Informe Gobernacion Informatica sustentacion final PDF

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Informe Gobernacion Informatica sustentacion final del parcial final....

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ACTUALIZACIÓN OAS OASIS IS La EPS’S CONVIDA dentro del proceso de actualización tecnológica contrato el proceso de la actualización del actual sistema Oasis R3 a la versión OASIS WEB, debido a que la versión actual presenta obsolescencia tecnológica (Adquirida en el año 2014 y desarrollada en años anteriores), toda vez que está en ambiente “Cliente-servidor” y no ofrece el desempeño requerido para la ejecución de las operaciones diarias. El sistema Oasis R3 al ser cliente servidor no permite la interoperabilidad y el intercambio de datos entre distintas aplicaciones de software desarrolladas en lenguajes de programación diferentes y ejecutadas sobre cualquier plataforma, por lo cual se hace necesario la actualización y migración a la versión OASIS WEB y poder implementar en esta los servicios web a como ya los usa la plataforma del ministerio de salud y otras entidades de índole departamental. Al cambiar a una versión WEB, Se puede usar desde cualquier lugar, no se requiere hacer actualizaciones ni tampoco instalar nada en los PC clientes, no hay problemas de incompatibilidad entre versiones porque todos trabajan con la misma, no se obliga a usar determinado sistema operativo y permite su funcionamiento en cualquier tipo de dispositivo. La nueva Versión de OASIS WEB, como mínimo debe contemplar los módulos descritos a continuación, totalmente ajustados a la Normatividad vigente en el momento de su implementación en la EPS’S CONVIDA, tanto en sus entradas, procesos y reportes internos como los requeridos por los entes de control, como la Supersalud, Ministerio de Salud, Contraloría entre otros.

AFILIACIONES: Este módulo, debe permiten la captura, validación, registro, procesamiento y administración de la información de la población afiliada a la EPS’S CONVIDA. Lo anterior basado en las normas vigentes que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud entre ellas, Circular 018 de 2002, Resolución 137 de 2002, la Resolución 812 de 2007 y 1344 de 2012, 4622 y DECRETO 780 DEL 2016 - RESOLUCION 768 DEL 2018. De igual forma permitir el registro de las novedades de afiliación tales como Ingresos, Nacimientos, Muertes, Retiros por Cambio de Administradora y demás. Generación de reportes S1, MS. NS, R4 Y S4. Administración de resultados de reportes S3, S5, MS_NEG, MS_VAL, NS_VAL, NS_NEG, S2, R2 Y automáticos. Auditorias – LMA. Implementación sistema de afiliación transaccional. SAT, Información que se debe registrar tanto en el régimen Subsidiado y su respectiva Movilidad hacia el Contributivo. CONTRATOS CON LA RED PRESTADORA DE SERVICIOS DE SALUD Y CONTRATOS ADMINISTRATIVOS: Debe permitir la captura, registro y administración de los Contratos de Prestación de servicios suscritos entre la entidad y los prestadores de servicios de salud por tipo de contrato: Capitado, Evento, Paquetes entre otros y su respectivo régimen. De igual forma permitir el registro de los contratos administrativos suscritos entre la empresa y los diferentes clientes o terceros. Donde se registren los datos de tipo de plan, vigencia, cantidad de afiliados, tarifas acordadas, cubrimientos y demás. Así mismo se establece las diferentes fuentes de

