Módulo 1 - Lectura 2 - Funcionamiento organizacional PDF

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Funcionamiento organizacional...

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Funcionamiento organizacional

¿Cómo funciona una organización?

Referencias

Lección 1 de 2

¿Cómo funciona una organización?

Para entender cómo están estructuradas las organizaciones, primero deberemos entender cómo funcionan. Se trata de entender cómo son los movimientos, los flujos, las entradas, las salidas y los recorridos. ¿De qué? De información, personas, materiales, insumos, etc.

En principio, la organización se compone de cinco partes que la atraviesan e interactúan en ella de una manera muy compleja. Sería apropiado pensar estas partes como subsistemas (que conforman el sistema mayor que sería la organización). Esas partes son las siguientes:

El núcleo de operaciones. El ápice estratégico. La línea media. La tecnoestructura. El staff de apoyo.

La razón de esta complejidad radica en la evolución misma de la organización.

Si se tratase siempre de organizaciones simples o sencillas en su expresión, bastaría la adaptación mutua de las distintas personas intervinientes (solo actividades operativas: operarios). A medida que la organización crece, se manifiesta la necesidad de incorporar otros papeles (funciones, mejor dicho) a las originales.

En primer lugar, surgirá la necesidad de supervisar las tareas; luego, la necesidad de coordinar y, acompañando el crecimiento, la necesidad de una conducción. Esta evolución va consolidando la noción y el alcance de la jerarquía organizacional.

Junto con esta necesidad de incorporar nuevas funciones jerarquizadas, está la idea fuerte de normalizar las distintas y múltiples tareas organizacionales en el convencimiento de que ello redundará en beneficios.

Al hablar de normalización, se hace referencia a la confección de normas, procedimientos, reglamentos, protocolos, mecanismos de control, modelos de calidad. En estas normalizaciones, trabajan muchos de los técnicos y profesionales que se especializan en el conocimiento de las organizaciones: contables, ingenieros, programadores, expertos en procesos productivos, etc.

Es posible identificar otro conjunto de profesionales que se encargan de normalizar las habilidades y las relaciones laborales entre los integrantes de la organización.

La incorporación de las normalizaciones de todo tipo termina por dar una definición precisa de las relaciones organizacionales.

Figura 1: Las partes de la organización según Minztberg (1985)

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Núcleo de operaciones

En esta parte de la organización, se encuentran los  operarios, quienes realizan el trabajo clave de la organización íntimamente relacionado con la producción y la elaboración física de los bienes (productos) o la conformación de los servicios que se ofrecen al exterior de la organización. Salida: en este núcleo, se trabaja entonces, con el input, con el proceso y con el output.  Si analizamos el caso Be You S. A., podemos observar claramente, en el organigrama que se presenta en la figura 1, el núcleo de operaciones, el cual está formado por todos los puestos que se muestran en su base.

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Staff de apoyo

este es el otro «costado» de la organización; a la izquierda, la tecnoestructura y, a la derecha, el staff de apoyo. Eso significa que el staff de apoyo también se escurre por toda la organización; en todas las áreas, funciones, papeles y tareas es factible, necesario y oportuno el asesoramiento.  Si volvemos al caso de Be You, podríamos decir que, dentro del staff de apoyo, encontramos Recursos Humanos, Sistemas, Seguridad y Mantenimiento, entre otros, que son áreas que brindan soporte a la gestión general de la organización; no hacen al negocio principal, pero son indispensables para que este funcione.

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Tecnoestructura

En este punto, se ubican todas aquellas personas y sus respectivas tareas, las cuales se encargan, fundamentalmente, de crear normas para la organización. Atienden el trabajo ajeno.  En el caso de Be You, podríamos decir que las áreas de calidad y auditoría externa son parte de la tecnoestructura, ya que se encargan de diseñar las normas y los procesos organizacionales, y de realizar las revisiones periódicas de estos para asegurar que lo que se hace en la práctica sea lo mismo que lo que está escrito, trabajando a la par de los auditores externos.

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Ápice estratégico

En la cumbre estratégica, la consigna mayor es mirar globalmente. La organización se piensa en conjunto y debe llegar al lugar señalado. Este ápice puede estar constituido por un comité ejecutivo o por una dirección general a cargo de una o más personas.  En el caso de Be You S. A., el ápice estratégico está formado por el gerente general, el gerente de operaciones y el gerente comercial.

