Manajemen Proyek PDF

Preview

Summary

SURAT TUGAS No. 01/ST/01A/2015 Yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama : Ambungan NIP : 15012012 Jabatan : Direktur Alamat : Jalan Wengga Metropolitan No 64 Menugaskan kepada: 1. Nama : Nandang Gunawan NIP : Jabatan : Pemilik Proyek Alamat : Jalan Sariasih no 54 Bandung 2. Nama : Joko Afandi NIP...

Description

SURAT TUGAS No. 01/ST/01A/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama NIP Jabatan Alamat

: Ambungan : 15012012 : Direktur : Jalan Wengga Metropolitan No 64

Menugaskan kepada: 1. Nama NIP Jabatan Alamat

: Nandang Gunawan : : Pemilik Proyek : Jalan Sariasih no 54 Bandung

2. Nama NIP Jabatan Alamat

: Joko Afandi : 1134067 : Manajer Proyek : Jalan Sarimanis 1 no 2A

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web tahun 2015 Proyek akan dilaksanakan bertempat di Bandung Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi. Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan kepada Direktur. Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Bandung, 25 Januari 2015 Direktur

Ambungan NIP 15012012

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………. DOKUMEN KONTROL ………………………………………………………………………………. INFO UMUM …………………………………………………………………………………………… A. Permasalahan ……………………………………………………………………………………. B. Deskripsi Produk ……………………………………………………………………………….. C. Permasalahan ……………………………………………………………………………………. D. Faktor Penentu Keberhasilan ………………………………………………………………. E. Keuntungan yang Diharapkan ………………………………………………………………

F. G. H. I. J.

Teknologi yang Digunakan ………………………………………………………………….. Deskripsi Proyek ……………………………………………………………………………….. Perencanaan Aktivitas Secara Global ……………………………………………………. Risiko .................................................................................................. Asumsi ................................................................................................

DOKUMEN KONTROL Daftar Perbaikan Dokumen Tanggal

Penulis

Versi

Referensi

Mengetahui Nama Nandang Gunawan TW, S.Si.,MT

Jabatan Pemilik Proyek

Tanda Tangan

INFO GLOBAL

Nama Proyek

:

Pemilik Proyek Manajer Proyek Global Proyek

: :



Deskripsi Singkat



Predecessor



Successor

:

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik POS Indonesia Berbasis WEB Nandang Gunawan Joko Afandi

:

Aplikasi absensi bagi anggota BEM dan informasi kegiatan BEM menggunakan website -

:

-

A. Permasalahan Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis.

Kurangnya minat mahasiswa untuk mencari tahu mengenai informasi kegiatan dikampus Politeknik POS Indonesia yang di selenggarakan Badan Eksekutif Mahasiswa maupun organisasi mahasiswa atau unit kegiatan mahasiswa. Hal tersebut mendorong penulis untuk membuat sebuah aplikasi penunjang permasalahan. Dan hingga saat ini proses absensi anggota masih manual maka dari itu dengan adanya aplikasi penunjang ini dapat mempermudah kerja dari anggota Badan Eksekutif Mahasiswa.

B. Deskripsi Produk / Servis Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis.

Apliakasi akan mempermudah absensi angota Badan Eksekutif Mahasiswa dan mempermudah mahasiswa mengetahui kegiatan terdekat yang akan diselenggarakan ole Badan Eksekutif Mahasiswa Politeknik POS Indonesia

C. Faktor Penentu Keberhasilan Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek, juga faktor-faktor yang bisa menghambat proyek.

Faktor penentu keberhasilan proyek yaitu ialah dukungan dari semua pihak antara lain anggota Badan Eksekutif Mahasiswa terlebih yaitu pelaksana proyek agar menyiapkan segala kebutuhan perancangan proyek dan tim yang sudah berkompeten dibidangnya, support software dan hardware yang memadai tentunya akan menentukan keberhasilan serta berjalan lancarnya proyek ini. Faktor yang akan menghambat keberhasilan salah satunya faktor kesehatan dari pelaksana proyek atau juga salah satu anggota tim pelaksana proyek dan bahkan hardware yang digunakan untuk membangun sistem mengalami errror atau rusak.

