MANAJEMEN PROYEK PDF

Preview

Summary

MANAJEMEN PROYEK 1.1. PROYEK MEMERLUKAN MANAJEMEN PROYEK PEMILIK (OWNER) KONTRAKTOR KONSULTAN 1 1.2. PENGERTIAN PROYEK Mempunyai sasaran dan tujuan Dibatasi oleh rentang g waktu,, biaya, y , dan sumberdaya Sesuatu yang unik dan kejadian tidak berulangkali Penyelesaian sesuai dengan persayaratan kine...

Description

MANAJEMEN PROYEK

1.1. PROYEK MEMERLUKAN MANAJEMEN PROYEK

PEMILIK (OWNER)

KONTRAKTOR KONSULTAN

1

1.2. PENGERTI AN PROYEK

Mempunyai sasaran dan tujuan Dibatasi oleh rentang g waktu,, biaya, y , dan sumberdaya Sesuatu yang unik dan kejadian tidak berulangkali Penyelesaian sesuai dengan persayaratan kinerja dan spesifikasi yang dirancang di memenuhi hi kebutuhan pelanggan Hasil terukur dan dapat p dikuantifikasi. Aktivitas direncanakan, dilaksanakan serta dikendalikan 2

1.3. APA YANG DI MAKSUD DENGAN PROYEK

TEMPORARY

PROGRESSIVE ELABORATION

UNIQUE DELIVERABLE

3

1.4. APA YANG DI MAKSUD DENGAN MANAJEMEN PROYEK

apa yang dimaksud dengan “Proyek Manajemen” •

Menggunakan sistim terintegrasi dan prosedur dari para profesional sepanjang desain proyek dan pelaksanaan konstruksi. Yang g diterapkan p pada p p proyek y konstruksi. • Manajemen proyek ber synonym dengan manajemen konstruksi.

4

Lanjutan 1.4. Visi

Misi

Strategi

PROJECT XYZ

Portfolio Program

PM Support Proy.I

Proy.2

Proy.3

Proy.4

Proyek A/E Proc.

CM Supv.

Const.

QA

5

1.5. SI KLUS KEHI DUPAN ( LI FE CYCLE)

KUPU-KUPU

TELUR

ULAT

KEPOMPONG

Mengalami perubahan bentuk Membutuhkan waktu y ((resources)) Membutuhkan sumber daya

6

1.6. TAHAPAN PEMBANGUNAN

OPTI ON

PROJECT MANAGEMENT

O&M

CM PHASES FS

ENG

PROC

CONSTRUCTI ON

OPERATI ONAL

7

1.7. DAUR HI DUP PROYEK

Inputs Phases Project Management g Outputs Project Deliverable

I dea Project Management Team

I NI TI AL Charter Scope Statement

I NTERMEDI ATE Plan Baseline

FI NAL

Acceptanc e Approval Progress

Handover

Product

8

1.8. HUBUNGAN ANTARA PRODUCT & PROJECT LI FE CYCLES

Life Cycle

Plan

Product

Project Life Cycle

I NI TI AL

I NTERMEDI ATE

Dive estment

Business I DEA

Product

Op peration

Upgrade

FI NAL

9

1.9. PROJECT LI FE - CYCLE Concept

Design

I mplement

Hand over

Concept Project Conc

Des

I mp

Hand

Design Project Conc

Des

I mp

Hand

Implementation Project Conc

Des

I mp

Hand

Commissioning Project Project Life-Cycles :

Showing how each phase can be sub-devided into its own four sub- phases

Conc

Des

I mp

Hand

Sources :

Rory Burke, Project Management : Planning & Control Techniques, p. 36

10

Lanjutan 1.9.

PROJECT LIFE-CYCLE LIFE CYCLE

Delivery System : Design – Bid – Build (DBB) :

Project Proposal

Design

Bid

Build

11

Lanjutan 1.9.

PROJECT LIFE-CYCLE LIFE CYCLE Design – Build (DB) : •

Build – Operate – Transfer (BOT)

•

Design – Build – Operate – Maintain (DBOM)

Project Proposall

Partial Design or Requirements

Procurement

Design

Maintenance or operation are not considered a part of the management of construction project.

