panduan dan Administrasi Lembaga Intra UMM PDF

Preview

Summary

1 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015 BAB I KEORGANISASIAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN A. Pendahuluan Keberhasilan suatu institusi di samping faktor-faktor kepemimpinan, juga ditentukan oleh keberhasilannya dalam mengelola keadministrasian, kesekretariatan, dan keorganisasian. Pemahaman ya...

Description

1 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

BAB I KEORGANISASIAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN A. Pendahuluan Keberhasilan suatu institusi di samping faktor-faktor kepemimpinan, juga ditentukan oleh keberhasilannya dalam mengelola keadministrasian, kesekretariatan, dan keorganisasian. Pemahaman

yang benar tentang

keorganisasian dan mampu menjalankan prinsip-prinsip organisasi akan memperlancar dan memaksimalkan pencapaian tujuan. Sehubungan hal itu, perlu dipelajari hal-hal yang terkait dengan

keorganisasian dan hubungan

antarlembaga kemasiswaan di Universitas Muhammadiyah Malang. B. Organisasi 1. Organisasi, Pengorganisasian dan Keorganisasian Mengorganisasikan mempunyai pengertian menyusun bagian yang terpisah-pisah menjadi suatu kesatuan, sehingga dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan dalam mencapai tujuan. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai usaha menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sehingga mempunyai hubungan yang saling mempengaruhi. Organisasi adalah hasil pengorganisasian dan pengorganisasian berarti penyusunan tugas dan tanggung jawab. Dengan demikian mengorganisasi dapat diartikan menghimpun beberapa orang untuk bersama-sama melakulkan pekerjaan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Terry (dalam Soewardi, 1984) memberikan batasan, bahwa organisasi berarti mengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan antara kelompok kerja dan menetapkan wewenang relatif serta tanggung jawab masing-masing individu yang bertanggung jawab untuk setiap komponen kerja dan menyediakan lingkungan kerja yang tetap dan sesuai.

2 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun organisasi, yaitu: 1) pekerjaan: bagaimana mengelompokkannya; 2) manusia: bagaimana memberi tugas yang sesuai; 3) hubungan-hubungan: bagaimana mengatur wewenang dan tanggung jawab kerja yang baik dan; 4) lingkungan kerja: bagaimana mengadakan dan mengatur fasilitas kerja yang diperlukan. Tiga unsur organisasi yang dapat disimpulkan dari pengertian di atas ialah a) kelompok orang, b) kerja sama, dan c) tujuan bersama. Keorganaisasian dapat dimaknai hal-hal yang berkaitan dengan organisasi itu sendiri. Apabila ini dikaitkan dengan organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), maka berarti apa dan bagaimana BEM dalam kaitannya dengan komponen lain di UMM. Sebagai salah satu organisasi intra, BEM tentu memiliki status dan kedudukan sebagaimana yang telah ditentukan. 2. Penting dan Manfaat Pengorganisasian Pengorganisasian

sangat

dipentingkan

dalam

setiap

kegiatan

manajemen. Kepentingan tersebut antara lain: - mempermudah pelaksanaan kerja; -

membagi-bagi kegiatan atas bagian yang khusus;

-

mempermudah [engawasan atasan;

-

mencegah kegiatan ganda dan bertumpuk-tumpuk;

-

dapat menempatkan pekerja sesuai dengan tugasnya; dan

-

agar kegiatan dapat selesai sesuai rencana.

Pengorganisasian yang baik akan memberikan manfaat dalammanajemen, antara lain: -

setiap pekerja mengetahui tugas dan pekerjaannya;

-

memperjelas hubungan kerja anggota manajemen;

-

terdapat koordinasi yang tepat antara unit-unit kerja;

-

mempergunakan tenaga kerja yang kompeten dan berwenang dan;

-

agar kegiatan kerja dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

3 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

3. Cara Menyusun Organisasi Penyusunan organisasi memerlukan beberapa tindakan. Hal-hal yang diperlukan tersebut untuk menyusun organisasi secara teratur adalah: -

menentukan tujuan yang ingin dicapai;

-

membagi pekerjaan dalamkegiatan-kegiatan kecil;

-

mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut dalam kesatuan yang praktis dan homogen;

-

menempatkan tenaga kerja yang kompeten dan;

-

memberi wewenang kepada petugas yang dapat dipercaya.

