Manajemen Kantor Delegasi dan Rentang Kendali ( Ghany Razaq H ).pdf PDF

Preview

Summary

JURNAL MANAJEMEN PERKANTORAN Judul : Delegasi dan Rentang Kendali Flight Department Leaders Dibuat oleh : Ghany Razaq Hergantara Jurusan : Administrasi Niaga Program Studi D3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung ABSTRAK Di zaman globalisasi sekarang ini tentunya tidak aneh akan istilah pesa...

Description

Accelerat ing t he world's research.

Manajemen Kantor Delegasi dan Rentang Kendali ( Ghany Razaq H ).pdf Ghany hergantara

Related papers EKMA4116 Manajemen Handika Set yawan

Bahan Tugas P. Manajement Alprit a Langi M BATANG T UBUH yit ro harianja

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

JURNAL MANAJEMEN PERKANTORAN Judul : Delegasi dan Rentang Kendali Flight Department Leaders Dibuat oleh : Ghany Razaq Hergantara Jurusan : Administrasi Niaga Program Studi D3 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung ABSTRAK Di zaman globalisasi sekarang ini tentunya tidak aneh akan istilah pesawat terbang, hal ini merupakan perwujudan dari perkembangan teknologi globalisasi di bidang transportasi. Akan tetapi pada kenyataannya, proses dari pelayanan transportasi pesawat terbang tidak semuanya berjalan secara lancar. Banyak terjadi inisiden yang mengakibatkan timbulnya kekecewaan penumpang pesawat terhadap maskapai pesawat terbang atau perusahaan penerbangan, insiden yang sering terjadi adalah delay keberangkatan pesawat terbang yang efeknya membuat penumpang harus menunggu dalam kurun waktu yang cukup lama bahkan ada yang sampai berhari-hari. Dan tentunya karena ada kejadian seperti maka resiko terakhirnya adalah kerugian yang dialami oleh pihak perusahaan penerbangan yang disebabkan oleh turunnya minat kepada perusahaan penerbangan dan juga tuntutan dari penumpang yang diajukan kepada perusahaan penerbangan. Semua masalah tersebut tentunya tidak terlepas dari kurang cakapnya dan juga cepatnya proses operasional yang dijalankan oleh pihak-pihak yang terdapat dalam perusahaan penerbangan atau sistem manajemen dari perusahaan penerbangan, seperti kurangnya sumber daya manusia yang bekerja dalam perusahaan yang bersangkutan ataupun tidak sebandingya jumlah manajemen dengan jumlah staff atau bawahan. Oleh karena itu pembahasan jurnal ini akan membahas tentang delegasi dan juga rentang kendali yang terdapat dalam departemen penerbangan yang merupakan inti dari perusahaan penerbangan. Metode penelitian yang saya gunakan untuk menghimpun materi adalah metode studi pustaka, dengan cara mencari literatur dari sumber-sumber yang terkini. Dan hasil dari pembahasan dalam jurnal ini diantaranya adalah bentuk pendelegasian wewenang dari aviation manager kepada maintenance manager dan chief pilot, lalu dari chief pilot kepada pilot dan pramugari, dan yang terakhir adalah delegasi wewenang dari maintenance manager kepada ketua teknisi. Dan juga didapati bahwa rentang kendali dari sebuah departemen penerbangan PT Garuda Indonesia dengan perbandingan 28 : 851 ( 28 orang chief pilots dan 851 orang pilot ). ABSTRACT In globalization era is certainly not feeling awkward to hear about airplanes, this is a manifestation of the development of globalization technology in the field of transportation. However, in reality, the process of aircraft transportation services does not all run smoothly. There are many incidents that cause disillusionment of airplane passengers on aircraft or airline companies, a frequent incident is the departure delay of an airplane whose effect makes passengers have to wait in a long period of time even there for days. And of course because there is such an event, the last risk is the losses experienced by the airlines due to the decrease of interest to the airlines as well as the demands of passengers submitted to the airlines. All these problems are of course not independent of the lack of skills and also the speed of operational processes run by the parties contained in the airline or management system of the airlines, such as the lack of human resources working in the company concerned or not the equivalent amount of management by the amount staff or subordinates. Therefore the discussion of this journal will discuss the delegation as well as the range of control contained in the aviation department which is the core of the airline. The research method I use to collect

the material is the literature study method, by searching the literature from the current sources. And the results of the discussion in this journal include the delegation of authority from aviation manager to maintenance manager and chief pilot, then from chief pilot to pilot and flight attendant, and the last is the delegation of authority from maintenance manager to chief engineer. It also found that the control span of a flight department of PT Garuda Indonesia with a ratio of 28: 851 (28 chief pilots and 851 pilots).