Build

Operate

Design – Build – Project Life Cycle Design – Build – Operte – Transfer Project Life Cycle PMBOK 2000 ext const p. 10

12

1.10. EFEKTI VI TAS DAN KEBUTUHAN PROYEK ADANYA KESELARASAN ANTARA :

Cost Time Scope Quality

Ri k Risk 13

1.11. AKTI VI TAS PELAKSANAAN PROYEK

Planning Obj ti Objectives Resources Work break-down schedule Organization

Scheduling Project activities Start & end times Network

Controlling Monitor, compare, revise, action

14

1.12. PROJECT PLANNI NG, SCHEDULI NG, AND CONTROLLI NG Project Planning 1. Setting goals 2. Defining the project 3 Tying needs into timed project 3. activities 4. Organizing the team

Time/cost estimates Budgets Engineering diagrams Cash flow charts Material availability details

Project Scheduling 1. Tying resources to specific activities 2. Relating activities to each other 3. Updating p g and revising g on a regular basis Project Controlling 1. Monitoring resources, costs, quality, and budgets 2. Revising and changing plans 3. Shifting resources to meet demands Before Project

• • • •

CPM/PERT Gantt charts Milestone charts Cash flow schedules

Reports • budgets • delayed activities • slack activities

During Project

15

Lanjutan 1.12.

PROJECT PLANNING, SCHEDULING, AND CONTROLLING

16

1.13. MENGAPA SUATU ORGANI SASI MEMBUTUHKAN MANAJEMEN PROYEK ?

Karena mengandung suatu methodologi manajemen proyek yang bermanfaat untuk : Memenuhi kebutuhan dari proyek dan pelanggan. Meniadakan “reinventing reinventing the wheel wheel” dengan cara melakukan standarisasi dari pekerjaan proyek yang repetitip. Mengurangi jumlah pekerjaan yang mungkin terlewati. Menghilangkan duplikasi pekerjaan. M Mengendalikan d lik schedule, h d l b d t dan budget, d sumberdaya b d (resources) proyek. Memaksimalkan pemakaian sumberdaya (resources) 17

1.14. I NDUSTRI APA SAJA YANG MENERAPKAN MANAJEMEN PROYEK ?

Berdasarkan riset di luar negeri maka “key industry areas” yang terwakili didalam “The areas The Project Management Professional Association” adalah : Telekomunikasi………………………………………10 % Management systems……..........…….......……… 6 % Konstruksi ……..…………………………….……… 7 % Information technology (IT)………………….......... 10 % Sofware/computers………………………………... 11 % Lain-lain (berbagai industri industri, termasuk perbankan manufacturing, militer, industri)…...........….......... 56 %

18

1.15. APA YANG MUNGKI N TERJADI BI LA MANAJEMEN PROYEK TI DAK DI TERAPKAN ?

Target waktu/deadline tidak tercapai, Pekerjaan yang harus diulang atau terjadi duplikasi duplikasi, Budget/anggaran yang dilampaui, Kemajuan proyek yang tidak jelas jelas, Konflik di antara staf selama penugasan diproyek, Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek, Perubahan lingkup proyek yang terus menerus, Sta p Staf proyek oye menerapkan e e ap a metode etode pe pengelolaan ge o aa p proyek oye sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.

19

1.16. METODE MANAJEMEN PROYEK ?

Secara historis, industri konstruksilah yang pertama tama menerapkanya dan merupakan pengguna utama dari metode ini. Biasanya orang menerapkan metode manajemen proyek hanya untuk proyek-proyek fisik atau yang nyata (tangible project). Dewasa ini makin banyak pihak yang telah merasakan manfaat dari penerapan metode manajemen proyek untuk proyek proyek yang non fisik atau intangible seperti sepe t : restrukturisasi est u tu sas o organisasi, ga sas , IT ((information o at o technology), e-business, dsbnya.

20

1.17. MANAJER PROYEK, MEMI LI KI KEMAMPUAN •

Memilih dan mengembangkan suatu tim operasional dari awal mulai.

•

Kepemimpinan dan manajemen.

•

Mengantisipasi masalah, memecahkan masalah, dan membuat keputusan.

•

Mengintegrasikan project stakeholders.

