La Organización Como Un Sistema Abierto PDF

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La Organización Como Un Sistema Abierto: Los sistemas pueden ser de 2 maneras: cerrados o abiertos. La idea de sistemas cerrados se origina principalmente de las ciencias físicas y es aplicable a los sistemas mecánicos. Un sistema cerrado contiene en si todos sus elementos, es dueño de sí mismo y es determinado. En un principio, las perspectivitas de los sistemas cerrados se concentraban en una operación interna de la organización adoptando enfoques racionalistas. Las organizaciones cerradas se consideran lo suficientemente independientes, ya que sus problemas podían ser analizados en términos de estructura interna, las tareas y las relaciones formales. Los sistemas cerrados se caracterizan por orientarse hacia un equilibrio estático y hacia la entropía. La entropía es el desorden, la desorganización, la falta de patrones o el desconcierto de la organización. En los sistemas cerrados tiende a aumentar la entropía con el tiempo. La organización es un sistema abierto que intercambia información, energía y materiales con su ambiente. Las organizaciones dependen de un intercambio de bienes y servicios con su ambiente. Es más fácil estudiar una organización como sistema cerrado que como sistema abierto porque se concentran en las operaciones internas y restan importancia al medio ambiente. La organización está abierta a los insumos. La organización debe seleccionar los insumos que recibe, las transformaciones que realiza, y los productos que ofrece. Una Perspectiva de las Organizaciones como Sistema Integrados: Un sistema socio técnico abierto está compuesto por un número de subsistemas, recibe entradas de energía, información y materiales del ambiente, los transforma y los regresa al ambiente en forma de productos. Los materiales que son transformados se hacen a través de las actividad humanas, ellos utilizan diversas tecnologías. La organización interna puede considerarse una integración de varios subsistemas principales. El sistema social determina la efectividad y la eficiencia en la utilización de la tecnología. Las metas y valores de una organización son subsistemas muy importantes. La organización toma muchos de sus valores del medio sociocultural. La sociedad cumple sus metas en determinación con lo que pide la sociedad. El subsistema técnico se refiere al conocimiento necesario para la ejecución de las tareas, incluyendo las técnicas aplicadas en la transformación de los insumos en productos. ES muy importante la tecnología que se utilice en este proceso. Este subsistema está determinado por la especialización del conocimiento y las habilidades o destrezas necesarias, los tipos de maquinaria, las habilidades y la distribución física de las instalaciones. Cada organización tiene un subsistema psicosocial compuesto de individuos y grupos en interacción. Este subsistema consiste en el comportamiento y la motivación del individuo. El individuo está afectado por los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de los miembros de la organización. La estructura indica como son divididas y coordinas las tareas de la organización. La estructura de la organización mantiene las relaciones formales entre los subsistemas técnicos y psicosocial. El subsistema gerencial se extiende a través de toda la organización, relacionándola con su medio, estableciendo las metas, desarrollando planes comprensivos, estratégicos y operativos, diseñando la estructura y estableciendo procesos de control, Los Sistemas Creados: Las organizaciones sociales no son naturales como los sistemas mecánicos o biológicos. Se trata de una estructura de eventos más que de componentes físicos, y dicha estructura no puede estar separada de los procesos del sistema. Las organizaciones son creadas por humanos y estas pueden satisfacer infinidades de objetivos y no siguen el mismo modelo de vida de nacimiento, madurez y muerte. Los Limites: El concepto de limites nos ayuda a entender la distinción entre sistema abierto y cerrado. Los límites se pueden definir de manera sencilla en los sistemas físicos y biológicos, porque son visibles. Las organizaciones son instituciones sociales integradas por personas que contribuyen a su condición de ser abiertas y la permeabilidad de sus límites. Las personas continuamente se mueven entre el medio ambiente y la organización laboral. Los límites organizacionales seleccionan los insumos y los productos resultantes. Los límites son barreras para el flujo de energía, materiales e información. Sirven para homogenizar los insumos de tal manera que la organización pueda transformarlos más eficientemente. 1

