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Introducción de CONTROL Es momento de que conozcas la cuarta etapa del proceso administrativo llamada Control. Aquí estudiarás las técnicas y métodos que nos ayudan a verificar las actividades de toda la empresa. Aunque la etapa de control es la última del proceso administrativo, las técnicas que veremos en esta Unidad se pueden aplicar también en todas las demás. Los temas que se verán en esta Unidad son:   

Importancia del control en las organizaciones Pasos del proceso de control Herramientas de control o Controles financieros o Presupuestos o Auditorías internas y externas o Administración de operaciones o Administración de inventarios o Sistemas de información y control o Evaluación del desempeño: medición de estándares y acciones correctivas de las actividades principales del Departamento de Recursos Humanos

 1. ¿Qué es el control? Definición e importancia del control En la etapa de control, el propósito es asegurarse de que se cumplan las actividades, tal como fueron planeadas y en caso de ser necesario que se establezcan las medidas correctivas. El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de acuerdo con las metas y los planes de la gerencia, pero también deben desarrollar sistemas de control que les permitan tomar medidas correctivas cuando los planes se ejecuten en forma incorrecta o cuando la situación se modifique. El control es importante en la administración, pues aunque la empresa diseñe una planeación correcta, una estructura, una organización adecuada y/o un liderazgo eficiente, el gerente no podrá verificar cuál es la situación real de la empresa, ya que (sin el control) no existen parámetros de medición, ni informes, ni mecanismos que comprueben que los objetivos se están cumpliendo. Como puedes observar en las definiciones de los autores, el control tiene la finalidad de optimizar el manejo de los recursos financieros, humanos y materiales de la empresa.

Para aplicar correctamente el control dentro de una organización, existen los siguientes principios: 

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Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente, es decir, una persona debe tener el grado de responsabilidad según la autoridad que ejerza. Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los objetivos, por lo mismo se deben establecer estándares que sirvan como base para la evaluación en las acciones dentro de la organización. Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se utiliza en el momento oportuno, es decir, se debe aplicar antes de que ocurra el error. Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que ocurran dentro de los planes de una organización deben analizarse detenidamente para ver las causas que las originaron y evitarlas en lo futuro. Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un gasto y éste no debe ser mayor al costo del error. Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las actividades significativas dentro de la empresa. Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no debe ejercer el control sobre la misma actividad; por ejemplo, el cajero de un banco recibe y entrega dinero en efectivo de acuerdo con la solicitud de los clientes y ese cajero, a su vez, debe tener un jefe que todos los días lo audite.En este sentido, el cajero no puede ser auditor de su misma función.

Etapas del control Dentro de las organizaciones es importante utilizar el control en tres momentos. Se le conoce como control anticipado a aquel que se aplica de manera preventiva para evitar posibles errores; el control concurrente es el que se da en el momento que se lleva a cabo la actividad, es decir en el presente; mientras que el control de retroalimentación se emplea después de realizar la actividad. A continuación te presentamos las tres etapas del control de acuerdo con Daft (2004): 

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Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas, identificándolos antes de que ocurran. Se da en los recursos humanos, materiales y financieros de la organización. Este tipo de control también es conocido como preliminar o preventivo. Algunos ejemplos del control anticipado son: o La capacitación a los empleados antes de iniciar un nuevo proyecto. o El mantenimiento mensual que se da a la maquinaria y al equipo. o El estudio de mercado antes de sacar un nuevo producto. Control concurrente. Es el que se da en el momento actual, en las actividades rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar el cumplimiento de las normas de desempeño. Algunos ejemplos de este tipo de control son:

Establecimiento de estándares de desempeño que ayudan a medir la actuación de los empleados. o Reglas y normas de la empresa. o Procedimiento y manuales de organización. Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el resultado y aplica sobre todo en el proceso de manufactura dentro del control de calidad del producto final. Los ejemplos de control de retroalimentación son: o Evaluación del desempeño del personal. o Auditorías. o Estudios para medir la satisfacción del cliente. o