•

Fleksibilitas e s b as ope operasional. as o a

•

Merencanakan, mempercepat dan melaksanakan berbagai hal

•

Melakukan negosiasi dan mengajak berperan (merayu)

• •

Mengerti kondisi lingkungan dalam proyek yang sedang dikerjakan dikerjakan. Mereview, memonitor dan melakukan pengendalian.

•

Didalam administrasi kontrak, lingkup pekerjaan dan perubahan lingkup. lingkup

•

Untuk mengelola di dalam suatu lingkungan yang memiliki perubahan terus menerus.

•

Membuat pelanggan puas

21

1.18. KEAHLI AN KHUSUS YANG HARUS DI MI LI KI MANAJER PROYEK

Effective project management requires that the project management team understand and use knowledge and skills from at least five areas of expertise : The project management body of knowledge. A li ti Application area knowledge, k l d standards, t d d and d regulations. Understanding the project environment. General management knowledge and skills. Interpersonal skills. 22

Lanjutan 1.18. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

I nterpersonal Skills

General Management Know ledge & Skills

Application Area Know ledge, Standards & Regulations

Understanding the Project Environment

keahlian khusus yang harus dimiliki seorang manajer proyek 23

Lanjutan 1.18.

keahlian khusus y yang g harus dimiliki manajer proyek Ge e a Management General a age e t Knowledge o edge & Skills Financial management & accounting Purchasing & procurement Sales & marketing Contract & commercial law Manufacturing & distribution Logistic & suply chain Strategic, tactical,& operation planning Organization structures, behavior, personnel O administration, compentation, benefits, carrer paths. Health and safety practices I f Information i technology h l 24

Lanjutan 1.18.

keahlian k hli khusus kh yang harus h dimiliki di iliki manajer proyek

Interpersonal Skills Effective Communication Influencing the organization Leadership Motivation Negotiation g and conflict management Problem Solving

25

Lanjutan 1.18.

keahlian khusus yang harus dimiliki manajer proyek Application Area Knowledge, Standards & Regulations Functional departments. Technical elemens elemens, Management specializations, p , Industry groups. Standard & regulation

26

Lanjutan 1.18.

keahlian khusus yang harus dimiliki manajer proyek

Understanding g the Project Environment Cultural & social environment. International & political environment. Physical environment

27

1.19. HUBUNGAN ANTARA STAKEHOLDERS DAN PROJECT

PROJECT

PROJECT SPONSOR

PROJECT MANAGER

PROJECT MANAGEMENT TEAM

PROJECT TEAM PROJECT STAKEHOLDERS

28

1.20. KEY STAKEHOLDER ON EVERY PROJECT I NCLUDE :

• • • • • • •

Project j manager g Customer - user g Performingg organization Project team members Project management team Sponsor Influencers

29

1.21. PROJECT ORGANI ZATI ON

Berbentuk “task force”, bersifat sementara, atau bila permanen berbentuk matrik Memiliki spesialisasi Dik di Dikoordinasi i oleh l h seorang manager

Eng. g Eng. Acct.

Mkt. Mgr.

30

Lanjutan 1.21.

ORGANISASI PROYEK President Human Resources

Sales

Project 1

Project 2

Finance

Engineering

Quality Control

Production

Propulsion Engineer

Test Engineer

Technician

I nspection Technician

Technician

Project Manager

Project Manager

Structural Engineer

31

Lanjutan 1.21.

ORGANISASI MATRIKS

☺☺ ☺ ☺ ☺☺ ☺ ☺☺ ELECT

PROYEK 1 PROYEK 2 PROYEK 3 PROYEK 4

MECH

☺☺ ☺ ☺ ☺ ☺☺ PLUM

STRUC

32

Standard Yang Dipergunakan Dalam M j Manajemen P Proyekk

2.1. PROSES MANAJEMEN PROYEK

Plan Do

PLAN-DO-CHECK-ACTION

Action

Check

33

Lanjutan 2.1.

I NI TI ATI NG PROCESS PLANNI NG PROCESS

MONI TORI NG & CONTROLLI NG PROCESS EXECUTI NG PROCESS

CLOSI NG PROCESS

disiapkan oleh : Dr.Ir. Budhi Satrio.

