Lectura 1 - La Organización PDF

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Módulo 1 Unidad 1 Lectura 1

La Organización

Materia: Administración Profesor: Lic. Nury Ruiz

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Unidad 1: Las Organizaciones y su Administración 1.1 Definición de Administración La organización Bibliografía Básica Recuerde que para alcanzar los objetivos de esta unidad usted deberá revisar en profundidad los temas del programa en la bibliografía obligatoria. Los temas abordados en esta lectura son presentados en el Cap. 1 de Koontz, H. & Weihrich, H. (2004)

Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de la historia de su disciplina; los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias y otros conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer la historia y origen de la administración.

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia en la historia social. En pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde el principio del siglo XX. Pocas veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado indispensable con tanta rapidez.

La administración, que es el órgano específico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico, refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.

El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con el descubrimiento de la agricultura que da paso a la creación de las pequeñas comunidades.

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 Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la iglesia católica romana, la compañía de las indias orientales, etc.).

También las personas han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el término "administración" hubiera aparecido y se hubiera definido. Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantemente agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes.

Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia en plena Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requerían de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.

A partir de allí es que surgen las primeras teorías de la administración con los considerados padres de la misma: Frederick Taylor y Henri Fayol quienes dieron los primeros principios (verdades fundamentales) y teorías (la expresión de la realidad hecha por el hombre) sobre la administración.

¿Qué es una organización?

Si se realizara esta pregunta usted seguramente me contestaría: “es un grupo de personas que buscan obtener un fin común”. Este concepto se aplica a todo tipo de organización social.

Pero si hablamos de una organización donde el administrador debe logar un superávit (diferencia entre los recursos necesarios para desarrollar algo y el resultado obtenido), entonces a este concepto lo debemos reformular diciendo que:

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 Una ORGANIZACIÓN está formada por un conjunto de personas que deben desarrollar un rol o papel para lograr el fin común.

Se considera Patrón Sinergético “al conjunto de conductas observables entre los roles”, es decir es el patrón de relaciones entre las personas que desempeñan los roles.

Entonces ¿cuándo existe una organización?, cuando existe un patrón sinergético que la explique, por ejemplo, en una familia, existen roles: papá, mamá, hijo, abuelos, tíos, etc. (por darle nombres conocidos) y existe un conjunto de conductas observables entre sus miembros.

Esta familia puede ser una buena o mala organización: depende de cómo se la analice y de cómo se la interprete desde un punto de vista lógico y ético. Mientras tanto es una organización. Si cambia alguno de los integrantes de la familia ¿cambia la organización? No, pero si cambia el patrón sinergético, ¿qué sucede?, cambia la organización. Usted se preguntará por qué: es que se modificó el conjunto de relaciones y ello provocó la modificación de la organización.

Cada organización necesita una masa crítica para funcionar como tal y es la cantidad mínima de roles que se deben interrelacionar para lograr un objetivo.

¿Se administra la organización? La respuesta es sí; ello implica que surge el fenómeno de la administración.

Por consiguiente, administrador es la persona que dirige a los individuos que ejecutan los roles.

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LA ORGANIZACION ROL

PATRON SINERGÉTICO

ROL

ROL

ROL

Dentro del estudio de las organizaciones está el estudio de las empresas.

Posiblemente si la pregunta fuera ¿qué es una empresa? Usted me respondería una organización con fines de lucro. Pero la respuesta correcta, luego de lo que hemos visto, es la siguiente: Una empresa es una interrelación de roles (puestos de trabajo, áreas o departamentos) que buscan obtener una superávit, que por lo general es “económico”. También podemos decir que: empresa es un conjunto de partes que se interrelacionan para obtener un fin común.

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 ¿A qué se considera un negocio?

Podemos decir que un negocio es una organización que combina entradas de recursos (materias primas, capital, mano de obra, habilidades administrativas, etc.) para obtener resultados (por lo general, beneficios).

La transformación de las entradas de recursos en resultados de salida, implican el proceso de transformación que se debe administrar.

MODELO INSUMO – PRODUCTO (Enfoque Sistémico)

Ciclo de la actividad

Recursos

Resultado (Producto)

Proceso de transformación

Retroalimentación o feed back Medio externo o entorno

Dentro de las organizaciones que nos competen, las empresas, generan beneficios para quienes las constituyeron y para los que desarrollan los distintos roles.