4. Azas-azas Organisasi Penyusunan organisasi yang baik memerlukan beberapa prinsip yang harus diperhatikan. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut. a. Penyusunan tujuan (the objective); b. Pembagian kerja (homogenetese assigment) dengan persamaan fungsi, tata kerja tertentu, langganan yang dilayani, jasa yang diberikan, wilayah, waktu, alat perlengkapan yang diperlukan. c. Pelimpahan wewenang (delegation of authority); d. Jenjang bertangga (hierarchie); e. Batas kemampuan penugasan (unity of command); f. Batas kemampuan pengawasan (unity of control); dan g. Koordinasi. 5. Tipe-tipe Organisasi a. Bentuk Lini/Garis Bentuk ini disebut juga bentuk lurus, bentuk militer atau jalur. Ini adalah bentuk organisasi tertua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Bentuk ini banyak dignakan di kalangan militer dan perusahaan-perusahaan kecil.

4 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

Bagan Bentuk Lini/ Lurus A 1 a

2

b

c

a

b

c

Keterangan: Garis komando terbentang l;urus dari pimpinan A melalui kepala-kepala bagian 1 dan 2 terus ke a, b, c, d, dan e. Ciri-ciri: -

Garis komando (otoritas) langsung dari pimpinan tertinggi ke berbagai tingkat operatif;

-

Masing-masing

pekerja

bertanggung

jawab

penuh

untuk

melaksanakan pekerjaannya; -

Masing-masing pekerja berkuasa atas semua kegiatannya;

-

Otoritas dan pertanggungjawaban tertinggi pada puncak (top manajemen) makin berkurang menurut jenjang (hieraskhis).

b. Bentuk Lini dan Staf Bagan Bentuk Lini dan Staf

A

X Y

B

a a

C b

c

D d

e

Z

f

5 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

Keterangan: -

Garis komando dari pimpinan A tidak melalui X,Y,Z tetapi langsung ke B, C, dan D.

-

B, C, dan D menerima perintah dan melapor ke A;

-

X,Y, Z mempunyai komando (tidak berhak memerintah) kepada B, C, dan D

-

Pimpinan mempunyai otoritas komando untuk melaksanakan kegiatan (wewenang);

- Usaha pimpinan diperkuat oleh staf; - Semua pihak dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. c. Organisasi Fungsional Bagan Organisasi Fungsional A 1 a

b

2 c

a

b

c

Keterangan: - Garis komando dari kepemimpinan A ke bawah berjalan melalui kepala Bagian 1 dan 2; - Tanggung jawab dari kepala-kepala bagian 1 dan 2 terhadap bawahannya (a, b,c, d, dan e) tidak terbagi; - Tanggung jawab bersama-sama dilakukan menurut fungsinya masing-masing. Jadi a, b, c, d, dan e bertanggung jawaba kepada 1 dan 2 sesuai bidangnya. Ciri-ciri organIisasi ini adalah: -

lalu lintas kekuasaan tidak langsung;

-

tiap-tiap atasan tidaak mempunyai bawahan yang tegas;

-

setiap petugas bertanggung jawab kepada atasan sesuai dengan fungsinya;

-

setiap atasana ahli dalam bidangnya; dan

6 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

-

Sistem organisasi fungsional dipelajari oleh F.W Taylor dengan maksud menambah produktivitas kerja.

d. Panitia Panitia (komite) adalah sekumpulan orang-orang yang dipilih atau diangkat

untuk

berkumpul

berdasarkan

organisasi

tertentu,

guna

mempersoalkan hal-hal yang dihadapkan kepada mereka. Sebutan-sebutan panitia antara lain: Dewan, Majelis, Komisi, Komite, Badan, Satuan Tugas (Satgas), Coirt, Tim, dsb. Sebuah panitia dapat berposisi antara lain: a. Panitia Staf, b. Panitia Jalur (lini). Bagan Bentuk Panitia A