34

2.2. PROSES AKTI VI TAS

35

2.3. PROSES I NTERAKSI KELOMPOK AKTI VI TAS

LEV VEL OF PR ROCESS IN NTERACTIO ON

INITIATING PROCESSES

START

PLANNING PROCESSES

EXECUTING PROCESSES

TI ME

MONITORING AND CONTROLLING PROCESSES

CLOSING PROCESSES

FINISH

36

2.4. 9 AREASSECARA UMUM YANG HARUS DI PAHAMI

Project I ntegration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communication Management P j t Risk Project Ri k Management M t Project Procurement Management

37

2.5. 4 AREAS YANG DI PERHATI KAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

PROJECT SAFETY MANAGEMENT PROJECT ENVIRONMENTAL MANAGEMENT PROJECT FINANCIAL MANAGEMENT PROJECT CLAIM MANAGEMENT

38

2.6. APA YANG MENJADI LATAR BELAKANG PENTI NGNYA KEAHLI AN DALAM MANAJEMEN PROYEK ? • • • • •

Persaingan sesama kontraktor lokal dan kontraktor asing yang ketat Anggaran proyek yang semakin ketat Persyaratan waktu pelaksanaan yang lebih pendek Penyediaan sumberdaya semakin terbatas M k Maraknya globalisasi l b li i Penting dalam memilih dengan pendekatan yang fleksibel, Tanggap terhadap persyaratan/permintaan pelanggan yang selalu berubah, Mampu menghasilkan suatu produk dengan menggunakan waktu yang cepat, cepat murah, murah dan bermutu bila dibanding dengan produk yang dihasilkan pesaingnya. Faster, cheaper, better, sebagai salah satu strategi untuk mencapai sasaran dan memenangkan persaingan disiapkan oleh : Dr.Ir. Budhi Satrio.

39

Lanjutan 2.6. APA YANG MENJADI LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEAHLIAN DALAM MANAJEMEN PROYEK? (2-3) Dengan menggunakan manajemen proyek, diharapkan Lebih berfokus pada sasaran dan tujuan Mengatasi masalah dengan cepat dan akurat Melakukan penyesuaian terhadap perubahan Pengendalian untuk mencapai sasaran sesuai waktu , anggaran dan yang telah ditetapkan

Tercapainya kepuasan pelanggan Sebagai seorang manajer proyek harus bisa mengembangkan dan memiliki keahlian yang terukur yang akan membawa suksesnya proyek dengan timnya. Dengan dilengkapi keahlian tidak hanya membawa nilai tambah pada perusahaan/institusinya, akan tetapi juga secara individu akan mendapatkan rasa kesenangan dalam menyelesaikan tugas tugasnya seperti p mengelola g karirnya y secara proaktif. 40

Lanjutan 2.6. APA YANG MENJADI LATAR BELAKANG PENTINGNYA KEAHLIAN DALAM MANAJEMEN PROYEK? (3-3) Dari perspektif profesi bahwa manajemen proyek mempunyai kontribusi keberhasilan 80 % karena “seni” sangg manajer 20 % karena penggunaan science-or technology-based. gy Banyak yang berprofesi dibidang manajemen proyek akan tetapi belum menerapkan p stándar yyangg baku didalam persyaratan proyek yang mengharapkan kesuksesan,

Cleland (1999) mencatat bahwa banyak keahlian diperlukan untuk mensukseskan proyek seperti kemampuan berkomunikasi, bekerja d dengan titim, melakukan l k k negosiasi, i i ddan mendengarkan. Peters (2004), saat ini keahlian seseorang menentukan keberhasilan organisasi

Berarti keahlian seseorangg masih kurang. 41

PROJECT MANAGEMENT IMPLEMENTED IN CONSTRUCTION PROJECT IN INDONESIA

3.1. CONTRUCTI ON PHASES

No. 67/ 2005 Presidential Regulation

Concerning The Cooperation betw een the Government and the Business Entities in the Provision of I nfrastructure

GOVERNMENT PROJECT

Programe

CONCEPT/ F S ( PREF.S DESI GN) 1

Procurement for PM Consultant

Project Budgeting g g ( DI PA)

FUNDI NG/ BUDGETI NG & PROCUREMENT 2

No. 18/ 1999 Construction Services Law . No. 80/ 2003 Presidential Decree ( Procurement Procedure for Govevernment Project) . Regional Regulations ( Permit) . No 65/ 2006 Presidential Regulation ( Land acquisition) . No.