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Línea intermedia o línea media

La línea media constituye el nexo entre el ápice estratégico y el núcleo operativo. Puede estar constituido por una larga cadena de mandos medios o, por el contrario, por una corta secuencia de mando; todo depende del tamaño y de las características de la organización.  La línea media de la empresa Be You S. A. está formada por todas las jefaturas que podemos observar, de manera clara, en el organigrama de la figura 1; incluso para el área comercial, se suman a la línea media los encargados de sucursal. Fuente:[imagen sin título sobre las partes de la organización según Minztberg], s. f., https://bit.ly/3b4hffJ.

Descripción: la presente figura muestra la representación gráfica de las cinco partes de una organización según Henry Mintzberg (1985).

Entonces, resumiendo, podemos decir que, de acuerdo con la visión de Mintzberg (1985), la organización se compone de cinco partes que atraviesan e interactúan en ella de una manera compleja. Sería apropiado pensar estas partes como subsistemas (que conforman el sistema mayor que sería la organización). Esas partes son las siguientes:

el núcleo de operaciones; el ápice estratégico; la línea media; la tecnoestructura; el staff de apoyo.

Veamos cada una de estas partes con mayor grado de detalle.

El núcleo de operaciones

Como dijimos antes, el núcleo de operaciones corresponde a los operarios, a los que fabrican los productos y a los que preparan y coordinan los servicios que se ofrecen al exterior de la organización.

Las funciones del núcleo operativo son cuatro:

1

aseguran los inputs para los procesos.

2

Trasforman los inputs.

3

Distribuyen los outputs.

4

Proporcionan apoyo a las 3 (tres) funciones anteriores.

Podría decirse que este es el corazón de la organización; por tal motivo, las organizaciones intentan protegerlo con mayor ahínco. De allí que el desarrollo y la aplicación de las normas sean, en esta parte de la organización, más rigurosos que en cualquiera de las otras partes.

Desarrollemos las distintas funciones del núcleo operativo.

Aseguran los inputs para los procesos

–

Los departamentos de compras son quienes aseguran esta instancia; si esta actividad no está perfectamente organizada, la organización debe detenerse hasta que los insumos lleguen. No se puede producir.  Si analizamos el mapa de procesos de la empresa Be You (figura 2), podríamos ver que, para esta función, existe el proceso de compras.

Trasforman los inputs

Esta actividad constituye el «ritmo cardíaco» de la organización. 

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Algunas organizaciones (empresas) desarrollarán procesos largos y complejos a partir de los insumos: del cultivo del cereal, pasando por la cosecha, el acopio, la molienda y la elaboración de sus productos. Estas son empresas de fabricación y de elaboración de productos. Otras crearán servicios a partir de distintos insumos: de una señal de televisión internacional se distribuye a los usuarios clientes. Otras, solo comercializan productos: compran los productos terminados y los revenden al por menor.  Esta función, en el caso de Be You, se desempeña por el Área de Producción. Dicha función puede observarse dentro del mapa de procesos (figura 2), así como también en el organigrama (figura 1).

Distribuyen los outputs

–

Luego de las dos actividades anteriores, continúa una actividad significativa que corresponde a la venta y distribución de los distintos outputs.  Para el desarrollo de estas actividades, existe en Be You un proceso específico de logística.

Proporcionan apoyo a las tres funciones anteriores

–

Apoyan a los procesos de compra, a los procesos de fabricación, elaboración o creación y, además, asisten a la etapa de venta y distribución. Corresponde a todo lo que pueda considerarse mantenimiento. Se trata, entonces, de mantener en óptimas condiciones todo lo que resulte significativo para que las funciones anteriores se lleven a cabo con éxito: limpieza, reparación de maquinarias, revisión de equipos, revisión de stock de materias primas, etc.

 En el caso Be You, esta tarea se desempeña por el Área de Seguridad y Mantenimiento, la cual, si bien no se ve en el mapa de procesos de la empresa, sabemos que existe porque figura en su organigrama.

El ápice o cumbre estratégica

Nos vamos al «extremo opuesto» de la organización. En la cumbre estratégica, la consigna mayor es mirar globalmente; la organización se piensa en conjunto y debe llegar al lugar señalado.