D. Keuntungan yang Diharapkan Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.

Keuntungan yang diharapkan dari pelaksanaan pembuatan proyek ini yaitu :  Anggota akan lebih mudah dalam melakukan absensi dalam kegiatan rapat maupun kegiatan program kerja  Presiden mahasiswa akan sangat terbantu dalam pengontrolan keaktivan anggotanya  Mahasiswa dan dosen lebih mudah mendapatkan seputar informasi kegiatan BEM

E. Teknologi

Deskripsikan tentang teknologi yang diperlukan / digunakan untuk keperluan proyek.

Teknologi yang dipergunakan yaitu :  Komputer server  Bahasa Pemrograman  Komputer uji Spesifikasi Teknologi yang digunakan : Software Adapun spesifikasi perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem adalah sebagai berikut : 1) Sistem operasi : Microsoft windows 7 ultimate; 2) Bahasa pemrograman : PHP; 3) Database : My SQL; 4) Program editor : Notepad++; 5) Editor grafis : Mirosoft visio diagram; Hardware Adapun spesifikasi perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi adalah sebagai berikut : 1) Prosesor : Intel Core i3; 2) Memori : 2,00 GB; 3) Monitor : LCD 14,1 inch; 4) Sistem type : 64-bit Operating System F. Deskripsi Proyek Berikan deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi: 

Maksud dan Tujuan Proyek

Proyek ini ditujukan agar dapat menunjang kegiatan kemahasiswaan khususnya salah satu organisasi mahasiswa yang ada di kampus yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa dalam hal absensi dan penyebaran informasi kegiatan dari Badan Eksekutif Mahasiswa itu sendiri 

Hasil yang Diinginkan Hasil yang diharapkan, mahasiswa lebih tanggap akan informasi kegiatan BEM dan mahasiswa tidak menjadi mahasiswa yang cenderung pasif, dengan adanya aplikasi ini dapat menunjang bebarapa aspek yaitu :  Lebih efisien waktu  Mahasiswa lebih aktif  Presiden Mahasiswa terbantu oleh aplikasi ini



Jadual & Milestones (Penanda Pekerjaan) Waktu



Agenda

Milestone

Minggu I

Observasi Lapangan

Analisis Sistem

Minggu II

Merancang Sistem

Kerangka Sistem

Minggu III

Implementasi Sistem

Aplikasi Sistem

Minggu IV

Menguji Sistem

Rancangan sistem siap digunakan

Estimasi / Perkiraan Biaya No Nama 1 Komputer 2 SO Windows 7 3 Operasional

Qty 4 pcs 4 pcs 1 bln

Harga 2.500.000 1.500.000 700.000

Total 10.000.000 6.000.000 700.000

4



Lain-lain

350.000 Total

350.000 17.050.000

Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan No 1 2 3 4 5

Posisi Leader System Analyst System Design Programmer Quality and Assurance Control

Qty 1 1 2 2 1

Keterangan Memimpin proyek Meneliti lapangan Merancang Sistem Mengimplementasi Sistem Memeriksa dan Menjamin Keberhasilan Sistem

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global saja.

No. Aktivitas

1

Deskripsi Aktivitas

Observasi lapangan

Jumlah Hari

Estimasi Biaya

7

Milestone

Proses Bisnis 350.000

2

Merancang Sistem

7

3

Implementasi Sistem

30

400.000 30.000.000

Kerangka Sistem Aplikasi Sistem

No. Aktivitas

Deskripsi Aktivitas

Jumlah Hari

4

Menguji Sistem

1

5

Instalasi Sistem

1

Estimasi Biaya

300.000

6 7 8

Dokumentasi Training Pemeliharaan

30 2 15

300.000 5.000.000 2.000.000 2.500.000

9

Meeting + Lembur

10

5.000.000

TOTAL

103

Milestone

Jaminan Sistem Jaminan Kualitas Dokumentasi Paltihan Jaminan Kualitas TIM

55.850.000

H. Risiko Deskripsikan risiko proyek. Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan scope proyek, tidak membahas risiko-risiko proyek secara keseluruhan (seperti: risiko kebijakan pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).

