Monografia aplicando el circulo de denim a traves de la idenficacion de problemas PDF

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA FACULTAD DE INGENIERIA MECANICAANALISIS Y RESULTADOS DE LOS PROBLEMAS DEL CASO: “EMPRESA MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI USANDO COMO HERRAMIENTA EL CIRCULO DE DEMING.”CURSO: GESTION DE LA CALIDAD (MS 525 – B)PROFESOR: RIVERA CASTILLA, SAMUELSECCION: “B...

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA

ANALISIS Y RESULTADOS DE LOS PROBLEMAS DEL CASO: “EMPRESA MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI USANDO COMO HERRAMIENTA EL CIRCULO DE DEMING.”

CURSO: GESTION DE LA CALIDAD (MS 525 – B) PROFESOR: RIVERA CASTILLA, SAMUEL SECCION: “B” ALUMNOS:

2016-II

CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

INDICE I.

INTRODUCCION…………………………………………………………………………… ……………………3

II.

OBJETIVOS………………………………………………………………………………… ………………..…...…4

III.

DIVISION FUNCIONAL……………………………………………………………………………….. ……..4

IV.

PROBLEMÁTICA INVOLUCRADAEN CADA AREA Y SU SOLUCION………………..5 1.AREA DE MARKETING Y VENTAS 2.AREA DE ADMINISTRACIÓN 3. AREA DE FINANZAS 4. AREA DE PRODUCCIÓN 5.AREA DE SERVICIO TÉCNICO Y MANTENIMIENTO 6.AREA DE LOGISTICA

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

INTRODUCCIÓN Uno de los principales retos que enfrentan las empresas en la actualidad, es lograr la permanencia en el mercado de su competencia, para esto se ha hecho cada vez más necesario plantear estrategias que les permita adaptarse a los constantes cambios no solo en el mercado sino también en los gustos y preferencias de sus clientes. Para ello, contar con un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) resulta de vital importancia, que permita hacer más eficiente el desarrollo de una empresa. Este desarrollo se podrá realizar con el apoyo conjunto de cada área, al conocer la problemática que tiene cada una y viendo las alternativas que pueden tener para su solución. En esta presente monografía vamos a analizar cuáles son las problemáticas que tiene la empresa “Maquinarias Servicios y Suministros Siglo XXI” y llegar a la mejor solución usando las herramientas aprendidas a lo largo del periodo académico, siendo estas el círculo Deming o Diagrama Ishikawa.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

OBJETIVO - Analizar los problemas de cada área que no permite el buen desarrollo de estas y solucionarlos a través de herramientas como el círculo de Deming.

DIVISON FUNSIONAL

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS525-B)

PROBLEMÁTICA INVOLUCRADA EN CADA ÁREA Y SU SOLUCIÓN: 1. ÁREA DE MARKETING Y VENTAS: 1.1.

PROBLEMAS

1. La línea Oficina tiene una venta baja en comparación con la industrial. 2. Los clientes de la línea de Oficina no quieren ver a los RV. 3. El desinterés en vender los productos de la línea Oficina. 4. La mala distribución de los clientes y por ende la desventajas en ganancias para cada RV.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

1.2.

SOLUCIÓN:

 Aumentar las ventas de la línea Oficina.  Que los RV tengan igualdad de ventas.

•

Dar capacitaciones a los RV y también al gerente en equipos de líneas de oficina.

•

Buscar puntos de venta donde la línea de oficina sea más solicitada.

•

Realizar promociones llamativas de tal manera que atraigan a los clientes de línea de oficina.

•

Distribución de los RV según la zona y también los clientes de tal manera que tengas igualdad de ventas.

PLANIFICAR

HACER

ACTUAR

VERIFICAR

En caso que los resultados no sean lo esperado: •

•

Desarrollar otra estrategia de ventas como por ejemplo el que llega a una meta en ventas reciba un incentivo. Que los RV vayan cambiando de clientes constantemente.

•

Hacer cuadros estadísticos donde se aprecie el aumento en ventas de líneas de oficina.

•

La cartera de clientes de líneas de oficina esté en aumento.

•

Que los RV estén totalmente capacitados en la línea de oficina.

•

Que los RV estén satisfechos con sus ventas.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

2. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN: 2.1.