Los límites también filtran los productos de la organización. Además hay límites internos y niveles de subsistemas que filtran los insumos y productos El concepto de Interface es útil para comprender las relaciones entre los límites. Un interface puede ser definido como el área de contacto entre un sistema y otro. Las organizaciones tienen muchas interfaces con otros sistemas: proveedores de materia prima, empleados, sindicatos, cliente, etc. Componentes que cruzan los límites: Las fuerzas ambientales tienen un efecto directo en la forma en que la organización estructura sus actividades. Cuando el medio ambiente es dinámico y heterogéneo, generalmente es necesario establecer departamentos funcionales dentro de la organización para manejar un conjunto específico de insumos o productos ambientales. En las empresas comerciales, muchos departamentos especializados tienen una función de cruce de límites. El área de compras está encargada de recibir insumos materiales; los departamentos de personal reclutan y seleccionan a los empleados; los departamentos de investigación de mercados obtienen información del medio ambiente. Por parte de la producción, los departamentos de ventas representan el principal componente de cruce de límites. Los departamentos de relaciones públicas deben ofrecer información al medio ambiente que refuerce la reputación y prestigio de la empresa. Entre más heterogéneo y dinámico sea el medio ambiente más compleja y diferenciada será la estructura interna de la organización. El Medio Ambiente Social (General): El medio ambiente es todo lo externo a los limites de la organización.Caracteristicas generales:   

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Cultural: Incluye los antecedentes históricos, ideologías, valores y normas de la sociedad Tecnologia: El nivel de adelanto científico y tecnológico en la sociedad, incluyendo la base física( plantas, equipos, instalaciones) y la base de conocimientos de la tecnología Educativas: El nivel general de alfabetización de la población. El grado de complejidad y especialización del sistema educativo. La proporción de personas con un alto nivel profesional o capacitación especializada. Politicas: El grado de concentración de poder político. La naturaleza de la organización política. EL sistema de partidos políticos. Legales: Consideraciones constitucionales, jurisdicciones de las distintas unidades gubernamentales y control de las organizaciones. Recursos Naturales: La naturaleza, cantidad y disponibilidad de recursos naturales, incluyendo las condiciones climaticas y otras Demograficas: La naturaleza de los recursos humanos disponibles para la sociedad. Sociologicas: Estructura de clases y movilidad. Economicas: Incluye el tipo de la organizaciones económicas.

Medio ambiente de Tareas (Especifico): El medio ambiente de tareas se define como las fuerzas mas especificas que son importantes en los procesos de transformación y toma de decisiones de la organización individual     

Componentes de consumidores Componentes de Proveedores Componentes de Competidores Componentes Sociopolítico Componente Tecnologico