financiación para la generación de las correspondientes facturas. De igual forma se debe poder llevar eficiente y efectivamente la respectiva ejecución de cada uno de los Contratos. AUTORIZACIONES: Módulo de Autorización de servicios de salud, permite la verificación derechos de los afiliados, capturar, validar, registrar y generar la autorización de los servicios de salud que requieren autorización para su respectiva prestación del servicio. Permitir el control de las tarifas de acuerdo a los convenios o contratos suscritos con cada uno de los prestadores de servicios y la no sobre ejecución de estos. Cálculo y control de los respectivos copagos que debe ser asumido por el usuario de acuerdo a la normatividad vigente. Permitir llevar la respectiva trazabilidad de lo facturado y pagado por cada procedimiento, con el fin de cumplir con lo exigido por la Supersalud, tanto en la T760, como en el proceso de Reserva Técnica, y los demás requerimientos de Indicadores de oportunidad entre otros. VALIDADOR DE RIPS: Este módulo debe permite validar, rechazar si fuera el caso o cargar la información del registro individual de prestación de servicios de salud prestados a los afiliados de la EPS’S CONVIDA. Proceso que debe cumplir con los lineamientos vigentes emitidos por el Ministerio de salud. Resolución 3374 de 2000 y complementarios. Lineamiento Técnico para el Registro y envío de los datos del Registro Individual de Prestaciones de Salud – RIPS, desde las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud a las EAPB de Febrero 1 de 2018 Versión 6. De igual forma, consolidar y generar los respectivos registros que deben ser cargados a la plataforma PISIS del Ministerio de Salud mensualmente. Este módulo debe permitir el cargue de los rips directamente desde las entidades mediante servicio web. CUENTAS MÉDICAS: Módulo que debe permite la captura, registro, auditoría y administración de las cuentas médicas presentadas por las IPSs, posterior a la revisión de los respectivos soportes de cada factura. Este proceso debe ser lo suficientemente eficiente, tanto en el tiempo de respuesta como en la seguridad de la información, evitando al máximo la probabilidad de error en la generación de las órdenes de pago de las respectivas facturas. Debe permitir la generación, administración y conciliación de las respectivas Glosas de forma oportuna y su posterior legalización. CONTABILIDAD: En este proceso permite Validar, cargar y procesar la información de los movimientos contables ejecutados por cada uno de los procesos de Cuentas Médicas, Presupuesto, Tesorería, Costos, Reaseguros, Cartera, entre otros. Permitiendo con ello el

análisis de la información y generación de los Estados Financieros de la Entidad, teniendo en cuenta la normatividad vigente como las NIIF, entre otras. PRESUPUESTO: Este módulo debe permite capturar, validar, registrar, controlar y procesar el plan presupuestal de Egresos y su ejecución, esto tanto para la vigencia actual como para las Cuentas por Pagar. Proceso el cual debe manejar de forma eficaz la integridad referencial con todas las transacciones generadas en cada uno de los módulos para lograr contar con información real y oportuna. TESORERIA: Este módulo permite registrar, controlar y llevar el manejo de ingresos en Caja y Bancos, generación de los respectivos comprobantes de egresos. Además realizar el proceso de giros. La información administrada por este módulo debe permitir cargar y tener la trazabilidad en los demás módulos financieros, De forma integral y referencial para lograr procesos seguros y eficientes. En la aplicación del giro directo y de los comprobantes en general el tiempo estimado para este proceso de cálculo presupuestal y confirmación de los Comprobantes de Egreso, debe ser un tiempo optimó de respuesta. Permita obtener la información efectiva del tema de Conciliación Bancaria correspondiente al área de Tesorería. Que permita definir las actividades y parámetros para obtener la información efectiva del tema de pagos del Régimen contributivo a través de las cuentas del Régimen subsidiado, realizado en el área de Tesorería, para lograr tener el control efectivo sobre los gastos efectuados por cada régimen. Porcentaje de avance de puesta en producción con corte a 4/12/2020.