PROBLEMAS

1. La falta de eficiencia en la entrega de los pedidos. 2. La poca capacidad que tienen las camionetas para llevar pedidos. 3. El almacenero no puede atender solo el almacén. 4. Los choferes se niegan a colaborar con el almacenero en cargar los productos. 5. La falta de coordinación entre el personal de ventas y el almacenero, con respecto a los pedidos de última hora. 6. La falta de personal en almacén para poder bajar mercadería pesada. 7. Falta de capacitación del almacenero para utilizar el sistema oficial de la empresa. 8. La queja del responsable de control de personal y facturación por la manipulación de la asistencia del personal debido a que cada uno pone el horario que quiere. 9. La falta de coordinación entre el gerente con el responsable de control que termina perjudicando al técnico. 10.Problemas con la facturación generando conflictos entre el área de finanzas, administración y ventas.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

2.2.

SOLUCIÓN:  Se distribuirá al personal nuevo de tal manera que uno entregue las guías de remisión y facturas a las zonas más alejadas y el otro a las más cercanas.  Contar con el apoyo de los choferes de reparto para cargar la mercadería, así como del personal nuevo

 Hacer más eficiente la entrega de productos por parte del almacén.  Mejorar el control de asistencia del personal  Implementar un nuevo sistema de facturación.  Contratar nuevo personal totalmente capacitado.

 Contar con una camioneta disponible donde se coloquen los productos restantes así como los pedidos urgentes solicitados por el personal de ventas si en caso los hay.  Contará con la ayuda del personal nuevo para descargar los productos que ingresan al almacén.  Se integrará el sistema del almacén al de la empresa, así como también se capacitara al almacenero para usarlo.  Se controlará el ingreso y salida del personal mediante un sistema de huella digital.  Hacer las facturaciones por medio electrónico de manera que no haya inconvenientes con ninguna área.

PLANIFICAR

HACER

ACTUAR

VERIFICAR

En caso que el resultado no sea lo esperado:  Realizar reuniones con el personal involucrado, averiguando cuales son los nuevos problemas que se están presentando.

 Que los pedidos lleguen a tiempo.  Que el control de la mercadería sea más eficiente.  Que no haya inconvenientes con la asistencia del personal.  Que tanto la tecnología como el personal hayan sido de gran respaldo.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

3. ÁREA DE FINANZAS: 3.1.

PROBLEMAS

1. El tesorero se queja que hay muchas anulaciones y cambios de facturas, no se puede cobrar las facturas mal emitidas, retrasándose los ingresos. 2. Quejas del responsable de caja que las distintas áreas solicitan fondos a toda hora que se entregan mediante cheques. 3. El gerente de finanzas sin dar solución con el problema. 4. El tesorero no cuenta con fondos suficientes para hacer frente a las obligaciones. 5. El responsable de créditos y cobranzas señala que ventas nunca le consultas sobre los créditos que solicitan los clientes. 6. La ineficiente cobro de facturas del cobrador motorizado.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

3.2.

SOLUCIÓN:

(MS-525B)

 El área de administración debe revisar las facturas al momento de facturar para que cuando pase al tesorero estén bien y puede tener fondos en caja.  El responsable de crédito y finanzas debe hacer una lista de las facturas por cobrar.  Capacitar constantemente al tesorero y al cobrador para que cumplan bien sus funciones.  El área de marketing y ventas debe consultar al responsable de créditos y cobranzas para dar créditos.  Se capacitara al gerente de finanzas para que resuelva los problemas dentro de su área, si no puede se deberá cambiar.  Proporcionar equipos de comunicación al cobrador para que se pueda comunicar con el responsable de crédito y finanzas para reportar sus cobros.

 El responsable de crédito y finanzas debe hacer seguimiento de las facturas que están por cobrar.  El cobrador motorizado debe reportar cualquier novedad sobre el cobro de las facturas al responsable de crédito y finanzas.  Deben tener reuniones cada quincena para aclarar algunas dudas las área si es que tuvieran o inconvenientes.

PLANIFICAR

HACER

ACTUAR

VERIFICAR

En caso que los resultados no sean lo esperado:  Se puede buscar nuevas propuesta para la mejora del cobro y también para la comunicación de las diferentes áreas involucradas.  Dar más capacitaciones a los miembros de cada área involucrado y si el problema continua se deberá cambiar de personal para solucionar el problema.