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La Jerarquía De Sistemas: Todos los sistemas, físicos, biológicos y sociales pueden ser considerados jerárquicamente. Un sistema está compuesto de subsistemas de un orden inferior y es también parte de un supra sistema. Existe una jerarquía de los componentes del sistema. Las grandes organizaciones son casi universalmente jerárquicas en términos de estructura. Las personas esta organizadas en grupos, en departamentos, en divisiones, en compañías y son parte de una industria y de una economía. La estructura jerárquica no solo está relacionada con niveles, sino también está basada en la necesidad de grupos más integrados o en la combinación de subsistemas en un sistema más amplio, que coordine las actividades y procesos. La Entropía Negativa: En los sistemas físicos cerrados, la entropía va aumentando hasta que todo el sistema deja de funcionar. La entropía consiste en un movimiento hacia el desorden, una ausencia completa de transformación de recursos y la muerte. En un sistema cerrado, el cambio de la entropía debe ser siempre positivo. En cambio en un sistema abiertos se puede impedir la entropía y hasta transformarla en entropía negativa. Eso es posible debido que, en los sistemas abiertos, los recursos utilizados para detener el proceso entropico, son importados al ambiente externo. Para los sistemas abiertos, el proceso de entropía negativa nunca es perfecto. El organismo vive y crece por un periodo de tiempo hasta su muerte. Las organizaciones creadas por humanos pueden seguir importando nuevos componentes y otros recursos, para continuar funcionando. La única manera que una organización puede contrarrestar la entropía es a través de la importación continua de materias primas, energías y información. El Estado Estable y el Equilibrio Dinámico Los mecanismos de Realimentación: El concepto de realimentación consiste en recibir continuamente información del ambiente. Este concepto ha sido utilizado para el análisis de varios fenómenos biológicos. El mantenimiento del equilibrio de un organismo viviente depende de una realimentación continua de la información del ambiente hacia la organización. Por ejemplo, el enfriamiento de la sangre por una baja en las temperaturas externas estimula ciertos centros del cerebro, los cuales activan los mecanismos de producción de calor. La realimentación puede positiva como negativa. La realimentación negativa constituye el insumo de información que indica que el sistema se está desviando de su curso prescrito y debe reajustarse a un nuevo estado estable. La organización debe recibir continuamente insumos informáticos desde el ambiente. La administración tiene por función interpretar y corregir la realimentación de la información. Los Mecanismos Adaptativos y de Mantenimiento:  Mecanismos de Mantenimiento: Garantiza el equilibrio de los diversos subsistemas. Las fuerzas orientadas al mantenimiento son estables e intentan impedir que el sistema cambie tan rápidamente.  Mecanismos Adaptativos: Son necesarios para proporcionar un equilibrio dinámico, es decir, un equilibrio que está cambiando a través del tiempo. Este mecanismo responde a los requisitos internos y externos. La Equifinalidad de los Sistemas Abiertos: La equifinalidad de los sistemas abiertos tienen una gran importancia en la administración de organizaciones complejas. La relación causa y efecto de los sistemas cerrados indica que hay un mejor camino para lograr un objetivo. El concepto de equifinalidad indica que puede utilizar un elenco variable de insumos para las organizaciones, puede transformarlos de varias maneras y logra un resultado satisfactorio. Los Sistemas Gerenciales: El sistema gerencial abarca toda la organización: orienta la tecnología, organiza personas y recursos, y relaciona la organización con su ambiente. La relación de la organización con su ambiente determina los objetivos globales y relaciona las normas de los subsistemas con su totalidad. Un enfoque para el estudio de la administración es centrar su atención en los procesos administrativos fundamentales como la planificación, organización y control. Estos procesos administrativos básicos se requieren en cualquier tipo de organización empresarial, gubernamental y educacional. Allí los recursos humanos y físicos se combinan para lograr ciertos objetivos. Estos procesos son necesarios sin importar el área especializada de la administración, ya sea producción, distribución, finanzas o actividades de apoyo. 3

También se puede entender las tareas administrativas estudiándolas desde el interior de la organización. Existen distintos niveles dentro de una organización. Estos son subsistema operativo, subsistema de coordinación y subsistema estratégico.  El subsistema operativo: Se encarga del manejo técnico-económico trata de lograr la eficiencia en las operaciones al reducir las incertidumbres. Su actividad principal es lograr los objetivos establecidos de manera física y eficaz.  El subsistema estratégico: Las organizaciones se enfrentar al mayor grado de incertidumbre en termino de lo insumos de su ambiente. Cuando ocurre esto la administración debe tener una perspectiva de sistema abierto y concentrarse en estrategias adaptativas.  El subsistema de coordinación: Sirve para coordinar el nivel estratégico y operativo. Este nivel transforma las incertidumbres del ambiente en la racionalidad técnica-económica necesarias para el insumo del sistema operativo. Consiste en integrar las actividades internas, las cuales se han especializado de acuerdo con sus funciones o niveles. Se preocupa de interpretar los resultados del sistema operativo y de concentrar los recursos existentes hacia dirección apropiadas.

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