PL PLA ATAFORMA INTEGR INTEGRAL AL CONVIDA Desde la oficina asesora informática de la EPS convida se vienen planificando, estructurando y construyendo diferentes sistemas de información que tienen como objetivo apoyar las actividades desarrolladas por las diferentes áreas de la entidad y que a su vez convergen en la prestación de mejores servicios a cada uno de los ciudadanos que se encuentran afiliados a la entidad. Cada uno de estos sistemas puede ser utilizado desde una estación de trabajo o desde un dispositivo móvil y que cuente con la aplicación móvil “ Por tu salud – CONVIDA”

Con base en las actividades que viene la EPS convida, y en las nuevas implementaciones tecnológicas se observa un incremento gradual en las consultas de los canales digitales por parte de los usuarios, como se observa en las siguientes gráficas, adicionalmente se observa un incremento por el uso de la nueva aplicación desarrollada por la entidad para el uso de los usuarios

PL PLA ATAFORMA DE GESTIÓN Se realizó la construcción de una plataforma de gestión tiene como objetivo principal alojar los diferentes módulos que se vayan desarrollado, de acuerdo con las necesidades de cada una de las áreas, la herramienta es de fácil uso y acceso para los diferentes actores de la entidad. MÓDULO DE AFILIADO AFILIADOS S Este módulo de afiliados está desarrollado para que cada uno afiliados a la EPS CONVIDA pueda consultar información de importancia, sin necesidad que estos deban desplazarse a una oficina central, estas consultas pueden realizarse desde la página web o desde el aplicativo móvil de la entidad. Dentro de la información que podrán consultar esta:  

Datos básicos del Usuario Estado de afiliación



Información y agenda de Autorizaciones: estado de la autorización, información básica y agenda asignadas

MÓDULO DE VO VOT TACIONES Teniendo en cuenta la situación actual de pandemia, se realizó el desarrollo de un sistema de votaciones para la EPS CONVIDA, en donde permitirá elegir la asociación de usuarios municipales, con esta herramienta los afiliados podrán realizar su voto desde sus hogares sin necesidad a exponer a sus usuarios al virus.

La votaciones se realizaron entre el 30 de noviembre de 2020 y el 5 de diciembre de 2020, con una participación de 2744 votantes, como se muestra en la siguiente imagen y para mayor transparencia se realizó la construcción de un Dashboard de resultados el cual se puede consultar a través del link https://bit.ly/VOTACIONESCONVIDA

MÓDULO DE AU AUT TORIZACIONES El módulo de Autorizaciones permite a cada una de las IPS asociadas a la entidad verificar cada una de las autorizaciones aprobadas y de ser requerido asignar una cita al paciente para ser atendió lo antes posible y mediante el mismo sistema, la EPS se encarga de Notificar al afiliado. Mediante la implementación de este mecanismo se reducen los tiempos administrativos y desplazamientos de los ciudadanos para la solicitud se una autorización y asignación de una cita, evita el alto flujo de pacientes en las oficinas de asesoramiento.

Submódulo “Consultar agenda” Mediante este submódulo permite a los funcionarios de las IPS, afiliados o funcionarios de la EPS CONVIDA, realizar consultas de una agenda asignada, desplegando información detallada de fechas. Direcciones, procedimientos, entre otros.

Imagen 1 “Consultar agenda” MÓDULO DE MESA DE A AYUDA YUDA Desde la oficina de informática se realizó un sistema de mesa de ayuda que permite realizar solicitudes al área de informática asociadas con procesos tecnológicos, el usuario podrá registrar la solicitud y la oficina asesora informática será la encargada de ejecutar la novedad que fue registrada y realizar las trazabilidades correspondientes. El sistema se encuentra en modo de prueba y que una vez finalice será extendidos sus servicios a toda la entidad.

INFORME SISTEMA DE GESTION DOCUM DOCUMENT ENT ENTAL AL Se realiza la adquisición de un servidor y software de sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), con su respectiva instalación, configuración y parametrización de la herramienta, posterior a ello se debe realizar el servicio de implementación, acompañamiento, indexación y cargue al SGDEA de documentos pdf que posee la entidad escaneados, cargue de documentos pdf del sistemas oasis al SGDEA.

