Jurnal Manajemen Kantor 1 PDF

Preview

Summary

JURNAL MANAJEMEN KANTOR PERANAN MANAJER UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI Feira Dewi Fatmasari 165211046 Program Studi D3 Administrasi Bisnis POLITEKNIK NEGERI BANDUNG [email protected] Abstract Managers are positions that work to carry out management functions to reach the target organization an...

Description

JURNAL MANAJEMEN KANTOR PERANAN MANAJER UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI Feira Dewi Fatmasari 165211046 Program Studi D3 Administrasi Bisnis POLITEKNIK NEGERI BANDUNG [email protected]

Abstract Managers are positions that work to carry out management functions to reach the target organization and have responsibility. The organization is an individual group organized to achieve a particular goal. Every activity undertaken by a manager is based on the management process. Management is the process of planning, organizing, leading and controlling organizational activities to achieve targets. A manager must be able to make plans, decisions in a choice, organize, control office activities and evaluate various activities that are an attempt to achieve the goals of the organization. To achieve organizational goals, managers are responsible for every activity undertaken and of course need to do their job well.

Abstrak Manajer merupakan jabatan yang bekerja menjalankan fungsi manajemen untuk menggapai target organisasi dan memiliki tanggung jawab. Organisasi adalah sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh seorang manajer dilandasi oleh proses manajemen. Manajemen adalah proses dalam merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan kegiatan organisasi untuk mencapai target. Seorang manajer harus mampu untuk membuat rencana, keputusan dalam suatu pilihan, mengorganisir, mengendalikan kegiatan kantor dan mengevaluasi berbagai aktivitas yang merupakan usaha untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Untuk mencapai tujuan organisasi, manajer bertanggung jawab atas setiap aktivitas yang dilaksanakan dan tentu saja perlu melakukan pekerjaannya dengan baik. Kata kunci: manajer, tujuan organisasi, rencana, keputusan, mengorganisir

PENDAHULUAN Dalam kegiatan kita pada saat bersekolah maupun bekerja pasti pernah menjadi anggota dari suatu organisasi. Organisasi merupakan kegiatan bekerja sama antara dua orang ataupun lebih secara tertata untuk meraih harapan target yang terkategoris. Kegiatan organisasi biasanya memiliki beberapa target yang ingin tercapai. Target tersebut adalah bagian yang mendasar disetiap bagian organisasi. Setiap organisasi memiliki rangkaian terstruktur untuk meraih target yang diinginkannya berupa suatu konsep persiapan. Konsep ini bertujuan untuk mengoptimalkan kinerja anggota dalam melakukan pekerjaan nanti yang menghasilkan pencapaian tujuan organisasi. Pada setiap kegiatannya pasti seseorang untuk menjadi pedoman dalam organisasi tersebut. Seorang manajer perlu memiliki sikap-sikap yang menjunjung keberhasilan pada tujuan organisasi. Manajer memiliki tanggung jawab besar dalam kegiatan tersebut, proses manajemen dan hal-hal lain yang akan membantunya dalam meraih pencapaian tersebut.

METEDOLOGI Metodologi penelitian dalam penulisan jurnal “Peranan manajer untuk mencapai tujuan organisasi” ini dengan literatur (pustaka). Metode ini dilakukan dengan melakukan pemahaman dan membaca dari beberapa sumber buku, jurnal dan artikel

Pengertian Manajer Manajer merupakan jabatan yang bekerja menjalankan fungsi dari manajemen untuk mencapai tujuan organisasi dan memiliki tanggung jawab besar. Seorang manajer harus mampu untuk membuat rencana, keputusan dalam suatu pilihan,

yang diperoleh dari media internet untuk dijadikan bahan penelitian

RUMUSAN MASALAH 1. Apa yang dimaksud dengan manajer? 2. Apa saja yang termasuk tugastugas manajer? 3. Bagaimana seorang manajer dalam memanfaatkan keterampilannya? 4. Apa saja gaya manajer dalam melakukan pekerjaannya? 5. Apa hal yang dapat memotivasi karyawan?