B

C

D

Keterangan: a. Pimpinan adalah: A, B, C, dan D secara bersama-sama (kolektif); b. A adalah Ketua Panitia. Tujuan dibentuknya panitia antara lain adalah: -

mengemukakan saran-saran;

-

menerima saran-saran;

-

mengklasifikasi keterangan-keterangan dan;

-

menyediakan keterangan-keterangan kepada pihak lain untuk dipergunakan.

e. Koordinasi Koordinasi adalah sinkronisasi usaha-usaha secara teratur yang ditujukan untuk memberi petunjuk-petunjuk waktu, dana, arah pelaksanaan suatu kegiatan kerja agar dengan demikian dapat dicapai tindakan-tindakan harmonis serta yang disatukan dalam rangka mencapai dan tujuan tertentu. Koordinasi bersangkut paut dengan usaha mempersatukan tindakan-tindakan

7 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

orang-orang

secara

harmonis

selaras.

Unsur-unsur

koordinasi

antara

lain:kualitas, b) kuantitas, c) waktu, dan d) penentuan arah. Sedangkan ciri-ciri koordinasi ialah: -

dinamis;

-

memperkuat tindakan tertentu;

-

menciptakan ketentuan-ketentuan baru;

-

menghilangkan issue;

-

memperkecil perbedaan pandangan dan;

-

mencapai kompromi-kompromi. Tindakan-tindakan individu dalam sebuah organisasi tidak terjadi

begitu saja, tetapi terdapat beberapa hambatan. Hambatan-hambatan itu antara lain adalah: -

terdapat adanya kekuatan-kekuatan yang cenderung memisahkan tindakan daripada menyatukannya;

-

orang-orang berusaha agar pekerjaannya terlaksana dengan baik dalam kesatuannya masing-masing;

-

adanya vested interest di dalam kesatuan atau perorangan.

Landasan tindakan-tindakan untuk mencapai koordinasi: -

anggota dapat menerima tujuan yang telah ditetapkan;

-

adanya komunikasi antara pimpinan dan anggota/ bawahan;

-

adanya kesempatan anggota/ bawahan untuk mengemukakan ide-ide, saran-saran, dan pendapat-pendapatnya.

-

Adanya hak suara kepada anggota sebelum proses berlangsung. Prinsip-prinsip organisasi: efisiensi, kesatuan arah dan tujuan, strategi kerja, dan kesatuan segenap kegiatan manajemen dan pelaksana.

C. Tata Hubungan Keorganisasian Lembaga Intra di UMM Lembaga kemahasiswaan, sebagaimana yang dijelaskan dalam Buku Pembinaan Mahasiswa UMM adalah lembaga non struktural yang merupakan wadah pengembangan implementasi Tri Darma Perguruan Tinggi yang

8 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

dibentuk dan atau dibina sesuai dengan peraturan yang berlaku di UMM. Terkait dengan proses pembentukan dan pembinaannya, terdapat lembaga kemahasiswaan yang

diatur langsung langsung oleh pimpinan Perguruan

Tinggi Muhammadiyah (PTM) dan ada yang yang diatur sesuai Anggaran Dasar

dan

Anggaran

Rumah

Tangga

yang bersangkutan.

Lembaga

kemahasiswaan yang pertama dikenal sebagai lembaga intra dan yang kedua dikenal sebagai organisasi otonom (ortom) dari Persyarikatan Muhammadiyah. Perguruan Tinggi Muhammadiyah mendapat tugas untuk membina organisasiorganisasi

otonom

Persyarikatan

Muhammadiyah

sesuai

situasi

dan

kondisiyang ada di tempat masing-masing. 1. Pola Hubungan Lembaga Kemahasiswaan Lembaga-lembaga kemahasiswaan di tingkat universitas, fakultas, jurusan/program studi mempunyai hubungan yang bersifat instuktif, koordinatif dan konsultatif dengan penanggung jawab, pembimbing, dan pendampingnya. Sedangkan antarlembaga kemahasiswaan di tingkat universitas, fakultas, jurusan/program studi dapat mempunyai hubungan instruktif, koordinatif, dan konsultatif. Kegiatan lembaga kemahasiswaan baik