PENDAHULUAN Perusahaan penerbangan, seperti PT. Garuda Indonesia, ataupun perusahaan penerbangan yang lain, tentunya diperlukan peran pihak-pihak yang bertugas sebagai pemimpin, koordinator, pengendali, dan lain sebagainya, yang mana semua aktivitas tesebut tercakup dalam kegiatan manajemen. Secara umum banyak dari CEO perusahaan penerbangan melakukan delegasi wewenang kepada departemendepartemen yang terdapat di suatu perusahaan penerbangan, dan salah satunya yang paling berpengaruh dalam kemajuan perusahaan penerbangan adalah departemen penerbangan, yang mana departemen tersebut merupakan jantung perusahaan penerbangan. Mengetahui bahwa, perusahaan penerbangan merupakan perusahaan dengan komplektisitas dan proporsi spesialisasi dengan tingkatan yang tinggi, maka memperkerjakan individu yang cocok dalam melakukan aktivitas manajemen merupakan langkah awal dari pembentukan departemen penerbangan yang baik. Untuk membentuk kelancaran dalam memulai kinerja sebuah departemen penerbangan diperlukan seorang pemimpin yang memiliki pengetahuan tinggi dan juga berpengalaman di dunia penerbangan. Akan tetapi sebaliknya, apabila sebuah departemen penerbangan dipimpin oleh seseorang yang minim pengalaman akan hal penerbangan dan dia diberikan tugas membentuk system operasi, memiliki tanggung jawab untuk membeli pesawat terbang, dan memperkerjakan karyawan, maka dia akan mudah melewatkan beberapa aspek-aspek penting yang wajib disertakan dalam operasi departemen penerbangan. Di samping memperkerjakan orang yang tepat, untuk bisa mencapai kesuksesan dalam bisnis penerbangan yaitu diperlukan pembagian tugas ( job description ) yang jelas serta sistematis. Pada umumnya

pembagian tugas ini diwujudkan sebagai struktur organisasi dan konsep dari struktur organisasi itu sendiri memiliki suatu istilah yang disebut “rentang kendali”. Dalam penerapannya struktur organisasi departemen penerbangan dalam perusahaan penerbangan, dibagi menjadi dua bagian, yaitu : Tipe departemen penerbangan kecil dan tipe departemen penerbangan besar. Pada setiap tipe mempunyai lebih dari satu pemimpin yang bertugas mengorganisir bawahannya dengan banyak pekerja yang berbeda sesuai dengan tipe departemen yang dibentuk oleh perusahaan bersangkutan. Jumlah bawahan yang dikendalikan oleh pemimpin tentunya berpengaruh pada kinerja serta profesionalitas seorang pemimpin. Hal ini disebabkan, jika jumlah bawahan tidak sebanding dengan jumlah pimpinan yang menjadi atasannya maka kinerja pemimpin yang bersangkutan akan tidak efektif dan juga tidak efisien, maksudnya adalah jika satu orang pemimpin membawahi terlalu banyak staff maka pemimpin tersebut akan keberatan untuk melakukan tugasnya dan tentunya pada akhirnya perkembangan perusahaan juga akan terhambat dan terlebih lagi akan beresiko terhadap menurunnya minat konsumen kepada pelayanan perusahaan dan bisa beresiko terhadap kemunduran perusahaan.

Metode Penelitian Metode penelitian studi pustaka ini saya gunakan dalam rangka mencari bahan pembahasan untuk jurnal ini guna memberikan hasil penelitian dengan focus rentang kendali departemen penerbangan, yaitu dengan cara mencari literatur atau sumber materi dari buku-buku yang up to date. PENGERTIAN DELEGASI RENTANG KENDALI

DAN

Delegasi adalah tindakan yang berupa pelimpahan hak untuk bekerja atau melakukan aktivitas yang ditujukan bagi orang lain sesuai dengan keinginan pihak pemberi wewenang. Selain itu juga terdapat beberapa ahli yang mengungkapkan tentang pengertian delegasi wewenang, diantaranya : Menurut James, A.F. Stoner Pendelegasian wewenang adalah kepercayaan ataupun tugas yang diberikan dari atasan kepada organisasi atau perusahaan sebagai bentuk tanggung jawab atasan yang bersangkutan. (1996) ; Ralph C. Davis berpendapat bahwa Delegasi adalah proses penyerahan wewenang atau tugas sebagai bentuk pelepasan kedudukan demi melaksanakan tanggung jawab. Sedangkan rentang kendali memiliki pengertian yakni, kemampuan pemimpin untuk melakukan kinerjanya secara efektif dan efisien dengan mengendalikan sejumlah bawahan atau dalam arti kata lain “ideal”. KONSEPSI DELEGASI WEWENANG Meskipun konsep dari pendelegasian wewenang merupakan penyerahan tanggung jawab yang diperoleh bawahan dari atasan, akan tetapi tanggung jawab tertinggi tetap dipegang oleh pimpinan yang memberikan wewenangnya kepada bawahan. Maka agar pelaksanaan tugas dapat berlangsung sesuai dengan keinginan yang dikehendaki oleh pimpinan, seorang pimpinan haruslah memastikan bahwa wewenang pelaksanaan tugas yang