TUJUAN Bagi Penulis: 1. Untuk memenuhi tugas akhir semester mata kuliah Manajemen Kantor 1 2. Untuk menambah ilmu tentang kinerja manajer di organisasi Bagi pembaca: 1. Diharapkan pembaca dapat menambah wawasannya mengenai definisi manajer 2. Mengetahui tugas-tugas seorang manajer di organisasi 3. Diharapkan pembaca mampu menjadi manajer yang

PEMBAHASAN mengorganisir, mengendalikan kegiatan kantor dan mengevaluasi berbagai aktivitas yang merupakan usaha untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Tentu saja seorang manajer bukan hanya mengerjakan tugas pribadi namun seorang manajer akan berupaya untuk membantu tugas-tugas yang dimiliki staf lain. Upayanya tersebut

dapat berupa koordinasi dengan apa yang dikerjakan suatu kelompok di dalam organisasi ataupun mengawasi pekerjaan individu tertentu. Adapun pengertian mengenai manajer yang lebih detail. Manajer mempunyai arti seseorang yang diberi kewenangan formal oleh organisasi tertentu, untuk menjadi pengomando anggota yang bekerja sama, untuk meraih target organisasi yang terkait, melalui Manajer merupakan individu yang mempunyai kewajiban untuk menyamakan arah usaha yang memiliki target untuk membantu organisasi dalam mencapai sasarannya (James A.F Stoner, et al, 1996) Dapat disimpulkan dari pengertian di atas bahwa manajer merupakan seseorang yang memiliki wewenang pada suatu organisasi dalam upaya merencana, mengorganisasi, pengarahan, memotivasi dan mengendalikan kegiatan pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan. Seseorang yang memiliki jabatan manajer perlu bisa mengelola sumber daya yang berada di organisasi tersebut. Sebagai manajer, hal ini harus dikerjakan dengan cerdik dalam pekerjaannya. Untuk mengarahkan karyawan, terdapat tiga factor yang dapat mengarahkan orang lain, yaitu: 1. Faktor Pengaruh (Influence) Setiap orang biasanya memberikan tanggapan ataupun mematuhi manajernya karena manajer memiliki pengaruh terhadapnya yang berupa saran, perintah dan pengarahan dari manajer. Seorang manajer perlu memiliki rasa berpengaruh dan dapat dipandang berpengaruh oleh anggotanya. 2. Faktor Kekuasaan (Authority) Sebagai anggota dari organisasi pasti akan mencontoh dan mematuhi manajer karena seorang manajer memiliki kekuasaan yang berupa jabatan len=bih tinggi dari anggotanya. Terlihat dari struktur

pengaplikasian berbagai macam fungsi manajemen, seperti perencanaan – pengorganisasian – memimpin dan mengendalikan serta melakukan kontrol performa anggota organisasi. (Winardi, 2009). Manajer merupakan seseorang yang memegang kewajiban terhadap seluruh sumber daya dalam kegiatan organisasi. (Garnida dan Priansa, 2013). organisasi yang terdapat di organisasinya. Pada struktur organisasi itu, seorang manajer memiliki wewenang untuk mengatur anggotanya. 3. Faktor Kekuatan (Power) Dari kedua faktor diatas, manajer pasti memiliki kekuatan dalam melakukan tugasnya. Terdapat empat hal dari kekuatan yang perlu diperhatikan untuk menjalankan faktor lain, yaitu: a. Kekuatan memberikan balasan Apabila seorang bawahan memiliki prestasi ataupun hal yang membanggakan, manajer akan segan memberikan balasan berupa hadiah sebagai penghargaan untuk bawahan tersebut. b. Kekuatan memaksa Sebagai manajer harus memiliki sikap memaksa kepada bawahannya untuk mengontrol pekerjaan bawahan yang terlah disusun untuk meraih target dari organisasi tersebut. Hal ini perlu memiliki sikap tegas agar bawahannya merasa enggan untuk melakukan pelanggaran. c. Kekuatan berlandasan legitimasi Hal yang dilakukan oleh seorang manajer harus dilandaskan legitimasi yang sah. Manajer perlu merencanakan segala hal sesuai dengan norma yang berlaku dan

hak ataupun kewajiban dari wewenang pimpinan. d. Kekuatan berdasarkan keahlian Keahlian bagi seorang manajer dapat dijadikan sebagai pembimbing oleh bawahannya. Hal ini dapat membantuk bawahan bekerja lebih baik lagi.

