna se inicia en el año de 1890 con las aportaciones de Frederick Taylor, quien proponía que para mejorar los niveles de productividad las tareas deberían simplificarse. Esto se contraponía a la idea tradicional de obligar a las personas a trabajar más para maximizar el resultado del trabajo. La administración moderna es el proceso de aplicar mejores prácticas basadas en nuevas prácticas y enfoques que permitan una mejor adaptación a los cambios que se van produciendo en el entorno social y económico de las organizaciones, dejando de usar las prácticas tradicionales de la administración. Es la gestión técnica de una empresa, diseñada para ayudar en la toma de decisiones dentro de una organización; pueden ayudar al análisis de los problemas para encontrar soluciones o en la gestión y planificación de proyectos. Todo dependerá de la necesidad existente en el momento. No basta con conocer todas las herramientas, sino que es esencial saber utilizarlas para decidir dónde y cuándo cada uno debe ser implementada. A pesar de que todas las herramientas son importantes, si no se utilizan en el momento adecuado y en el problema exacto, no muestran los resultados esperados. Para la toma de decisiones hacia este enfoque se puede hablar de 3 condiciones: RIESGO: Significa que una decisión tiene metas claras y que se dispone de buena información para esperar un resultado exitoso, pero los resultados futuros asociados con cada alternativa están sujetos al azar. La medida del riesgo establece la posibilidad de que los eventos futuros hagan que la alternativa carezca de éxito. INCERTIDUMBRE: Significa que los administradores saben cuáles son las metas que desean alcanzar, pero la información acerca de las alternativas y los eventos futuros es incompleta; los administradores no tienen suficiente información para ser claros en relación con las alternativas o para estimar su riesgo, pero sí pueden realizar supuestos a partir de los cuales es posible tomar una decisión. AMBIGÜEDAD: Es la condición más difícil. Muchos administradores la catalogan como un problema de decisión maléfico porque se asocia con conflictos sobre las metas, circunstancias rápidamente cambiantes, información ambigua y vínculos poco claros entre los elementos de las decisiones; aun así, la presencia de ambigüedad no es muy los administradores deben

establecer metas y desarrollar escenarios razonables para las alternativas de decisión en ausencia de la información. Herramientas administrativas modernas: Kaizen (Mejora Continua): Es una filosofía de trabajo japonesa que se enfoca en los procesos, buscando hacer que estos sean más efectivos, eficientes y adaptables. Preceptos: 

Enfocada en los procesos en lugar de los resultados.

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Ser rápido e imperfecto, es mejor que ser perfecto pero atrasado.

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Las soluciones tienen valor cuando están implantadas.

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Fomentar muchas ideas en la organización.

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Enfoque en las causas principales de un problema.

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Resolución de las principales causas de un problema.

Tipos frecuentes de problemas: Descubiertos: Aparecen porque algo está fallando. Se requiere de inspección. Desenterrados: Son aquellos que la empresa busca en forma proactiva para que no ocurran inesperadamente en el futuro. Creados: Al evaluar sistemáticamente los productos, servicios y procesos de trabajo de otras empresas líderes para incorporarlos como suyos. Implementación del Kaisen: •

Desarrollo de un compromiso con las metas de la empresa: Definición clara de metas y objetivos. Involucramiento y compromiso de las personas.

Premia a los esfuerzos. •

Establecimiento de incentivos: No necesariamente es dinero. Si lo es, debe ser al grupo Reconocimiento Otros incentivos

•

Trabajo en equipo: El Kaizen privilegia la participación y trabajo en equipo. Una forma notable de sacar provecho de los equipos es estableciendo metas claras. El comportamiento del equipo se basa en una buena selección de sus miembros.

•

Liderazgo: El líder debe poner atención y considerar los problemas. Debe saber escuchar, transmitir actitudes e ideas.

•

Medición: Se realiza preferentemente a través de gráfico, planes de acción y predicciones de futuro.

•

Estandarización: Definir claramente los estándares para poder comparar.

•

Entretenimiento: Desarrollo de talento y esfuerzo de las personas lo que requiere de una adecuada inversión en recursos humanos.

•

Administración: Se requiere de adecuadas reglas y criterios además de la resistencia a cambio.

Las cinco "s" de Kaizen: Seiri (disposición metódica o necesidad de distinguir entre lo necesario y lo prescindible)

Documentos, herramientas, equipos, stocks y otros recursos que sean prescindibles para el desarrollo del trabajo deberán eliminarse. Seiton (orden). Todos los recursos empleados en el proceso deben encontrarse en su sitio asignado, de modo que sea localizado y empleado lo más rápida y eficazmente. Seiso (limpieza). Mantenimiento de equipos y herramientas en un estado de conservación óptimo y mantener limpias y ordenadas las áreas de trabajo. Seiketsu (estandarizar). Desarrollar estándares y procedimientos en todas las tareas y actividades relacionadas con el proceso. Shitsuke (disciplina). Asegurarse de que todo el personal que participa en el proceso comprenda y emplee los estándares y procedimientos establecidos. Ventajas: 

Concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.



Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.



Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas.



Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.



Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.



Permite eliminar procesos repetitivos.

Desventajas: 

Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.



Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel.



En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.



Hay que hacer inversiones importantes.

Empowerment (empoderamiento): Es una herramienta administrativa muy poderosa a través de la cual una organización le otorga a sus trabajadores la tecnología e información necesaria para que hagan uso de ella de forma óptima y responsable. Resultados: Mejora el desempeño de los equipos de trabajo. Genera mayor nivel de productividad y producción de iniciativas sobre hechos concretos. Incrementa la satisfacción de los clientes. Se logra un mejor desempeño frente a la competencia. Favorece la rápida toma de decisiones. Involucra al personal para ofrecer calidad al cliente. Mejora los servicios. Faculta al empleado para tomar decisiones. Motiva al personal a sentirse tomado en cuenta y que es parte importante en las actividades. Desarrollando una actitud de Empowerment: De los errores se aprende. Las personas son personas. Tienen autoestima, quieren ser escuchados, tienen opinión, quieren ser responsables. La delegación exitosa. Establezca misiones y confíe. Redefina su poder.

Establezca un mix de: competencia, empatía, jerarquía, etc..... Lidere: monitoree, oriente, decida, guíe, refuerce Ventajas del empowerment 

Cada vez son más las empresas que optan por esta filosofía, algo que no es de extrañar si tenemos en cuenta todas sus ventajas. La más importante es que al adquirir mayor poder, autoridad, autonomía y responsabilidad, los trabajadores se sienten más reconocidos, considerados y, por supuesto, más útiles.

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Como consecuencia, ganan en autoestima y se sienten mucho más motivados y comprometidos con la empresa, lo que, sin duda, mejora la productividad.



Por otro lado, es importante tener en cuenta que, al permitir un mayor fortalecimiento de los trabajadores, se pueden aprovechar mejor sus competencias. Además, no hay que olvidar que los empleados que están más cerca de las acciones o los problemas son los más indicados para tomar decisiones al respecto.

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Por último, queremos destacar que, gracias a esta filosofía, no se pierde el tiempo, ya sea en consultar o en obtener la aprobación de los superiores para tomar decisiones.

Beneficios del empowerment en una empresa Ofrecer a los trabajadores la posibilidad de tomar decisiones, ejecutar tareas o resolver problemas sin necesidad de consultar y obtener la aprobación de sus superiores conlleva diferentes ventajas, entre ellas las siguientes: Los trabajadores ganan en autoestima esto se genera al sentirse reconocidos y considerados. Aumenta la motivación del equipo además aumenta el compromiso de los trabajadores con la empresa. La compañía se beneficia del desarrollo de las competencias, destrezas, habilidades y capacidades de los empleados. Se pierde menos tiempo en consultar y obtener la aprobación de los superiores en la toma de decisiones. Mayor eficiencia y productividad de los trabajadores y, por tanto, mayores beneficios para la empresa.

Downsizing: Es una herramienta de reestructuración empresarial que tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a lograr su tamaño óptimo y la estructura adecuada. Se cree que el término downsizing se acuñó al inicio de la década de los 70 en Estados Unidos. Esto fue para referirse a la contracción o disminución de coches producidos por el sector automovilístico. Fue a partir de 1982 cuando empezó a ser aplicado para la reducción de empleados de una firma. Tipos de downsizing: Reactivo: Se responde al cambio, a veces, sin un estudio acucioso de la situación. Los problemas que se derivan de esta posición suelen ser predecibles: reducción de la planta de personal sólo por respuesta, sin un diagnóstico adecuado, ambiente y clima laboral inadecuado, daños son costosos y alto impacto negativo en la eficiencia de la empresa. Proactivo: Es un proceso de anticipación y preparación para eventuales cambios en el entorno, este tipo de opción posibilita resultados y efectos más rápidamente y requiere de criterios estratégicos basados en la idea de repensar la empresa. Ventajas: 

Disminución de costos al reducir algunos departamentos que integraban la empresa y que ya no son necesarios.



Organizaciones más flexibles y ligeras.

Modos de uso: Reducir costes obviamente, al tener menos trabajadores en plantilla se reduce el gasto en salarios, seguros sociales y otros anexos a ellos. Crear una estructura más eficaz aprovechando mejor los recursos de que se dispone (en este caso, el trabajo), se eliminan los puestos de trabajo que no producen valor o que no se consideran imprescindibles. Reducir burocracia y actividades innecesarias simplificando la actividad y buscando la eficiencia.