Proc for QS

DESI GN 3

Procurement for CM Supervision p Consultant & Contractor

PROCUREMENT 4

CONSTRUCTI ON 5

PROJECT CLOSEOUT 6

Procurement for CM Consultant & Design/ Planner

42

3.2. DEVELOPMENT AND MANAGEMENT FOR STATE BUI LDI NG

Program Project Budgeting ( DI PA) Procurement for CM & Planner/ Designer Procurement for Contractor & CM Supervision

PREPARATI ON 1

CONSTRUCTI ON DESI GN 2

CONSTRUCTI ON EXECUTI ON

3

CONSTRUCTI ON MAI NTENANCE PERI OD

4

BUI LDI NG REGI STRATI ON 5

BUI LDI NG CONSERVANCY & TREATMENT 6

43

3.3. PERSI APAN KONSTRUKSI • Pengembangan Piagam Proyek : 1. Surat mutasi/penugasan, 2. SPK/kontrak/surat perjanjian pemborongan, 3. Data aset, data lahan, 4. Berita acara/notulen transfer data, 5. Kebutuhan usaha (business need) 6 Deskripsi 6. D k i i proyekk 7. Persyaratan produk, 8. Batasan batasan (constraints) yang dipersyaratkan oleh pengguna jasa, 9 Asumsi (assumptions) yang diharapkan pengguna jasa, 9. jasa 10. Data pemangku kepentingan (stakeholders) • • • • •

Pengembangan cakupan proyek (dokumen kontrak) Konfirmasi dengan peraturan, standar, budaya organisasi,lingkungan kerja Metodologi manajemen proyek. Pmis,, kebijakan j ppakar,, & kick of meeting. g Monitor & pengendalian prosedur proses inisiasi, 44

3.4. PERSI APAN & PELAKSANAAN • Definisi lingkup kerja, menyusun work breakdown structure (wbs) • Definisi kegiatan dan metode kerja • Susun urutan kegiatan • Perencanaan waktu pelaksanaan • Perencanaan anggaran biaya e e ca aa mutu utu da dan metode etode • Perencanaan pelaksanaan • Perencanaan resources ,,material,, pperalatan,, dan K3 • Perencanaan komunikasi , indentifikasi dan perencanaan risiko • Identifikasi iklim dan cuaca

• Metode untuk mengarahkan & mengelola pelaksanaan pproyek y • Melaksanakan penjaminan mutu proyek, g dan • Mengkoordinasi mengembangkan tim proyek • Pendistrbusian informasi pelaksanaan proyek, • Permintaan penawaran dari penyedia jasa dan pilih penyedia jasa mampu untuk pelaksanaan proyek • Penjaminan dampak li k lingkungan. 45

3.5. PENGEDALI AN

• • • • • • • • • • • • •

Monitoring & pengendalian kinerja proyek secara bekala, Integrasi & koordinasi kinerja & pengendalian perubahan, Pengawasan terhadap pelaksanaan proyek Verifikasi dan pengendalian lingkup, Pengendalian jadwal, Pelaksanaan pengendalian mutu Pengelolaan tim proyek Pelaksanaan pelaporan, pelaporan & pengelolaan pemangku kepentingan kepentingan, Monitoring & pengendalian risiko Administrasi kontrak, Pengendalian dampak lingkungan Pengendalian keuangan Pencegahan klim/tuntutan 46

Lanjutan 3.5.

• Tinjau ulang dokumen komponen deliverable, as built drawing, • Daftar D ft produk d k yang tid tidakk sesuaii • Administrasi & laporan K3 • Administrasi & pencatatan keuangan, • Penyelesaian klim & sengketa • Laporan kemajuan pekerjaan • Monitor & pengendalian prosedur proses closing. closing • Konfirmasi ke pemangku kepentingan. • Berlanjut pada pekerjaan pada masa pemeliharaan. • Monitor M it ...