Oficio, informe, solicitud, tipos de comunicación PDF

Preview

Summary

Buen día, chicos espero que se de apoyo, para lenguaje de primer semestre. espero ayudarles, Tipos de lenguaje, modelos de lenguaje...

Description

Oficio Definición. Oficio, del latín officĭum, es una ocupación habitual o la profesión de algún arte mecánica. El término suele utilizarse para hacer referencia a aquella actividad laboral que no requiere de estudios formales. Se conoce con el nombre de oficio divino a la oración que realizan los sacerdotes cristianos, la cual se compone de diferentes himnos, salmos y antífonas, entre otras partes, que forman una estructura bien definida. Gran parte de su contenido se toma de la Biblia, de manera que mediante su lectura y estudio los creyentes se comunican con Dios usando sus propias palabras. Esto provoca que él los entienda a la vez que les permite a ellos acercarse a su Misterio. Un oficio es, por otra parte, una comunicación escrita que suele estar vinculada a los asuntos de las administraciones públicas. Se trata de un documento que permite comunicar disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas gestiones. Los ministerios de un gobierno, las embajadas, los colegios profesionales y los sindicatos son algunas de las instituciones que apelan a los oficios para emitir ciertos comunicados. Un oficio suele iniciarse con un membrete, datos sobre el lugar y fecha, la numeración del documento, su destinatario, el asunto y la referencia. A continuación aparece el texto o cuerpo del oficio, que será la parte central del documento e incluirá el mensaje que motiva la comunicación. Finalmente se incluye la despedida, la firma y el pos firma (con el nombre y apellido de la persona que firma, su cargo y su sello). Usos Generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

Tipos Existen dos tipos de oficio, el oficio múltiple y el de transcripción. -

El múltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a más de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envían dejan en blanco un espacio para que se incluya el número del mismo y el destinatario al cual va dirigido. Asimismo, estos datos servirán a la hora de agilizar el proceso de documentación. Generalmente, en el oficio múltiple se comunican órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultánea, siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquías. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el número de oficio será el mismo para todos los ejemplares que se distribuirán y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribución.

-

Y el de transcripción tal como nos lo anticipa su denominación, es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. Todo los párrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. A través de este tipo de documento, generalmente, se difunden resoluciones, circulares, directivas u otras informaciones relativas al oficio original. Al igual que en el caso anterior, los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.

Estructura a.- Lugar y fecha. Como en toda comunicación, es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio. b.- Numeración. En esta parte se escribe, al igual que en el memorándum la palabra OFICIO, con mayúsculas, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas separadas por una línea oblicua y el año en curso. c.- Nombre y dirección del destinatario. En toda tramitación oficial, interna o externa, es requisito indispensable dar el tratamiento de ciudadano (C), antes del título profesional o nombre de la persona, salvo que el escrito sea dirigido a un funcionario público, en

este caso, después de la sigla “C”, y sin colocar el nombre del individuo, se citará su cargo oficial; ejemplo: C. Secretario de Asuntos Públicos, C. Jefa de la Zona Educativa, C. Director del Ayuntamiento Municipal… Cuando el documento es dirigido por un particular a una dependencia oficial, es opcional la sigla de ciudadano. d.- Asunto. Es el resumen o síntesis de lo que se trata en el cuerpo del oficio, necesaria para que el destinatario se entere rápidamente del contenido. Se escribe con mayúscula seguida de dos puntos (:) e.- Referencia. Se le conoce también como cita de antecedentes y se usa cuando el oficio se envía como respuesta, ya que se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula, debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, convenios. f.- Cuerpo o texto. En esta parte se da a conocer el mensaje de la comunicación, expuesto de manera clara, precisa, concisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle, Es muy grato comunicarle, sin embargo en la actualidad hay la tendencia a entrar de una manera directa al asunto que motiva la comunicación. g.- Despedida. En las comunicaciones que dirigen las oficinas públicas a particulares o a personas comunes, se coloca como frase final de cortesía sólo la palabra “Atentamente”. Siempre se debe demostrar amabilidad y cortesía. Existen también unas frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden a que haya lugar, lo que generalmente se expresa así: “Lo que comunico a usted para su conocimiento”, “Lo que comunico a usted para los fines a que haya lugar” “Hago propicia la oportunidad para expresarle mi consideración y estima.” h.- Antefirma. Es el título o cargo con que el firmante suscribe el oficio, como: “El Secretario”, “El Oficial Mayor” “El Director”, “P.A. El Subsecretario” i.- Firma y pos firma. Debe ser manuscrita, reservándose el empleo del facsímil para las minutas o copias, y para asuntos de poca importancia, como avisos, circulares… La pos firma. Se coloca nombre y apellido del firmante, el cargo que ocupa más el sello respectivo.

