Metalurgica Ferraco - Atividade da aula de TI PDF

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Atividade da aula de TI...

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METALÚRGICA FERRAÇO HISTÓRICO Há cerca de doze anos José da Silva e João de Souza, parentes próximos, perderam seus empregos em uma metalúrgica onde trabalhavam nos setores de corte e solda e na montagem de estruturas metálicas. A dispensa de ambos deveu-se à drástica redução das atividades da empregadora. Com o dinheiro recebido pelos seus haveres, inclusive o FGTS, resolveram constituir uma empresa do mesmo ramo metalúrgico, do qual ambos “tinham conhecimentos, prática e experiência na área de produção”. Para tanto, solicitaram a um contador que elaborasse o contrato social (padrão), registrando-o nos órgãos competentes, inclusive arquivando-o na Junta Comercial. Deste contrato contam, entre outras, as seguintes cláusulas: a) A razão social seria SILVA & SOUZA LTDA, e o nome fantasia, METALÚRGICA FERRAÇO; b) O capital social inicial foi de R$ 1.200.000,00, com a participação de R$ 600.000,00, de cada sócio, integralizado em sua totalidade no momento da constituição da empresa; c) Os lucros e os prejuízos seriam distribuídos ou suportados, respectivamente, na proporção de seus capitais: 50% a cada sócio; d) O objetivo social é o da industrialização e comercialização de portas, portões, janelas, grades, esquadrias metálicas, varais, antenas e pequenas estruturas metálicas destinadas à construção civil, em geral, e produtos similares; e) Também, consta do objetivo empresarial a revenda de partes e componentes dos produtos industrializados,

tais

como:

parafusos,

porcas,

arruelas,

fechaduras,

dobradiças,

amortecedores, fixadores, prendedores, puxadores, travas de segurança e outros similares; f) Ao sócio José da Silva caberá a Administração Geral e a Financeira e ao João de Souza as atividades de Compras, Produção e Vendas, da Ferraço. Muito embora a empresa tenha experimentado oito anos de relativo sucesso, inclusive adquirindo um amplo terreno e nele construindo a fábrica que hoje possui, com recursos próprios, a partir de ANO 1 a Ferraço passou a apresentar sinais de dificuldades e de debilidades financeiras, ainda que no entender dos sócios “as vendas vinham aumentando muito bem”. Além disso, tanto Silva quanto Souza haviam manifestado certa preocupação com este estado de coisas, porém, mesmo assim resolveram “aguardar mais um pouco, até que as coisas melhorassem, pois esta fase é passageira”. 1

Todavia, com a crise da construção civil (Sistema Financeiro de Habitacional), nos últimos anos, a situação de tal forma se agravou, que levou a Ferraço à uma condição deveras crítica de sobrevivência. No início do ano de ANO 5, após o encerramento dos balanços do exercício anterior, os sócios Silva e Souza resolveram contratar uma empresa de consultoria, visando dar fim à grave situação com a qual vinham se defrontando. O consultor designado, profissional experiente, de competência comprovada, passou de imediato à realização de um diagnóstico, visando conhecer em extensão e em profundidade os problemas que comprometeram o desempenho normal da Silva & Souza Ltda. Para tanto montou um modelo conceitual de uma metalúrgica de pequeno porte, onde constassem as atividades mínimas, básicas, que deveriam ser executadas. A seguir, entrevistando e coletando dados, buscou o maior número de informações, em todos os sub-sistemas da Ferraço. De posse destes instrumentos, dos dados e das informações procurou o consultor conhecer os sintomas e as causas para poder definir os problemas detectados, em cada setor diagnosticado, consta dos relatos abaixo e dos documentos anexos que passam a fazer parte integrante deste estudo. 1.Administração e Planejamento 1.1 Em termos de organização, a empresa possui como instrumento de administração apenas o contrato de constituição da sociedade, com suas posteriores alterações de capital e de endereço (domicílio industrial). 1.2 No início de suas atividades a Ferraço instalou-se em um pequeno barracão, alugado, na periferia da cidade, que em pouco tempo se revelou pequeno, inadequado ao volume da produção e dos negócios. Mudou-se duas vezes de local, até a sua instalação definitiva no atual endereço, também na periferia, em terreno amplo com possibilidades de futuras ampliações. O edifício, embora espaçoso, possui áreas mal distribuídas e até ociosas. 1.3 As atuais instalações são suficientes para atender as necessidades da firma. Em termos de área construída, poderá suportar um aumento da produção e das vendas, até 50%, sem ser necessária novas edificações. 1.4 Ao sócio José da Silva, por ser o mais idoso, atribuiu a responsabilidade da administração geral e da financeira da empresa, enquanto que ao João de Souza coube administrar as compras e os estoques, a fábrica e a produção, bem como atender a “seção de vendas e das entregas”. 1.5 O relacionamento entre os sócios que era bom, vem experimentando, no últimos tempos, sinais de estremecimentos, pois cada um atribui ao outro a culpa pela situação difícil pela qual passa a empresa. 2