Este ápice puede estar constituido por un comité ejecutivo o por una dirección general a cargo de una o más personas.

El ápice se ocupa de que la organización cumpla con su misión y de mantener la armonía sinérgica en el conjunto. También, se ocupa de satisfacer a quienes tienen intereses puntuales en la organización (accionistas, propietarios, socios, etc.).

Puede decirse que la gran misión de la cumbre estratégica es garantizar la eficacia y la eficiencia de la organización en conjunto. Debe garantizar que la organización será productiva y que generará superávit.

Para poder cumplir con lo expuesto en el párrafo anterior, la cumbre estratégica debe desarrollar y cumplir con los papeles y obligaciones que se describen en los próximos párrafos.

La supervisión directa

–

Esta actividad se desarrolla también por la línea media. Es precisamente a través de este conjunto de obligaciones, que la cumbre estratégica vela por el buen funcionamiento de la organización; pero los papeles netamente directivos relacionados con la actividad de supervisión directa de tareas, están identificados con las tareas de los siguientes aspectos: Asignación de recursos: humanos, físicos, monetarios. Emisión de órdenes de trabajo: hacia la base de la organización. Resolución de conflictos: en todos los niveles. Difusión (comunicados con el interior de la organización). Liderazgo como forma de conducción. Formación de equipos staff: para apoyo de toda la organización. Motivación a todos los integrantes de la organización.

Gestión de las condiciones en los límites de la organización

–

Este conjunto de obligaciones supone el contacto con el exterior de la organización. El ápice estratégico es el encargado de las comunicaciones externas, se clasifica de la siguiente manera:

Portavoz de la organización, sobre todo en situaciones difíciles o de crisis. Negociador con entidades externas.

Desarrollo de la estrategia de la organización

–

Este conjunto de obligaciones contempla entender la organización en su conjunto y el entorno en el que está inmersa: la sociedad, los clientes, el público en general, los competidores, los sectores productivos, las tendencias de los mercados, etc. De acuerdo con la comprensión de los ambientes externos e internos de la organización, el ápice estratégico decidirá la más adecuada de las estrategias organizacionales: será de diferenciación de productos, será de líder en costos, será de posicionamiento de sus productos, etc.  Como corolario de todo lo expuesto, se interpretará la importancia del ápice estratégico; pero, anteriormente, también definimos el núcleo operacional como sumamente importante y vital para la organización: ¿será ahora el ápice estratégico más importante que el núcleo operacional? Conciliando las posiciones, metafóricamente, digamos que el núcleo operacional es el «corazón» de la organización y el ápice estratégico la «cabeza».  Si volvemos al caso Be You S. A., podemos ver claramente cómo el ápice estratégico, debido a la revolución de internet y las redes en los últimos diez años, vio la necesidad de diseñar un nuevo canal de comercialización y, para ello, el gerente general, en conjunto con el gerente de operaciones y el gerente comercial, delinearon un plan estratégico de negocio adaptado a las nuevas demandas del mercado y el mundo.

La línea media

En una primera aproximación, diremos que la línea media constituye el nexo entre el ápice estratégico y el núcleo operativo.

Puede estar constituida por una larga cadena de mandos medios o, por el contrario, por una corta secuencia de mando; todo depende del tamaño y de las características de la organización. Por tal motivo, en esta línea media se ubican los supervisores de primera línea (capataces, jefes de taller, etc.) y los supervisores de segunda línea (jefes de sección o departamentos, gerentes inferiores, etc.).

En la línea de mandos medios, se advierte una dirección determinada de la autoridad, la cual corresponde al principio de escalar. Esa dirección no necesariamente es vertical: todo dependerá de las características de la organización y, fundamentalmente, del tipo de departamentalización que haya adoptado.

Los papeles de los mandos medios son de lo más diversos. Adoptan la siguiente clasificación:

Negociación: entre distintos integrantes operativos.

Tratamiento de anomalías en los niveles jerárquicos inferiores.

Como toda situación intermedia, los mandos o línea media se encuentran de manera frecuente en la «boca de la tormenta»: esta clase de directivos está rodeada, de manera permanente, por distintas fuerzas internas y externas.