j.- Iniciales Son las que identifican tanto al que redacta o produce la comunicación (remitente), como al que la elabora o mecanografía (Secretaria, mecanógrafa, asistente). Se escriben las iniciales del remitente en mayúsculas y las de la mecanógrafa en minúsculas, así: ILO/as k.- Anexos. Se indica la documentación que se adjunta al oficio, como revistas, catálogos, tarjetas, programas, etc. l.- Distribución. Se le conoce también como indicación de copias. Se usa generalmente en los oficios múltiples; porque allí se mencionan las personas y dependencias a quienes va dirigido el oficio. Ejemplo

Informe Definición. Un informe es un estudio sobre un tema. Su extensión es indeterminada, pudiendo ser muy breve o de una gran amplitud. Cada informe responde a unas necesidades y se encuentra dentro de un sector o actividad. Usos. El uso y el propósito de los informes dentro de una organización, básicamente se resume a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por algún ente de la organización en un futuro inmediato (días, semanas o meses subsecuentes) o en algún momento del futuro pero que no se conoce con exactitud para la correcta toma de decisiones. No todos los informes cumplen el mismo propósito dentro de la empresa, pero si el mismo uso. El uso será siempre igual, ayudar en la toma de decisiones, dado que los informes están condicionados como se dijo anteriormente a la transmisión de una determinada información para su posterior análisis, pero de ahí nace el propósito de la transmisión de la información. Como se ha venido señalando, existen diferentes tipos de informes, cada uno con una finalidad o propósito específico, diseñado al momento de creación de su figura. Por ejemplo, el propósito del informe de relación ingresos-gastos de una unidad empresarial fue explícito al momento de su creación, pues la información que debe estar contenida en él debe ser en detalle, todos los ingresos percibidos en el ejercicio y la respectiva aplicación (gastos) de los mismos en dicho ejercicio, por su puesto para la toma de decisiones en relación al presupuesto del ejercicio subsiguiente, o para el control y evaluación de la actuación de dicha unidad durante el ejercicio, etc. De manera, que un mismo informe puede tener diferentes propósitos dentro de la empresa. Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de constituir verdaderos archivo, a los cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte, permiten verlos una vez y otra y cuantas sea necesario, para hacerse un criterio definido sobre su contenido, con miras a tomar una decisión.

Las decisiones de hoy se toman en función de variables más complejas y numerosas, son los informes, o mejor dicho, los informantes, lo que tienen la responsabilidad de investigar, estudiar y correlacionar esas variables para ofrecer a los gerentes, si no las soluciones, por lo menos ideas y elementos de juicio para actuar con sensatez. Tipos. Según Murdick, Robert G: 

Informes sobre el Desempeño. Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.



Sobre el Avance. Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.



Informes Orientados al Futuro. Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de ventas. En las grandes compañías, quizá encontraremos entre otras cosas pronósticos de los recursos y tendencias demográficas a nivel mundial.



Informes Solicitados de Investigación. Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.



Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de Datos. Los informes escritos pueden

reducirse

a

la

estructura

de

informe

mediante

el diseño

de

sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En de proporcionarles informes mensuales que la contenga, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.

Según Alfonso D’ Santiago, sería interminable la clasificación de los informes si se atendiera a la especialidad sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, por lo que considera dos clases de informes: Informes Cortos. No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio



y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora. Informes largos. Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su



extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos. Estructura. -

Introducción: Es la primera página del informe. Aquí se explicará el problema a tratar e informará al lector el por qué se está realizando la investigación. La exposición del tema debe conseguir captar la atención del lector haciéndole sentir ganas de seguir leyendo hasta el final.