1.6 Face a situação reinante no mercado, tem sido difícil a Ferraço ganhar alguma licitação. As metalúrgicas de porte maior tem vencido as concorrências, oferecendo melhores condições de preço e prazo, pois para elas o setor de esquadrias metálicas é mero complemento de sua atividade principal: normalmente grandes estruturas metálicas. 2. Suprimentos – Compras e Estoques 2.1 Os materiais diretos e indiretos destinados às linhas de produção, e os adquiridos para revenda, estão estocados em um mesmo local. Não há entre eles qualquer separação física, e nem se lhes dispensa tratamento diferenciado. 2.2 Existe um controle físico, através de cartões de prateleiras, e os inventários são realizados por época dos balanços. 2.3 Não há uma definição quanto ao método de valoração dos estoques. Em geral, de tempos em tempos, de forma empírica, faz-se algumas consultas sobre preços atuais, referentes a alguns itens, por determinação do Sr. Souza, ou do seu preposto, Sr. Pedro. Em função dos resultados desta coleta de informações reajusta-se, parcialmente, os itens pesquisados. 2.4 Os estoques de revenda e os de produção são constituídos por cerca de 650 itens, sendo que 90% deles se destinam à industrialização e à revenda, e os 10% restantes exclusivamente para a produção. 2.5 De acordo com os dados levantados, de 70 a 75% das compras, são provenientes de quatro atacadistas, fornecedores em grande centros, fora do Estado. Os demais 25 a 30% são compras também efetuadas fora do Estado, compras essas realizadas junto a cera de 20 distribuidores varejistas. No primeiro caso o de maior volume de compras, refere-se a 83 itens estocados, sendo os demais 570 (aproximadamente) à segunda situação. 2.6 As compras são efetivadas quando da visita de vendedores, fato esse que ocorre aproximadamente a cada três meses. Às vezes são feitas aquisições para “se aproveitar oportunidade”. 2.7 Por época da recepção dos materiais e das mercadorias, faz-se uma simples conferência das quantidades, inexistindo controle prévio das qualidades. Não se confrontam os dados da nota fiscal do fornecedor com os do pedido, cuja cópia fica arquivada no escritório. 2.8 Os produtos acabados são estocados na área da produção, no aguardo da complementação dos pedido ou de transporte até às obras. 2.9 Segundo os dados dos balanços, os valores nominais dos estoques nos últimos quatro anos foram:

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Em R$ 1.000

ESTOQUES Produtos acabados Produtos em elaboração Materiais diretos, indiretos, e mercadorias para

ANO 1 9.336 5.721 6.372

ANO 2 18.135 11.478 26.736

ANO 3 22.365 13.104 14.103

ANO 4 56.372 24.068 42.582

42 21.471 63.924 235.743

228 56.577 98.982 350.940

635 50.207 160.470 604.122

3.550 126.572 335.860 964.628

revenda Outros estoques Total TOTAL DO CIRCULANTE TOTAL DO ATIVO

2.10. As funções de almoxarife vem sendo executadas por um empregado, recentemente admitido. Este é seu primeiro emprego, nunca trabalhou em almoxarifado e sua idade é de 18 anos. Escolaridade – segundo grau incompleto (cursou até a sexta série). 3. FINANÇAS 3.1 Pelas informações obtidas pode-se afirmar que a contabilidade da empresa é boa. São elaborados balancetes regularmente, até o final da primeira quinzena após o encerramento de cada mês. 3.2 Semestralmente, são feitos balanços gerais. Seus dados são confiáveis, pois contata-se que a contabilidade é consistente. Os princípios da materialidade, da confrontação, da realização e do conservadorismo são observados com propriedade. Pode-se mesmo afirmar que estes dados e informações mantêm-se consistente e coerentes. 3.3 Os controles de contas a pagar e os de contas a receber são efetuados pelo Sr. Silva, porém ele desconhece qual é o giro médio dos recebimentos e dos pagamentos. Ignora, ainda, o intervalo entre um e outro giro. 3.4 Pelos registros existentes na FERRAÇO, fatos constatados nos balanços, estas contas tiveram o seguinte comportamento. Em R$ 1000 CONTAS Valores a receber (duplicatas) Valores a pagar (empréstimos e fornecedores) TOTAL DO CIRCULANTE TOTAL DO PASSIVO