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¿Cómo está estructurada la organización?

Por lo general a las empresas se las puede graficar como una pirámide donde se definen los distintos niveles jerárquicos (los niveles representan el orden preestablecido por quienes definen la estructura).

El nivel superior es donde se encuentran los responsables máximos dentro de la organización (pueden o no estar los propietarios y/o dueños, socios, accionistas, etc. ubicados en este rol).

En el nivel de mandos medios se encuentran, por lo general, los gerentes de áreas.

En los niveles operativos es donde se encuentran los operadores del sistema.

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LOS NIVELES JERÁRQUICOS ORGANIZACIONALES

Nivel superior Niveles jerárquicos Nivel de mandos medios

Nivel operativo

¿Qué es la administración entonces?

Usted puede entrar en Internet y hacer esta pregunta, recibirá tantas respuestas como autores han escrito sobre el tema, es decir cientos de interpretaciones. Nosotros tomaremos aquella que dice que “La administración es el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas”. Es necesario ampliar esta definición básica: •

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Como administración, las personas (los administradores) realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. La administración se aplica en todo tipo de organización. Es aplicable a los administradores en todos los niveles jerárquicos.

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La meta de todos los administradores en todos los niveles jerárquicos es crear un superávit.

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La administración se ocupa de la productividad; esto implica sinergia, eficacia y eficiencia.

Dentro de las organizaciones quien ejecuta o ejerce un rol debe desempeñar todas las funciones administrativas, cabe aclarar que el tiempo que le dedicará a cada una de ellas será diferente en relación directa al puesto que ocupe dentro de la organización.

Antes de continuar con el desarrollo me gustaría preguntarle qué interpreta usted por autoridad y qué por poder. Le podría preguntar en el grupo familiar que usted tiene cerca, ¿quién tiene autoridad el padre o el hijo? Posiblemente usted me diría el padre. Pero en realidad ambos tienen autoridad lo que cambia es el rol y del papel es quien depende la autoridad.

Podemos definir a la autoridad como la capacidad del individuo de tomar decisiones. Es un poder limitado por el rol que se desempeña en la organización. Este concepto está ligado al de responsabilidad, el grado de autoridad de un individuo que ocupa un rol se mide por el nivel de responsabilidad que tiene el mismo.

Por otro lado, siguiendo con el ejemplo de la familia ¿quién tiene poder?, ¿el padre o el hijo? Posiblemente que si estamos en una juguetería o en un kiosco de golosinas, me diría que el hijo. El poder es la capacidad de cambiar el comportamiento del otro. El poder no es del individuo sino del cargo o rol que se ocupa. Es decir que en este caso el padre tiene el poder por el solo hecho de ocupar ese rol, aunque el hijo con su grado de persuasión haga que el padre cambie de opinión.

Las funciones administrativas se desarrollan en todos los niveles organizacionales:

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El planificar significa definir a dónde se desea llegar (objetivo o resultado esperado) y la forma para alcanzarlo.

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El organizar es identificar la estructura intencional de los roles necesarios para lograr de forma eficiente los resultados esperados a través del camino seleccionado.

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Integrar el personal implica llenar y mantener ocupados los puestos en la estructura organizacional.

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El dirigir consiste en influir sobre las personas para que contribuyan en la obtención de las metas u objetivos de la organización y los individuales; se refiere a la interrelación de las personas.

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El control implica medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes.

LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

Planificar

Organizar

Controlar

Nivel superior Niveles jerárquicos Nivel de mandos medios

Dirigir

Nivel operativo

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Lo invito a que piense en lo que hace día a día, en todas las organizaciones en las que participa, por ejemplo en un juego (fútbol, cartas, etc.), en su casa, trabajo, etc. en todas ellas: ¿usted siempre realiza la misma actividad?, ¿tiene idéntica autoridad?, ¿es responsable de las mismas cosas?, ¿tiene igual poder? Es importante que identifique los roles en cada organización y que se ubique en ellas en la posición que usted personalmente ocupa, de esa forma podrá analizar los componentes que seguiremos desarrollando.