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2. Pasos del proceso de control El control debe aplicarse de acuerdo con un proceso definido que consta de los siguientes pasos: 

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Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Se deben determinar unidades de medida que sirvan como un patrón, un objetivo o modelo en el cual se efectúe el control. Entre los principales estándares de control dentro de las organizaciones aparecen el rendimiento de beneficios, la posición en el mercado, la productividad, la calidad del producto, el desarrollo del personal y la evaluación de la actuación. Medir los resultados. Es el cálculo de los resultados mediante unidades de medida, para ello es importante la efectividad de los sistemas de información y éstos deben ser a tiempo, confiables y válidos. Una vez que se tiene la información se debe comparar con los resultados obtenidos con los estándares establecidos para, de esta manera, determinar si se cumplió el objetivo o no. Tomar medidas correctivas. El beneficio del control sólo se puede dar si se emplea una acción para corregir o integrar las desviaciones en relación a los estándares. Los jefes, gerentes, líderes o ejecutivos solamente la pueden aplicar debido a la autoridad que tienen dentro de una empresa. Retroalimentación. Siempre es importante que una vez aplicado el proceso de control se realice un análisis y se dé réplica a los implicados.

Además, para implementar un sistema de control se requiere:    

Contar con objetivos y estándares de control. Que el personal involucrado comprenda y esté de acuerdo con los controles. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan con base en los objetivos. Evaluar la efectividad de los controles.

Es importante identificar los factores que comprende el control para que sean considerados al momento de diseñar medidas de control. Dichos factores son los siguientes: 

Cantidad: cualquier cosa debe ser medible para poder ser evaluada.

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Tiempo: debe fijarse un horizonte de tiempo con la finalidad de medir el cumplimiento. Costo: debe establecerse el costo para determinar si es pertinente aplicarlo. Calidad: la calidad es cualitativa, sin embargo, es determinante en el gusto del consumidor.

3. Tipos de control En las empresas se adoptan diferentes tipos de control para verificar el cumplimiento de los objetivos. Entre los más importantes están el control de políticas, el control de procedimientos, el control del personal, el control de producción y el control de ventas. En seguida se explica cada uno de ellos: 

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En el control de políticas es necesario comprobar que cada política en la organización facilite el cumplimiento del objetivo general de la organización. Por ejemplo, la política de personal dice: el personal administrativo debe cumplir con el perfil establecido en la descripción de puestos, sin embargo, al comparar al personal contratado con la descripción de puestos nos damos cuenta de que hay discrepancias, aunque no por ello se deja de contratar a ese personal. En este caso es conveniente remarcar que si la organización tiene políticas establecidas, éstas deben respetarse porque si no lo hacen no tiene caso tenerlas. El control de procedimientos dentro de las organizaciones es necesario porque ayuda a estandarizar un proceso dentro de cada actividad. Control de personal, existen factores de medición de personal como control de asistencia, control de puntualidad, evaluación del desempeño, detección de necesidades de capacitación, entre otras. Control de producción, en el proceso de medición de la producción existen diferentes modalidades de control, las cuales son de calidad, de inventarios, de mantenimiento a máquinas y de equipos de control. Control en ventas, una manera de controlar las ventas es a través del presupuesto de ventas anual, mediante las visitas periódicas a los clientes, las encuestas de satisfacción al cliente, entre otras.

4. Herramientas de control El control se debe aplicar en todas las áreas de la empresa y para ello se cuenta con herramientas o técnicas administrativas que facilitan la evaluación de actividades.

Recapitulación de la Unidad Durante esta Unidad se estudiaron las dos primeras etapas del proceso administrativo: dirección y control. A continuación se resumirán sus conceptos más importantes: Recuerda que dirección significa gobernar, guiar, vigilar y conducir a los subordinados para lograr ciertos objetivos.