 Cada gerente de cada área debe verificar si su equipo sigue lo que se había planeado, si no fuese el caso, se tendría que hacer más capacitaciones para poder resolver el problema.  El responsable de crédito y finanzas debe tener al día la lista de cobranzas y los que están por vencer para tener un mejor seguimiento.  La buena distribución del tesorero para controlar la caja.  Verificar que el cobrador este haciendo buen uso del equipo de comunicación para desarrollar su trabajo.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

4. ÁREA DE PRODUCCIÓN: 4.1.

PROBLEMA:

1. La ineficiencia al realizar los productos solicitados, además de no cumplir con los requerimientos del cliente. 2. La falta de capacitación del personal para manejar los equipos nuevos que piensan instalar. 3. La producción está más automatizada y el desarrollo se centra más en la programación de la producción y hay pocos especialistas en esas ramas 4. Existencia de robots colaborativos que algunas veces no son aprovechadas por las empresas para el desarrollo de sus productos. 5. Establecimiento de celdas robotizadas sin seguridad alrededor de su área de trabajo lo que puede producir accidentes a los operarios.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

4.2.

SOLUCIÓN:

(MS-525B)

 Se debe realizar un plan para que los trabajadores conozcan los requerimientos de cada producto que requiere el cliente.  El área donde existen celdas robotizadas debe estar protegida y debidamente señalizada  El personal debe ser capacitado en las distintas áreas de los procesos automatizados de la producción  El personal debería estar al tanto de las nuevas tecnologías implementadas en el área de producción.

 Cada vez que se incluya un nuevo tipo de producto a un cliente, se realizará un taller para enseñar a los operadores y trabajadores el desarrollo de este.  Se señalizará las áreas peligrosas donde tiene alcance el campo de acción de las celdas robóticas.  Se enmallará alrededor de las celdas robóticas para evitar accidentes en el trabajo.

PLANIFICAR

HACER

ACTUAR

VERIFICAR

 Si se observa una mejora en la seguridad tanta en el área y en la prevención de parte de los trabajadores, se asume estas normas como parte de un programa de mejora continua lo cual se implementa en otras áreas de la empresa.  De no lograrse que los trabajadores comprendan que los robots ahora son parte integral del proceso de producción se realizara nuevamente otras capacitaciones para mejorar el alcance.  Si los trabajadores no logran comprender como manejar los equipos nuevos adquiridos, se analizará recibir capacitación por los mismos fabricantes de las maquinarias utilizadas.

 Se verifica que se cumpla con las normas de seguridad en alrededores de las celdas robóticas, asimismo se observará si los trabajadores respetan estas normas.  El gerente de producción verifica si los trabajadores conocen el funcionamiento de estas nuevas celdas robotizadas o de robots colaborativos.  El gerente de producción pregunta a los empleados en que consiste el producto que están haciendo para el nuevo cliente, así se informa del compromiso de los trabajadores para el cumplimiento del requerimiento del cliente.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

5. ÁREA DE SERVICIO TÉCNICO Y MANTENIMIENTO: 5.1.

PROBLEMA:

1. Falta de movilidad para traer los equipos a reparar al taller. 2. El gerente se queja que los choferes de reparto y el jefe de almacén no colaboran con el recojo de los equipos del local de los clientes. 3. Falta de coordinación entre el jefe del taller y la secretaria al variar el orden de los servicios, viéndose afectada la secretaria tanto en imagen como en prestigio. 4. Debe cambiar la política de entrega e instalación de equipos. 5. El cliente no le da las facilidades al técnico para la instalación de los equipos y para la capacitación a su personal. 6. Inconvenientes con las herramientas ya que estas se han perdido y nadie sabe.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

5.2.

SOLUCIÓN:

(MS-525B)

 Se debe mandar una carta al área de finanzas para la compra de camiones para el traslado de los equipos al taller.  Se debe planificar una reunión entre el gerente, el jefe de almacén y el chofer de reparto para tratar con respecto al recojo de equipos del local dl cliente.  Convocar a una asamblea al jefe de taller y a la secretaria para analizar el orden en que se entregan los servicios.  Presentar propuestas del cambio de la política de entrega e instalación de equipos que tengan como fin cumplir con los contratos.  Hacer un plan para sensibilizar al cliente y así dar facilidades al trabajo de los técnicos.  Buscar un plan para control de herramientas.