tingkat

universitas,

fakultas,

jurusan/program

studi

wajib

mendapatkan persetujuan dan atau izin dari penanggung jawab/ pendamping/ pembimbingnya. Demikian juga dalam hal pelaporan kegiatannya. Hubungan instruktif adalah hubungan yang dikarenakan satu pihak sebagai pembina dan pihak, lain sebagai binaan. Hal ini misalnya hubungan antara Rektor dengan SEMU/BEMU, Dekan/Direktur dengan SEFA/BEMFA, Ketua Jurusan/Program Studi dengan HMJ/HMPS. Hubungan

koordinatif

pembina/pemmbimbing/pendamping

adalah dan

hubungan atau

antara

antara lembaga

kemahasiswaan dengan lembaga kemahasiswaan yang memiliki derajat hierarkhi yang sama atau tidak sama dimaksudkan untuk saling memberikan saran, pandangan, pendapat dan menjalin kerja sama untuk

9 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

pembinaan

mahasiswa.

Hal

ini

misalnya

hubungan

antaraRektor/Dekan/Direktur dengan SEMU/BEMU/ SEFA/BEMFA atau antarSEMUdengan

BEMU/SEFA/BEMFA

di

lingkungan

UMM.

Hubungan Konsultatif adalah hubungan antara lembaga kemahasiswaan dengan Pembina/Pembimbing/Pendamping dan antara dalam jaringan hierarkhis

struktural

dalam

rangka

mendapatkan

pembinaan,

pembimbingan, pendampingan, saran, pendapat dan pandangan mengenai fungsi dan peranan baik berupa kebijaksanaan maupun operasionalisasi kerja. Hal ini misalnya hubungan antara Rektor/Dekan/Direktur dengan SEMU/BEMU/BEMFA/SEFA

atau

antara

SEMU

dengan

BEMU/SEFA/BEMFA. Kegiatan lembaga kemahasiswaan baik tingkat universitas, fakultas, maupun jurusan di luar kampus maupun kegiatan bersama dengan pihak di luar kampus wajib mendapatkan

persetujuan dan atau izin sesuai

ketentuan yang berlaku. 2. Lembaga Kemahasiswaan yang Dibentuk dan atau yang Dibina Sesuai dengan Bab II pasal 8 SK Rektor UMM Nomor 154 tahun 2006, lembaga kemahasiswaan yang dibentuk dan atau dibina adalah sebagai berikut ini. 1) Senat Mahasiswa Universitas (SEMU); 2) Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas (BEMU); 3) Senat Mahasiswa Fakultas (SEFA); 4) Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas (SEFA); 5) Himpunan Mahasiswa Jurusan/Program Studi (HMJ/HMPS); 6) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM); 7) Lembaga Semi Otonom (LSO); 8) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM); dan *) 9) Tapak Suci; *) 10) Hisbul Wathon (HW). *)

10 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

*) Organisasi otonom (ORTOM) Persyarikatan Muhammadiyah. D. Penutup Pemahaman terhadap keorganisasian lembaga kemahasiswaan akan menunjang keberhasilan menjalankan roda organisasi, khususnya bagi pengurus. Terlebih lagi berkaitan dengan organaisasi kemahasiswaan yang diketahui bersama sangat dinamis dan senantiasa menuntut kreativitas peningkatan keterampilan secara terus menerus. Pendalaman materi lebih lanjut sangat dianjurkan, misalnya dengan mencermati buku pedoman terkait, peraturanperaturan, ataupun sumber-sumber lain yang dapat dimanfaatkan.

11 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

12 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

BAB II KEADMINISTRASIAN KEMAHASISWAAN A. Pendahuluan Mahasiswa merupakan salah satu komponen sivitas akademika yang memiliki karakteristik heterogen dalam kedudukan dan fungsi sangat strategis, sehingga perlu dibina dan dikembangkan ketrampilannya. Sebagai subjek didik memiliki kewajiban dan hak yang harus dijalankan. Mereka memperoleh kebebasan mimbar akademik secara bertanggung jawab dan memperoleh pelayanan di bidang akademik, administrasi,

dan

kemahasiswaan.