-

Resumen ejecutivo: En no más de media página, debe establecer el problema a tratar, propósito, como se realizó la investigación (método), que resultados se encontró

y

a

que

conclusiones

se

llegó

(análisis

objetivo).

Ofrece un panorama general de los elementos más significativos de la investigación. -

Cuerpo (desarrollo): Esta es la sección principal del informe y corresponde a aquellos

párrafos

que

componen

la

mayoría

del

mismo.

Debe estar cuidadosamente estructurado, de manera que guíe al lector a lo largo del texto. -

Conclusiones y recomendaciones: Es la última sección del documento. Este es el lugar donde se termina el informe, presentando la síntesis de las ideas propuestas en el cuerpo del trabajo, es decir, las teorías y consideraciones respecto a los principales temas tratados. Los resultados y análisis deben ser siempre:

precisos,

claros

y

objetivos.

Las recomendaciones deben ser alcanzables, mensurables y específicas. Aquí se sugiere cómo cree usted que el problema podría mejorar, partiendo siempre de un análisis objetivo. Ejemplo.

Solicitud Definición. Del

latín sollicitudo, solicitud es

una diligencia

cuidadosa

o

un

pedido.

El

verbo solicitar, por su parte, hace referencia a pedir, pretender o buscar algo. Por ejemplo: “Este tipo de información debe solicitarla llamando a nuestro número de atención al cliente: allí lo atenderá personal especializado” , “Estoy cansado de llenar solicitudes de empleo y que nadie me llame”, “El club, a solicitud de las autoridades, entregó un listado con los nombres de los socios que asistieron al partido”. Uso. La solicitud es un documento de gran uso en la actualidad que sirve para pedir un goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendible por alguna persona o institución. El Art.2º inciso.20, de la actual Constitución Política, ampara el derecho a petición individual o colectiva. Tipos. 

Solicitud de empleo.



Solicitud de curso.



Solicitud de carta de terceros.



Solicitud de compra.



Solicitud de queja.



Solicitud de información.



Solicitud de sugerencia.



Solicitud de reclamo.



Solicitud de consulta.

Estructura.

1.

Sumilla. Es el mensaje de petición. Tiene que ser preciso.

2.

Destinatario. La persona, grupo de personas o entidad a la que va dirigida el documento.

3. Tratamiento. Forma parte de la cortesía contemporánea.

4.

Presentación del solicitante. Todos los datos importantes del solicitante. A saber: nombre y apellidos completos, nacionalidad, edad, tipo de documento de identidad, domicilio.

5.

El texto. Es un mensaje argumentativo. Se puede dividir en dos secciones: la parte considerativa y la petición.

6.

La despedida. Incluye una mención de lo expuesto y un saludo de agradecimiento.

7.

Lugar y fecha.

8.

Firma.

Ejemplo.

Referencias foros ecuador. (2 de abril de 2019). Obtenido de http://www.forosecuador.ec/forum/ecuador/educaci%C3%B3n-y-ciencia/182495estructura-de-un-informe-con-ejemplos-%C2%BFcu%C3%A1les-son-las-partes-de-uninforme Pérez, J. Gardey, A. (2014). Definición.de. Obtenido de https://definicion.de/solicitud/ Pérez, J. Gardey, A. (2020). Definición.de. Obtenido de https://definicion.de/oficio/ MX, E. D. (20 de agosto de 2014). Definición. Obtenido de https://definicion.mx/informe/ Oca, I. (14 de marzo de 2011). mailxmail. Obtenido de http://www.mailxmail.com/cursocomunicacion-escrita-oficio/oficio-estructura

Ocando, V. (s.f.). monografias. Obtenido de https://www.monografias.com/trabajos17/uso-yproposito/uso-y-proposito.shtml popular, E. (31 de enero de 2020). el popular. Obtenido de https://elpopular.pe/series/escolar/2015-04-13-la-solicitud-y-su-estructura Tipos de. (s.f.). Obtenido de https://www.tiposde.com/solicitud.html Ucha, F. (junio de 2019). DefiniciónABC. Obtenido de https://www.definicionabc.com/comunicacion/oficio.php...