 Comprar camiones para el transporte de equipos al taller.  Acordar la participación del jefe de almacén y chofer de reparto para el recojo de equipos.  Hablar con el jefe de taller para que respete el orden de entrega de los servicios.  Cambiar la política de entrega e instalación de equipos.  Tratar bien al cliente y asegurarle una calidad en el servicio.  Poner a cargo a un personal que se encargue del recojo y control de herramientas.

PLANIFICAR

HACER

ACTUAR

VERIFICAR

En caso que los resultados no sean los esperados:  Se hará la compra de nuevas unidades de transporte necesarias para el traslado de los equipos.  Se asignara el cargo a nuevos personales que sean capaces de realizarlos.  Se implementara otra política capaz de mejorar la entrega e instalación de equipos acorde al contrato establecido.  Se aplicara otros planes de sensibilidad al cliente que ayuden a facilitar el trabajo del técnico.  Se asignara la responsabilidad a cada trabajador sobre el uso y pérdidas de sus herramientas.

 Se verificará si el número comprado de camiones es lo suficiente para el completo traslado de los equipos.  Se verificará si el jefe de operaciones y el chofer de reparto están cumpliendo con su participación en el recojo de equipos.  Se verificará si el jefe de taller cumple con el orden de entrega de los servicios.  Se verificará si el cambio de política ha ayudado a la mejora de entrega e instalación de equipos acorde al contrato.  Se verificará si el plan de sensibilidad al cliente ha ayudado al técnico en facilitar su labor.  Se verificará si la implementación de personal de control de herramientas ha ayudado a la reducción de pérdidas de estas.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

(MS-525B)

6. ÁREA DE LOGÍSTICA: 6.1.

PROBLEMA:

1. No tiene acceso al inventario del almacén, ya que este no tiene el mismo sistema que la del resto de la empresa. 2. No hay apoyo de almacén y del personal de maestranza cuando llega mercadería después de las 6 y15 p.m., que es la hora de salida del personal. 3. Se quejan que finanzas no hace los pagos a los proveedores cuando ellos lo solicitan. 4. El área de logística algunas veces no se apalanca del uso de software para el control de aprovisionamiento, transporte y control logístico 5. No se controlan y coordinar las funciones en la cadena de suministro y no se cumple con los tiempos de entrega de bienes para el proceso de producción.

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CASO:” MAQUINARIA SERVICIOS Y SUMINISTROS SIGLO XXI”

6.2.

SOLUCIÓN:

(MS-525B)

 Se estudiará si los pagos programados se están realizando a las distintas áreas y proveedores correspondientes en el tiempo establecido en el contrato.  se formula el uso de un software para toda la empresa donde se compatibilicen todas las áreas, pero antes se planea aplicar una encuesta para conocer cómo trabajan con el actual plan de comunicaciones entre áreas de la empresa.  Se estudiará porque no se está cumpliendo con la entrega de bienes en el proceso de producción

 Se realiza una encuesta a los jefes de las de las distintas áreas sobre qué opinan de la implementación de un software que enlace todos los procesos y áreas de la empresa.

 Se instala el software y se capacita sobre su uso a todos los jefes y asistentes de cada área.  Se realizan almuerzos de camaradería para que los jefes de cada área se conozcan mejor y trabajen de una manera conjunta en la realización de las actividades de la empresa  Se realiza un programa de horas extras rotativas a los trabajadores que desees trabajar 1 hora más a partir de las 6 pm para la recepción de la mercadería en ese horario.

PLANIFICAR

ACTUAR

HACER

VERIFICAR

 En caso que los resultados no sean lo esperado se puede buscar un nuevo software o capacitar nuevamente al personal.  Si la colaboración está funcionando se puede premiar al mejor equipo de trabajo entre las distintas áreas de la empresa.  También se premiará a aquellos trabajadores que realizan horas extras con reconocimiento simbólico en las distintas reuniones de camaradería de la empresa.

 Se verifica si mejora la relación de comunicación entre los distintos jefes de las distintas áreas.  Se verifica el nivel de colaboración de los trabajadores para realizar horas extras en algunos días.  Se verifica si el software ayuda a mejorar la comunicación entre las distintas áreas y si se logra cumplir con los plazos establecidos para cada actividad.

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