dimandatkan kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan itu cukup dan pimpinan tersebut juga perlu memberi arahan pada bawahannya tentang bagaimana dirinya menggunakan wewenang tersebut untuk diimplementasikan dalam pekerjaan. Berikut konsepsi delegasi wewenang secara umum : 1. Pemberian tugas dari pimpinan kepada bawahan atau staff. 2. Menstimulasi seorang atau sekelompok bawahan agar bertindak sesuai dengan batas yang dikehendaki pemimpin. 3. Memaksimalkan pekerjaan dari bawahan. 4. Mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan. Akan tetapi dalam melakukan pendelegasian wewenang, seorang pimpinan perlu mengetahui kemampuan dan juga faktor kesiapan dari bawahan atau staff yang akan diserahi wewenang, karena hal ini dapat menyangkut resiko akhir dari pekerjaan yang telah dilakukan oleh bawahan. Berikut adalah hal-hal yang harus dipertimbangkan pimpinan dalam memberikan wewenangnya pada bawahan : 1. Kecakapan bawahan dalam melaksanakan pekerjaan. 2. Kepercayaan pimpinan terhadap bawahan. 3. Tingkat ego pimpinan terhadap bawahan. 4. Kesiapan bawahan dalam menerima wewenang dari pimpinan dan melaksanakannya. Dalam pelaksanaannya, pendelegasian wewenang yang baik haruslah memerhatikan beberapa hal yang dinilai dapat melancarkan jalannya pekerjaan dan juga tercapainya tujuan, beberapa hal tersebut diantaranya adalah : 1. Kepastian bahwa bawahan sanggup menerima wewenang dan paham atau tidaknya bawahan terhadap

2.

3.

4. 5.

6.

7.

wewenang yang diberikan oleh pimpinan. Penggunaan standar, batasa, dan juga pekerjaan harus diuraikan secara garis besar. Tidak menekan atau mengikat bawahan dalam mengembangkan inisiatif dan juga melaksanakan pekerjaaanya. Pengawasan yang dilakukan secara berkala. Melakukan rapat kecil terkait dengan gagasan yang diajukan oleh bawahan. Memberikan kepercayaan pada bawahan tanpa mengurangi tingkat pengawasan. Ajukan saran-saran yang bersigat membangun apabila terdapat kesalahan terhadap apa yang dilakukan oleh bawahan.

Pendelegasian wewenang tidak hanya terdapat pada manajemen level bawah saja, akan tetapi pendelegasian wewenang juga terdapat pada manajemen level tinggi dari sebuah perusahaan. Dan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi derajat dari pendelegasian wewenang adalah sebagai berikut : 1. Semakin tinggi keputusan yang dibuat terhadap suatu tindakan, maka semakin besar pula bahwa keputusan tersebut ditangani oleh manajemen level tinggi ( BIAYA KEPUTUSAN ). 2. Tingkatan akan kebutuhan desentralisasi ditentukan oleh besarnya kebutuhan akan kebijakan standar ( STANDARISASI KEBIJAKAN ). 3. Adanya diskusi-diskusi atau dialog ilmiah dan juga terbuka sebagai tindakan pemecahan atas kecenderungan budaya perusahaan yang telah lama dipertahankan meskipun budaya atau kebiasaan tersebut disadari merupakan kebiasanaa yang kurang tepat untuk