Los administradores también poseen habilidades administrativas, que se las puede identificar como:

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La habilidad técnica es el conocimiento y la destreza para realizar actividades que incluyan métodos, procesos, procedimientos y prácticas. Es decir trabajar con determinadas herramientas y técnicas.

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La habilidad humana es la capacidad de trabajar con personas; representa la potencialidad para el trabajo en equipo.

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La habilidad conceptual es la capacidad de ver la imagen de conjunto, de reconocer los elementos de una situación y su nivel de relación.

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La habilidad de diseño es la capacidad de solucionar los problemas en forma tal que se beneficie la organización o empresa.

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LAS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

Habilidades Conceptuales y de Diseño

Nivel superior

Nivel de mandos medios

Niveles jerárquicos

Habilidades Humanas Habilidades Técnicas

Nivel operativo

Como usted puede observar el administrador en todos los niveles organizacionales debe ejecutar tanto las funciones administrativas como las habilidades. Es decir, que en todos los niveles jerárquicos se administra y por ende en cada uno de ellos los administradores (ya sean gerentes u operarios) deben construir el clima para que trabajando en grupos se logren las metas seleccionadas.

Si ahora usted observa sus actividades en las distintas organizaciones en las que participa cotidianamente, es posible que identifique que utiliza de forma diferente cada una de estas habilidades y funciones según el rol que está desempeñando.

El administrador debe lograr superávit, es decir obtener una diferencia entre los recursos necesarios y los resultados esperados. Muchas empresas obtienen esta diferencia siendo productivas. La productividad es la relación ente resultados (productos) e insumos (recursos) dentro de un período con la debida consideración de la calidad. Se puede expresar como:

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Pr oductividad =

resultados ( dentro de un tiempo dado, considerada la calidad ) insumos

Si usted analiza este cociente, el resultado puede ser igual a 1 (uno) ello implica que no existe superávit. ¿Cómo se puede mejorar la productividad? Haciendo que ese cociente sea mayor que uno. Aumentando los resultados con la misma cantidad de insumos, al disminuir los insumos manteniendo la misma producción o aumentar la producción y disminuir los insumos para cambiar el cociente de una forma favorable.

Los conceptos de sinergia, eficacia y eficiencia colaboran para que la productividad (organizacional e individual) se desarrolle.

La sinergia (recuerde el concepto de patrón sinergético que analizamos anteriormente) es una propiedad de los sistemas que indica que la suma de las partes es distinta al todo. Desde el punto de vista de una organización empresarial (considerada un sistema abierto que se relaciona con un entorno) se puede decir que los individuos que ejecutan los roles deben superar lo esperado. Por ejemplo, cuántas veces usted debió realizar un trabajo en grupo para una materia, se reunió en una oportunidad con el grupo, tomaron algo y se distrajeron y el resultado fue negativo -no se terminó el trabajo-. Ahora bien, se reunió con el mismo grupo en otra oportunidad y terminaron el trabajo antes de lo previsto. ¿Que sucedió entonces? Existió sinergia positiva, es decir que lograron el objetivo con menos esfuerzo.

La eficacia es el logro de los objetivos.

La eficiencia es el obtener los resultados esperados con la menor cantidad de recursos.

Por ejemplo, estudio una carrera y me recibo diez años después de lo previsto. En este caso somos eficaces (de eficacia). En cambio si estudio y me recibo en el tiempo indicado, somos eficientes (de eficiencia).

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1.2 Evolución del pensamiento administrativo. Le recomiendo además la lectura de los temas de las escuelas de administración de la bibliografía básica. Esto le permitirá ir ampliando su conocimiento con respecto a la construcción de la ciencia de la administración. Además si desea ver como se consideraba la administración y las organizaciones a comienzos de 1900 le recomiendo vea la película “Tiempos modernos” de Charles Chaplin, es suficiente que vea hasta cuando al protagonista se lo lleva la policía detenido. En ese tramo usted podrá analizar los conceptos de organización, autoridad, poder, productividad, eficiencia, eficacia, entre otros.

Bibliografía Lectura 1 Koontz, H. & Weihrich, H. (2004) Administración: Una perspectiva global (12ª. Ed. En español) México: McGraw Hill.

www.uesiglo21.edu.ar

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