Proses Manajemen Dalam menjalankan fungsi dari manajemen terdapat empat fungsi spesifik sebagai berikut: 1. Merencanakan (Planning) Proses untuk menetapkan rencana dan usaha yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan. Rencana memungkinkan organisasi meraih dan mengikat kebutuhan yang dibutuhkan untuk meraih target yang diharapkan, anggota dari setiap organisasi melakukan kegiatan yang sesuai dengan target yang akan dicapai dan langkahlangkah yang telah dipilih, dan kemajuan ke arah yang dapat diamati dan diukur, sehingga yang harus diperbuat adalah koreksi yang dapat diambil jika tingkat kemajuan memadai. Cara untuk menyusun rencana adalah pertama memilih sasaran organisasi, selanjutnya menetapkan tujuan untuk sub-sub organisasi seperti departemen, divisi, dan jajarannya, lalu menentukan tujuan, program akan disusun untuk mencapainya secara sistematis. Manajer memilih tujuan dan menyusun program dengan penuh pertimbangan kemungkinan pelaksanaan dan apakah akan diterima oleh atasan manajer. 2. Mengorganisasikan (Organizing) Proses untuk mencapai sasaran yang spesifik ataupun sasaran lainnya dengan cara memperkerjakan dua orang atau

lebih untuk berkolaborasi dengan menggunakan aturan terstruktur manajer perlu memiliki kemampuan untuk mencapai tujuan tertentu. Manajer harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan jenis organisasi serta menjadi pemimpinnya, Staffing merupakan penempatan dan melatih personel untuk memenuhi syarat yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas organisasi. Kegiatan ini diikutsertakan dalam pembahasan mengenai fungsi pengorganisasian karena pembentukan organisasi dan penempatan orang-orang di dalamnya merupakan dua kegiatan yang berkaitan erat. 3. Memimpin (Leading) Proses dari usaha untuk mengarahkan atau mempengaruhi kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota sebuah organisasi maupun kelompok. 4. Mengendalikan (Controlling) Prosedur yang bertujuan untuk menetapkan aktivitas pekerjaan serasi dengan apa yang dipersiapkan.

Fungsi manajemen ini saat dalam praktiknya memiliki kaitan yang lebih terikat. Keempat kegiatan di atas merupakan satu kelompok fungsi yang berkaitan dan tidak akan bekerja secara terpisah antara satu dengan yang lainnya. Kegiatan proses manajemen di atas tidak perlu terjadi secara berurutan. Terdapat macam-macam kombinasi yang dapat dilakukan secara bersamaan dalam kegiatannya di setiap organisasi.

Tingkatan Manajer Terdapat tiga tingkatan manajer berdasarkan level manajemen pada organisasi, yaitu: 1. Manajer Lini Pertama (First Line Manager) Manajer pada tingkatan ini sering juga disebut dengan manajer operasional karena dalam pekerjaannya sering terlibat secara langsung dengan karyawan yang terpilih oleh manajer menengah. Dalam tingkatan manajer ini membutuhkan keahlian komunikasi, pengambilan keputusan dan manajemen waktu. Kegiatan yang harus dilakukan oleh manajer lini pertama adalah: a. Mengarahkan karyawan yang berada di bawah komandonya. b. Selalu menjaga hubungan yang baik dengan manajer menengah dan manajer atas. c. Memberi laporan dan bertanggung jawab atas segala pekerjaan yang dilaporkan kepada manajer menengah. d. Menyusun perencanaan jangka pendek. e. Mampu memiliki keterampilan teknis dan kemampuan berkomunikasi dengan baik. 2. Manajer menengah (Middle Manager) Manajer menengah merupakan manajer yang memiliki tanggung

jawab untuk mengontrol dan mengimplementasikan pelaksanaan strategi dan merumuskannya perencanaan oleh manajer puncak. Manajer pada level ini ditunjuk oleh manajer puncak dan ditugaskan untuk memegang peran penting untuk mensosialisasikan perencanaan pada karyawan. Peran yang dimiliki oleh manajer menengah adalah: a. Menjadi perantara manajer puncak dan manajemen lini pertama. b. Dapat berkoordinir dengan departemen lain mengenai kegiatan yang dilakukan. c. Mampu memberikan saran kepada manajer puncak. d. Dapat membuat perencanaan jangka menengah (1-5tahun). e. Menjalankan pekerjaan sesuai dengan kebijakan ataupun rencana yang diberikan oleh manajer puncak. 3. Manajer Puncak (Top Manager) Manajer puncak memiliki tanggung jawab atas kinerja dari seluruh karyawan dan bertugas untuk merumuskan strategi perencanaan perusahaan yang akan diterapkan kepada karyawan dibawahnya. Keahlian yang perlu dimiliki oleh manajer puncak adalah pengambilan keputusan yang tepat, konseptual, dan komunikasi. Manajer puncak memiliki peran sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan. b. Menyiapkan perencanaan yang berjangka Panjang untuk perusahaan. c. Memiliki kemampuan konseptual.