dilaksanakan. ( HISTORIS ORGANISASI ). 4. Pengembangan sumber daya manusia pada level pimpinan sebagai upaya pemecahan dari sedikitnya jumlah pimpinan operatif ( level menegah dan bawah ) yang akan berdampak pada sedikitnya jumlah desentralisasi wewenang dalam sebuah perusahaan ( KETERSEDIAAN PIMPINAN YANG BERKUALITAS ). 5. Pembagian pusat kekuasaan dan juga desentralisasi wewenang pada level manajemen sebagai upaya untuk memecahkan masalah keterlambatan pengambilan keputusan yang disebabkan ooleh besarnya organisasi dan tingginya komplektisitas aktivitas yang terdapat dalam organisasi tersebut. ( UKURAN ORGANISASI ). 6. Seorang pimpinan akan lebih mudah melakukan pendelegasian wewenang pada bawahannya apabila tingkat pengendalian dan pengawasan yang dilakukan terhadap bawahan tidak terlalu tinggi atau dalam arti kata lain terbilang mudah ( SISTEM PENGAWASAN ). KONSEPSI RENTANG KENDALI Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa rentang kendali adalah kemampuan seorang pemimpin dalam mengendalikan bawahannya dengan jumlah bawahan yang ideal. Karena dalam hal ini jumlah sangat tergantung dengan kinerja yang dilakukan oleh seorang pemimpin dalam memimpin bawahannya. Standar yang diberlakukan dalam menentukan jumlah ideal bawahan yang dikendalikan oleh seorang pemimpin di bagi menjadi dua, yakni : pekerjaan yang bersifat pemikiran dan pekerjaan yang bersifat mekanis ( membutuhkan tenaga atau otot ). Dalam memimpin bawahan dalam pekerjaan yang bersifat pemikiran, seorang pemimpin idealnya memimpin 3-4

bawahan sedangkah untuk pekerjaan yang bersifat mekanis , seorang pemimpin idealnya memimpin 12-30 orang bawahan. Akan tetapi pada dasarnya baik atau tidaknya pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan tergantung pada motivasi dan kemampuan yang dimiliki oleh seorang pimpinan. Perlu diketahui bahwa rentang kendali dibutuhkan oleh sebuah perusahaan karena terdapat keterbatasan atau “limit factors”. Keterbatasan-keterbatasan tersebut diantaranya adalah : 1. Seorang pemimpin memiliki waktu yang terbatas artinya dalam satu waktu pemimpin memiliki tugas yang beraneka ragam sehingga pemimpin membutuhkan bawahan untuk melakukan apa yang diinstruksikan oleh pemimpin ( KETERBATASAN WAKTU ). 2. Seorang pemimpin tidak semuanya memiliki kemampuan atau pengetahuan secara menyeluruh tentang perusahaannya dan untuk itu pemimpin perlu mendelegasikan pekerjaannya kepada bawahan ( KETERBATASAN PENGETAHUAN ). 3. Seorang pemimpin juga memiliki Batasan terhadap kemampuan yang dia miliki dalam mengendalikan bawahannya, oleh karena itu perlu adanya standar jumlah bawahan yang dapat dikendalikan oleh seorang pemimpin. ( KETERBATASAN KEMAMPUAN ). 4. Seorang pemimpin perlu melakukan pengawasan dan perhatian terhadap bawahannya secara efektif dan efisien akan tetapi apabila jumalh bawahan yang diawasi pemimpin terlalu banyak maka pemimpin tersebut tidak akan bisa mengawasi dan memberikan perhatian kepada bawahannya secara efektif, oleh karena itu perlu adanya pembatasan jumlah karyawan yang di bawahi oleh

seorang pemimpin. (KETERBATAS PERHATIAN ). Dalam perkembangan sebuah perusahaan, maka akan terdapat peningkatan jumlah karyawan pula, oleh karena itu sebuah perusahaan harus menentukan jenis rentang kendali yang cocok dengan jumlah karyawan dan juga kemampuan manajemen perusahaan tersebut. Berikut adalah jenisjenis dari rentang kendali : 1. Rentang Kendali Sempit Alasan digunakannya rentang kendali menyempit adalah karena hierarki dari struktur perusahaan yang masih sederhana dan tidak terlalu rumit sehingga penyebaran arus informasi dan juga komando dari atasan kepada bawahan masih terbilang mudah dan sederhana, sehingga jenis rentang kendali ini lebih cocok digunakan pada perusahaan yang berskala kecil yang memiliki kondisi manajemen yang masih sederhana. Dan hal ini juga bisa meningkatkan moral dan produktivitas karyawan. 2. Rentang Kendali Lebar Alasan digunakannya rentang kendali melebar adalah karena tingkat hierarki yang dimiliki oleh perusahaan cenderung tinggi dan hal ini tentunya akan memperlambat arus informasi dan juga komando dari atasan kepada bawahan sehingga semakin kompleks arus penyebaran informasi maka akan semakin besar pula resiko terjadinya penyimpangan atau distortion, oleh karena itu perusahaan perlu mengatur rentang kendalinya secara melebar agar perputaran arus informasi dapat terkendalikan. 3. Rentang Kendali Campuran Rentang kendali ini merupakan perpaduan dari kedua jenis rentang kendali sebelumnya, yang mana rentang kendali campuran dapat menekan terjadinya