Dalam pelaksanaan proyek ini resiko terbesar yang dihadapi ialah kondisi pelaksana proyek yang tidak bisa diprediksi, serta kondisi bangunan yang ditempati oleh pelaksana proyek apabila terjadi kebakaran akibat sambungan arus pendek listrik dan juga konsleting pada terminal kabel yang digunakan untuk menghubungkan daya listrik ke mesin komputer yang sedang digunakan

I. Batasan Deskripsikan batasan-batasan proyek secara umum.

Untuk penegasan garis besar proyek ini, batasan secara umumnya dalam pengerjaannya terdapat dalam proses absensi dan penyampaian informasi kegiatan BEM.

J. Asumsi Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum.

Absensi anggota BEM sudah diterapkan namun proses ini masih manual dan terkadang anggota BEM lupa melakukan tanda tangan absenis, jadi dengan adanya aplikasi ini maka anggota bem akan secara wajib melakukan absensi terlebih dahulu sebelum menjalankan aktivitas pada hari tersebut. Informasi kegiatan di BEM kebanyakan di sampaikan melalui pamflet di mading, namun mahasiswa kurang minat membaca dan menghampiri mading maka diharapkan mahasiswa dapat mengetahui informasi secara jelas.

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Nama Proyek Manajer Proyek Bidang WBS 1. 1.1. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.1.1. 2.1.1.2. 2.1.2 2.1.2.1. 2.1.2.2. 3. 3.1. 3.2. 4. 5. 5.1

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web : Joko Afandi : Sistem Absensi :

GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK Fase A : Pengumpulan Data Hasil (Deliverable) A.1 Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan Eksekutif mahasiswa (wawancara) Fase B : Proses Pembangunan Aplikasi Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem yang Akan dibangun Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi Paket Pekerjaan B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras ( hardware ) Paket pekerjaan B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak ( software ) Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem Paket Pekerjaan B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang dibangun Paket Pekerjaan B.1.2.2 Perancangan Database Fase C : Perancangan Pendukung Aplikasi Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Antar Muka/Interface Fase D : Coding Aplikasi Fase E : Implementasi dan Pengujian Hasil (Deliverable) E.1 Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager Proyek disaksikan Pemilik Proyek

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan Tanggal

: Manajer proyek :

Jabatan Tanggal

Nandang Gunawan TW, S.Si.,MT : Pemilik Proyek : :

PENUGASAN TIM PROYEK Proyek

:

Bidang

:

Jabatan/Peranan

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web Sistem Absensi

Tanggung Jawab & Wewenang

Nama

CIO (Chief Information Officer) / Direktur Proyek

Senior IT Management

Project Manager

Bussines Analyst

System Analyst

CIO (Chief Information Officer) atau disebut direktur proyek yang secara langsung bertanggung jawab atas IT (information Technology), IS(information System) dan permasalahan apapun selama berjalan nya proyek Bertanggung jawab serta mengatur bidang IT yang berjalan didalam pelaksanaan proyek Project Manager merupakan pimpinan dalam sebuah proyek perusahaan di lapangan. Tugas utama pada jabatan Project Manager yaitu sebagai pemimpin, serta merencanakan dan membuat laporan mengenai kinerja para tim dalam mencapai target proyek sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Bussines Analyst bertanggung jawab dalam menerima serta mengumpulkan informasi kebutuhan proyek dan permasalahan proyek, setelah itu melakukan analisa dan kemudian menterjemahkannya kedalam bentuk spesifikasi yang kemudian disetujui oleh pihak client dan bisa dimengerti oleh para programmernya. System Analyst bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan

Fauzi Nurrohman

Ulya Fitriana

Joko Afandi

Vellya Anggraini

Devi Natalia

Proggramer

Web Designer

Programmer bertugas dalam hal rincian implementasi, pengemasan, dan modifikasi algoritma serta struktur data, dituliskan dalam sebuah bahasa pemrograman tertentu sehingga menjadikan system/aplikasi yang diinginkan web designer bertanggung jawab atas elemen visual dan multimedia dalam sebuah sistem/aplikasi yang di bangun. Bekerja sama dengan programer, mereka bertugas merancang sistem/aplikasi dari segi isi maupun grafis.

Susi Susanti

Rully Hafna Ayudia

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam bentuk SK Direksi.