Tugas Manajer Seorang manajer akan bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendalian dalam organisasi. Dibalik itu semua, seorang manajer memiliki tanggung jawab untuk menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan. a. Manajer bekerja dengan orang lain Seorang manajer tidak hanya bekerja sama dengan atasan ataupun bawahan, namun manajer pun bekerja sama dengan manajer lain di organisasi. “Orang lain” yang dimaksud ini ialah seseorang yang berasal dari luar organisasi seperti klien, rekanan dan lain sebagainya. Orang-orang tersebut menyediakan pelayanan jasa dan barang ataupun menggunakan hal-hal yang dihasilkan oleh organisasi. Sebagai manajer harus mampu bekerja dengan siapa saja dari berbagai tingkatan di dalam organisasi maupun di luar yang dapat membantu untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer dapat menjadi saluran komunikasi di dalam organisasi

karena di setiap organisasi akan bekerja dengan sesamanya untuk menetapkan tujuan jangka panjang dan merencanakan pencapaian tujuannya. b. Manajer bertanggung jawab dan bertanggung gugat Para manajer tidak hanya bertanggung jawab atas pekerjaannya sendiri, melainkan juga atas pekerjaan orang lain. Keberhasilan atau kegagalan yang diperoleh oleh bawahannya adalah pencerminan dari seorang manajer. Seorang manajer diharapkan dapat lebih berprestasi daripada anggota lain di organisasi. Manajer terkadang merasa cemas dalam memegang tanggung jawabnya organisasi untuk mencapai tujuan karena terdapat unsur risiko dari hal ini. c. Manajer menyamakan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan hal yang perlu dilakukan terlebih dahulu Manajer harus mampu menentukan untuk siapa yang akan mengerjakan pekerjaan tertentu dan harus menyerahkan pekerjaan itu pada bawahan yang tepat. Kemampuan dari individu merupakan faktor terkuat yang menentukan dari pekerjaannya. Terkadang tugas diberikan kepada individu yang mengerjakannya paling terampil. Namun, individu yang kurang terampil pun perlu diberikan tugas untuk meningkatkan kinerjanya dalam bekerja. Terkadang ada waktu-waktu tertentu dimana adanya keterbatasan tenaga kerja ataupun sumber dayanya, manajer harus mampu menghadapi permasalahan tersebut dengan menentukan prioritas, kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia. d. Manajer berpikir secara analitis dan konseptual

e.

f.

g.

h.

Seorang manajer harus bisa menjadi pemikir yang konseptual, yaitu dapat melihat seluruh tugasnya secara abstrak dan menghubungkannya dengan tugas yang lain. Memikirkan suatu tugas khusus dalam hubungannya dengan implikasi yang lebih besar bukanlah pekerjaan yang mudah. Tetapi hal itu penting jika seorang manajer ingin berhasil mencapai tujuan organisasi. Manajer adalah mediator Dalam suatu organisasi terdiri dari beberapa individu yang memiliki karakter masing-masing yang bisa saja pada suatu saat terjadi ke tidak akuran antara individu satu dengan yang lain. Hal tersebut dapat melemahkan produktivitas maupun moral. Sebagai manajer harus bisa berperan sebagai penengah dan membereskan permasalahan sebelum terjadi hal yang lebih besar lagi. Menyelesaikan permasalahan membutuhkan cara dan keterampilan. Manajer adalah politikus Sama seperti seorang politikus, manajer pun perlu menciptakan hubungan dengan menggunakan pendekatan serta kompromi dalam mencapai tujuan organisasi. Manajer mencari dukungan atas usulan atau keputusan dalam menjalin kerja sama untuk melaksanakan bermacam-macam kegiatan seperti “permainan politik”. Manajer adalah diplomat Seorang manajer dapat menjadi wakil dari unit kerja pada rapat organisasi. Manajer bisa saja mewakili organisasi secara sebagian ataupun keseluruhan dalam hubungan antar klien, pelanggan, kontraktor dan personil organisasi lain. Manajer mengambil keputusan yang sukar

Dalam kegiatan di organisasi, manajer diharapkan dapat memecahkan permasalahan yang sukar dan dapat menetapkan keputusannya.