ketidakefektifan kinerja dari pimpinan yang disebabkan karena terlalu lebarnya rentang kendali yang dimiliki. Dalam menentukan ukuran rentan kendali yang tepat bagi seorang pemimpin, terdapat beberapa faktor-faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor tersebut dikelompokkan menjadi faktor umum dan faktor spesifik. 1. Faktor Umum • Rentang kendali akan semakin melebar apabila fungsi-fungsi kerja yang dilaksanakan oleh sekelompok pekerja merupakan sejenis. (Kesamaan Fungsi). • Rentang kendali akan melebar jika kelompok kerja yang dibentuk oleh pemimpin ditempatkan secara dekat dalam konteks fisik (Kedekatan Geografis). • Jika pengawasan langsung yang dibutuhkan oleh pemimpin semakin sedikit maka rentang kendali akan melebar ( Tingkat Pengawasan yang Dibutuhkan). • Apabila koordinasi yang diperlukan semakin sedikit maka rentang kendali yang dibutuhkan semakin melebar (Tingkat Koordinasi yang Dibutuhkan). • Apabila bantuan organisasional yang dibutuhkan pengawas semakin besar maka rentang kendali akan melebar (Kebutuhan Bantuan Organisasional). 2. Faktor Spesifik Faktor spesifik terbagi menjadi tiga bagian, diantaranya adalah :

•

•

•

Faktor Situasi ✓ Tugas rutin ✓ Tugas sejenis ✓ Kegiatan operasional stabil ✓ Tingkat ketergantungan ✓ Prosedur kerja ✓ Tingkat pengawasan Faktor Bawahan ✓ Kemampuan bawahan dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. ✓ Tingkat pengawasan rendah yang sesuai dengan kondisi pekerja untuk mengembangkan inisiatif. Faktor Atasan ✓ Kemampuan kepemimpinan yang dimiliki oleh manajer. ✓ Bantuan yang diterima oleh manajer dalam pelaksanaan kegiatan. ✓ Kegiatan tambahan yang dimiliki oleh seorang manajer dalam pengawasannya. ✓ Karakteristik pengawasan manajer, yang mana pada umumnya manajer lebih menyukai pengawasan secara lepas.

PENGERTIAN DAN KONSEPSI DEPARTEMEN PENERBANGAN Departemen penerbangan adalah salah satu dari departemen perusahaan pesawat terbang, yang mana basis kegiatan dari departemen ini adalah kegiatan yang bersifat teknis dan juga pelayanan kepada konsumen, dalam arti kata lain, departemen penerbangan adalah departemen yang menjalankan fungsi utama dari sebuah perusahaan pesawat terbang. Berikut adalah kegiatan utama yang dilakukan oleh departemen penerbangan : 1. Membuat produk dan menjualnya. 2. Memasarkan produk yang telah diproduksi. 3. Mencari konsumen yang hendak menggunakan produk. 4. Memiliki kompensasi untuk setiap produk yang dijual. 5. Mengontrol segala aspek perusahaan 6. Merespon dan mengantisipasi permintaan dan tren pasar. Departemen penerbangan dapat dikatakan sukses apabila, manajer dari departemen penerbangan bertingkah selayaknya seorang pebisnis yang menjalankan bisnisnya sendiri dengan mengutamakan pelayanan dan juga tenaga kerja yang terdapat di dalam departemen penerbangan. Selain hal tersebut, untuk menggapai tujuan dari perusahaan, maka sumber daya manusia yang terdapat di dalam departemen penerbangan haruslah memiliki visi yang sama sehingga dalam pelaksanaan kerjanya dapat berjalan secara selaras antara bawahan dan juga atasan. Dalam hal ini haruslah terdapat visi yang terbentuk dalam departemen penerbangan ini, yang mana visi tersebut harus simple, focus, dan realistik. Dan visi ini juga harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan yang menyangkut departemen penerbangan, seperti : 1. Bagaimana departemen ini ingin dilihat oleh departemen lain dan juga oleh perusahaan secara umum?

2. Dimanakah departemen ini ditempatkan di dalam perusahaan ? 3. Apakah cita-cita atau mimpi yang diidamkan oleh departemen penerbangan ini? 4. Kemanakah arah tujuan departemen dibentuk ? 5. Apakah tujuan utama dibentuknya departemen ? 6. Reputasi apakah yang akan dikembangkan oleh departemen? 7. Posisi apakah yang diinginkan departemen untuk berada di dalam perusahaan p...