Cuando se aplica Downsizing se está repensando el funcionamiento y tamaño de la empresa para conseguir hacerla más competitiva. Business Intelligence o Inteligencia de negocios: Es una herramienta de análisis de datos, conformada por un conjunto de metodologías y recursos como tecnologías, aplicaciones, productos, software, entre otros. Tiene la función principal de optimizar, coordinar y evaluar las operaciones internas de una compañía. Busca integrar información sobre una cantidad considerable de datos para que, a partir de su análisis, las decisiones a tomar sean reflejados en la mejora de procesos actuales (HBR). Permite: 

Observar ¿qué está ocurriendo?



Comprender ¿por qué ocurre?



Predecir ¿qué ocurriría?



Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?



Decidir ¿qué camino se debe seguir?

Características: 

Habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.



Conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas...) o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.



La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocios.

Tipos:  Herramientas para la gestión de datos (del inglés, data management tools). Permiten desde la depuración y estandarización de datos de procedencia diversa hasta su extracción, transformación y traslado a un determinado sistema.  Las aplicaciones para descubrir nuevos datos (del inglés, data discovery applications). Permiten recopilar y evaluar nueva información (data mining o minería de datos), y aplicar sobre esa información nueva o sobre la ya disponible técnica de análisis predictivo para realizar proyecciones de futuro.  Herramientas de reporting. Una vez recopilada y tratada toda esa información preexistente o nueva, ayudan a las empresas a visualizarla de manera gráfica e intuitiva. Las empresas se benefician por: 

Mayor eficiencia de los procesos operativos.



Información sobre el comportamiento del cliente y los patrones de compra.



Seguimiento preciso de ventas, marketing y desempeño financiero.



Puntos de referencia claros basados en datos históricos y actuales.



Alertas instantáneas sobre anomalías en los datos y problemas de los clientes.



Análisis que se pueden compartir en tiempo real entre departamentos.

La inteligencia empresarial mejora la forma en que se realiza el trabajo en seis áreas clave: 

Experiencia del cliente



Ventas y marketing



Operaciones

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Finanzas

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Control de inventario



Seguridad y cumplimiento

Outsourcing: También conocido como subcontratación, administración adelgazada o empresas de manufactura conjunta, el outsourcing es la acción de recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de una compañía. Beneficios: •

Minimización de inversiones y la reducción de riesgos financieros.

•

Mayor flexibilidad en la organización.

•

Operaciones más eficientes.

•

Mejor control y mayor seguridad.

•

Incremento en la competitividad.

•

Disminución de costos.

•

Manejo de nuevas tecnologías.

•

Despliegue más rápido de nuevos desarrollos, aplicaciones, y mejores procesos.

Algunos riesgos: •

Negociación de un contrato poco adecuado.

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Difícil elección del proveedor.

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Riesgos debido a fallos en los proveedores.

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Puede producirse una excesiva dependencia de empresas externas.

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Fallas en los sistemas de control contractuales.

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Riesgos inherentes al manejo de los Recursos Humanos por parte del contratista y que pueden afectar indirecta o indirectamente a la empresa.

•

Puede verse amenazada la confidencialidad

Tipos: •

Táctico: En términos generales, es una simple subcontratación para realizar una tarea específica y no tan imprescindible para la empresa. Su motivo principal es la reducción en los costos.

•

Estratégico: Aquí ya hablamos de fomentar una relación muy estrecha y estable con un tercero. Son alianzas estratégicas que toman forma de acuerdo a la codependencia que existe entre la tarea y las demás funciones de la organización. Son buscadas para mejorar la calidad o la capacidad de la empresa.

•

Co-Sourcing En este escenario, ambas organizaciones comparten responsabilidades y los riesgos que existen en la prestación del servicio. Es decir, existe una relación de sociedad entre las organizaciones.

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In house: No es más que en los casos en que el servicio de Outsourcing se realiza dentro de las instalaciones de la empresa que la solicita.

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Offshoring: ¿Conoces el nombre que se le da cuando una empresa contrata a una compañía extranjera para manejar tareas o manufacturar sus productos? ¡Adivinaste! Sí, es offshoring. Esto se debe a que la empresa foránea puede ofrecer menores costos de manejo o producción que las nacionales. Si se te viene China como ejemplo, ¡estás en lo correcto!

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Off Site: Se les denomina a los servicios que son ejecutados dentro de las instalaciones de las empresas que prestan el servicio y luego son distribuidas directamente al consumidor desde ese lugar....