Peran Manajer Menurut Henry Mintzberg (1973), manajer mempunyai sepuluh peran yang dibagi menjadi tiga kategori, yaitu: 1. Peranan Hubungan Antarpribadi (Interpersonal Role) Peranan manajer yang melibatkan orang yang bersifat seremonial dan simbolis. a. Peranan sebagai Kepala (The Figurhead Role) Peranan yang mewakili organisasi untuk menjadi pemimpin secara formal dalam suatu kesempatan b. Peranan pimpinan (The Leader Role) Peranan untuk melakukan pengarahan dan mendorong bawahannya c. Peran penghubung (Liaison Role) Peranan untuk membentuk hubungan antar staf, rekan, dan orang lain dari luar organisasi untuk memperoleh informasi 2. Peranan yang Berkaitan dengan informasi (Informational Role) Peran manajer selaku penyebar dan pemantau informasi dan komunikasi a. Peran Pemantau (Monitor Role) Peranan untuk mengumpulkan informasi untuk mengembangkan organisasi yang baik b. Peran Penyebar (Disseminator Role) Peranan yang menjadikan seorang manajer untuk melakukan penyebaran

informasi kepada seluruh jajaran di organisasi c. Peranan Juru bicara (Spokesman Role) Peranan seorang manajer yang bertujuan menyampaikan informasi selain di organisasi yang terkait 3. Peranan dalam Pengambilan Keputusan (Decision Making) a. Peran kewirausahaan (Entrepreneur Role) Peran manajer untuk menjadi perancang perubahan yang terkendali di organisasi b. Peran Penghalau Gangguan (Disturbance-handler role) Peran yang bermaksud membuat manajer menjadi bertanggung jawab pada saat organisasi mengalami permasalahan kritis c. Peran Pembagi Sumber Daya (Resource Allocator of Role) Peran manajer yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan sumber daya d. Peranan Perunding (Negotiator Role) Peran manajer untuk berpartisipasi dalam rangka kegiatan negosiasi dengan pihak lain

Keterampilan Manajer Manajer pada setiap tingkatan di organisasi bertanggung jawab atas merencanakan, mengorganisasi, memimpin dan

mengendalikan organisasi. Tetapi, terdapat perbedaan di antara para manajer yang tergantung kepada jenis organisasi dan tempat dimana dia bekerja. Seluruh manajer pasti memiliki keterampilannya masing-masing yang bersangkut paut dengan aktivitas kesehariannya di organisasi. Namun, terdapat tiga jenis dasar keterampilan yang diperlukan oleh manajer a. Keterampilan Teknis Keterampilan yang menggunakan kesanggupan untuk memanfaatkan alat-alat, langkah, dan teknik pada bidang khusus. Seorang manajer membutuhkan keterampilan teknis untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu yang berkaitan dan menjadi tanggung jawab. b. Keterampilan Kemanusiaan Kemahiran untuk bekerja dengan orang lain, berusaha mengerti perilaku individu lain, dan menggiatkan orang lain ke langkah yang lebih baik sebagai perorangan maupun kelompok. Keterampilan ini berguna untuk menjaga hubungan manusia ini agar mampu bekerja dengan sesama anggota yang berasal dari organisasi lain dan memandu kelompok kerjanya sendiri. c. Keterampilan Konseptual Menyelaraskan dan mempersatukan hal-hal yang berkepentingan dan kegiatan organisasi termasuk dalam kecakapan mental. Hal ini mencangkup kemampuan seorang manajer untuk mengawasi organisasi secara keseluruhan dan memahami bahwa bagian di dalam organisasi saling tergantung antara satu dengan yang lain. Keterampilan konseptual penting bagi seorang manajer untuk mengetahui bagaimana faktorfaktor dalam keadaan yang berkaitan antara satu dengan yang lainnya, sehingga manajer akan

mengambil tindakan ditujukan untuk kepentingan organisasi. Selain itu, terdapat juga keahlian yang perlu dimiliki oleh seorang manajer, yaitu: 1. Keahlian Diagnostik Keahlian ini memungkinkan seorang manajer untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai dengan situasi tertentu dan dapat menganalisis suatu masalah dalam organisasi dengan cara mempelajari sumber dan gejalanya lalu mengambangkan menjadi suatu solusi. 2. Keahlian Komunikasi Dalam kegiatan di suatu organisasi pasti tidak akan jauh dari berkomunikasi. Manajer perlu paham dalam perihal memberikan buah pikiran dan informasi secara efektif terhadap orang lain untuk mendapatkan buah pikiran serta informasi dari orang lain. Kegiatan ini mampu memungkinkan seorang manajer untuk mengirim ide kepada...