ANO 1 112.386 72.726 98.955 235.743

ANO 2 155.946 121.635 172.557 350940

ANO 3 261.348 237.492 359.628 604.122

ANO 4 704.066 549.714 682.399 964.628

3.5 Os créditos são concedidos pelo sócio João de Souza, sem maiores pesquisas ou informações, na base apenas do “conhecimento social” do cliente, inexistindo uma rotina para sua concessão. 3.6 Não há previsão na obtenção de recursos para o cumprimento das obrigações assumidas, e na falta de caixa apela-se para o desconto de duplicatas. 4

3.7. A escassez dos recursos financeiros é cada vez maior. Também, cresce dia a dia a dificuldade em obtê-los, além do elevado custo do dinheiro. A garantia e a reciprocidade dadas pela FERRAÇO são insuficientes para o montante de recursos financeiros de que necessita. Esta situação ainda se agrava mais, em decorrência da decisão de cada sócio em não mais avalizar os títulos da firma, e nem ofertar ou desfazer de parte de seus bens para garantir tais empréstimos. Em entrevistas isoladas, e em momentos diferentes, cada um manifestou a mesma convicção, através da expressão; “que me vão os anéis, mas me fiquem os dedos”. 3.8 Muito embora os relatórios contábeis sejam considerados bons, os mesmos não são aproveitados pelos sócios, por época da tomada de decisões, que os lêem superficialmente. 3.9 O preço de venda, dos produtos industrializados pela FERRAÇO, é calculado multiplicando-se o custo de parte dos materiais diretos por 3,0. Já as mercadorias para revenda tem o seu preço de venda fixado multiplicando-se o valor de compra por 1,5. Indagado qual o critério para a escolha dos multiplicadores, a resposta foi a de que “é costumo neste ramo, assim se proceder”. 3.10 Os orçamentos para a determinação do preço de venda, destinados às obras dos clientes, são elaborados a partir de experiência do Sr. Souza ou Sr. Pedro, os quais não se baseiam em nenhum sistema de custos. 4. VENDAS 4.1. Durante a entrevista mantida com o Sr. Souza, o responsável pelas vendas, observou-se que ele vem acumulando um volume grande de trabalho. Há seis anos não goza suas férias, e nem tem feito viagens de pesquisas ou estudos. 4.2 O clientes da FERRAÇO construtoras, engenheiros ou proprietários, dirigem-se à empresa com a planta da construção, solicitando o orçamento do que necessitam. 4.3 As esquadrias, portas, grades, e janelas tem o seu preço de venda calculado, baseando-se no custo dos materiais diretos (ferro chato, cantoneira, duplo T, etc). Neste preço estão incluídos os valores das dobradiças, fechaduras, trincos, tinta anti-oxidante e outros materiais (ver item 3.9). 4.4. Para outros tipos de produtos considerados especiais, tais como venezianas, caixilhos duplos ou triplos, o preço de venda ora é calculado por metro quadrado, ora por peso, ou simplesmente determinado pela experiência do Sr. João de Souza. 4.5 Não há vendedores externos e por época da formalização da encomenda, as medidas são tiradas, conferidas e confirmadas pelo Sr. Souza ou o seu substituto, Sr. Pedro, que é chefe de produção. 4.6 À medida que as esquadrias ficam prontas, elas são amontoadas em um canto da fábrica, até formar um volume que justifique o envio de um veículo para transporta-las. No caso das grandes construções e de edifícios, esta espera chega até a 120 dias. 5

4.7 Normalmente, as encomendas sem reajustes são aceitas mediante o pagamento de 30% do valor no ato do pedido, e o saldo em três parcelas mensais, iguais, à partir da entrega. Em casos excepcionais, para alguns clientes tradicionais e considerados “grandes clientes”, este adiantamento é estipulado em 20%, e o faturamento até 4 parcelas, mensais iguais. 4.8 Os preços de venda, periodicamente, são cotados com os concorrentes, procurando-se mantê-los no mesmo nível. 4.9 As esquadrias, portas, janelas, venezianas e outros produtos são colados e instalados nas obras, pelos empregados da FERRAÇO, que cobram o valor correspondente às horas/homem trabalhadas, tendo por base o salário de cada colocador, acrescido de 50%. 4.10 É política da FERRAÇO a prestação de assistência pós-vendas, em geral gratuitamente, consistindo de pequenos reparos ou substituição de componentes defeituosos. 5 PRODUÇÃO 5.1. O setor de produção está, igualmente afetado. O Sr. Souza, que tem como auxiliar o Sr. Pedro, chefe de produção. 5.2. As máquinas, os equipamentos e as ferramentas são utilizados, apesar de antigos, estão em boas condições de uso e de conservação, pois sua manutenção é feita regularmente. 5.3. As serras, os esmeris e as máquinas de solda são mais utilizados, enquanto que a guilhotina longa, a prensa viradeira e a calandra, as mais caras, tem o seu uso restrito à algumas horas por mês, cera de 10 horas cada uma. 5.4. Existem cruzamentos nas linhas de produção, notadamente nos setores de corte e acabamento, que ocupam lugar na área de produção, vem ocasionando estrangulamentos. Os operários estão trabalhando em espaço apertado, o que lhes provoca dificuldades e incômodos. 5.5. Não há um controle regular na avaliação das quebras. Aplicam-se as taxas de 20% para as matérias-primas, ferros, aço, alumínio e de 10% para os eletrodos. 5.6. Inexiste ficha de acompanhamento da produção e nem ordem de fabricação. 5.7. As ordens e as instruções para a produção são transmitidas verbalmente, pelo Sr. Souza ou Sr. Pedro, os quais acompanha a evolução do trabalho executado pelos empregados. Quando ocorrem dúvidas, eles são consultados para dirigi-las, fato este que acontece constantemente, interrompendo as atividade dos mesmos com muita freqüência. 5.8 Não há registro e nem controle do uso dos materiais diretos e nem dos indiretos, tais como antioxidante, estopa, lixa, massa e ferramentas consumíveis como limas e esmeris. 5.9 As devoluções de produtos ocorrem, em sua maioria, por erros de medidas, e podem ser avaliados pelas informações abaixo, tiradas dos balanços. 6