Khusus

di

bidang

pelayanan

kemahasiswaan, Universitas Muhammadiyah Malang (UMM) akan melakukan pembinaan seluruh kegiatan mahasiswa sebagai peserta didik selama dalam proses pendidikan termasuk pengembangan lembaga kemahasiswaan (secara rinci dapat dibaca dalam buku pembinaan kemahasiswaan UMM). Dengan demikian, pembinaan lembaga kemahasiswaan mempunyai peran yang strategis dalam membangun keilmuan, kepribadian, dan kemandirian mahasiswa, serta ketrampilan dalam keadministrasian lembaga. Sebagai wadah kegiatan mahasiswa, lembaga kemahasiswaan memerlukan

panduan manajemen administrasi yang standar. Panduan ini

disusun agar lembaga kemahasiswaan dapat mewujudkan sistem administrasi yang tertata dengan baik, teratur dan sistematis. B. Pengertian dan Ruang Lingkup Keadministrasian Pengertian keadministrasian adalah rangkaian kegiatan yang meliputi: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan,

dan

melaporkan

keterangan-keterangan

yang

diperlukan.

Beberapa konsep tersebut dideskripsikan sebagai berikut: 1.

menghimpun: kegiatan mengumpulkan keterangan-keterangan yang sebelumnya tidak ada atau terserak ke mana-mana supaya dapat berguna;

13 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

2.

mencatat: kegiatan yang membutuhkan berbagai alat (misalnya: pulpen, kertas, komputer) mengenai sesuatu keterangan seperti: menulis surat, menulis keputusan rapat, mencatat nama-nama anggota dan sebagainya;

3.

mengolah: kegiatan yang mengusahakan keterangan yang kurang berguna agar menjadi lebih berguna;

4.

menggandakan: kegiatan memperbanyak keterangan-keterangan dengan cara diketik, difotokopi, atau dicetak, misalnya: mencetak surat undangan, pengumuman, surat edaran,dan peraturan;

5.

mengirim: kegiatan menyampaikan suatu keterangan dari satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya: mengirim surat edaran, surat keputusan, pengumuman dan sebagainya, baik dengan dikirim maupun lewat media lainnya seperti audio, televisi, dan surat kabar;

6.

menyimpan: kegiatan menaruh suatu keterangan pada tempat tertentu dan aman; misalnya menyimpan arsip surat dalam suatu map atau ordner; dan

7.

melaporkan:

mengomunikasikan kegiatan yang telah dilaksanakan

kepada pihak-pihak terkait. C. Pengertian dan Ruang Lingkup Surat Kegiatan keadministrasian yang paling banyak dilakukan adalah suratmenyurat. Surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan isi hati (maksud) atau berita dari satu pihak kepada pihak lainnya. Demikian juga dalam konteks kelembagaan, surat menjadi instrumen penting untuk menyampaikan pesan kelembagaan secara tertulis. Hal-hal yang berkaitan dengan surat menyurat di antaranya sebagai berikut.

14 | LATIHAN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN MAHASISWA 2015

1. Bagian surat: a. Kepala surat Kepala surat adalah tulisan yang terdapat di bagian atas halaman surat, berisi nama dan alamat pengirim surat. (1) Logo Pada kepala surat terdapat 2 logo, yaitu logo lembaga pengirim surat dan logo lembaga di atasnya dengan ukuran 3 x 3 cm Misalnya: HMJ dan Fakultas, SEFA/BEMFA dan Fakultas, SEMU/BEMU dan Universitas. (2) Ukuran huruf Pada baris awal dituliskan nama universitas (Universitas Muhammadiyah Malang) ditulis dalam huruf capital, time new roman 12 tidak bold. Pada baris kedua ditulis nama lembaga pengirim ditulis dalam huruf capital, time new roman 14 bold. Jika nama fakultas tidak cukup dituliskan dalam satu baris maka nama fakultas ditulis pada baris berikutnya. Pada bar...