Si volvemos al caso Be You, podemos ver claramente cómo las diferentes jefaturas, así como los encargados de sucursal en el Área Comercial, se ubican en la sección media del organigrama en la cual se ve, claramente, su posición de nexo entre el ápice estratégico y el núcleo operativo.

La tecnoestructura

Al comienzo de esta lectura, indicamos que en la tecnoestructura se ubican todas aquellas personas y sus respectivas tareas que se encargan, fundamentalmente, de crear normas para la organización. Atienden el trabajo ajeno.

¿Qué es la tecnoestructura?

Si se tiene en cuenta que en esta parte de la organización trabajan distintos tipos de analistas que tienen a su cargo el estudio de los mejores tipos de

control, los parámetros de calidad de los productos, la investigación de mejores procesos de producción, etc., se entenderá que esta zona de la organización es casi estrictamente técnica en todos los sentidos y aplicaciones.

Esta parte o zona mantiene «viva», actualizada y renovada a la organización; escapa a la supuesta verticalidad ápice estratégico-núcleo operacional.

La tecnoestructura se escurre por todos los rincones de la organización: en todas las funciones administrativas es factible la renovación y el cambio.

Tal como se mencionó más arriba, en el caso Be You podríamos decir que el Área de Calidad y el Área de Auditoría Externa son parte de la tecnoestructura, ya que se encargan de diseñar las normas y los procesos organizacionales, y también se ocupan de realizar las revisiones periódicas de estos para asegurar que lo que se hace en la práctica sea lo mismo que lo que está escrito, trabajando a la par de los auditores externos.

Sta taff ff de apoyo

El staff de apoyo es el otro «costado» de la organización; a la izquierda, la tecnoestructura y, a la derecha, el staff de apoyo.

Eso significa que el staff de apoyo también se escurre por toda la organización: en todas las áreas, funciones, papeles y tareas es factible,

necesario y oportuno el asesoramiento; entonces, las unidades de apoyo pueden ubicarse en los distintos niveles jerárquicos pero sin formar parte de ellos.

Algunos ejemplos de esto último se describen en los próximos párrafos.

Staff de apoyo en el ápice estratégico

–

Asesoramiento jurídico, auditorías y relaciones públicas.  Si volvemos al caso Be You, podríamos ubicar aquí al Área de Auditoría Externa también, ya que, aparte de ser parte de la tecnoestructura, es un área que existe para sugerirle mejoras de procesos a la dirección, entre otras cosas.

Staff de apoyo a la línea media

–

Asesoramiento sobre precios, investigaciones de mercados.  Aquí podríamos ubicar, por ejemplo, al Área de Marketing de la organización, la cual, generalmente, se encarga de aspectos relacionados no solo con la promoción de los productos, sino que también trabaja con todo lo relativo a la investigación de mercados y la fijación de precios.

Staff de apoyo al núcleo operativo

–

Servicio de correo, cantina, servicio de limpieza.  Este tipo de soporte o staff puede observarse en el caso Be You a partir de la existencia del Área de Seguridad y Mantenimiento.

A continuación, te invitamos a responder las siguientes actividades de repaso.

Si decimos que, en esta parte de la organización, se encuentran los  operarios, quienes realizan el trabajo clave de la organización que está íntimamente relacionado con la producción y la elaboración física de los bienes (productos) o la conformación de los servicios que se ofrecen al exterior de la organización, salidas, estamos hablando de ----------------------------------------. Escriba su respuesta aquí

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Cuando nos referimos a la parte de la organización que se ocupa de que se cumpla con la misión organizacional y que busca mantener la armonía sinérgica en el conjunto, además de satisfacer a quienes tienen intereses puntuales en la organización, estamos hablando de lo siguiente:

Línea media.

Núcleo de operaciones.

Ápice estratégico.

Staff estratégico.

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C O NT I NU A R

Lección 2 de 2

Referencias

[Imagen sin título sobre las partes de la organización según Minztberg], (s. f.).

Recuperado

de

https://2.bp.blogspot.com/-

FpdrohbXCPg/WDfCY5Ny0yI/AAAAAAAAlc8/J0yx89eY_scZZVlKFxlBKYyivJczGjJQCLcB/s1600/estructuras-Mintzberg-3.jpg.

Mintzberg, H. (1985). La Estructuración de las Organizaciones. Barcelona, España: Editorial Aries Economía....