Dibuat Oleh

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan Tanggal

: Manajer proyek :

Jabatan Tanggal

Nandang : Gunawan TW.,S.Si.,MT : Pemilik Proyek :

JADUAL PROYEK

Nama Proyek

:

Manajer Proyek Bidang

: :

Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web Joko Afandi Sistem Absensi

Dibuat oleh: Joko Afandi Tanggal: WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Durasi Hari

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai

1.

Fase A : Pengumpulan Data

7

1.1

Hasil (Deliverable) A.1 Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan Eksekutif mahasiswa (wawancara)

7

2.

Fase B : Proses Pembangunan Aplikasi

2.1

Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem yang Akan dibangun

3

8 Februari

11 Februari

2.1.1

Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi

3

11 Februari

14 Februari

2.1.1.1

Paket Pekerjaan B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras ( hardware )

3

14 Februari

17 Februari

1 Februari

8 Februari

37

Predecessor

WBS 2.1.1.2 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 3. 3.1 3.2 4. 5.

5.1

Gugus Tugas (Task) Proyek

Paket pekerjaan B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak ( software ) Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem Hasil (Deliverable) B.1.2.1 Perancangan Kerja Sistem yang Dibangun Hasil (Deliverable B.1.2.2 Perancangan Database Fase C : Perancangan Pendukung Aplikasi Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Antar Muka/Interface Fase D : Coding Aplikasi Fase E : Implementasi dan Pengujian Hasil (Deliverable) E.1 Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manager Proyek disaksikan Pemilik Proyek

Dibuat Oleh

Durasi Hari

Tanggal Mulai

Tanggal Selesai

3

17 Februari

20 Februari

15

20 Februari

7 Maret

7

7 Maret

14 maret

3

14 Maret

17 Maret

7

17 Maret

24 maret

7

24 Maret

31 Maret

20

31 Maret

20 April

20 April

30 April

Predecessor

14

10

10

Disetujui oleh

Nama

: Joko Afandi

Nama

Jabatan Tanggal

: Manajer proyek :

Jabatan Tanggal

Nandang : Gunawan TW., S.Si.,MT : Pemilik Proyek :

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK Aplikasi Absensi dan Informasi Kegiatan Badan Eksekutif Mahasiswa Politenik POS Indonesia Berbasis Web Joko Afandi Sistem Absensi

Nama Proyek

:

Manajer Proyek Bidang

: :

Dibuat oleh Tanggal

: Joko Afandi : 25 Januari 2015

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam Tenag a Kerja

Tarif Tenaga Kerja

1.

Pengumpulan Data

56 Jam

@50 rb/hari

1.1

Melakukan pengumpulan data ke pihak Badan Eksekutif mahasiswa (wawancara)

56 jam

@350 rb

2.

Proses Pembangunan

518

@51 rb/hari

Jumla h Tenag a Kerja

1

Biaya Tenaga Kerja

350 rb

Bi a y a L ai n 2

-

Total per Task

350 rb

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam Tenag a Kerja

Tarif Tenaga Kerja

Jumla h Tenag a Kerja

Biaya Tenaga Kerja

Bi a y a L ai n 2

Total per Task

Aplikasi

Jam

2.1

Analisis Sistem yang Akan dibangun

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.2

Analisis Kebutuhan Aplikasi

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.3

Analisis Perangkat Keras ( hardware )

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.4

Analisis Perangkat Lunak ( software )

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

2.5

Perancangan Sistem

210 Jam

@51 rb/hari

1

765 rb

-

765 rb

2.6

Perancangan Kerja Sistem yang Dibangun

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

2.7

Perancangan Database

42 Jam

@51 rb/hari

1

153 rb

-

153 rb

3.

Perancangan Pendukung Aplikasi

196 Jam

@51 rb/hari

3.1

Perancangan Struktur Menu

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

3.2

Perancangan Antar

98 Jam

@51 rb/hari

1

357 rb

-

357 rb

WBS

Gugus Tugas (Task) Proyek

Jam Tenag a Kerja

Tarif Tenaga Kerja

Jumla h Tenag a Kerja

Biaya Tenaga Kerja

Bi a y a L ai n 2

Total per Task

Muka/Interface

4.

Pengujian Aplikasi Oleh ahli uji dan Manage...