Em R$ 1000 CONTAS Devoluções de produtos Receita operacional líquida

ANO 1 6.540 195.510

ANO 2 17.301 294.390

ANO 3 30.858 394.890

ANO 4 18.363 656.610

5.10. Constatou-se, ainda, a ocorrência de acertos ao conceder descontos não previstos, para evitarse a devolução da mercadoria. 5.11 Não há nas linhas de produção qualquer preocupação em programar a padronização não só dos produtos, como das operações industriais. 5.12 A mão-de-obra é treinada na própria fábrica. Este ramo metalúrgico, exige especialização dessa mão-de-obra, principalmente, nas atividades de soldagem, montagem, acabamento e colocação das esquadrias, o que não ocorre de forma correta e completa na FERRAÇO. 5.13 Nem o Sr. Silva, nem o Sr. Souza ou os seus auxiliares imediatos, participaram de qualquer treinamento, ou de feiras e de exposições de produtos similares aos que fabricam. Igualmente não se dedicam à leitura de periódicos especializados, no ramo em que atuam. 5.14 Até o presente momento nenhum novo produto foi criado ou desenvolvido na indústria. Também, não se aplicou ou se desenvolveu nova tecnologia na FERRAÇO. 6. DEPARTAMENTO PESSOAL 6.1. O recrutamento e a seleção do pessoal são efetivados através dos atuais empregados, e o treinamento quando necessário, é feito no trabalho sem maiores cuidados. 6.2 Não há plano de cargos e salários, ainda que rudimentar, e muito menos planos de carreira. 6.3 Inexiste um programa de concessão de benefícios adicionais, bem como não há uma preocupação quanto ao nível de motivação do empregados, que por sinal, atualmente é baixo. 6.4. Quando ocorriam bons lucros, fato que não se repete há cerca de três anos, era concedida uma gratificação em espécie. As normas para a sua concessão ficava à cargo dos sócios que avaliavam, superficialmente, o desempenho dos seus auxiliares e, a seu critério, proporcionavam aquele incentivo. 6.5 A quase totalidade dos empregados recebe o piso salarial decorrente do acordo do Sindicato Patronal com o da classe, exceção feita a quatro encarregados de turmas, e aos auxiliares diretos do Sr. Silva e Souza. 6.6 A Ferraço emprega, hoje, 52 pessoas. Em serviços administrativos e burocráticos trabalham 8 funcionários. Até recentemente a empresa tinha 95 empregados, 10 dos quais no escritório. 6.7. A maioria deles “negocia” suas férias. 6.8. O setor industrial trabalha, normalmente, além do expediente cerca de 2 horas diárias. 7

6.9 Embora o ambiente de trabalho não seja o ideal, em termos de relacionamento, pouco são os atritos verificados e raras as punições por faltas graves. 6.10 A desmotivação e o descontentamento reinantes surgiram desde que os quatro últimos meses, em razão de atrasos nos pagamentos. ORIENTAÇÕES PARA A RESOLUÇÃO Identificar os sintomas de problemas Identificar as causas destes problemas, classificando-as em estratégicos e de recursos. Analisar cada sub-sistema. Identificar os problemas neles existentes. Elaborar os fluxos operacional, de investimento e financiamento Calcular todos os índices julgados necessários para se concluir sobre os problemas empresariais. Elaborar o relatório do diagnóstico. Estabelecer o rol de conclusões Com base nas conclusões, elaborar as alternativas de soluções – Plano de Ação.

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