Roles gerenciales Dentro de los roles gerenciales encontramos los siguientes:         

Rol interpersonal: dirige discursos, confiere honores, preside comités y representa a la empresa. Líder: motiva, dirige y valida el trabajo de los subordinados. Enlace: representa a la organización ante diferentes instancias públicas y privadas. Monitor: revisa y observa el cumplimiento de las metas. Difusor: informa dentro de la organización y de manera externa. Empresario: autoriza cambios, fija objetivos y formula planes. Solucionador de problemas: resuelve conflictos y enfrenta a la competencia. Asignador de recursos: aprueba gastos, programas y promociones, fija prioridades. Negociador: gestiona acuerdos con clientes, proveedores y agencias.

Habilidades gerenciales  

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La habilidad técnica. Es el conocimiento de los procesos y actividades para realizar el producto principal de su empresa La habilidad humana. Es la capacidad para trabajar con otras personas dentro de la organización, interactuando, comunicando y motivando, por eso esta habilidad es la más difícil de lograr La habilidad conceptual. Es la capacidad de análisis del contexto de los negocios que sirve de base para tomar decisiones

Principios del control El control es un proceso constante y repetitivo, en el cual continuamente los gerentes deben monitorear el desempeño real de sus áreas de trabajo de acuerdo con las metas y los planes de la gerencia. Sus principios son:  

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Principio de equilibrio. Significa que a cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente. Principio de los objetivos. El control es el medio para alcanzar los objetivos, por lo mismo se deben establecer estándares que sirvan como base para la evaluación en las acciones dentro de la organización. Principio de la oportunidad. Todo control es eficiente si se aplica en el momento oportuno, es decir, se debe emplear antes de que ocurra el error. Principio de las desviaciones. Significa que todas las desviaciones que ocurran dentro de los planes de una organización deben analizarse detenidamente para ver las causas que las originaron y evitarlas en lo futuro. Principio de la costeabilidad. Todo sistema de control origina un gasto y este gasto no debe ser mayor al costo del error. Principio de la excepción. El control debe aplicarse a todas las actividades significativas dentro de la empresa.

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Principio de la función controlada. El que realiza una actividad no debe ejercer el control sobre la misma actividad.

Tipos de control De acuerdo con Daft (2004) los tipos de control son:  

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Control anticipado. Es la etapa de control que advierte los problemas, identificándolos antes de que ocurran. Control concurrente. Es el que se da en el momento actual en las actividades rutinarias o constantes dentro de la empresa para asegurar el cumplimiento de las normas de desempeño. Control de retroalimentación. Este tipo de control se centra en el resultado.

Pasos del proceso de control    

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Medir los resultados. Tomar medidas correctivas. Retroalimentación.

Herramientas de control 

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Herramientas de control financiero: o Presupuestos: de gastos, de ingresos, de efectivo, de capital. o Estados financieros: balance general, estado de ingresos o pérdidas y ganancias. o Razones financieras: liquidez, actividad, rentabilidad, apalancamiento. o Auditoria: interna y externa. Herramientas y técnicas de control en la administración de operaciones: o Productividad. o Planeación de la capacidad. o Distribución de la planta. Control en la administración de inventarios: o MRP (Planeación del requerimiento de materiales). o MRPII (Planeación del requerimiento de materiales versión 2). o Justo a tiempo. Sistemas de información y control o Procesamiento electrónico de datos (EDP). o Sistemas de información computarizada (CBIS). o Sistema de apoyo de decisiones (DDS).

Referencias  Daft, R. L. (2004). Administración (6ª.ed.). México: Thomson.  Münch, L. (1990). Fundamentos de administración. México: Trillas.

Bibliografía

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Amaru Maximiano, Antonio César. (2009). Fundamentos de Administración. México: Pearson Educación.

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Robbins, Stephen, P. (2005). Administración. México: Pearson Educación.

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Stoner, J. A.; Freeman, R. E. & Gilbert, D. R. (1996). Administración. México: Pearson Educación....