El día 02 de Diciembre se realizó la instalación del servidor de aplicaciones, en el rack físico de las Instalaciones de CONVIDA, se instaló servidor HPE DL360 Gen10 4208, 2 Procesadores Intel Xeon-S 4208 Kit for DL360 Gen10, Núcleo de Procesador Disponible 8 Núcleos Cache de procesador 11 MB L3 Tarjeta de Red: Adaptador Ethernet HPE 366FLR de 1 GB y 4 puertos, Memoria estándar: RDIMM de 32 GB Unidades de disco duro:6 3 Disco Duro de estado Solido de 960GB en configuración RAID5 Formato, RACK Fuente de Poder de Redundancia Windows Server 2019 SERIAL: MXQ00401V1.

Se entrega servidor con SOFTWARE DATADOC® instalado, licencia perpetua, usuarios ilimitados y parametrizado con las Tablas de Retención Documental de la EPS S  CONVIDA.

Software Instalado: Windows Server 2019 Standard (Licencia de uso entregada), DataDoc Versión 7.4.25.10 (Licencia de uso entregada), MySQL Server 8.0 (64 Bit) Community Edition, MySQL Workbench 6.3 CE, Splashtop Streamer (Acceso Remoto), Google Chrome.

MÓDULOS QUE CONT CONTIENE IENE EL SOFTWARE: Correspondencia: permite procesar la correspondencia de entrada, respuestas, correspondencia de salida e interna, con flujos documentales editables y específicos para cada serie documental. Procesos: permite editar flujos de procesos asociados a expedientes o correspondencia, generar actividades y escalamiento. Archivo: permite asociar al documento digitalizado las propiedades de almacenamiento del documento físico desde el cual se digitalizó, registrando la carpeta, caja, estante y bodega. Documentos electrónicos: permite cargar al repositorio documentos cuyo soporte es electrónico (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.) y que requieran tratamiento de gestión documental en política de “Oficina sin Papel”, complementa el módulo de correspondencia ya que permite cargar información. Consulta de Documentos: permite buscar documentos en la base de datos, ya sean digitalizados de manera masiva (Archivo central o histórico), de manera individual (Archivo de gestión) o documentos electrónicos. Servicio desconectado: permite realizar la radicación de correspondencia desde cualquiera de las sedes de la entidad, aun cuando no cuente con conexión al servidor.

AVANCE EN EL PROCESO Es necesario tener en cuenta las etapas que comprende la debida implementación del sistema de gestión Documental y así poder medir su avance Primera Etapa: Adquisición de un servidor y software de sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). El avance que se ha realizado es de un 100% en esta primera etapa, ya que el servidor se encuentra en poder de la entidad dentro del cuarto de telecomunicaciones con el software instalado y debidamente licenciado. Segunda Etapa: Instalación, configuración y parametrización del servidor y la herramienta. El avance que se ha realizado es de un 66% en esta segunda etapa, ya que tanto el servidor con la herramienta se encuentra instalados y configurados, solo están pendientes por definir algunos procesos para poder arrancar con la respectiva parametrización. Tercera Etapa: capacitación a Usuarios de la entidad. El avance que se ha realizado es de un 50% en esta tercera etapa, ya que se han relacionado los usuarios que van a interactuar con la herramienta para su respectiva creación y parametrización de roles en cuanto al acceso de los servicios proporcionados por la herramienta, quedando pendiente la capacitación de dichos usuarios en cuanto al manejo del sistema. Cuarta Etapa: Implementación, acompañamiento, indexación y cargue al SGDEA de documentos pdf que posee la entidad escaneados, cargue de documentos pdf del sistemas oasis al SGDEA. El avance que se ha realizado es de un 0% en esta cuarta etapa ya que los anteriores procesos no han culminado en su totalidad e impiden dar inicio al mismo.

Gestión documental 25.00%

25.00%

25.00%

25.00%

Primera Etapa Segunda Etapa Tercera Etapa Cuarta Etapa

MANTENIMIENT MANTENIMIENTO O PREVENTIVO DE SERVIDORES El mantenimiento preventivo de servidores consiste en realizar limpieza de los componentes, ventiladores, discos duros, memorias RAM, se aplica limpia contactos en los conectores y puertos de los componentes. Después de realizada la limpieza a los componentes se restituyen a su lugar se ensambla nuevamente el servidor se coloca de nuevo en el Rack donde se conecta a la corriente se verifica el funcionamiento y se verifica que suban todos los servicios instalados. La entidad convida cuenta actualmente con 13 servidores físicos y se efectuó el mantenimiento preventivo en 3 ventanas en diferentes fines de semana correspondientes a las fechas:   

Octubre 24 Noviembre 7 Noviembre 21

En estas ventanas de mantenimiento se ejecutó el 100 % y se cubrieron la totalidad de los servidores

Mantenimiento de Servidores

F. Noviembre 21

F. Noviembre 7

F. Octubre 24

0

1

2

3

4

5

Numero de Servidores

MANTENIMIENT MANTENIMIENTO O PREVENTIVO DE SWIT SWITCHES CHES

6

7

El siguiente procedimiento se realizó para todos y cada uno de los switch de la sede principal de la entidad: 1. Se procede a sacar copia (backup) de la configuración de los Switch, se encuentra que no hay configuración de optimización para ninguno de estos elementos de red. 2. Se marcan los puntos que conectan a cada puerto de cada switch con el fin de conectarlos de la misma forma. 3. Se procede con la desconexión de los puntos de red. 4. Se procede con el apagado del switch y la extracción de los equipos del rack. 5. Se desarma cada unidad y se realiza la correspondiente limpieza de los componentes electrónicos. 6. Luego de la limpieza, se procede con el ensamblaje de la unidad. 7. Se hace limpieza con sopladora al rack de los centros de cableado. 8. Se reinstalan los switch en el rack y se conecta cada uno a la energía eléctrica. Se mantiene su correspondiente ubicación en el rack. 9. Se verifica el encendido y correcto funcionamiento. 10. Se conectan los puntos de red en su posición inicial (según marcado). 11. Puesta en marcha de los equipos, verificación de servicio y se confirma su operación normal. 12. Fin del mantenimiento. La entidad convida cuenta actualmente con 9 switches y se efectuó el mantenimiento preventivo en 2 ventanas en diferentes fines de semana correspondientes a las fechas:  Noviembre 14  Noviembre 28 En estas ventanas de mantenimiento se ejecutó el 100 % y se cubrieron la totalidad de los switches

Mantenimiento De Switches F. Noviembre 28

F. Noviembre 14 0

1

2 Switches

3

4

5

6

PROCESO DE VISIT VISITAS AS A SEDES DE CONVIDA EPS EPS.. La oficina asesora informática en conjunto con la empresa contratista unialquileres prestadora de servicios de los equipos de cómputo realizan visitas a los distintos municipios pertenecientes y/o con oficinas de la EPS Convida para revisar he inspeccionar en qué condiciones se encuentra la red de internet, si cumple con os estándares básicos según la norma EIA 568-B con la cual se dan los fundamentos de cableado horizontal y vertical para oficinas que tengan que trabajar con conexión a red de internet. En las oficinas de Convida se sigue el siguiente procedimiento de revisión de esta:  Fotográfico  Inspección  Adecuación Con respecto al fotográfico se procede a toar fotos de:  Entrada o fachada de la Oficina.  Inicio de red “Fibra Óptica”.  Intermedio de red cableada desde la caja de comunicaciones.  Canaletas de cableado “Red y Eléctrico”.  Equipos de cómputo y puntos de conexión. Con respecto a la inspección se procede a revisar puntos de conectividad a la red cableada y en acompañamiento con unialquileres se procede a realizar mantenimientos preventivos y correctivos concernientes a los computadores y a las impresoras, fallos informáticos y físicos. En cuanto a las adecuaciones que se realizan en las oficinas se refiere a organización de cableado estructurado, puesta de canaletas y demás cosas que se requieran en su momento. REVISIÓN EN LLAS AS SEDES. Primero que todo se inicia tomando registro fotográfico de en qué esta se encuentran las sedes que se le realizan las visitas para así mi...